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遇到問題了嗎?不用擔心,答案都在這。

招募管理系統:履歷管理到面試錄用流程都不煩心

公司徵才,如果職缺一開、活動一辦,就有雪片般飛來的求職信,當然是好事,但對負責的人資、人事或小公司老闆本人而言,篩選面試者的履歷、發面試邀請、紀錄應徵者表現到送出錄取通知,都可能得反覆整理、歸類、剪貼資料,過程勞心勞力。

人力銀行網站雖然有基本的線上篩選、管理履歷、寄發邀請功能,但通常無法滿足全部需求。首先,為了找到足夠優質的人才,多數公司不會只有一個招募管道,職缺除了不只放在一家人力銀行,也可能參加徵才博覽會、校園徵才、在自家官網、透過社群網路或人脈招募,此時負責人仍然需要將不同管道的履歷一一匯出、統整,無法在單一平台統一管理。

即使多數履歷集中在某家平台,平台內建的系統經常只有較基本的資料管理功能,要設定比較進階的履歷閱覽權限、將資訊以想要的格式呈現、自動統計招募進度,都可能還是要手動處理,一個「以公司為中心」(而非以單一管道為主)的履歷/招募管理工具,還是有其必要。

由於直接購買/建置專屬的招聘系統對中小公司而言太貴、太龐大、太耗時,很多人會拿萬用的 Excel 來當這個管理工具:感覺履歷收得差不多,就手動將應徵信與履歷資料整理成 Excel表格,註記應徵項目、人名、學經歷、主管特別要求的條件等,自用或交給用人主管檢視。

然而,如果把檔案做好了交給主管,信箱又出現優秀履歷,就得不斷追加新檔案;如果用人主管面試幾個人試了水溫後,突然覺得找人條件得大改(這似乎很常發生),原本漂漂亮亮的 Excel 檔案搞不好得因此砍掉重練,整理履歷原始檔的痛苦經歷又要再走一次;如果面試主管不只一個,還得記得在以上這些左調右改的過程中,有把最新版本好好交給每一個人,不要搞得一片混亂。

如果有一個管理工具像 Excel 一樣好上手,能將 Excel 資料匯入,又有 Excel 沒有的資料同步、表單權限甚至更多串接功能,又不像傳統系統那麼複雜沒彈性,不是很好嗎?這就是 Ragic 免費招聘模組可以做到的事情。

管理工具比較人力銀行系統Excel公司專屬管理系統 Ragic 免費模組
優點和徵才管道相連,可以一條龍處理資訊好上手、彈性高統整不同管道、從履歷篩選到錄用流程,管理不斷線,可與同一家系統的其他 HR 模組介接公司專屬管理系統能做的, Ragic 免費模組都做得到:免費、好上手,支援 Excel匯入,簡單 4 張表單涵蓋必要需求,能串接 Ragic 其他免費模組,有需要客製化功能可付費升級
缺點只能處理單一管道,無法滿足進階管理需求整理耗時、剪貼易出錯、難以多人共享、同步更新對小公司而言,一般招募管理系統可能功能太多太雜、不彈性,需要額外付出費用與導入時間

Ragic 招聘模組安裝方法、功能簡介

安裝方法:直接點此連結下載。系統會幫您免費註冊一個帳號,在資料筆數超過一千筆之前您都可以完全免費使用,也不需要輸入信用卡資訊,不用擔心意外被扣款。

也可以到 Ragic 首頁往下拉,點選「範本安裝」,找到人資 - 招聘管理模組下載即可。

如果沒有註冊過 Ragic 帳號,系統會引導您註冊一個免費帳號、建立資料庫並將模組安裝在此資料庫中,這部分是完全免費的,未經您的同意,我們不會向您收取費用,請放心。

功能簡介

  • 多管道履歷管理:支援應徵者線上填寫履歷、匯入匯出履歷 Excel 檔
  • 高效篩選分類履歷:欄位標頭篩選功能,高效篩選分類所需人才
  • 權限控制:可多人同步線上查詢履歷,可依群組、使用者區分查看權限
  • 一鍵寄出面試邀請/錄取通知:自訂 E-mail 按鈕,直接從系統寄出通知信
  • 隨時同步更新進度:自動統計招募狀態,隨時同步更新
  • 人事資料無縫接軌:錄取後履歷資料直接轉為人事表,省下反覆建檔功夫
  • 多種免費模組串接功能:可與 Ragic 其他免費模組共同使用擴大效益
  • 付費升級版可彈性修改設計,可自助客製化、免程式門檻
  • Ragic 招聘管理模組表單介紹、使用說明

