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免費課務管理範本,訂課排課、點名扣堂數一手包

作者:Lillian Huang

說明:本模組於 2019/06/15 改版上線。曾安裝舊版模組者若需更新模組,請先刪除舊模組中所有資料並清除資源回收桶、刪除舊模組頁籤後再安裝新模組。如您有新舊版更替問題,請與 lillian@ragic.com 聯繫。

你是補習班、家教班、才藝班、游泳班老闆或員工,原本以紙本或 Excel 處理所有學員、帳務與課務資訊,現在想更系統化管理,最好有個針對自家繳費方式、開課模式客製的系統,但不希望太貴太耗時?像 Ragic 這種可以讓你自助設計資訊系統的工具,就是個不錯的選擇。

Ragic 提供類似 Excel 的介面與資料庫等級的功能,讓不會寫程式的人也能簡單透過滑鼠拖曳、選項設定等方式,為自己量身打造企業應用;針對一開始不知道怎麼下手的用戶,我們也提供了自己設計好的免費模組讓大家直接套用。本篇文章就是要介紹我們的「課程管理」免費模組。

近年來, Ragic 客服團隊常常接到補習班、家教班、才藝班詢問如何設計自家排課、繳費、扣堂數的系統,為了幫助大家更快上手,我們將其中比較基礎的模式(團體班、週期排課、每次上課都是固定的學生名單),做成免費、包含 8 張範本表單的「課程管理模組」,本文主要就是一一介紹這些表單的適用範圍、基本邏輯、使用方式,以及:如果你的開課模式不同於模組的類型,你可以怎麼參考模組的架構來發展自己的系統。

適用範圍與說明

同樣是提供課程服務的單位,可能有完全不同的課程類型、販售課程方式、排課原則。例如,提供國中生課後輔導的補習班,上課模式可能是學生買一學期的課,每個禮拜固定的時段,學生就到課堂報到,每次上課的同學都是同樣一組人馬,有事的話要請假和事後補課,也就是「團體班+固定上課時間」的模式,這是我們「課程管理模組」預設的一種標準情境。

但從我們跟客戶交流的經驗,知道還有很多不同的模式、不同的流程需求存在,例如:

① 健身房開設的團體有氧運動班,可能是開設每週固定時段的上課時間(例如一年共 50 堂課),但學員不需要按表操課每堂都到,可能是買一個「課程包」(例如固定時段內可以上 20 堂課),學員可以在所有時間裡,挑自己想上課的時段,彈性地報到上課,也就是「團體班+任選上課時段」的模式。

這樣的話,每次上課的學生名單,都很有可能是不同的一組面孔,因此首先「建立上點名單/上課紀錄」的邏輯,可能就跟模組預設的方式不同,也可能不需要管理請假和補課的問題,此時,直接套用模組就有些麻煩,應該可以另外透過微調、修改模組,量身打造出符合這類流程的表單。

② 再舉一個例子:有些家教班是採用「一對一教學」的方式,例如數學資優班,先幫老師跟學生配好一個上課時段,然後跟團體班的規矩一樣固定按特定週期上課。流程上雖然跟模組團體開班的方式類似,直接套用模組也不是不行,但因為每一個學生、一個時段,可能就會開一堂課,有可能一週的開課數量比團體開班多很多,且開課資訊和課程訂購資訊高度重疊,可能可以簡化;而上課的點名管理上,因為一次只要處理一個學生,不用團體點名,則有可能比團體班簡單許多。因此,也可以因應這個特性來調整表單架構、讓系統更好用。

③ 另外假設,您的課程系統比上述說的更彈性,是「一對一預約系統」,開放許多時段讓學生臨時預約上課,不需要固定每週跟某個老師上課,有點像健身房約教練課、甚至有點像其他非課程產品的預約服務模式(做臉、做指甲、預約包廂、旅館訂房...),那這個模式更適合和各種行事曆應用做更深度的結合,甚至一開始就讓學生透過行事曆去預約課程,這也可以修改或另外設計表單來做,不需要套用模組。

以上,我們提到了四種模式,包括「模組預設的情境」以及另外三種模式,整理如下:

