雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic
在瀏覽完首頁簡介後滿腔熱血的註冊 Ragic 帳號 ，卻發現腦袋跟新註冊的帳號一樣空白，不知道從哪裡開始著手嗎？或者，對著雜亂無章的部門需求，卻不知道該怎麼統整成完整的資料庫架構嗎？其實你並不孤單！！！小編每天早上開啟客服信箱，總是少不了幾封只留下「請問要怎麼把原有的資料庫轉移到 Ragic ？」、「公司目前有這五份 Excel工作表，請問要怎麼連結在一起？」還有客戶更直接丟一張精美（但是其實我們看不懂）的公司組織流程圖，問該怎麼連結各表單。其實通常看到這些來信，小編都很想尖叫 —— 我怎麼會知道要怎麼辦啦！！
這絕對不是要敷衍各位，而是如果不是透過詳細的敘述需求，小編是沒有辦法隔空抓藥提出合適的資料庫架構的。畢竟公司需求百百種，同樣的訂單系統也可能衍伸出不同的應用方式。
因此，針對這類來信，我們的客服團隊可能會做出相當官方的回應 —— 「可能要麻煩您詳細說明資料庫的需求，例如期望的作業流程、要有什麼表單、哪些人需要什麼樣的權限、表單之間的連結關係等等」。相信很多使用者看到這邊就淚流滿面舉白旗，準備把回信丟到垃圾桶跟 Ragic 說再見。
也有使用者會問，「既然 Ragic 那麼彈性，我想到哪做到哪就好了啊，為什麼要先想好？」這個問題牽涉到兩個層面。
第一部分是，有非常多的使用者在邊使用邊修正的過程中，可能連了又刪，刪了又連，或是東拉西拉，最後資料庫被連成了一團毛線，小編想要協助修正都找不到頭緒，恨不得幫他打掉重練。因此在連結表單的時候心中有清楚的表單邏輯是非常重要的，不僅可以縮短建立時間，也可以防止你把自己連到暈頭轉向。
另外一部分是，當你的資料庫中已經有數筆資料的時候，錯誤的變更連結欄位可能會造成資料遺失或是被取代成錯誤的資料，如果修改設計前有良好的備份習慣還沒有關係，假設沒有的話小編只能陪你哭了。因此，都會建議先將資料庫的連結關係建立好後，再匯入資料使用。
接下來，就跟著簡單的四步驟，找出適合你的資料庫架構吧。
在架構資料庫之前，建議各位可以想想：「為什麼我需要再找一個資料庫呢？」。
雖然這樣不好對老闆交代，但通常若客戶已經有習慣使用的資料庫，而使用上也沒有太大的問題，小編通常會建議使用 API 串接的方式補足不足的功能或是原系統使用上的痛點即可，畢竟一個組織要重新建置以及導入新的系統，包含後續的員工教育訓練等，都是非常勞師動眾的事情。
當然，也有部分的詢問者是只有幾張表單想要從零開始導入資料庫，那麼你更是來對地方了！快跟著下面的步驟，簡單拉出資料庫的雛形吧。
在進行資料管理時，決定工作流程是最優先的事項，為什麼呢？因為邏輯清晰的工作流程，不僅可以協助自己釐清資料庫架構，也能在資料庫上線後分享給工作同仁，避免同仁後續在系統上操作不當導致資料錯誤。這邊提供一個簡單的例子來說明流程圖的樣式。假設今天想要做招聘管理，你的流程可能是由某部門提報職缺，經過審核後統一對外刊登，接著收到應徵者的履歷、安排面試並作最後篩選等等，最後可以能產出如下的流程圖：
那麼，具體該如何做出流程圖呢？
模擬現在使用的工作管理流程可以說是最快的方式，只要按照現有管理方式走過一次程序，就會很清楚的知道現行的工作流程，再將其繪製為流程圖即可。在回顧的同時，也可以順便註記現有流程中有哪些部分是特別想要改善的，作為未來建置表單的參考事項。
可以透過開始頁籤>應用商店進入，裡面含有許多客服團隊嘔心瀝血開發出來的模組，對於公司內部需求還不是很明確的使用者，可以下載並搭配我們的說明文件測試，會對一般常用作業流程有一些簡單的概念。測試完成後同樣繪製出理想的工作流程圖，並標注出模組哪些部分比較不適合組織而需要稍微修改調整，作為未來建置表單的參考事項。
