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新手教學:四步驟架起資料庫雛形

作者:Angie Wang

在瀏覽完首頁簡介後滿腔熱血的註冊 Ragic 帳號 ,卻發現腦袋跟新註冊的帳號一樣空白,不知道從哪裡開始著手嗎?或者,對著雜亂無章的部門需求,卻不知道該怎麼統整成完整的資料庫架構嗎?其實你並不孤單!!!小編每天早上開啟客服信箱,總是少不了幾封只留下「請問要怎麼把原有的資料庫轉移到 Ragic ?」、「公司目前有這五份 Excel工作表,請問要怎麼連結在一起?」還有客戶更直接丟一張精美(但是其實我們看不懂)的公司組織流程圖,問該怎麼連結各表單。其實通常看到這些來信,小編都很想尖叫 —— 我怎麼會知道要怎麼辦啦!!

這絕對不是要敷衍各位,而是如果不是透過詳細的敘述需求,小編是沒有辦法隔空抓藥提出合適的資料庫架構的。畢竟公司需求百百種,同樣的訂單系統也可能衍伸出不同的應用方式。

因此,針對這類來信,我們的客服團隊可能會做出相當官方的回應 —— 「可能要麻煩您詳細說明資料庫的需求,例如期望的作業流程、要有什麼表單、哪些人需要什麼樣的權限、表單之間的連結關係等等」。相信很多使用者看到這邊就淚流滿面舉白旗,準備把回信丟到垃圾桶跟 Ragic 說再見。

也有使用者會問,「既然 Ragic 那麼彈性,我想到哪做到哪就好了啊,為什麼要先想好?」這個問題牽涉到兩個層面。

第一部分是,有非常多的使用者在邊使用邊修正的過程中,可能連了又刪,刪了又連,或是東拉西拉,最後資料庫被連成了一團毛線,小編想要協助修正都找不到頭緒,恨不得幫他打掉重練。因此在連結表單的時候心中有清楚的表單邏輯是非常重要的,不僅可以縮短建立時間,也可以防止你把自己連到暈頭轉向。

另外一部分是,當你的資料庫中已經有數筆資料的時候,錯誤的變更連結欄位可能會造成資料遺失或是被取代成錯誤的資料,如果修改設計前有良好的備份習慣還沒有關係,假設沒有的話小編只能陪你哭了。因此,都會建議先將資料庫的連結關係建立好後,再匯入資料使用。

接下來,就跟著簡單的四步驟,找出適合你的資料庫架構吧。

在開始之前 - 為什麼你需要新的資料庫呢?

在架構資料庫之前,建議各位可以想想:「為什麼我需要再找一個資料庫呢?」。

雖然這樣不好對老闆交代,但通常若客戶已經有習慣使用的資料庫,而使用上也沒有太大的問題,小編通常會建議使用 API 串接的方式補足不足的功能或是原系統使用上的痛點即可,畢竟一個組織要重新建置以及導入新的系統,包含後續的員工教育訓練等,都是非常勞師動眾的事情。

當然,也有部分的詢問者是只有幾張表單想要從零開始導入資料庫,那麼你更是來對地方了!快跟著下面的步驟,簡單拉出資料庫的雛形吧。

步驟 1. 繪製工作流程圖

在進行資料管理時,決定工作流程是最優先的事項,為什麼呢?因為邏輯清晰的工作流程,不僅可以協助自己釐清資料庫架構,也能在資料庫上線後分享給工作同仁,避免同仁後續在系統上操作不當導致資料錯誤。這邊提供一個簡單的例子來說明流程圖的樣式。假設今天想要做招聘管理,你的流程可能是由某部門提報職缺,經過審核後統一對外刊登,接著收到應徵者的履歷、安排面試並作最後篩選等等,最後可以能產出如下的流程圖:

那麼,具體該如何做出流程圖呢?

公司現有流程

模擬現在使用的工作管理流程可以說是最快的方式,只要按照現有管理方式走過一次程序,就會很清楚的知道現行的工作流程,再將其繪製為流程圖即可。在回顧的同時,也可以順便註記現有流程中有哪些部分是特別想要改善的,作為未來建置表單的參考事項。

參考 Ragic 應用商店

可以透過開始頁籤>應用商店進入,裡面含有許多客服團隊嘔心瀝血開發出來的模組,對於公司內部需求還不是很明確的使用者,可以下載並搭配我們的說明文件測試,會對一般常用作業流程有一些簡單的概念。測試完成後同樣繪製出理想的工作流程圖,並標注出模組哪些部分比較不適合組織而需要稍微修改調整,作為未來建置表單的參考事項。