   團體班  一對一
 固定上課時間  適用課程管理模組  ② 一對一週期課,如一對一固定家教班
 任選時段上課  ① 團班任選時段上課(不用每堂都出席) 例如買 20 堂有氧舞蹈課  ③ 一對一預約課,可臨時約時段預訂

我們沒有將不同的課程管理邏輯,一一做成不同的免費模組,而是只挑選「團體班、週期排課、固定上課不可任選課堂」的規則,做成模組。如果你就是我們課程管理模組描述的模式,請繼續閱讀後面的「安裝說明」與「表單關聯性、運作流程」的說明,幫助你將模組的效益發揮到最大。

而如果你對照了我們的說明,發現你屬於其他三種模式(或其他以上沒提及的模式、或者您想要的架構和範本模組的不一樣),你可以另外參考這篇教學文章的說明,來看看如何從無到有設計一個自己的課程管理系統,來達成需求。(想更理解本文模組的設計方式,也可以看看教學文章喔!)

註:如果是類似演講、活動這種只開一堂的團體課,跟舉辦活動類似,行政管理需求可能又完全不同,建議可以參考活動管理模組的模式。

安裝說明

還沒有註冊過 Ragic 帳號的話,可以直接點此連結單獨安裝課程管理範本。若已經是 Ragic 用戶,可以在應用商店的「產業應用」類別,找到課程管理模組。

模組中組共有 8 張表單,分類在「課程管理」的頁籤底下。

表單資料的新增順序應為:

開課清單上課地點老師名單學生名單課程訂購單點名單請假單加補課申請單

簡化一點來看,這組課程管理表單,最主要就是管理牽涉「人事時地」的四組資料:老師、學生、課程、上課地點,以及四組流程:學生購買課程/選課程時段、點名(紀錄上課狀態)、扣堂數,另外加上意外狀況時的請假與加補課。

開課清單

安裝模組後,你可以進入「開課清單」這張表單,首先會在列表頁看到我們填入的範例資料,一個課程是一列資料(若是初次使用 Ragic ,可以點這裡看表單頁與列表頁的差別說明):

點進其中一筆(表單頁)查看,會像這樣,每個課程有自己專屬的一頁:

「開課編號」是一個自動產生流水號的欄位,不用自己輸入,也可以自己手動修改這個編號;「課程名稱」是必填的欄位。要注意的是,由於這兩個欄位經常是系統(或你自己)用來辨認哪堂課是哪堂課的依據,因此我們幫你設了不可重複屬性,無法建立編號或名稱一樣的資料。

另外要提醒的是:由於這個「開課清單」表單的資料,之後也需要用來比對上課時段(同一個老師/上課地點/學生,不能排同一時期同一時段的課;要可以搜尋哪些時段有課在進行、哪些沒有),所以開課清單的一筆資料,應該綁定一個上課時段(和開課區間),例如,同樣都是「活力有氧」課,開在星期一早上十點到十一點半的,跟星期三下午兩點到三點半的,就應該分開建立不同的資料;而同一個時段春季班的課、和秋季班的課,也應該要分別建立兩筆資料(才能區分過期和當期課程)。

「課程資訊」區塊的欄位,都是一門課程會需要紀錄的一些基本資訊,例如這一期課程是哪天開始、哪天結束,幾點上課、幾點下課。這邊我們假設上課週期是最常見的「每週」,設了一個「星期幾」的欄位,不符合的話可以留空。

「老師資訊、上課地點」的區塊,是用來記載授課老師和地點的,由於通常你會需要查看某個老師總共排了哪些課、某個地點(教室)哪些時段有空哪些時段排了課,因此這裡做了連結與載入的設定,連結載入老師名單上課地點表單的資訊,只要點「老師編號」就可跳出老師姓名,點選「上課地點」就能在清單中選擇地點。

右邊,我們設計了一個藍綠色的「繳費資訊」區塊讓你記載繳費資訊;往下滑,你會看到一塊「選課學生名單」,欄位底色比較深一點,代表它是 Ragic 的唯讀欄位,這裡的資料是自動顯示出來、而非由人員在這張表單上填寫的,它是透過顯示從其他表單的連結(也叫「插入參照子表格」)這個功能設計出來的,會把我們後面會提到的課程訂購單裡,有訂購這堂課的學生名單顯示出來,為了避免錯誤輸入或修改資料,就直接鎖成唯讀了。