    Ragic 人資相關模組包含「招聘管理」和員工入職後的人事管理表單,包括人事(人事資料表)、差勤(工時表、加班申請單、請假單)、考核(自我評鑑、績效考核)。

    招聘管理模組共有 4 張表單:徵才職缺提報與進度(內部用)職缺說明(對外)應徵者履歷表應徵者資料管理

    這 4 張表單其實是由 2 組多版本工作表組成,以便從不同管道登錄資料時,保有適當的權限控管。第一組是列出職缺與相關條件的「徵才職缺提報與進度(內部用)」和「職缺說明(對外)」,前者是給內部看的,後者給外部應徵者看;第二組是管理履歷資料的「應徵者履歷表」和「應徵者資料管理」,前者可由外部提交,後者則是內部資料。相關流程如下圖。

    表單資料的新增順序應為:

    徵才職缺提報與進度(內部用)/ 職缺說明(對外)應徵者履歷表 / 應徵者資料管理



    一、徵才職缺提報與進度(內部用)

    徵才的第一步驟就是決定自己要徵什麼人,把職缺開出來,人資/人事/用人主管或老闆本人第一步可以到「徵才職缺提報與進度(內部用)」表單,先在內部開出職缺需求。

    這張表單的結構簡單,唯一略為複雜的是權限設定。由於人事資訊比較敏感,在公司內部提交需求的階段,除了公司外部不該看到相關資訊,也需要限制內部員工的讀取/修改權限,本張表單的權限設定如下:

    (1)所有員工(內部使用者)都可以填報職缺需求,但只能看到並修改自己提出的職缺資料,不能看到其他員工提交的資料。(內部使用者設為「問卷式使用者」)

    (2)人資(系統預設的HR群組)可以管理所有資料,包括新增、瀏覽、修改所有資料。(HR群組設為「管理者」。若有老闆兼人資,將老闆加入HR群組即可。)

    (3)以上兩者之外的特例是,被填進「部門聯絡人」欄位的使用者也有權限看到並修改資料,即使這位使用者不是人資也不是該筆資料填報者。使用者可以在這個欄位填上自己的上司、部門用人主管,讓他可以確認資料;或者人資單位填寫「提報需求部門」與「部門徵才聯絡人」後,交由部門徵才聯絡人填寫或修改需求資訊、職務描述與條件要求。(系統設計將資料指派給「部門聯絡人」欄位的使用者)

    確定由誰填寫之後,簡單地填入相關訊息即可。「目前進度」的欄位可以做為之後篩選徵才狀態的依據,設定為「徵才中」狀態的資料會秀在公開的「職缺說明」表單上,此欄位建議要填寫;「公司名稱」和「提報需求部門」欄位之後會成為面試、錄取通知的資料依據,因此設為必填。「需求編號」由系統自動產生。最下方的「面試紀錄」區塊之後會由系統帶入資訊,不需要填寫。填寫完成後點按儲存即可。

    二、職缺說明(對外)

    「徵才職缺提報」送出後,它的多版本工作表——「職缺說明」(對外)也會跟著新增一筆一樣的資料,其中只要狀態設為「徵才中」的資料,就會公開顯示在「職缺說明」表單上。(附帶一提:這是透過固定篩選功能做的設計)

    「職缺說明」(對外)這張表單設定為所有人(包括未登入資料庫的人)都可以瀏覽,但不能修改或新增資料,可以當作公司開放職缺的「公佈欄」使用。可以使用 Ragic 的網站內嵌工具將表單嵌入公司網站,也可以直接把這個表單的網址連結複製,貼在網站上、提供給需要的人,他們就可以直接透過表單網址連結觀看資料。

    這張表單也刪除了一些外人不需要看到的欄位,像是部門聯絡人。

    從表單右下角可以看到,「職缺說明」表單還有一個按鈕——「直接應徵(點此按鈕填履歷)」,點了這個按鈕,就會被引導到下一張表單「應徵者履歷表」上,可以直接填履歷。

    需要注意的是,由於「徵才職缺提報」(內部)和「職缺說明」(對外)是多版本表單,是共享同一組資料,因此「徵才職缺提報」上任何變動,都可能影響「職缺說明」的內容(除非「職缺說明」表單上沒有該欄位)。

    三、應徵者履歷表

    應徵者可以直接在「應徵者履歷表」填資料、上傳履歷表,你也可以將其他管道收到的履歷資料輸入在這張表單上,可以直接將整理好的 Excel 匯入

    這是一張開放給所有人(包括未登入使用者)的表單,不過這裡針對所有人的權限設定是「問卷式使用者」,也就是說,應徵者在這裡只會看到自己填寫的資料,不會看到其他人的,可確保隱私。

