Documentation pour la conception de base de données
Documentation pour la conception de base de données
La liaison de deux champs dans des formulaires différents revient à créer un champ lié et le(s) champs chargé(s) lui correspondant(s).
Par exemple, lorsque vous saisissez des informations dans une feuille « Bon de commande », des données provenant d’une autre feuille « Client » peuvent s’afficher automatiquement. Dans ce cas, l’« ID Client » dans la feuille « Bon de commande » est le champ lié, configuré pour sélectionner des valeurs à partir du champ « ID Client » de la feuille « Client ».
Après avoir sélectionné "l’ ID Client ", les autres informations correspondantes telles que le " nom ", "l’ adresse de livraison " et "l’ email " s’affichent automatiquement. Ces champs sont appelés champs chargés.
Les champs liés et les champs chargés sont faciles à configurer grâce au Gestionnaire de liens. Sur la Page formulaire, accédez au mode design en cliquant sur le bouton "Modifier le design" en haut à droite de la page. Une fois dans le mode design, cliquez sur Outils et sélectionnez Lier & Charger dans les options Outils de liaison de feuille.
Dans le coin inférieur droit de la page du Gestionnaire de liens, vous pouvez choisir l’onglet et la feuille que vous souhaitez lier, ou sélectionner différents champs au sein d’une même feuille à lier.
Commencez par sélectionner un en-tête de champ sur le côté droit de la page. Il deviendra le champ lié, affiché en "bleu". Le champ lié doit contenir une valeur unique, afin que le système puisse identifier correctement chaque enregistrement.
Après avoir configuré le champ lié, associez les champs chargés correspondants sur les pages de gauche et de droite. Les champs chargés s’affichent avec des bordures grises et peuvent être utilisés plusieurs fois. Vous pouvez faire glisser un champ chargé sur un champ existant ou simplement sélectionner un espace vide sur la page de gauche : le champ correspondant sera alors ajouté automatiquement.
Si la feuille comporte des champs de liaison et de chargement existants, vous pouvez mettre le focus sur le champ et naviguer vers le gestionnaire de lien dans le volet latéral gauche.
Une icône L bleue indique un champ lié tandis qu'une icône L grise indique un (ou plusieurs) champ chargé.
En cliquant sur l'icône, le système mettra automatiquement en surbrillance tous les champs appartenant au même ensemble de Lier & Charger.
Remarque : si une icône "L" gris clair s’affiche en haut à droite du champ chargé, cela signifie que le champ est lié à partir d’une feuille parente.
Pour plus de détails, veuillez consulter ce chapitre.
Vous pouvez Lier & Charger des données à partir d'autres formulaires sous forme de sous-table. Cette méthode est particulièrement utile si vous souhaitez sélectionner manuellement (ou saisir dans une entrée pour que s'affiche les options) dans un champ de données, puis charger les informations correspondantes dans d'autres champs d'une ligne de la sous-table, comme cela pourrait être le cas avec plusieurs articles pour des produits dans un bon de commande.
Veuillez vous réferer à notre documentation pour apprendre comment créer une nouvelle feuille à partir d'une sous-table et ajouter une sous-table de référence afin de disposer de plus d'outils de liaison pour les sous-tables.
S'il y a un champ Sélectionner à partir d'une autre feuille (champ lié) dans la sous-table, vous pouvez appliquer la configuration Plusieurs lignes de sous-table à la fois pour sélectionner des entrées et remplir plusieurs lignes de sous-table en une seule fois.
Vous pouvez sélectionner plusieurs entrées à la fois et les ajouter dans la sous-table.
Remarque : vous devrez fermer la fenêtre manuellement après avoir saisi les données. (Si l’option Plusieurs lignes de sous-table à la fois n’est pas activée, la fenêtre se fermera automatiquement après la sélection d’une seule entrée.)
Lorsque utiliser Lier & Charger dans une sous-table ne s'avère pas pratique, vous pouvez Lier & Charger des données d'un formulaire vers plusieurs ensembles de votre feuille. Cette méthode est particulièrement utile dans les cas où vous souhaitez charger plusieurs instances de données présentant des informations similaires, comme, dans l'exemple ci-dessous, celui de plusieurs tuteurs légaux assignés à un écolier.