註:從這張表單的設計,你可以看到模組的預設是:你開的一期/一個時段的課 = 一個課程商品,一個課程就會是一個價錢、只有一個繳費期限,但有些開課單位的一堂課會有多種單價,或一堂課可能會隸屬於不同的方案中;也可能一期課可分三期繳費。這樣的話就會需要修改範本,請見這裡的說明。

另外,如果你覺得一期一個時段要算一筆資料,這樣資料筆數很多、會不好找資料,你可以善用篩選功能建立分類的共通篩選條件,放在旁邊當目錄。或是,可以考慮另外建立一個「課程總表」表單來分類這些清單,建立課程總表的教學另外附在這裡

假設你希望可以用線上行事曆的格式查看這些開課資訊,可以透過一些同步或報表的功能做到,我們在另一篇文章中針對類似的需求已經寫了教學,可以直接參考這裡的說明

上課地點

這張表單主要是用來紀錄可上課的教室、地點,一個地點一筆資料。範例資料畫面如下:

這張表單的欄位比較簡單,「上課地點」是辨認資料的依據,因此名稱一樣不能重複,另外有一個「說明」欄位可供備註。底下「在這個地點上課的課程」和前面的「選課學生名單」類似,是自動顯示出來的資料,會顯示所有選擇這個上課地點的課程。因為這資訊也包含上課時段(開課時期),有需要臨時安排場地,或排新的課程時,也可以透過這裡,查看哪些時段有空、哪些時段沒空,算是場地租借時間表的概念。

由於這裡預設會顯示出來的,是所有選過這個地點的相關課程,但大多數狀況下,我們確認是否有空場地時,不需要看過期或還沒啟動的課程,因此,這邊已經設計好「今天日期」這個欄位並預設填入當天日期(套用 TODAYTZ()公式搭配每日公式重算),系統會依照這個日期顯示「課程狀態」是「開課中」或「未開課」。你可以在子表格欄位標頭篩選出「開課中」的資料,並且將這個篩選條件設為預設篩選:

這樣每次進來時,都只會看到開課中的資料。

老師名單

「老師名單」是用來紀錄所有上課老師資料的表單,範例資料表單頁如下:

和前面一樣的概念,「編號」是自動產生欄位,其他(「負責課程資訊」以外的區塊)只要依序填寫相關資料就可以了。

和前面類似,「負責課程資訊」區塊會自動顯示這位老師負責的所有課程(是從「開課清單」帶入的參照子表格),設為唯讀。這個部分也和「上課地點」表單一樣,增加了讓人確認開課狀態的篩選機制,你一樣可以選擇套用預設篩選。

註:有需要且可以接受升級專業版修改範本的話,你也可以新增欄位來紀錄/整理任何特定資訊,例如員工編號、匯款帳戶、任職起始日等,或者參考這裡的教學來做老師的人事工時薪資管理。

學員名單

「學生名單」可以用來紀錄來訂購課程、上課的學生。基本架構和老師名單、上課地點表單都是類似的,以下為範例資料表單頁畫面:

學生的「報名課程」是自動顯示「課程訂購單」裡該位學生訂購的課程相關課程。

擔心在不確定有誰會訂課之前,就需要先建立學生名單,會很麻煩?其實不會,因為你除了可以在「學員名單」新增資料,也可以在有人訂課、填寫課程訂購單時,才透過課程訂購單建立學生資料,不需要跑兩個地方。這部分的說明請直接往下看:

課程訂購單

名單、資料都建立好之後,可以進入流程管理的階段了。在本模組的使用情境中,「課程訂購表」是開啟流程管理最重要的一張表單,它可以有兩層意義。第一層意義類似於訂單(一次訂購一個商品,商品為課程,客戶為學生)。而在本模組預設的情境裡,它還扮演另一個功能,因為模組設定的開課模式是「固定出席特定時段課程」,因此學生訂購課程,也就代表「選擇報名參與某特定期間、特定時段的課程」。