    填寫這張表單時,標上*的欄位為必填,「應徵者照片」點選可上傳照片檔,要求上傳附件的欄位點選可上傳檔案,灰底(應徵者編號、工作年資)自動產出不須填寫。

    點選「應徵職務」欄位,會出現「職缺說明」表單上列出來的所有職缺,點選即可載入職缺名稱。(這是使用 Ragic 連結與載入功能設計的)

    四、應徵者資料管理

    應徵者資料管理是「應徵履歷表」的多版本表單,所有「應徵履歷表」的資料都會被帶入這張表單中,但設定為唯讀以免不小心誤改資料。其他履歷表之外的欄位,就是管理此位應徵者面談與錄取流程之用。

    這張表單的權限設定和「徵才職缺提報」類似,HR群組擁有管理權,其他使用者可以填資料但不能看到其他人的資料,唯一特例是被填入「面試主管」欄位的使用者(會取得該筆資料的管理者權限)。

    可以看到,這些欄位以色塊區分出三個區塊,由上往下依序,第一區是基本資料,第二區是面試聯絡紀錄,第三區是面試紀錄。如果決定不面試,第二、三區會留空;如果邀約面試沒獲得回應,第三區會留空。而紅框處的「面試主管」若有填寫,這位主管會取得這筆資料的管理權限,方便他紀錄和追蹤狀況。

    五、整合寄信功能:一鍵寄出面試邀請與錄取通知

    從上面的截圖可以看到,應徵者資料管理表單右下角包含三個按鈕,分別是「寄出面試通知信」、「寄出錄取通知信」和「錄取報到後,建立人事資料」。這些都是使用 Ragic自訂按鈕功能設計出來的。

    其中,「寄出面試通知信」和「寄出錄取通知信」是寄出自訂E-mail按鈕的功能,只要點按一下「寄出面試通知信」按鈕,系統會自動將面試通知信寄到應徵者履歷上填的信箱;錄取信亦然。按鈕寄信之前,你可以在履歷表上新增一筆測試資料,填上自己的E-Mail,測試這些信件的內容是否符合你的需求、欄位是否有正確填入。

    如果面試者回覆了經由系統寄出的「面試通知信」或「錄取通知信」,信件內容預設會自動存在「應徵者資料管理」對應資料的「回應」裡,可以直接在該筆回應裡回信給面試者,便於管理,其邏輯和我們的客服信件模組是一樣的。

    註:郵件地址邏輯為:帳號.頁籤.表單參數@tickets.ragic.com。舉例來說,若寄出信件的資料網址為 https://www.ragic.com/accountname/support1/1,那麼那封信的郵件地址即為 accountname.support1.1@tickets.ragic.com。

    如果你是專業版用戶,還可以設定其他的通信 E-mail,只要在設計模式 > 自訂 Email > 設定信件內容的「進階設定」裡設定E-mail 地址即可。

    六、錄取後匯入人事資料

    「錄取報到後,建立人事資料」則是一個資料拋轉按鈕,可以將履歷資料複製到 Ragic 的人事資料表表單中,要使用此功能前請確認您有下載安裝此部分的免費模組。

    總結:四張表單的權限一覽表

    表單名稱未登入的訪客公司員工HR(或加入HR群組的主管)
    徵才職缺提報與進度(內部用)無權限(看不到)(1)一般員工只看得到自己填寫的資料(2)有填寫「部門聯絡人」的資料,部門聯絡人可看到/修改管理者
    職缺說明(對外)僅閱覽僅閱覽管理者
    應徵者履歷表只看得到自己填寫的資料,填完離開後無法再查看與修改只看得到自己填寫的資料管理者
    應徵者資料管理無權限(看不到)(1)一般員工只看得到自己填寫的資料(2)有填寫「面試主管」的資料,面試主管可看到/修改管理者

    進階設定

    你也可以針對這個招聘管理模組做一些客製化的調整,不過若要修改免費模組的設計,你必須升級為付費的專業版方案,一位使用者每個月19美金。(價格方案請參考這裡

    以下是一些進階設定、修改設計的方法:

    加上簽核流程:有需要的話,可以在徵才職缺提報或應徵者資料管理的表單設定簽核流程,簽核通過才視為正式開缺,顯示在對外公告的職缺裡。

    調整信件相關設定:可以進入設計模式修改自訂認證信內容,以及有需要的話可以拿掉E-Mail認證的勾選設定。

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