Tout d'abord, nous lions le premier tuteur légal de notre feuille "Tuteurs" comme pour n'importe quelle liaison Lier & Charger. En haut à droite, vous verrez un menu déroulant qui vous permet de créer un nouveau lien de données à partir de la feuille utilisée pour lier les données.
Créer un nouvel ensemble de liens vous permettra d'utiliser à nouveau la fonction de liaison et de chargement à partir de la même source de données.
Il est recommandé de modifier les noms de vos champs sur la feuille à laquelle vous avez lié les données, de manière à ce que le contenu soit compris instantanément par n'importe quel utilisateur parcourant votre feuille.
Une fois que vous avez terminé et sauvegardé votre design, vous allez pouvoir employer Lier & Charger à partir de la même feuille source.
Cette fonctionnalité est également utile lorsque vous souhaitez lier des données à partir de la feuille à laquelle vous effectuez la liaison.
Si vous souhaitez supprimer un lien existant, vous pouvez le faire en allant dans le gestionnaire de lien et en cliquant sur le lien que vous voulez enlever. Cliquer affichera une icône rouge sur la feuille à partir de laquelle vous liez les données. Vous n'aurez ensuite qu'à cliquer sur cette icône pour supprimer le lien entre les deux champs dans les champs chargés.
Si vous supprimez le lien pour le champ lié avec le contour bleu, les liens que vous avez créés pour tous les champs chargés seront également supprimés.
Ce type de lien n'est pas autorisé dans le gestionnaire de lien car vous ne pouvez pas lier à partir d'une sous-table et charger dans un champ normal (depuis une sous-table du côté droit du gestionnaire de lien vers le côté gauche). En effet, une sous-table peut avoir plusieurs valeurs différentes saisies dans une seule entrée, alors qu'un champ normal n'en a qu'une seule.
Dans Ragic, il n'est pas possible de lier et charger des champs indépendants et des champs de sous-table dans le même ensemble, ni de les appliquer à des sous-tables différentes.
Voici des exemples de liens incorrects :
Vous ne pouvez pas lier un champ de sous-table et charger vers un champ indépendant.
De la même façon, vous ne pouvez pas lier un champ indépendant et charger vers des champs de sous-table.
Ou lier et charger un ensemble de données vers différentes sous-tables.
Bien que techniquement réalisable sur Ragic, avoir différentes sous-tables sur la même ligne pourrait entraîner de la confusion parmi les utilisateurs partageant le même compte.
Le champ lié est un type de champ de sélection (sélection à partir d'une autre feuille ). Pour identifier chaque sélection de manière unique, le champ doit être lié à partir d'une valeur clé capable d'identifier chaque entrée sur la feuille source comme une entrée unique, généralement le numéro d'identification ou le numéro de série. Il n'est donc pas possible de lier à partir d'un champ lié ou de choisir un champ de type Nombre comme champ lié.
Le système Ragic charge les données dans une séquence de haut en bas et de gauche à droite dans la feuille cible avec des relations Lier & Charger. Autrement dit, le système chargera les valeurs de champ de haut en bas lorsque les champs chargés sont placés sur différentes lignes, et de gauche à droite lorsque les champs chargés sont sur la même ligne.
Quand les champs chargés incluent des champs en cascade, le “champ enfant” ne chargera pas sa valeur avant que celle du "champ parent" le soit. Par conséquent, si vous placez le champ parent en dessous ou sur le côté droit de la même ligne que le champ enfant dans la feuille cible, le champ enfant ne pourra pas charger la valeur lui correspondant.
Imaginons par exemple que vous avez des champs chargés qui incluent des champs en cascade où "Marque de voiture" est le "champ parent" et "Modèle de voiture" le "champ enfant". Si vous placez le champ "Modèle de voiture" au-dessus ou à gauche du champ "Marque de voiture", le champ "Modèle de voiture" ne pourra pas charger ses valeurs correctement en raison du placement incorrect des champs parent et enfant. Dans cet exemple, étant le "champ parent", "Marque de voiture" doit être placé au-dessus ou à gauche de "Modèle de voiture" qui est le "champ enfant".
Vous ne pouvez pas charger à nouveau un champ s'il a déjà été chargé dans une des versions multiples d'une feuille.
Par exemple, admettons que votre base de données ait une feuille nommée "Bon de livraison (pour les ventes)" et sa version multiple "Bon de livraison (pour la logistique)". Dans "Bon de livraison (pour les ventes)", vous avez déjà chargé à partir du champ "Nom du client".