也就是說在這模組裡,「訂課」也有「選課」的意義,當「開課清單」表單插入「課程訂購單」為參照子表格時,不只是顯示哪些人買了這個課,也等於建立了「選課/上課學生名單」(篩選當期課程即可)。可以參照前面「開課清單」表單的說明,以及後面提到在「開課清單」、「學生名單」插入「課程訂購單」為參照子表格的說明。

上面的欄位中,自動產生的「訂購編號」是讓系統辨認該訂購資訊的獨特值欄位,應該要填寫;「報名學員資料」和「課程資訊」的部分,都分別已經設計連結與載入自「學生名單」、「開課清單」這兩張表單,填寫時只要點一下編號欄位,在選單上選擇對應的資料,就會自動載入相關資訊,不需要另外填寫,可以省下很多重複登打的時間。如果要訂購的學生是新生,資料尚未建檔的話,點一下「學員編號」,在跳出選單右上角按「新增」就可以直接新增學生資料,新增完會直接回到訂購單頁面。

使用連結與載入功能連結「學生名單」、「開課清單」資料除了方便登打資料,還有一個好處,由於在兩張表單之間建立了連結,之後就可以在這兩張表單插入「課程訂購單」為參照子表格,顯示前面在「學生名單」、「開課清單」看到的子表格資訊。

現在「學生名單」、「老師名單」、「開課清單」都有子表格可以自動顯示該名學生、老師要上的課,以及該堂課的學生清單,要幫老師或學生排課的時候,只要檢查該名老師或學生清單,就可以知道已經有課的時段並加以避免。檢查的方式除了直接到該表單找特定人的資料,在訂購表上輸入學生資訊後,把滑鼠移到「學生編號」這個連結欄位時,畫面右方也會秀出該學生的資料(預覽畫面),可以點選直接打開該筆資料,在檢視上很方便。

另外,我們也在這個表單上設計了簡單的繳費資訊區塊,顏色和「開課清單」中的繳費區塊一樣是藍綠色,預設會帶入「開課清單」中的繳費資訊,以供紀錄。

註:如同前面所說的,如果你的一堂課會有多種單價,或一堂課可能會隸屬於不同的方案中,或繳費的機制比較複雜的話,就會需要修改範本,此部分教學請參考這裡

點名單

接下來的「點名單」、「請假單」、「加補課單」,則進入平日每天的上課流程。在系統的設計中,每次上課新增「點名單」資料的方式,和其他表單不太一樣,不是直接新增一筆資料,然後一項項輸入所有當天應有的上課名單,因為其實我們手邊已經有這份名單了,那就是前面提到的,在「開課清單」表單中顯示的「選課學生名單」。由於開課模式為「固定出席」,每次上課的名單,理應要等同於選課學生名單,因此我們可以利用 Ragic 「資料拋轉」動作按鈕這個功能,每次上課前,就利用這個按鈕的功能,將開課清單的這份名單,直接跨表單複製出來,建立成新一次的「點名單」資料。

這個按鈕,我們取名為「建立點名單」,在「開課清單」表單的右下角,點一下閃電圖示,按鈕就會出現。

按下按鈕後,畫面會跳轉到「點名單」並直接幫我們新建立一筆資料。

上圖紅框處的資料都是拋轉時系統會自動幫你填好的,主要是開課資訊、老師、選課學生資訊。綠框處的欄位值也會在資料建立好時自動產生,但並不是拋轉而來。點名單編號為自動產生欄位、點名日期套了預設值會顯示建立資料當天日期,出席人數的部分則是套了 COUNTIF 公式,抓取「當日出席狀況」和更下方加補課出席狀況欄位的值。

因此,點名當天除了從開課清單拋轉點名單之外,需要手動填寫的資料就只有「選課學生名單」的「當日出席狀況」,和下方的「加補課出席狀況」欄位。若當天學生有特殊狀況需要紀錄的話,則填寫在「其他備註」的地方。