所謂工欲善其事必先利其器，如果不知道該用什麼工具繪製流程圖，建議可以使用 Microsoft Power Point 繪製，或者是線上流程圖繪製服務就可輕鬆繪製流程圖！（小編發誓沒有合作，這篇不是業配！）當然不習慣使用電腦製圖的朋友也可以直接拿紙筆畫下來，只要邏輯夠清楚能夠讓人一目瞭然，對後面建置資料庫都會非常有幫助。
完成流程圖的繪製後，下一步驟是找出每一個工作流程中需要建立的表單，也就是要決定公司需要什麼樣的表單以及那些表單內該有什麼內容。（如果組織中已經有現行表單的話，只要標註在流程圖上即可）
以上面的流程圖為例，如需要其他部門提報人員需求，可能需要建立一張「內部職缺提報」表單，表單中會需要提報部門、職缺說明、年資要求、期望到職日期等等相關欄位，讓各部門可以自由填寫。又或者在應徵者填寫「應徵者履歷」表單時，需要填寫哪些基本資訊、工作經歷以及上傳作品等欄位。什麼？你還是不清楚有哪些表單或者欄位要使用？那小編會建議參考現在使用的工作表單或電腦檔案。
你可以從每天日常生活需要填寫的紙本或是電子檔案中，明確了解到管理流程需紀錄哪些資訊，又或者目前使用表單上有哪些不足或希望改善之處。
如果還是毫無頭緒的話，Ragic 有一些內建的表單供各位參考：
1. 應用商店：同樣是透過開始頁籤>應用商店即可以進入，裡面含有許多 Ragic 已經建好的模組，對於表單設計需求還不是很明確的使用者，可以下載看看一般工作流程中大致上會使用到哪些欄位。
2. 快速新增模板：當你新增一張表單時，右方會有快速新增選單，可以依據選擇需要的類型試用，也可以依據公司需求再增加必要的欄位。
當名稱以及欄位都出爐後，必須決定各欄位的資料格式，像是數字、自由輸入（文字型態）、日期或者是連結欄位等等，這些格式會決定資料儲存在資料庫中的型態，因此如果一開始決定好正確的欄位型態，可以避免事後修改欄位型態而影響到資料的世紀慘案。像是原本被儲存為文字的資料，突然欄位被改成數字型態，最後因為無法正確顯示而慘遭清空的欄位值。雖然這些都可以透過備份、匯入、匯出來避免，但小編相信預防勝於治療。
在步驟 2. 建立出需要的表單以及欄位後，就來到了非常重要的關鍵 —— 連結表單。什麼是連結表單呢？簡單來說，只要你想要執行的動作牽涉到不同表單的資料，你就需要將不同表單連結在一起。好，小編相信大家的白旗又準備好了。這邊給一些比較白話的範例：
假設有三張不同的表單，分別是「申請部門」、「對外職缺刊登」、「應徵者履歷」。
如果你有以下的疑問：
1. 我想知道「申請部門」提報了哪些「職缺」
2. 我想登打「職缺刊登」的時候聯絡人可以從「申請部門」中帶出
3. 我想要看到這個「職缺刊登」有誰投過「履歷」
（下略 N 個問題.......）
從上面的例子可以看出，框起來的關鍵字都是分佈在不同表單中，有可能是部門跟職缺、職缺跟履歷或是各種不同組合。遇到這種情形，就需要將表單連結起來。因此在這個步驟中，你必須要決定在步驟 2. 中列出的各個欄位，是要手動輸入、從其他表單中帶入或是用公式自動計算。（如果怕會忘記，可以填入 Excel 欄位整理表中。）
噹啷！恭喜各位千辛萬苦來到了最後一個步驟，資料庫的雛形就快要完成囉！
這個收尾的步驟相對來說就比較簡單，是你必須決定誰可以看到這些表單，以及他們在這個表單中所擁有的權限。
舉例來說，你希望人資可以看到「對外職缺刊登」、「應徵者履歷」，而申請部門只能看到「申請部門」、「對外職缺刊登」，應徵者只能看到「對外職缺刊登」以及「應徵者履歷」中他自己的履歷等等。
經過以上四步驟，你手邊就有資料庫架構的雛形囉！
在動手實作之前，可以參考我們的教學影片或者是教學手冊。在建立過程中有遇到困難的地方，都歡迎附上你精美的流程圖以及範例表單與我們的客服團隊聯繫，我們的客服團隊將會帶著誠摯的心會大家服務。
