常见问题
常见问题
当你创建好数据库后，接下来就可以根据实际需求，将数据库中的表单与数据分享给其他人，例如厂商或客户。
以下将依据不同的用户类型与分享方式进行说明，请根据公司或组织的使用情境设置合适的分享方式。
在使用 Ragic 数据库时，用户分为以下三类：
指公司/组织内部的员工或成员。可依权限设置使用表单与功能，创建、修改与检视数据。内部用户的数量限制依订阅方案而定，详情请参阅价目表。
不属于公司/组织的成员，但是须经常使用表单的用户，例如：客户、经销商、合作伙伴。外部用户需要登录 Ragic 帐号，虽无人数限制，但权限有以下限制：
(1) 访问权限仅能设置为“问卷式用户”或“仅阅览”，也就是只能检视／编辑自己填写或被指派的数据，或仅能检视所有数据。
(2) 仅能使用部分工具与报表功能。
(3) 无法发起签核流程，但可作为签核人进行同意或拒绝。
详细说明请参阅此章节。
没有（或未登录） Ragic 帐号的用户，默认无法访问数据库。如需让他们查看表单或填写数据，可参阅以下说明设置。
分享数据库表单时，需依不同用户类型采用对应的方式。以下说明各类用户的分享设置方式。
1. 设置访问权限
首先，你需要根据每张表单的使用需求，针对不同用户或群组设置适当的访问权限，用户即可依据所属权限来决定如何访问表单里的数据。
范例：
(1) 将“销售订单”的“业务”群组设为“公告板式用户”，该群组的成员即可新增并浏览所有订单数据，但不能编辑其他人所创建的订单。
(2) 将厂商设置为外部用户，并将“原料确认单”的“外部用户”群组设为“问卷式用户”，该厂商即可新增并查看自己填写的确认单，但无法查看其他厂商的数据。
2. 使用指派功能
透过指派功能，可以将数据指派给特定用户，让他成为该笔数据的数据管理员。例如：业务经理创建一笔“客户”数据后，指派给其他业务人员负责。
不过，实际可操作的权限仍会依照该用户在该表单上的访问权限为准：
| 用户权限 | 指派后的行为 |
|---|---|
| 无权限 | 即使被指派，也无法进入该张表单查看及编辑数据。 |
| 问卷式用户 | 可以检视与编辑被指派给自己的数据，即使这些数据不是自己创建的。 |
| 仅阅览 | 只能查看所有数据，无法编辑被指派的数据。 |
| 公告板式用户 | 可以查看所有数据，并能编辑被指派给自己的数据。 |
3. 使用签核流程
当开始签核流程将数据送交给用户签核时，该用户将自动成为该笔数据的数据管理员。
例如：若将客户设置为外部用户，并在“销售订单”表单中给予“问卷式用户”权限，当你将订单送出给该客户签核时，他就能够查看并编辑这笔订单。
实际可操作的权限跟指派功能一样，会依照该用户在该表单上的访问权限而定，而“无权限”的用户由于无法看到数据，因此也无法进行签核。
注意：若有启用及通知代理人功能，该签核人的代理人也会同步拥有该笔数据的管理权限。
1. 设置访问权限将表单公开
若希望无帐号或未登录用户能查看表单或新增数据，可在表单中将 EVERYONE 群组设为适当的访问权限。详细说明请参阅这篇文章。
2. 使用分享这笔数据功能
透过此功能，可以给予无帐号或未登录用户暂时性的权限，例如让客户修改自己填写的订单。支持只读与可修改两种模式，并可设置链接有效期限。详细说明请参阅此章节，除了分享表单链接，也可透过 LINE 或 WhatsApp 来分享数据。
3. E-mail 认证的暂时性登录
在电子邮箱字段启用做访客用户 电邮 认证后，访客用户无需登记帐号就可检视与编辑相关数据。透过此方式登录的链接有效期限为 1 个月。详细说明请参阅此章节。
备注：当表单权限开放给 EVERYONE 群组后，无帐号或未登录用户就可以在表单新增数据。若希望他们在填写后仍能回头查看或编辑自己的数据，就可以搭配启用做访客用户 电邮 认证功能。
