Ragic 表单建置工具支持哪些自动化？

作为一套 No Code / Low Code 工具，Ragic 提供多种内置的流程自动化功能，可协助减少手动输入时间、降低人为错误，并确保数据正确性。然而，部分自动化设置位于进阶选项中，较不易被发现，可能导致用户额外花时间编写 Script。

以下整理常用的内置的自动化功能与适用情境，供参阅：

自动寄出自订 E-mail

创建寄出自订 E-mail 单击钮时，可以透过参数来抽取数据中的字段值生成客制化的信件内容，当用户点击时即可送出信件。此外，在进阶设置中可以设置保存时自动运行，当用户保存数据时即可自动寄出信件。(默认只有第一次新增时自动运行寄出自订信件，若希望每次保存数据都自动寄出信件的话，可以撤销勾选此设置。)

适用情境：需要实时确认的流程，例如用户送出客诉单或是下单后立刻送出确认信件，不仅能够创建沟通管道（例如在信件中附上查询链接或是联络方式），也可以让用户更安心。

自动更新别张表单字段值

创建更新别张表单字段值动作单击钮时，可以指定需要更新的对应数据和字段，例如依据库存编号进行比对并达成扣库存效果，针对这个动作单击钮，可以在进阶设置中设置保存时自动运行，避免用户“忘记”点击导致库存的错误。

适用情境：“出借单”中将“已借出”动作单击钮设为保存时自动运行，避免因为用户因为漏单击点击动作单击钮误会设备仍在库的窘境。

自动数据抛转

创建数据抛转动作单击钮时，针对子表格内容默认都会是全部抛到目的数据的子表格中；但某些使用情境用户可能只希望抛转特定数据列，或是依据特定字段值内容分别创建不同的数据，这时候可以透过进阶设置的套用子表格筛选条件和套用子表格分群条件做到：

适用情境：当采购单完成后，可以依据建议“建议厂商”字段值分别创建不同的“订购单”数据，避免用户要拷贝贴上或是手动删除不需要的数据列所扩展的错误。

自动提醒

提醒

可以透过提醒功能指定参照的日期字段、提醒的天数和收件人，且可搭配共通筛选来限缩需要提醒的数据。

适用情境：当用户进行预约后，可以在指定日期前发送通知双方以避免遗漏。

共通筛选通知我

使用共通筛选通知我功能可以达成数据更新的自动实时提醒，详细设置可以参阅此篇说明。

适用情境：实时提醒马上知道哪一个商品库存不足并采取必要措施。

表单填写提醒

可以在特定表单设置表单填写提醒，就可以定期或一次提醒用户填写表单。

适用情境：提醒员工每季填写季度目标、每周填写工作纪录表，或一次填写活动报名表等。

签核完自动运行动作单击钮

针对签核流程完成后的自动化设置，当表单已设置签核流程时，可于进阶设置中设置签核完运行以下动作单击钮，便可搭配指定的动作单击钮自动运行后续动作。

需要留意的是，考量到撤销签核不会自动“撤销运行”那些曾经运行过的动作单击钮，因此若有设置签核完运行以下动作单击钮的话签核是无法撤销的喔！

适用情境：当签核流程完成后有一连串的流程需要跑，例如采购单完成核准后要自动抛转创建订单操作，并发送信件通知采购部门等。

使用条件式格式自动将数据上锁

系统目前支持将数据上锁新增为一颗单击钮让用户自动运行，但缺点是该动作单击钮无法与其他单击钮归并或是设置运行的条件，上锁完全靠用户手动运行。代换做法是可以改透过条件式格式去设置，当符合指定条件时自动只读所有字段以避免用户意外修改字段值。

适用情境：当“采购单”状态为“结案”或是“报价单”状态为“已转订单”时，自动只读所有字段避免后续字段值被修改。

指派自动工作给 Ragic AI

可以指派多项长期且持续运行的任务给 Ragic AI，自动完成设置的工作。详细说明请参阅此章节。

适用情境：自动检查表单输入内容、协助填写字段、寄送 Email 通知或自动回覆 Email 等。