「當日出席狀況」是一個選項欄位,預設選項有三個:正常出席、請假缺席、無故缺席。點擊該欄位,就會出現包含這三個選項的下拉式選單,可以點選選項來記錄狀態。「選課扣減堂數」欄位,目前在模組的設定中固定會是「1」,也就是只要上課時間到了,不管你有沒有出席、有沒有請假,都會扣掉一堂已上堂數。如果是請假缺席被扣掉堂數的,就填寫請假單加補課單來取得補課(補堂數)的資格,這樣處理起來比較簡單。

要怎麼知道某位學生沒出席,有沒有請假?可以在右下方點「查看請假單」按鈕,系統會帶你到「請假單」表單去查找。(下面其他資料的填寫方式和請假單、加補課單有關,因此我們在這邊先略過下面的說明,在後面點名、扣堂數的部分統一說明後段流程。)

註:如果你扣堂數的規則和上面的不一樣,可以升級專業版進入設計模式修改成你想要的規則,請參考這裡

請假單

在模組預設的規則裡,如果有學生要請假,需要填寫請假單。請假單的目的有二:第一是將請假紀錄下來,上課時間到的時候,只要查找請假資訊就知道誰請假,不會忘記;第二是如果請假可以補課,請假單就能作為之後補課的憑證。如果你希望表單再少一些,不想用到請假單也可以,那就直接略過這張表單,也可以刪掉,有人請假時註記在點名單上,需要加補課時翻查點名單紀錄來確認是否曾經請假,但就必須人工處理這個流程。

我們以前面點名單的請假案例來模擬建立資料:

請假編號和申請日期仍然是自動帶入但可以修改的資訊(請假編號不可重複)。開始填寫時,點選學員編號、輸入請假日期、請假日是星期幾。這裡詢問「星期幾」的原因,主要是因為後面需要從課程清單中,點選出需要請假的那堂課。為了讓填寫更方便,這張表單在設定連結與載入「開課清單」的同時,在這組連結載入上設置了動態篩選的規則,讓點選時不會跑出一堆無關的資料,比較好找到想要的。規則為:顯示「請假日是星期幾?」欄位值 = 開課清單「星期幾」欄位值的資料,例如這張表單「請假日是星期幾?」欄位填寫「星期一」,點選「開課編號」時,第一時間跳出的選單只會顯示「星期一」的課程。

如上圖跳出的選單,雖然「課程訂購表」其實有不只一筆資料,但在動態篩選下,只會顯示「生活法律不求人」的資料(星期一上課)。這裡預設上課週期是每週,因此詢問「星期幾」,若開課清單上沒有設定這樣的週期,可以略過,或升級專業版另設規則;你也可以在跳出選單時,點「清除篩選條件」,就可以看到所有資料並且點選了。點選好存檔之後,請假單資料就建立好了。

需要查詢請假單時,到列表頁來查找即可。列表頁上,我們預先在左側建立了一個共通篩選條件為「今天請假名單」,這樣每次進來,點一下「今天請假名單」就會看到當天請假的資訊,不用一個個查找。有需要的話,你還可以將這個共通篩選設為預設篩選

加補課單

在模組預設的規則裡,每堂課既有的上課名單都是固定的、顯示在開課清單中,可以用「產生點名單」的按鈕,一鍵複製到「點名單」中。如果臨時有人想要試聽一堂課、有人請假想要補課、或者有一些比較彈性的調整名單的需求,可以統一到「加補課單」來彈性處理。

補課編號與日期為自動產生、可以修改、編號不可重複;點「學員編號」帶入加補課學生資訊,然後先填寫中間「補課資訊」區塊的內容,包括想要哪天加課、那天是星期幾、加補課來源(必填欄位),預設來源有兩種:直接加課、請假單轉補課單。選完後再到「課程資訊區」點選出要加課的課程「開課編號」帶入後續資料並儲存就完成了。

這裡,「課程資訊區」的資料是連結與載入自「課程訂購單」的資料,並設計了動態篩選條件來縮小查找資料的範圍,首先,如果是星期一加課,那就只列出星期一的課(這是加補課單要設計「星期幾」欄位的原因);同時,加補課日期要在開課堂開課期間,例如春季班三月到五月的課,就不該出現在 6 月要補的課的選項裡。

