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字段种类

设计表单时,Ragic 提供多种字段种类,字段种类会决定用户输入数据的形态,例如:自行输入、从菜单选择、数值、上载文件等。

创建字段时,默认会是自由输入型式,就像其他电子表格软件,用户可以没有限制地输入任何内容。然而选择正确的输入型态会使数据管理更便利同时避免错误,像是应该输入数字却不小心输入了字,透过设置对应的字段种类就能有效减少错误的发生。

设计模式下,左侧面板的基本下可以看到字段种类

接着会一一介绍所有的字段种类。

自由输入

默认的字段型态,可以输入任何数据,没有任何长度或字符的限制,输入的内容都会被视为“字符串”。

像是商品名称、姓名等通常都是使用自由输入型态的字段。

从菜单选择

用户可以从下拉式的菜单中选择既存字段值,通常用于归类、组别、部门等等。

这些字段值可以在设计模式内的“选项”中新增。

选项较多时,只要输入第一个字,系统就会自动列出所有相关的选项。因此在定义选项时,可以考虑选项前面都用英文简写帮助用户快速找到对应选项。

有需要也可以设置默认值或是许可用户在输入数据时新增选项

要是你需要将列出的选项根据另一个选项字段值来显示,就可以透过连动选项设置选项链接到另一个先前已经设置好的选项字段!

设置选项颜色

为了方便识别数据,你也可以设置选项颜色,勾选下方设置选项颜色后,选项旁边会有默认颜色图符,可以点击图符来变更显示颜色。

设置完成之后便会依照你所设置的颜色来显示各选项。

从菜单多选

用户可以从设计模式里定义的选项中选择多个字段值。

若希望更方便识别各选项,可以参阅选项字段的设置选项颜色

打勾选项

这个字段型态类似从菜单选择,不过选项是以图符显示。用户可以在表单页面或列表页面中点选图符,即可快速在选项间切换。

默认系统只会提供 Yes 及 No。

另外,也可以透过 ( ) 的方式帮选项中的图符编号,如此一来就可以让项目依照你想要的方式排序,( ) 中的值将不会显示出来。

要注意的是打勾选项背后保存的字段值其实是字,因此要套用公式或设置默认值时,都需要指定图符背后对应的字。

更多支持图符可以参阅下表:

选项 图符
Yes
No
X
Important
Star
Green
Yellow
Red
Blue
Black
White
Toggle-On
Toggle-Off
Thumbs-Up
Thumbs-Down
Lock
Unlock
Plus
Minus
Smile
Meh
Frown
Circle
Dot-Circle

从其他表单选择(链接字段)

用户可以从此字段选择来自其他表单的字段值并以选项方式呈现。例如:在“销售订单”的“客户编号”字段选择已经保存在另外一张“客户”表单中的数据。

设计模式中选择从其他表单选择字段并设置要链接到哪张表单的哪个字段,但要注意链接来源字段值必须为独特值

以下字段类型都会被阻塞作为链接来源:

选择用户类型字段:用户、群组、传阅字段

选项类型字段:选项、多选、打勾选项、链接字段

数字类型字段:数字、金额、百分比、汇率、统计字段

从其他表单选择也有字筛选功能。用户输入一个字时,会自动列出所有相关的选项。

如果想要在选择此字段值的同时也加载另一张表单该笔数据对应的字段值,可以利用链接与加载

多选设置

你也可以针对从其他表单选择字段设置多选

例如:专案管理表中的专案成员字段链接了人事数据表,并设置为多选。链接字段设置为多选后,会变成选项字段式的下拉菜单。

注意:链接字段勾选多选后,是不支持设置加载字段的。若原本有设置加载字段,之后将链接字段设置多选的话,加载字段的设置就会自动移除,但原有的字段值不会被影响。

目前菜单上限是 2000 个选项,选项来源表单若是超过 2000 笔数据会选不到。若有特别原因需要在来源表单超过 2000 笔数据时使用多选的话,再请寄信至support@ragic.com与我们描述您的使用情境以利我们评估是否能调整限制。

文件上载

用户可以透过打开路径或拖曳上载文件至字段中,字段值会显示成可以下载文件的链接。

单一文件大小的上限为 1GB,如果希望限制文件的类型,可以在文件类型字段中输入扩展名。例如:想限制用户只能上载 Word 文件,输入 .docx 即可,超过两种文件类型,请使用逗号分格。

如果上载的文件是音檔或是视频,Ragic 会显示媒体播放器来支持文件,就可以直接在系统播放。音檔会以音乐播放器显示,支持的文件格式为 .mp3 与 .ogg;视频会以视频播放器显示,支持的文件格式为 .mp4、.ogv, 与 .webm。当音檔跟视频正在播放时,仍然可以透过点击这个文件字段来下载文件。