所謂工欲善其事必先利其器,如果不知道該用什麼工具繪製流程圖,建議可以使用 Microsoft Power Point 繪製,或者是線上流程圖繪製服務就可輕鬆繪製流程圖!(小編發誓沒有合作,這篇不是業配!)當然不習慣使用電腦製圖的朋友也可以直接拿紙筆畫下來,只要邏輯夠清楚能夠讓人一目瞭然,對後面建置資料庫都會非常有幫助。

步驟 2. 標示出流程中需要建立的表單

完成流程圖的繪製後,下一步驟是找出每一個工作流程中需要建立的表單,也就是要決定公司需要什麼樣的表單以及那些表單內該有什麼內容。(如果組織中已經有現行表單的話,只要標註在流程圖上即可)

以上面的流程圖為例,如需要其他部門提報人員需求,可能需要建立一張「內部職缺提報」表單,表單中會需要提報部門、職缺說明、年資要求、期望到職日期等等相關欄位,讓各部門可以自由填寫。又或者在應徵者填寫「應徵者履歷」表單時,需要填寫哪些基本資訊、工作經歷以及上傳作品等欄位。什麼?你還是不清楚有哪些表單或者欄位要使用?那小編會建議參考現在使用的工作表單或電腦檔案

參考現行表單或檔案

你可以從每天日常生活需要填寫的紙本或是電子檔案中,明確了解到管理流程需紀錄哪些資訊,又或者目前使用表單上有哪些不足或希望改善之處。

Ragic 大補帖

如果還是毫無頭緒的話,Ragic 有一些內建的表單供各位參考:

1. 應用商店:同樣是透過開始頁籤>應用商店即可以進入,裡面含有許多 Ragic 已經建好的模組,對於表單設計需求還不是很明確的使用者,可以下載看看一般工作流程中大致上會使用到哪些欄位。

2. 快速新增模板:當你新增一張表單時,右方會有快速新增選單,可以依據選擇需要的類型試用,也可以依據公司需求再增加必要的欄位。

當名稱以及欄位都出爐後,必須決定各欄位的資料格式,像是數字、自由輸入(文字型態)、日期或者是連結欄位等等,這些格式會決定資料儲存在資料庫中的型態,因此如果一開始決定好正確的欄位型態,可以避免事後修改欄位型態而影響到資料的世紀慘案。像是原本被儲存為文字的資料,突然欄位被改成數字型態,最後因為無法正確顯示而慘遭清空的欄位值。雖然這些都可以透過備份、匯入、匯出來避免,但小編相信預防勝於治療。

步驟 3. 建立這些表單之間的關聯

在步驟 2. 建立出需要的表單以及欄位後,就來到了非常重要的關鍵 —— 連結表單。什麼是連結表單呢?簡單來說,只要你想要執行的動作牽涉到不同表單的資料,你就需要將不同表單連結在一起。好,小編相信大家的白旗又準備好了。這邊給一些比較白話的範例:

假設有三張不同的表單,分別是「申請部門」、「對外職缺刊登」、「應徵者履歷」。

如果你有以下的疑問:

1. 我想知道「申請部門」提報了哪些「職缺」

2. 我想登打「職缺刊登」的時候聯絡人可以從「申請部門」中帶出

3. 我想要看到這個「職缺刊登」有誰投過「履歷」

(下略 N 個問題.......)

從上面的例子可以看出,框起來的關鍵字都是分佈在不同表單中,有可能是部門跟職缺、職缺跟履歷或是各種不同組合。遇到這種情形,就需要將表單連結起來。因此在這個步驟中,你必須要決定在步驟 2. 中列出的各個欄位,是要手動輸入、從其他表單中帶入或是用公式自動計算。(如果怕會忘記,可以填入 Excel 欄位整理表中。)

步驟 4. 使用者該被賦予什麼樣的權限

噹啷!恭喜各位千辛萬苦來到了最後一個步驟,資料庫的雛形就快要完成囉!

這個收尾的步驟相對來說就比較簡單,是你必須決定誰可以看到這些表單,以及他們在這個表單中所擁有的權限。

舉例來說,你希望人資可以看到「對外職缺刊登」、「應徵者履歷」,而申請部門只能看到「申請部門」、「對外職缺刊登」,應徵者只能看到「對外職缺刊登」以及「應徵者履歷」中他自己的履歷等等。

經過以上四步驟,你手邊就有資料庫架構的雛形囉!

在動手實作之前,可以參考我們的教學影片或者是教學手冊。在建立過程中有遇到困難的地方,都歡迎附上你精美的流程圖以及範例表單與我們的客服團隊聯繫,我們的客服團隊將會帶著誠摯的心會大家服務。

標籤: 試算表, 表單, 資料整理

分類: 關於 Ragic, Ragic教學

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