另外,如果加補課來源是請假單(也就是因為請假而產生的補課需求),那麼這張表單還有額外設定一些規則,以免選錯或弄錯資料。首先,當加補課來源選請假單時,會出現一些原本隱藏的欄位,如下圖紅框處(這是利用 Ragic 條件式格式功能設計的)

要點選出是根據哪張請假單申請加補課的(在這個情況下是必填),帶入對應的開課編號。點選之後,再點選要補課的開課編號,這張表單的填寫就大致完成了。

由於按照目前模組的規則,要去補的課,不能是學生原本已經列名在選課學生名單上的課(例如王小花已經買了「生活法律不求人」,按照規定他每堂都應該要去上,不會也不能列名在「生活法律不求人」的補課名單上),因此系統也會檢查,不會讓王小花在補課的課程資訊上選「生活法律不求人」。如果意外選到了這堂課,系統會跳出警示並阻止你存檔:

此時依照指示清除判斷值欄位的值並重新選取正確課號就行了。(這是利用輸入檢查功能設定的。)

如果你選擇「從請假單產生加補課單」,儲存後可以按下方的「更新請假單」按鈕,自動更新請假單上「是否已轉補課單?」的狀態為「是」,這樣之後就不會重複用同一筆請假資料來補課。(「是否已轉補課單?」狀態為「否」的請假單才會出現在點選的選單上)

如果你的課堂不是按造模組的規則走的,但又不想大費周張升級專業版、在設計模式下修改規則,可以考慮放棄請假單、以及放棄在加補課單中以請假單為來源,限制會相對較少。

如何點名、扣堂數?(點名單 → 課程訂購表)

講解完請假單與加補課單,再回來一起講解「點名單」後段的運作流程。(可以點這裡跳轉到前面「點名單」的說明區塊)

(1) 紀錄學生上課狀態

如同前面所說,每次上課時,要從「開課清單」拋轉建立「點名單」,此時固定的上課名單會被帶入到「選課學生名單」。假如你的課程制度沒有加補課這件事,不使用加補課單的話,此時只要紀錄學生是正常出席、請假缺席還是無故缺席(可以查看請假單來確定是請假還是無故缺席),就完成上課紀錄了。

帶入加補課名單

如果有加補課的制度,就要到下方的「加補課學生名單」來把需要加補課的學生加入。在加補課學生名單的「補課編號」上點一下,會跳出選單:

把所有在選單中的學生都選進加補課單即可(這裡我們有設定子表格連選功能,所以有需要的話一直點,點完關掉視窗即可,如果不小心連選了兩次一樣的資料,系統會提醒、阻擋,刪去重複資料即可)。這一樣是利用連結載入+動態篩選功能設計的選單,上課日期、開課編號都相同的名單才會出現在這裡,若點選發現沒有任何符合條件的資料,就代表那天沒有需要加補課的學生。帶入加補課名單後,也要註記當日出席狀態,才算完成紀錄。

(2) 扣堂數

扣堂數的目的,是讓每個學生的「課程訂購單」上,能即時顯示出他上了多少課、現在還剩下幾堂課(上課權益)。如果學生被允許中途退課或轉換堂數到其他課程,或任何其他原因,訂購單上即時顯示剩餘堂數就很有用。

扣堂數的概念和商品訂單扣庫存很類似,都使用更新別張表單欄位值的功能來設計。下圖點名單的右下方「扣堂數」和「復原 扣堂數」就是這個概念設計出的按鈕。

這個按鈕是兩組「更新別張表單欄位值」按鈕合併起來的。一個用來更新「加補課學生名單」上所有對應加補課申請單上的「補課狀態」(由「否」改為「是」),另一個則是將「課程訂購表」上的「剩餘堂數」欄位扣減 1 (選課扣減堂數欄位的值,如果此欄位填 2 ,則會扣 2)

點扣堂數,按確定之後,扣完堂數,「扣堂數執行時間」欄位會顯示扣堂數的時間。該欄位如果有時間,就表示堂數已經扣過了,不需要重複操作。如果發現中間有錯誤,可以點「復原 扣堂數」按鈕回復狀態(此時「扣堂數執行時間」欄位值會清空),修改後重新扣一次。

扣堂數的結果會顯示在「課程訂購單」的「剩餘堂數」欄位(尚未開始上課前,剩餘堂數會等於總堂數,接著隨著課程遞減)。以下圖為例,可以看到不同學生的剩餘堂數和原本的總堂數數量已經不同。

FAQ 與進階說明

(一)如果模組跟我的流程有一點點不一樣怎麼辦?