如果想要一次上载多个文件到现有的多笔数据中,可以利用多笔文件上载

Office 文档仅供预览

勾选此选项后,Office 文档就只能够从右侧飞入窗口预览,而不能下载。

上载多个文件

勾选此选项后,可以将多笔文件保存在一个字段中。

同样可以透过打开路径或是拖曳方式上载文件,点红色下载单击钮可以一次下载全部文件。

单一文件大小限制

你也可以限制字段中单一上载文件的大小,上限为1GB。

图片上载

用户可以透过打开计算机路径或是拖曳上载图片至字段中,字段里会直接显示图片缩略图,可以透过点击缩略图来下载图片。

想要上载多个图片檔到现有的多笔数据中,同样可以利用多笔文件上载

为了让单元格里显示出来的缩略图不被挤压,系统默认会维持设置栏宽、同时自动将图片字段所处的“列高”拉高一些(同一列的非图片字段列高会一起被撑高),接着会在这个单元格空间中,依原比例来缩略图。

如果不希望同一列的非图片字段列高被撑开,可以在设计模式中,设置缩略图显示的逻辑,其中有两个选项,以下分别说明:

(一)缩放图片为单元格大小

上载的图片会直接缩放成填满单元格的大小。同列其他单元格列高不会自动撑开。

(二)图片可超过单元格范围

图片会无视单元格的边框大小,直接依据原图比例显示出来。没有另外设置“最宽宽度”或“最高高度”的话,会以图片高度 = 120 px 的大小等比例显示图片,跟默认模式下的缩略图大小是一样的。

由于此模式无视原有单元格边框,同一列其他单元格的列高一样不会自动撑开,但有可能覆盖图片字段下方的字段,需要自行调整排版来避免。

其他进阶设置

图片字段处理“缩略图”时,如果没有勾选“缩放图片为单元格大小”,默认图片的最高高度就是 120 px 。在此情况下,若想调整缩略图显示的大小,可以在进阶设置下方填写“最高高度”和“最宽宽度”来达成,详细说明请参阅这篇文档

另外,勾选隐藏字段首部可以隐藏字段首部。

上载多张图片

勾选此选项后,可以将多张图片保存在一个字段中。

同样可以透过打开路径或是拖曳方式上载图片。

单一文件大小限制

你也可以限制字段中单一上载文件的大小,上限为1GB。

图片排列方向

可以设置上载多张图片时,图片在列表页面及表单页面呈现“垂直”或是“水平”排列。

选择用户

填写数据时可以选择帐户中的用户。

有需要的话在设计模式下,可以限制只显示指定群组中的用户。

如果勾选给予选取的用户这笔数据管理权限的话,就可以将这笔数据指派给用户,而被选取的用户也会与创建此笔数据的人一样,拥有管理此笔数据的权力。

汇入数据至选择用户字段时,汇入值必须完全符合用户名单中的 Email 或用户名称,才能够自动对应到该用户。

而选择用户字段其实是链接与加载自系统的用户表单,因此可以也可以设置动态筛选将链接与加载字段同步为最新纪录

多选用户

在设计模式可以开放多选用户。

输入数据时就能够选取多位用户。如果勾选群组,就会选取该群组中的所有用户;撤销勾选也会撤销该群组中的所有用户。

如果想填入多个默认值,请参阅这篇说明

选择群组

选择在数据库中创建的群组。

勾选给予选取的群组这笔数据管理权限,则被选取的群组也会与创建此笔数据的人一样,拥有管理此笔数据的权力。赋予权限后可以让问卷式用户的群组看到这一笔数据或是让公告板式用户的群组编辑这一笔数据;同样也可以许可多选

如果想填入多个默认值,请参阅这篇说明

日期

指定字段值为日期,编辑此字段时,会自动退出日期选择器。

设计模式格式选项里选择需要的格式,或是进一步自订日期格式。如果你需要用民国年或日本和历来记录你的数据,你可以参阅这篇说明来设置日期字段格式。

如果格式包含了时间,日期选择器也会显示时间选项。

以浏览器时区显示

Ragic日期字段默认的是固定时间,在日期字段填入 9/15 早上 8 点,不管在什么时区的人看到的都是 9/15 早上 8 点。

勾选“以浏览器时区显示”后,同样的日期字段值会根据用户的浏览时区而显示不同的时间。假设在伦敦时区的同事在字段中输入 9/15 凌晨 0 点,同一个字段值在台湾时区的同事看到的就会是 9/15 早上 8 点;而在纽约时区的同事则会看到 9/14 晚上 8 点。

如果想要避免用户自行换算时间的麻烦或是跨时区的数据会需要共同排序时,就可以考虑勾选此设置。

注意:

1. 没有勾选“以浏览器时区显示”,存进数据库的为“没有时区概念的时间”,若后来勾选了“以浏览器时区显示”,会直接当作UTC+0的时间。例如:所在地为UTC+8,新增数据存了2022/06/10 00:00,勾选后会显示2022/06/10 08:00。