Dans la feuille à versions multiples "Bon de livraison (pour la logistique)", même si vous avez supprimé le champ "Nom du client", vous ne pouvez pas le sélectionner pour le recharger (il est grisé). Si vous souhaitez réajouter le champ, veuillez utiliser cette méthode.
Pour les champs qui chargent des données sur la feuille A et qui lient ces données à une autre feuille B avec l'outil Lier & Charger, les modifications apportées aux données dans la feuille B ne seront pas reflétées sur la feuille A lorsqu'il s'agit d'entrées déjà existantes.
Pour comprendre la logique justifiant ce choix, considérons l'exemple suivant :
Supposons que la feuille A soit les ordres de vente et que la feuille B soit les clients. Lorsqu'un ordre de vente est saisie par l'utilisatrice Martha Stewart, les informations liées à adresse sont entrées avec Lier & Charger sur l'ordre. Imaginons maintenant que Martha change d'adresse. Ses ordres de vente précédents resteront enregistrés avec son ancienne adresse, mais les nouveaux seront enregistrés avec sa nouvelle adresse.
Cela peut être différent de la manière dont vous utiliser habituellement Lier & Charger, et vous allez devoir repeupler les champs chargés de tous vos enregistrements précédents dans la feuille A.
Pour cela, veuillez vous rendre dans le mode design de votre page formulaire, et cliquez sur Outils formulaire pour consulter la liste des feuilles lui étant liées avec Lier & Charger. Cliquez ensuite sur l'icône d'engrenage à côté de la feuille appropriée.
Dans la fenêtre pop-up, vous pouvez choisir entre synchroniser un ensemble spécifique de champs liés avec la valeur source mise à jour pour tous les enregistrements, ou tous les champs liés sur ce formulaire. Pour maintenir les valeurs chargées mises à jour, cochez la case à côté de l'option Garder la valeur chargée synchronisée avec la source. A chaque modification des données source, Ragic vérifiera vos entrées pour les enregistrements qui chargent des valeurs à partir de cette source, et exécutera une synchronisation Lier & Charger pour tous les enregistrements qui chargent des valeurs à partir de l'enregistrement spécifique qui a été modifié.
Veuillez noter que l'option permettant de maintenir les valeurs chargées synchronisées avec les données sources est désactivée pour les importations. Les utilisateurs devront effectuer une synchronisation manuelle de Lier & Charger après avoir réalisé une importation.
La synchronisation de Lier & Charger peut être appliquée aux champs de sélection d'utilisateur qui sont liés à la feuille des utilisateurs du système. Vous pouvez cliquer sur l'icône d'engrenage à côté des paramètres du champ pour ouvrir l'interface.
Un bon principe à suivre est d'utiliser le champ lié comme un lien à partir d'un champ clé, capable d'identifier chaque enregistrement comme une entrée unique dans la feuille source (dans la partie droite du gestionnaire de lien). Si vous souhaitez modifier un champ lié déjà défini, il vous suffit de faire glisser le champ lié indiqué en bleu sans avoir à supprimer tous vos liens et à réinitialiser Lier & Charger.
Exemple :
Sur la feuille "Commande de vente", il existe un ensemble Lier & Charger à partir de la feuille "Client", qui utilise le champ "Nom du client" comme champ lié. Ce n'est pas le champ le plus approprié à utiliser comme champ lié, car il peut y avoir différents clients ayant le même nom. Dans les pratiques de gestion des données, il est préférable d'utiliser un identifiant unique pour éviter d'éventuelles erreurs. Nous allons donc changer le champ lié pour utiliser "ID client" à la place, afin de mieux identifier les clients.
Pour changer le champ lié en "ID client" (du côté droit), vous pouvez d'abord dissocier ce champ pour supprimer la ligne grise qui indique que ce champ est un champ chargé.
Nous changeons le champ lié de "Nom du client" à "ID client" en faisant glisser le champ lié bleu dans la moitié droite du gestionnaire de liens.
La source du champ lié est maintenant le champ "ID Client".
Vous allez devoir probablement ajuster les noms de champ sur la feuille que vous êtes en train de créer. Les noms de champ n'affectent pas les liens. Maintenant, les utilisateurs sélectionneront la valeur à partir de la feuille "Client" à partir de la source "ID client". Les enregistrements précédemment enregistrés auront également "ID client" comme valeur de champ lié.
