常見問題
遇到問題了嗎?不用擔心,答案都在這。

為什麼「顯示從其他表單的連結」沒有成功帶出資料

如果你設定了顯示從其他表單的連結(又稱為「參照子表格」)這項功能,但覺得功能沒有正確運作,可以透過以下步驟來做初步的「障礙排除」,可以節省一些與客服往返的時間/精力。

(一)確認相關設定

首先,你可以先透過系統畫面的查詢,確認自己是否確實設定了「顯示從其他表單的連結」、設定了幾組、哪一組是目前需要查詢問題的。

最準確的方法是在該張表單進入設計模式,到「表單工具」> 「連結工作表」>「顯示從其他表單的連結」,這個區塊會列出已經利用「顯示從其他表單的連結」功能拉進來的參照子表格:

以上圖來說,「開課清單」有一組參照子表格(顯示從其他表單的連結),是從「課程訂購單」來的。

但假設想要更準確一點,或假設「顯示從其他表單的連結」區塊顯示出不只一張表單,代表有多個參照子表格,要怎麼從系統資訊進一步確認某個子表格是從哪張表單拉來的呢?

有另外一個搭配查看的方法,那就是查看參照子表格的欄位資訊,參照子表格欄位和拉進來表單欄位的欄位編號會是一樣的。

以下圖為例,假如不確定「開課清單」表單上的某個子表格是不是參照子表格、是的話是從哪張表單來的,在該子表格欄位「學員姓名」上點右鍵取得欄位資訊,會發現該欄位跟「課程訂購單」上的同名欄位共享欄位編號。搭配前面「顯示從其他表單的連結」區塊的資訊,就知道這是從「課程訂購單」拉過來的參照子表格欄位:

如果你覺得你有做「顯示相關表單」的設定,但 連結工具表 > 顯示從其他表單的連結 區塊中沒有顯示任何表單名稱,可能要確認一下有沒有用錯功能,例如設定了「子表格連結與載入」卻以為應該要有「顯示從其他表單的連結」的效果。這部分如何檢查與釐清,可查看這裡的詳細說明

(二)確認哪些資訊沒顯示:資料的「全部欄位」或「部分欄位」?

如果確實有做「顯示從其他表單的連結」設定,但覺得有特定資料沒有相應顯示出來的話,可以再來確認一個問題:你的參照子表格是「所有資料」或特定幾筆資料的全部欄位都沒有成功帶入資料,像這樣(已知「開課清單」上的「選課學生名單」子表格是「課程訂購單」拉來的參照子表格):

或是另外一種狀況:「有些欄位有資訊,但有特定的欄位無法帶出資料」,像這樣(已知「統整訂購單」的「訂購內容」子表格是「個人訂購細項」拉來的參照子表格)?

以下依序說明這兩種情況可以做的檢查方向。

1.(多筆或單筆)資料的全部欄位都沒有顯示出來

如果是「所有資料/特定幾筆資料的『所有欄位值』」都沒有成功顯示出來,首先可以先確認你的參照子表格有沒有套用任何篩選,有套用篩選的欄位標頭三角形圖示會變成漏斗圖示。如果有的話,應該先清除篩選以確認是否資料其實在,只是被你用篩選條件篩掉了。

如果沒有套用篩選,可以接著確認「你認為應該要顯示出來的資料,是否確實有選到對應的連結欄位」?

以「開課清單」上「選課學生名單」子表格(「課程訂購單」拉來的參照子表格)為例,這個參照子表格的目的是在每一筆開課資料中,列出有選擇該課程的訂購學生名單,以下圖來說,就是要列出所有選擇開課編號「CLASS-00002-2」的課程訂購單資料:

所以如果參照子表格沒有顯示任何資料,或你覺得漏顯示幾筆資料,可以到對應的那張表單,去篩選對應的連結欄位看看。而以上面的例子來說,兩張表單之間的連結欄位是「開課編號」,我想知道編號「CLASS-00002-2」課程的參照子表格上有沒有漏列了有訂購這門課的學生資料,那就是到「課程訂購單」表單去以「開課編號 = CLASS-00002-2」的這個條件作欄位標頭篩選,得出的結果應該要跟參照子表格列出的兩筆資料一樣:

如果篩選結果和參照子表格的資料沒有不一致,可以在「課程訂購單」中尋找所有你認為應該跟「CLASS-00002-2」課程有關聯的資料,代表這個功能大致上運作沒有問題,有可能是漏選了連結。有些新手用戶其實沒有選到對應的連結欄位、或意外讓連結欄位值變成空的,那就需要檢討資料填寫的流程是不是有什麼可以改善的地方。

如果篩選結果和參照子表格的資料不一致,且確定篩選的是兩張表單之間的連結欄位值的話,可以來信 support@ragic.com 讓我們進一步幫你確認問題。

2.部分欄位值沒有顯示出來

如果是「有些欄位有資訊,但有特定的欄位無法帶出資料」,可以先確認的是:有沒有可能在整個參照子表格中,有包含幾個用其他方式(非「顯示從其他表單的連結」)加入的子表格欄位?如果沒有帶出資料的子表格欄位是用其他方式例如直接新增欄位或「連結與載入」等方式加入的,即使欄位名稱相同,也無法自動同步資訊。

以前面提到的例子來說:「開課清單」上「選課學生名單」子表格(「課程訂購單」拉來的參照子表格)上多數欄位都有顯示出對應資料,獨獨有一個「學生姓名」欄位沒有帶出資訊(欄位都是空值、但「課程訂購單」上對應的學生姓名欄位卻有值),例如下圖這樣。