2. 有勾选“以浏览器时区显示”,如上述会存进UTC时间,再依用户所在时区显示字段值,若后来撤销勾选了,则会显示UTC+0的时间。

3. 报表功能暂不支持“以浏览器时区显示”,因此会以数据库的UTC时间为准。

显示为倒数计时

勾选“显示为倒数计时”后,你的字段值会以倒数计时的方式呈现:

打卡

勾选“打卡”后,用户于填写数据时可以透过打卡的单击钮直接填入当下时间:

也可以利用公式来计算日期唷。

其他有关时间的字段应用是时间标号。你可以利用默认值来设置。

还能够利用时间字段设置提醒功能或是将表单与行事历集成

周期日期

希望透过提醒功能设置每年客户生日时都自动寄送祝贺信或每个月几号都要提醒缴款就可以搭配周期日期字段

设置周期日期字段的周期周期为每年、每月或是每周。

设置为每年的话,周期的值就会是每年的几月几号,例如:每年7月13号;而每月周期的值就会是每月的日期,例如:每月13号;每周周期的值则是每周几,例如:每周五。

如果搭配提醒的周期日期设为每月31号的话,没有31号的月份就不会寄出提醒。

周期日期字段显示在主页行事历的规则请参阅这篇说明

数值

指定字段值为数值。

也能在设计模式的格式类别设置呈现的格式。

超常用!数值字段与公式运算的搭配。

大数字简写

若遇到数值较大的情况,可以勾选下方的大数字简写,当输入的数值大于有勾选的值时便会以简写呈现该数值。

例如:将数量字段勾选“ K ”时,当数量为“ 2000 ”时,该字段便会显示“ 2K ”。

备注:当同时勾选“ T ”和“兆”的情况,只会显示“ T ”。

百分比

指定字段值为百分比。

同样也能与公式搭配。

背景进度条

在百分比字段勾选下方的“显示背景进度条”,就能将百分比字段可视化,显示为进度条图符。

勾选“显示背景进度条”选项时,点选“设置”单击钮会弹出背景进度条设置的窗口,拉动上方的数字可以调整显示同一个颜色的比例区段。举例来说,如果希望百分比为 70% 以上时都显示为鲜红色,就可以将数字往左拖曳到 70%。

如果点击进度条的某个区段,还能新增临界点(增加比例区段断点)、设置此范围的字颜色,以及设置此范围的背景颜色。

如果想要回到初始的进度条设置,单击下右上角的复原单击钮即可。

自动生成

此字段型态可以自动生成流水号,用来作为系统编号或是文档编号等都很方便!当用户创建一笔数据时,会看到这一字段显示为系统编号

数据保存后就会根据设置的格式生成编号。

有需要也可以从设计模式提供的选项中选择格式,或是自行设置编号规则。

你也可以让自动生成字段根据另一个选项或是日期字段的字段值来跳号。

例如:希望不同业务组别的销售订单要各别跳号,以方便归类及统计业绩。

关于自动生成字段设置序号格式、复位序号及空值自动填入等信息,请参阅这篇文章

签名

用户可以藉由鼠标或触控板加入电子签名。

也可以透过上载图片或图片网址来为签名字段设置背景图案,让签名字段增加专业或设计感;或是直接加载在个人设置中预先制作好的签名。

在设计模式中,签名字段跟图片字段一样能设置隐藏字段标题缩放图片为单元格大小固定图片大小等,详细范例请参阅这篇

字编辑器

字编辑器可以在字段中同时保存字、图片、表格、链接!就像简易的 Word 编辑工具。

条形码

使用条形码的字段种类,并且可以设置需要的条形码格式,例如 Code 128 或 QR Code。

更多关于条形码的实际应用可以参阅学习中心

动作条形码

动作条形码字段可以让你选择表单中已创建的动作单击钮,并将运行该单击钮的指令以条形码显示,藉由这个功能做到像是扫描条形码后就签到或是扫描条形码后就新增一笔缴费纪录。

