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Ragic 的「合併列印」和 Word 本身的合併列印有什麼不同?

合併列印是什麼?

「合併列印」英文叫做「Mail merge」,簡單來說就是將一種共有的文件範本格式(版型、內容),一次套用到一批不同的資料,以便快速產出一批格式甚至部分內容相同的文件。

需要使用「合併列印」功能的主要情境可能像是:辦活動或組織日常運作時,會遇到需要大寄出一大批信件(不論實體或電子郵件)給不同人的時候,例如宴客要寄邀請函、老師寄成績單給學生、補習班寄繳費通知、人資寄薪資單...這些信都包含一些類似的內容元素(例如一樣的公司 logo、問候語、說明文字、欄位名稱等),但每一封信又都有一些地方內容是不同的(例如收信人、稱呼、薪資數字、成績...)

這時候,一封一封 KEY / 手寫信件內容太辛苦了,如果能有個功能,自動把每封信都通用的「信件範本」與每封信都不同的「收件資訊」結合(合併/融合 Merge)起來,就省去了重複謄錄或人工複製貼上資料的辛苦。

下面是一個邀請函的例子。需要通用的「範本格式」,是邀請函的排版、圖象與每封邀請函都有的邀請文字;而每個邀請函不同的部分,則是收件人和稱謂,將「範本格式」和「收件資訊」融合起來就完成了一批客製化的邀請函:

「合併列印」的功能不一定需要「寄信」才能用,一次印大量名牌,或任何你想要批次套用某種格式/範本的狀況,都適用合併列印,而各家軟體服務商的合併列印功能也可能略微不同。以 Ragic 來說, Ragic 支援的合併列印功能和微軟(Word)的類似,但仍然有一些不一樣的地方,這邊分別說明如下:

Word 的合併列印

Word 的合併列印官方文件可以參照這裡。在 Word 使用「合併列印」功能時,要有一份 Word 檔做成的「範本」文件、一組「資料來源」表格(Excel、Word、通訊錄或其他資料庫),啟動合併列印後就會產生一批 Word 檔案(一批格式甚至部分內容相同的文件),用前面的圖來解釋的話就是這樣:

因此,完整的合併列印流程會包含三個檔案。

(在微軟的功能裡,「合併列印」其實是專屬於 Word 的功能,一定要透過 Word 使用。可以採用 Excel 當作搭配這份 Word 文件的「資料來源」,但不一定非要用 Excel 當資料來源,也可以用其他通訊錄、另一份 Word 檔、或其他資料庫來當資料來源。)

Ragic 「合併列印 (以Word/Excel輸出)」的功能

由於 Ragic 本身是一個可以切換表單頁/列表頁兩種介面的資料庫,Ragic 本身就支援「大量產出一批同樣格式客製化文件」(匯出成 Excel 或 PDF 檔時選擇匯出表單頁格式)和「大量寄信」的功能,在 Ragic 這類需求不一定需要用到「合併列印」

不過,由於 Ragic 是一個資料庫而非排版軟體,有些你需要的排版格式可能沒有辦法直接在 Ragic 上做到,這時就可以使用 Ragic 匯出工具中「合併列印(以Word/Excel輸出)」的功能,設定一個已經排好版的 Word 或 Excel 範本,在匯出資料時套用這個範本、結合 Ragic 表單中的資料,達到產出一批套用好格式的檔案的功效。

在 Ragic 合併列印的流程中,你一樣需要準備一份範本( Word 檔或 Excel 檔),Ragic 表單扮演的是「資料來源」的角色。不同的是你要在 Ragic 而非 Word 操作整個流程,要先將範本檔案上傳到 Ragic ,之後合併列印時才會產生套用格式的一組文件。

簡單摘要兩者差別

Word合併列印可用在大量寄信、大量套印格式化文件上,而 Ragic 的合併列印主要用在將某種特定的格式或排版套用在 Ragic 資料裡匯出,屬於「匯出資料」時可選擇的一種類型,大量寄信時通常會使用 Ragic 的其他功能,例如大量發送 Email

Word 合併列印輸出的成品一定是 Word 檔,Ragic 合併列印可以輸出成 Word 檔或 Excel 檔。

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