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归并打印 (以Word/Excel引出)

归并打印是?

在Ragic中,你可以用归并打印,以特制的Excel或是Word格式下载报表中每一笔独立的数据。

新增格式

在列表页面或表单页面的工具点选归并打印

你可以下载Ragic根据你表单的设计所创建的Excel范例格式,点选范例格式旁边的下载即可。(Word文件没有提供范例格式,但你仍然可以上载自己调整好格式的Word檔)

你可以任意修改归并打印的格式。想要的话可以在你的格式上删除某些字段,当然也可以重复字段的值。要加上字段值的时候只要记得加上

<<字段名称>>
即可。而要是字段值是在子表格当中的话,你可以在某一列写上
#字段名称#

在下方的范例中,我们用Excel来编辑格式,但基本上你可以用任何电子表格软件来编辑,只要他们可以存成.xls檔就可以。

要是你需要的是字文档的话,你可以利用像是Word的字编辑软件来修改你的格式。编辑字段值的方法就如同上面一样,新增或删除 <<字段名称>> ,但要注意的是 Word并不支持子表格,所以如果您要归并打印的数据是包含子表格的数据的话,请用Excel来做归并打印。

在你设计完格式之后,在表单中的归并打印点选新增格式来上载这份格式。

你必须为上载的格式命名,然后也别忘记点选上载来单元格式。

想上载多少范例格式都没有问题!

一页面中包含多笔数据

归并打印默认引出时是一页面一笔数据,但有时候为了节省资源你可能希望将多笔数据印在同个页面面上,例如:制作通信录、标签或名片等等,可以运用Word归并布局(Excel格式不支持一页面包含多笔数据)来做到。透过<<字段名称或ID~~1>><<字段名称或ID~~2>>以此类推入,在格式中预先设置好一页面要有几笔数据。

再根据该格式下载数据后,就能做到将多笔数据引出在同一页面面上了。

但要注要上载的归并打印范本仅限一页面而且需上载于列表页面,超过一页面的范本会无法正常运行。

根据上载格式下载报表

点选你报表名称旁边的归并打印单击钮。

接着设置根据上载的格式自订下载数据的笔数及要分成多个文件(压缩成Zip檔)一份文件(多个页面签)

根据上述范例所创建的单张报表看起来就会像这样:

自订的Excel格式

自订的Word格式

指定字段值做为文件名称

点击已保存的范本格式旁边的齿轮,可以进一步设置下载的文件名称要参阅什么字段值。

将文件保存至表单的字段

若您的表单内有文件上载字段,您可以在列表页面上操作归并打印时于这个窗口选择保存归并打印的文件至该字段。

接着您归并打印的文件就会上载至该字段。

将签核流程纪录加入归并打印

这笔数据若有签核流程,右下方的签核纪录并不会自动附在范例文件格式中。

如果要将签核流程纪录加入在归并打印中,可以在Excel归并打印范本中加入签核相关变量符号,就可以将签核记录加在引出的文件中。接着一样依照前述流程上载格式文件、下载报表即可。以下为签核流程相关的格式变量与其对应的结果。

格式(变量) 显示结果 备注说明
#{{APPROVAL_STATUS}}# 签核的状态 如果是代理人同意或拒绝的话会有(代理)字样
#{{APPROVAL_APPROVER_TITLE}}# 签核层次的名称
#{{APPROVAL_DATE}}# 签核的日期 只有签核的状态是同意时会被加载
#{{APPROVAL_APPROVER_NAME}}# 签核者的名称
#{{APPROVAL_APPROVER_SIG}}# 签核者在个人设置中的签名图檔
#{{APPROVAL_APPROVER_EMAIL}}# 签核者的E-mail
#{{APPROVAL_COMMENT}}# 同意/拒绝签核的理由

如需引出至 Word 归并打印范本,请使用<<approval result>>

范例:若要将一笔销售订单中的签核纪录加入归并布局中,原本的表单如下。

首先下载范例格式如下。

接着手动加入签核流程的字段(这里选择加入签核状态、签核人、E-mail),然后将此文件上载。

最后可打印的Excel文档就会出现设置好的签核字段数据。

参数列表

目前归并打印可用的格式(参数)与对应的结果主要如下。

格式(参数) 对应结果
<<字段编号>> 该字段值,如果表单中有重复的字段名称请使用字段编号
<<字段名称>> 该一般字段值
#字段名称# 该子表格字段值
<<$USERNAME>> 运行的用户名称
<<$USERID>> 运行的用户邮箱
<<$DATE>> 运行的日期
<<$DATETIME>> 运行的日期及时间
<<RECORD_LINK>> 该笔数据的网址

针对勾选数据归并打印

选取要运行归并打印的数据范围时,您也可以直接在列表页面勾选,并点击大量修改

在归并打印的调页,选择要汇出的格式。

文件名称参阅字段

选取要将字段值套用至檔名的参阅字段

于编辑格式右方的齿轮中,在文件名称参阅字段下拉菜单中选取:

此功能仅适用于表单页面归并布局,下载方式中一份文件(多个页面签)多个文件(压缩成一个 Zip 檔)

选择一份文件(多个页面签)会将所选字段值套用至页面签:

选择多个文件(压缩成一个 Zip 檔)会将所选字段值套用至檔名:

*列表页面归并布局不支持此功能

列表页面归并打印

您也可以在列表页面上以同样的动作进行归并打印。只要在列表页面页面面上上载的格式对应正确的字段名称或是编号,列表页面上的数据就会归并打印至您所选择的Excel或是Word文档。若您在列表页面上进行了筛选或是排序,系统也会依据您所做的设置在文档中生成数据。不过要注意的是在列表页面上载的格式无法在表单页面进行归并打印

以“台湾职业棒球场”的表单为例:

假设您要把这个列表页面的数据以归并打印的方式引出至Excel,您得先在Excel依照在Ragic的列表页面的字段来设置格式并且在列表页面页面面上载。

接着用这个格式进行归并打印后,您的列表页面的数据就会依据格式生成一份Excel文件。

公式使用

在列表页面进行归并打印的同时,您也可以在上载格式上设置公式来计算表单页面上的数据。公式的设置格式如下:

<<FORMULA:(在这边输入你的公式)>>

你也可以在公式内使用动态式参数来自动选取你所要计算的单元格。目前支持的两种动态式参数如下:

{{r}}:自动替换成目前保存的行。

{{l}}:自动替换成此列的保存的最后一行。

承接上面的例子,如果你想要知道这些球场的观众容纳人数是否多于8000人,你可以在你的上载格式设置这个公式:

<<FORMULA:IF(C{{r}}>=8000, "是","否")>>

当你的格式设置完成后,

就可以归并打印出以下数据。

另外,如果你要计算所有球场的加总容纳人数,你可以设置这个公式:

<<FORMULA:SUM(C2:C{{l}})>>

注:在归并布局上设置加总公式时,需要将要计算的第一笔数据所在的单元格加入在公式内。以这个例子来说,就是C2。

当你的格式设置完成后,

就可以归并打印出以下数据。

归并打印权限设置

点击归并布局右侧的齿轮就可以设置此格式的使用权限。

教学视频!

快来跟着下方的视频一步一步学习!

补充说明

归并打印设置的版面大小是固定的,不会因为子表格数据而自动改变列高,但你可以参阅 Excel 教学,在归并打印后,手动一次调整列高。

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