此時可以先利用前面講到的欄位資訊功能,查一下這個沒成功帶出資訊的欄位,跟另一個欄位到底是不是同一個(有沒有共享欄位編號)。以下圖為例:

在「課程訂購單」上沒有同個欄位編號的「學員姓名」,這代表「開課清單」上這個「學員姓名」欄位其實並不是透過「顯示從其他表單的連結」拉進來的。

而將欄位資訊的內容、搭配檢視「連結工作表」裡面「連結管理工具」的現況,會發現這個欄位是藉由同個子表格的「學員編號」欄位,透過連結與載入功能帶資訊的載入欄位。由於「連結與載入」和「顯示從其他表單的連結」不一樣,連結與載入只會在輸入的時候、在輸入的地方觸發,很多情況下就不會「自動顯示」對應欄位值(會需要去點選連結欄位或執行連結與載入同步)。

以這個例子來說,發現問題之後我們要探討的是,為什麼最初已經設計好、確定是參照子表格的子表格(選課學生名單)會混雜幾個不是透過相同功能拉進來的欄位呢?

這可能是因為,為了讓大家彈性設計表單,Ragic 本來就允許使用者在把參照子表格拉進來之後,另外新增子表格欄位,這樣相當有彈性,例如我就可以在「選課學生名單」中,另外增加這個表單才需要的註記欄位。

只是,如果你的目的不是額外在表單上新增註記欄位,而其實是在把參照子表格拉好之後,想要增加一個需要同步的欄位到參照子表格中的話,那不應該直接在表單上新增欄位或利用「連結與載入」的方式帶資料(因為連結與載入不是一個隨時同步的功能,需要條件去觸發它)。

正規的做法是回到表單工具 > 連結工作表 > 顯示從其他表單的連結 區塊中,點擊要新增欄位的參照子表格,在欄位選擇器中找到對應欄位來加入,這樣才會加入欄位編號一樣的欄位。(請參考這裡的說明)

如果你已經不小心錯誤地在參照子表格中加入了無法同步的欄位(例如上例的「學生姓名」),確認後可以先將這個欄位拖曳移動到子表格最右邊那欄、刪除,接著再用上面提到的正規做法(從「顯示情他表單的連結」區塊中選對應表單並找到對應欄位加入)操作一次,設計存檔之後理應就可以正常有同步的資訊了。

「子表格產生新表單」後再「顯示從其他表單的連結」把新表單拉進來的情況

由於「顯示從其他表單的連結」這個功能是要讓我們在表單的某筆資料裡面,查看所有相關聯的資料,這些相關聯的資料是以(參照)子表格的形式一筆一行列出來的,因此只能將其他表單的「一般欄位」(一筆資料只有一個一般欄位值)拉進來當參照子表格,不支援將該表單的「子表格」欄位拉進來(一筆資料可能會有多個子表格欄位值)。

在這樣的狀況下,如果你希望顯示出來的是其他表單的「子表格」資料,通常會需要搭配「子表格產生新表單」的功能,先將子表格產生新表單後,再利用「顯示從其他表單的連結」把新表單拉進來(相關說明與教學可見此連結)。

在這種設計之下,你覺得有某個欄位值應該透過「顯示從其他表單的連結」被同步出來,但實際上卻沒有的話,可以特別去查看是「子表格產生的新表單」欄位值沒有被同步到參照子表格中,還是其實問題在於「子表格產生的新表單」某些欄位沒有跟原本的子表格同步。

以前面舉過的訂便當「統整訂購單」來說:

假設統整訂購單的「訂購內容」子表格是「顯示其他表單的連結 > 個人訂購細項」,而「個人訂購細項」是「個人訂購單」的子表格產生新表單,「個人訂購單」上都有填寫「填表人」資訊,到統整訂購單卻都沒了。

此時可以先透過欄位資訊確認「填表人」欄位跟「訂購細項」表單的「填表人」欄位編號是否相同,如果不同的話就可以透過前面的檢核步驟來找出問題。

而如果「統整訂購單」和「訂購細項」這兩張表單的「填表人」欄位確實共享欄位編號,是同一個欄位的話,可以再確認一下:是「訂購細項」的「填表人」欄位值沒有跟「統整訂購單」同步(「訂購細項」裡面有記載「填表人」是誰,但「統整訂購單」的「填表人」欄位卻空了),還是其實「訂購細項」的「填表人」欄位也是空的,只有原本的「個人訂購單」有值而已?

如果「訂購細項」的「填表人」欄位也是空的,只有原本的「個人訂購單」有值,那代表資料不同步的問題其實出在「子表格產生新表單」這一段,而非出在「顯示從其他表單的連結」這一段。

可以用和上面類似的方法,先利用「欄位資訊」功能確認「個人訂購單」和「訂購細項」(子表格產生新表單)的「填表人」欄位是不是同一個,如果不是的話,那也代表這個欄位不是利用「子表格產生新表單」功能建立的,可能是另外建立或利用連結與載入功能另外帶的,那就會有不同步或沒有觸發的問題,修正方法一樣是刪掉不正確的欄位,用我們建議的方式從頭建立。

回最上面
瞭解更多:
我們為什麼要開發Ragic?
免費課程
使用說明
Ragic定價
Ragic應用
最新訊息:
部落格
Facebook
YouTube
立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正區南昌路二段81號9樓
info@ragic.com