假设已经设计好一张“企业内部训练”表单及更新这张表单字段值单击纽,让用户点击单击钮带入用户姓名及当下时间做签到。

在动作条形码字段选择创建好的“参加者签到”单击钮。

参加者就可以扫描条形码快速完成签到。有需要的话,可以将条形码打印输出来或用屏幕显示在活动现场,让参加者扫描而不需要打开系统内的表单。

参加者确认运行单击钮后,管理员就能在表单中看到签到数据。

字掩码

这一字段可以存入任何字符,并能够设置只显示末几码及哪些群组可以浏览完整数据。当要保存隐私数据时就能派上用场,例如:客户的身分证字号或手机号码等。

单击预览单击钮(眼睛符号)能够浏览完整数据。

为了数据隐密性,目前置码字掩码字段不能再次修改,当要重新编辑该字段时,字段值就会被清空而必须重新输入。

金额

数值的输入型态雷同,这一字段在显示时会多了币别符号(也可以自行设置显示的字),同样能应用公式计算金额。

设计模式中可以从格式选项里编辑金额格式。

若遇到金额较大的情况,可以参阅数值字段的大数字简写说明来设置。

汇率

此字段在新增或编辑数据时会实时从 Open Exchange Rates 抓取汇率,可以搭配公式来将源币别转换成其他币别计价。如果有需要也可以运行空值自动填入

设计模式下新增汇率字段,默认会抓最新汇率,并设置从什么币别换算至什么币别,若设置从 TWD 换算为 USD,那该字段值就会固定显示台币换算美金的汇率。

有些情况下不一定是用最新汇率来计算,例如:通常报价单会根据开立当天的汇率计算而非实时最新的汇率。这时候就可以指定汇率日期参照字段参照表单上的“订单日期”。

如果要换算的源币别或目标币别不是固定的,就能设置从什么币别换算至什么币别,像是公司有美国及欧洲的客户,而需要将台币定价换算成美金、欧元时,设置从 TWD 并指定至币别参照字段选择表单中的“币别”字段。如果是收到各种外币之后,需要统一换算回台币方便入会计帐,则可以反过来设置为指定从币别参照字段换算至 TWD。若两者都不是固定的,也可以都分别参照成不同的币别字段。

要特别注意的是币别字段只能参照自由输入或是从菜单选择的字段型态,并且币别的字段值必须为三个大写字母组成的缩写,例如:USD、TWD、EUR 等,若不确定币别缩写为何,可以参阅菜单中的选项。

编辑数据时,当“币别”选择“USD”,就会自动获取对应的汇率。

更新汇率

汇率字段只有在新增或编辑数据时才会抓取汇率,如果你想要一次更新所有数据中该字段的汇率,可以在设计模式下运行更新汇率

要特别注意,运行此动作后,此字段所有数据都会更新。若没有指定汇率日期参照字段,系统会以现在最新汇率更新字段值;若有指定汇率日期参照字段,则会以该指定日期的汇率来更新字段值。

更新汇率的纪录也会显示在数据修改纪录中。

传阅

选择系统中的用户,并寄出邀请检阅数据的链接至他的邮箱。

此字段其实就是选择用户字段并勾选邀请该用户检视这笔数据

详细说明请参阅这篇

电子邮箱

这一字段值会呈现为电子邮箱的链接。点选后,会依据你浏览器的不同设置生成不同动作,例如连接到电子邮箱的应用程序。支持填入多个 E-mail,中间以逗号加半角空格隔开即可。

电话

这一字段值会呈现你在设计模式中所选择的格式型态。点选这一个电话的字段值后,会依据你浏览器的设置生成不同动作。

格式中可以进一步选择需要的国家电话/手机号码格式。

地址

此字段值默认是直接输入地址或多种经纬度格式:

度数、分数和秒数 (DMS):41°24'12.2"N 2°10'26.5"E

度数和小数分数 (DMM):41 24.2028, 2 10.4418

十进制度数 (DD):41.40338, 2.17403

点选字段值会链接到 Google Maps 。

或是你也可以点选字段右侧的图钉会退出 Google Maps 的窗口。

你可以点击地图上的位置来选取地址并单击 OK 来存入该地址。

另外,也可以将此字段设置以地图显示。

在编辑时输入地址并保存后就会以地图的方式显示。

定位用户位置

有些情境下你可能需要用户回报目前所在位置,例如:外勤拜访回报定位。这时候可以利用地址字段搭配默认值,根据需求选择想要的定位格式。

设置完成后,记得要加上只读设置,如此用户才不能自行变更地址。

填写数据时就会自动抓取目前的所在位置。(需要提供定位数据给浏览器才能获取所在位置)

目前 app 尚未支持此功能。

网址

这一字段值会呈现为超链接,点选后会打开该网址。

编号/号码

这一字段值可以依照通用标准做不同编排。

在格式内选择适当的选项,如信用卡帐号、身分证号码、车牌号码等,甚至是输入自订格式,就可以完成不同的需求啰!

统计

此字段可以针对来源表单中,所有有链接字段参照到这笔数据的数据做统计,目前支持五种统计方式:笔数、总和、最大、最小、平均,并选择要统计的字段。

例如:当你有“销售订单”及“客户”两张表单,其中“销售订单”有设置链接与加载到“客户”

你就可以在“客户”表单中加入统计字段来计算每位客户在“销售订单”中的消费总金额。根据需求选择统计方式、来源表单及要统计的字段。

最终就能在“客户”表单中呈现每位客户消费的加总、最高消费额以及平均消费额等。

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