參考前面適用類型與說明提到的,如果你的流程不是上面的「團課+固定時段」模式而是其他三種模式,那比較適合參考教學文章直接自己設計

如果你的課程模式符合模組中的「團班、固定開課」模式,只有在請假、補課規則上,跟模組設定的模式不一樣,可以忽略部分表單(例如不使用請假單,另外設計新的);如果你需要的特定流程一定要透過「修改範本表單」達到,也就是需要進入設計模式修改欄位名稱、新增或刪除欄位、修改動態篩選規則等達到,那也必須升級專業版才能修改模組。

關於修改範本表單的方式,可以參考這篇說明。如果你想修改的方向是:希望將老師資料管理延伸到人事管理的部分、希望修改扣堂數的規則或設計防止扣堂數扣到負數的機制、希望設計獨立的繳費單資訊、希望有多單價管理等等的話,可以參考課程管理教學文章總論的這個部分,有分門別類的建議。

而因為課程模組裡非常多表單都有「編號」這個欄位,是利用「自動產生」的欄位類型來產生的流水號,如果你希望可以修改這些產生出來的流水號,例如因為我們有提供的範例資料,編號 001 、 002 號被範例資料佔掉,正式使用資料庫時真正的資料只能從 003 開頭,有些人會不喜歡。這時,你可以進入設計模式設定序號狀態讓它重新從 1 開始跳號即可。

如果你有需要手動修改流水號欄位的值的話,要注意的是,你手動修改的值並不會影響流水號規則,所以如果你的流水號規則是 001, 002, 003, 你自己手動把 003 改成 004,之後再新增的一筆資料仍然會是 004,就會有兩筆 004 的重複資料。因此建議手動改值限於和流水號規則不同的內容,或是已經被刪除無法再跳號的內容。

如果你想改的是流水號生產的規則,希望格式照你的期望(例如依據不同的分類產不同的流水號),可以在設計模式直接修改自動產生欄位值的格式

(二)怎樣的狀況要付費?怎樣的狀況不用?

Ragic 的價格方案頁面是最好的參考基準,如果需要修改模組,要升級成專業版,就需要以每位使用者/每個月 19 美金的月租制度付費。如果你是自己設計表單,那麼 3 張表單、1,000 筆資料以內免費; 5 張表單以內可以用簡易版;超過 5 張表單仍然要使用專業版。假如你註冊了免費帳戶,沒有在「帳號付款」中設定過付費方案和輸入信用卡號的話,不會直接轉成付費版,因此不用擔心在不知情的狀態下被收錢。

(在Ragic,付費的基準:一個「使用者」的定義,就是組織內部可以使用資料庫的人,不管這個人是資料庫系統的架構設計者、或只能新增、編輯、或瀏覽資料庫資料,他們都是「使用者」。使用者是以能登入的 E-mail 區分的,也可以幫他們設定更進階的權限區分。)

(三)我測試完模組,想要導入正式資料使用了,怎麼把範例資料刪掉?

可以在表單列表頁的「工具」選單,找到「編輯 > 刪除所有篩選」的選項,在每張表單刪除所有範例資料,可以的話,到「資源回收桶」把刪除的範例資料從資源回收桶移除。這樣之後即使再去更新模組,舊的範例資料也不會再出現一次了。

(四)現有的 Excel 資料都要重新輸入嗎?還是可以匯入?

可以從 Excel 匯入資料,但匯入的資料格式需要符合 Ragic 的規定,可以參考這篇文件的說明。

如果你還有其他問題,或有其他建議,歡迎寫信給 support@ragic.com 詢問!

標籤: 教育, 免費

分類: 各類應用示範, 產業應用

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