Ragic 部落格
企業電子化的專家 Ragic 教你如何利用各種軟體、
雲端服務讓公司快速升級!
加入 Ragic 企業電子化的行列!
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic
Facebook Twitter YouTube
雲端資料庫
部落格
關於Ragic
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic

辦活動必備大補帖:一組表單讓你不再燒腦又傷肝

作者:Rex Ho

如果有以上窘境,你就應該評估導入電子化的系統來協助管理活動及報名相關的資料了! Ragic 的活動管理模組能夠如何讓你提升工作效率呢?

(1) 單一資料管理平台幫你統整所有辦活動的大小事,流程、場地、設備、預算、報名、收入通通沒問題!

(2) 內建活動報名表單,參加者填寫完畢後直接存成資料庫的一筆資料。

(3) 各類活動一手包辦,講座、產品發表、營隊、運動課程都OK!

這篇文章將針對Ragic的活動管理模組,介紹模組表單架構並講解使用的流程。

表單簡介

活動管理模組總共有 8 張表單,活動資訊、活動流程、場地資訊、活動預算、設備租借資訊、活動報名表、個人資料表、活動收入,幫你打點辦活動的各項大小事。

表單資料的新增順序應為:

先新增活動資訊,接著規劃活動流程,然後確定場地資訊,確認後就可以規劃活動預算並提報設備租借資訊,接著提供活動報名表給參加者填寫,填寫完成會自動將報名者的資料建檔在個人資料表當中,最後紀錄活動收入

活動資訊

當你要舉辦活動時,左邊的區塊可以紀錄活動資訊,像是活動名稱、活動時間;右邊則是紀錄這次活動要使用的場地,會直接從場地資訊中選擇,沒有合適的場地也能直接新增。

下方有三個參照子表格分別會顯示與這筆活動資訊相關的活動預算活動收入報名清單,只要在活動預算活動收入報名清單這三張表單新增任何相關這筆活動資訊的資料就會自動列在這些子表格當中,因此你只要在這個頁面就能輕鬆掌握活動的大小事!

活動流程

活動流程其實是活動資訊多版本表單,因此上方的活動資訊及場地資訊區塊是與活動資訊相互連結的。下方的子表格能夠列出活動詳細的流程及細節,子表格會根據你的資料筆數無限往下延伸,不用擔心欄位不夠喔!還能夠搭配合併列印直接列印出自己的活動流程表。

場地資訊

這張表單用來儲存所有跟活動場地相關的資料,包含:容納人數、聯絡電話、地址、交通、費用等。在這張表單建立好的資料,就會成為活動資訊中場地選單的項目。

活動預算

編列預算及記錄花費時,要先選擇正確的活動ID,這樣預算才會歸屬到該活動之下。目前支出剩餘經費分別設有公式來自動計算場地費用、設備租借、其他費用的總和及預算減掉目前所有支出的剩餘金額。

下方的三個子表格用來區分三種不同類別的費用,場地的部分會直接隨著選取的活動ID自動帶入;設備租借費用設有連結與載入,因此可以直接選取列在設備租借資訊中的資料並自動帶入費用,再輸入租借期間公式就會自動計算總費用;其他費用則是手動輸入,其中的用途可以視情況自行新增分類。

設備租借資訊

這張表單用來紀錄所有租借的設備,欄位包含:設備名稱、租借費用、租借聯絡資訊等,還能夠上傳設備圖片喔!

活動報名表

活動報名流程如下:

在此表單直接新增資料,點選活動ID來找要報名的活動。

從選單中選擇要報名的活動,這裡所列出的活動就是建立在活動資訊中的資料。

接著是點選報名ID來填入報名者的資料。

第一次報名的話,請點右上方的新增來建立個人資料

輸入完成後會幫報名者在個人資料表中建檔並將剛才填寫的個人資料自動帶入活動報名表。

報名日期因為有設定預設值,因此會自動填入建立資料當天的日期。各項資料都確認無誤後,按儲存就完成報名囉!

個人資料表

這張表單用來彙整曾經報名過任何活動的人,活動報名表選取報名者時能夠直接選這張表單中的資料。這張表單中的E-mail欄位有設定E-mail認證暫時性登入,當表單儲存後,Ragic會自動發信到這個E-mail信箱,這封信會有一個認證連結,來確認訪客使用者為此E-mail信箱的主人。使用者點開連結後,能夠回來這筆資料查閱或是編輯。

下方有設計參照子表格,可以看到每個人曾經報名過哪些活動。

活動收入

紀錄活動收入時也要先選擇正確的活動ID,如此一來資料才會彙整到該活動的參照子表格當中。欄位設有公式,因此會自動加總各項收入類別並計算活動的總收入。

四種類別的收入可以自由輸入資料,完成後就直接幫你彙整到上方的活動收入總覽以及活動資訊表單中的活動收入參照子表格。

看完了這麼多的介紹及使用說明,如果你發現需要辦活動的流程跟 Ragic 的活動管理模組有些不同的話該怎麼辦?沒關係! Ragic 所有模組都有客製化調整的空間,你可以直接將模組改成真正完全符合需求的新工具,如此一來也能大幅縮減從頭開始摸索設計所花費的時間喔!點這裡看設計教學文件。

看完就馬上試試看吧!點這裡免費安裝活動管理模組!

標籤: 專案管理, 免費

分類: 各類應用示範, 免費範本

部落格背後使用 Ragic! : 最強大的無程式碼企業電子化工具
把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率,他也很容易出錯並且無法進行任何內控。
當您的團隊成長時,使用Excel管理資料就會越來越痛苦。
建立你們的第一個雲端資料庫!
瞭解更多:
我們為什麼要開發Ragic?
免費課程
使用說明
Ragic定價
Ragic應用
最新訊息:
部落格
Facebook
YouTube
立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正區南昌路二段81號9樓
info@ragic.com