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归并打印 (以 Word/Excel 引出)

在 Ragic 中,你可以用归并打印将数据引出成自订的 Excel 或 Word 格式。像是将“员工数据”引出成公司内惯用的格式:

新增格式

在列表页面或表单页面的工具点选归并打印

点选范例格式旁边的下载即可直接下载系统根据你的表单设计的 Excel 范例格式。而 Word 则没有提供范例格式,但你还是可以上载自己设计的 Word 格式。

可以根据需求修改归并布局,像是删除某些字段,有需要也可以重复显示特定的字段。要加入字段时可以引出

<<字段名称>>
即可。而子表格字段的话,则要写
#字段名称#

在范例中我们用 Excel 编辑格式,但基本上你可以用任何电子表格软件,只要可以存成 .xlsx 檔就好。

如果要引出成字文档,利用 Word 来修改你的格式。编辑字段值的方法就如同上面一样,新增或删除 <<字段名称>> 。但要注意 Word 不支持引出子表格数据,因此如果归并打印的数据包含子表格的话,请用 Excel 格式。

设计完格式之后,在归并打印中点选新增格式

接着命名此格式,然后也别忘记点选上载来单元格式。

完成后,就可以用该格式来引出数据了!有需要也可以上载多种格式。

根据上载格式引出数据

点选格式旁的归并打印

接着自订下载数据笔数及要分成多个文件(压缩成 Zip 檔)一份文件(多个页面签)

根据上述范例引出一笔数据就会像这样:

Excel 格式

Word 格式

备注:Word 归并打印不支持图片上载字段的多图片设置,Word 不像 Excel 有清楚分格,因此多张图片在同一字段的排版没有适合的引出逻辑。

指定字段值做为文件名称

点击已保存的范本格式旁的齿轮,可以进一步设置下载的文件名称要参阅什么字段值。

将文件保存至表单的字段

若你的表单内有文件上载字段,在列表页面上操作“表单页面归并打印范本(只包含一笔数据的范本)”时,可于这个窗口选择保存文件至指定的文件上载字段。

接着您归并打印的文件就会上载至该字段。

一页面中包含多笔数据

归并打印默认引出时是一页面一笔数据,但有时候为了节省资源你可能希望将多笔数据印在同个页面面上,例如:制作通信录、标签或名片等等。这时候可以运用 Word 格式( Excel 格式不支持一页面包含多笔数据)。透过<<字段名称或 ID ~~1>><<字段名称或 ID ~~2>>以此类推入,在格式中预先设置好一页面要有几笔数据。

再根据该格式下载数据后,就能将多笔数据引出在同一个页面面上。要注意上载的归并打印范本“仅限一页面且需上载于列表页面”,超过一页面的范本会无法正常运行。

将签核流程纪录加入归并打印

表单中若有签核流程,右下方的签核纪录并不会自动附在范例文件格式中。

要将签核纪录加入在归并打印中,可以在 Excel 归并布局中加入签核相关变量。

以下为签核流程相关的格式变量与其对应的结果:

格式(变量) 显示结果 备注说明
#{{APPROVAL_STATUS}}# 签核的状态 如果是代理人同意或拒绝的话会有(代理)字样
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# 签核层次的名称
#{{APPROVAL_DATE}}# 签核的日期 只有签核的状态是同意时会被加载
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 签核者的名称
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 签核者在个人设置中的签名图檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 签核者的E-mail
#{{APPROVAL_COMMENT}}# 同意/拒绝签核的理由
<<APPROVAL_RESULT>> 签核结果 支持引出至 Word

假设要将一笔“出库单”中的签核纪录加入归并布局中,原本表单设计如下。

首先下载范例格式。

接着手动加入签核流程的变量,在范例中是加入签核状态、签核人,然后将此格式上载。

引出后就可以在格式中设置的字段看到签核相关的数据。

参数列表

目前归并打印可用的格式(参数)与对应的结果主要如下。

格式(参数) 对应结果
<<字段编号>> 该字段值,如果表单中有重复的字段名称请使用字段编号
<<字段名称>> 该一般字段值
#字段名称# 该子表格字段值
<<$USERNAME>> 运行的用户名称
<<$USERID>> 运行的用户邮箱
<<$DATE>> 运行的日期
<<$DATETIME>> 运行的日期及时间
<<RECORD_LINK>> 该笔数据的网址

针对勾选数据归并打印

勾选要运行归并打印的数据后,可以直接在列表页面点击批次运行

在归并打印的调页,选择要汇出的格式。

列表页面归并打印

你也可以透过归并打印将数据“以列表页面的形式引出”。只要选择以列表页面格式上载并正确编排的字段变量,列表页面上的数据就会引出成设置的 Excel 或 Word 文档。不过要注意的是在“以列表页面格式上载的范本无法在表单页面使用”。

以“台湾职业棒球场”的表单为例:

假设要把列表页面数据以归并打印引出至 Excel,需要先在格式中设置列表页面的字段及排列方式(变量放在同一列)并以以列表页面格式上载

就能将数据以列表页面的形式引出了。

公式使用

在列表页面归并布局中,你可以设置公式来计算数据。

公式的设置格式如下:

<<formula:(在这边输入你的公式)>>

你也可以在公式内使用动态式参数来自动选取你所要计算的单元格。目前支持的两种动态式参数如下:

{{r}}:自动替换成目前保存的行。

{{l}}:自动替换成此列的保存的最后一行。

承接上面的例子,如果你想要知道这些球场的观众容纳人数是否多于 8000 人,可以在格式中套用这个公式:

<<formula:if(c{{r}}>=8000, "是","否")>>

就可以归并打印出以下数据。

另外,如果你要计算所有球场的加总容纳人数,你可以设置这个公式:

<<formula:sum(c2:c{{l}})>>

在归并布局上设置加总公式时,需要将要计算的第一笔数据所在的单元格加入在公式内。以这个例子来说,就是 C2。

就可以归并打印出以下数据。

命名归并打印文件

表单页面归并打印

在编辑格式右方的齿轮中,选取要将字段值套用至檔名的参阅字段。

选择一份文件(多个页面签)会将所选字段值套用至页面签:

选择多个文件(压缩成一个 zip 檔)会将所选字段值套用至檔名:

列表页面归并打印

在编辑格式右方的齿轮中,可以自行命名文件名称。

归并打印权限设置

点击归并布局右侧的齿轮就可以设置能够使用此格式的群组。

教学视频

快来跟着下方的视频一步一步学习!

补充说明

归并打印设置的版面大小是固定的,不会因为子表格数据而自动改变列高,但你可以参阅 Excel 教学,在归并打印后,手动一次调整列高。

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