前言

你負責健身房、有氧運動班、游泳班課程，或者你賣課程服務，且模式偏向「團班開課，不規定學生出席時段」——學生可以挑自己有空的時間來，計費採「買點數/堂數」或「吃到飽」制度；你原本以紙本或 EXCEL 處理所有學員、帳務與課務資訊，現在想更系統化管理，最好有個針對自家繳費方式、開課、排課模式客製的系統，但不希望太貴太耗時？你可以從這篇文章提供的方法入手，試試用 Ragic 來打造自己的系統。

如果你還不知道 Ragic 是什麼，Ragic 是個自助設計資訊系統的工具，我們提供類似 Excel 的簡易編輯介面，但能做到資料庫的功能，讓不會寫程式的人也能為自己量身打造企業應用，只要在首頁或本篇文章最下方註冊帳號就能使用（有提供免費版可試用）。

由於 Ragic 的高彈性模式，和補教機構、新興的各種課程機構的資料管理需求相合，近年來常有補習班、家教班、才藝班、游泳班、健身房等客戶來信詢問如何設計系統，以管理自家資料、排課、訂購繳費、點名扣堂數等。

在累積許多針對不同課程機構的不同設計建議後，我們將相關的教學集結成系列文章，希望協助有興趣的新用戶，更快針對自己適合的模式快速上手。如果你也是正在尋找客製化資訊系統的課程機構，你可以先從本系列的總論開始，總論中將課程機構分成四個類別，可以在辨認自家屬於哪一種類型後，直接點到對應文章來閱讀。

本文主要解說總論中課程管理模組之外的第 ① 種模式：團班開課、學生可任選上課時段開課模式，開的是固定時段的團班，但學員可以在所有時段裡，挑自己想上課的時段，彈性地報到上課。以下會完全針對這樣的模式，根據最常見的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三大流程，提供設計建議與靈感。

流程概要說明

你可以點選以下連結查看示範表單（後面的教學都可以對照示範表單查看，也可以在示範表單上新增資料測試效果）：

點此進入 ① 團體班、任選時段上課模式 示範表單連結

我們建議你除了示範表單之外，最好也先直接註冊一個 Ragic 帳號來實際搭配教學玩玩看，你會發現很多表單建置或流程操作實際做起來並不難。接下來會將此模式的資料 / 流程管理需求，拆成前面所說的「資料管理」、「訂購繳費」、「點名（扣堂數）」三個階段來解說，概要製表如下：

接下來，我們就直接拆解需求，讓你一步步 100% 根據自家需求，做出最符合心中理想的系統！

（一）需求拆解：管老師學員/地點/課程/方案資料

萬丈高樓平地起，在有個厲害的課程管理系統，管好整個「流程」之前，最基本的，就是要先能把名單、清單、列表這類比較固定的「資料」整理好、分門別類放好，方便查找和調用。這部分透過 Ragic 最基本的建立表單功能就可以達到，可以像編輯 Excel 表一樣建立需要的欄位。

以老師資料來說，可以建立一張名為老師名單的表單（點連結可進入範例表單直接測試操作），紀錄編號、姓名、專長、聯絡方式等，可以依照自身需求決定要有哪些欄位，每一筆老師資料的表單頁長相可以像下圖：

同一張表單的所有資料可以切換到列表頁查看多筆資料，例如建立了兩筆老師資料，列表頁可能會呈現這個樣子：

學生名單也可以用一樣的模式建檔管理，例如設計出這樣的表單頁，一樣可以調整欄位（也一樣可以切換為列表頁）：

如果你有多個上課地點、教室可供安排，也可以將它們建立成表單資料：

人、地點資料整頓好了，課程機構最重要的元素：課程，一樣可以列表管理。一般來說，課程機構可能會定期開相同/類似的課程（例如春季班、秋季班），為了之後的管理方便，不同期的課程區分成不同資料會比較好。如果課程要固定時段的話，不同時段也該區分成不同資料。你可以建立像開課清單這樣的表單：

課程資料的一些地方可以跟已經建立好表單的相關資訊連結，例如：上圖有兩個欄位內容是藍色的超連結（授課老師編號、上課地點），這就是因為這張開課清單已經和老師、上課地點表單做連結了。（老師表單是連結老師編號、載入老師姓名；上課地點是直接連結上課地點名稱）

另外建立「付費方案」表單

跟「固定上課時段必須出席」一個蘿蔔一個坑的模式比起來，「每個人可以任選上課時段」的模式，有時候更有可能是「一個方案搭配多種課程」的（例如買 20 堂有氧課，可上有氧 A 班、B 班，或可上基礎有氧也可上階梯有氧；或是買一年的課，不限次數所有美語課程吃到飽）。如果是這樣的話，你會需要在課程資料之外，另外建立「付費方案」的表單，並利用連結欄位建立方案與課程（開課清單）間的關係（如下圖）。

課表

已經初步排好的課，開課機構會需要一份完整讀課表，來紀錄什麼時間點，有哪些課正在進行；也會需要從單一老師、單一上課地點為視角，檢視他們還有什麼空堂可以加課進去。

以週期性、團班開課的模式來說，「檢視課表」的需求可以有多種方式達成，包括 1.直接顯示在表單上 或是 2. 同步/輸出成行事曆格式，請見以下提案。

1.利用既有表單查看課表資訊

課表總表：「開課清單」表單本身即可看到所有資訊，有必要的話可以設「開課中」「尚未開課（課程結束）」的狀態欄位，設固定篩選讓沒有開課的課程不要顯示出來。另外可考慮在左側搜尋列儲存需要的篩選條件，例如星期一、星期二、星期三...或特定時段等，方便搜尋。

老師、上課地點課表：可以利用 Ragic 的參照子表格功能，在老師 / 上課地點表單添加此資訊（在設計模式下選擇「顯示從其他表單的連結」，將「開課清單」表單拉進來當參照子表格即可）。（子表格的意義可看此教學文章，參照子表格教學見這裡。）

設計好之後，老師 / 上課地點表單就會像示範表單一樣，底下的子表格會顯示他們目前的課表。舉這一筆範例表單的資料來說，：

「負責課程資訊」區塊就是參照子表格，列出了「開課清單」中所有老師是 Eason 的課程。旁邊新增了一個子表格欄位「查詢日期狀態」，套公式為 IF(OR(A10 < G12,A10 > H12),'未開課','開課中')，這樣只要上面的「查詢日期」輸入的時間落在開課期間，該欄位就會顯示「開課中」，方便確認狀態，也不會看到不需要的過期資訊，可以透過子表格欄位標頭篩選讓子表格只顯示開課中的課程資料。

你也可以設公式讓「查詢日期」欄位自動顯示今天的日期。（建議使用 TODAYTZ() 公式搭配每日公式重算）

2.行事曆形態的課表

可以透過串連外部的「行事曆同步」或 Ragic 內部報表工具「行事曆報表」，把課表變成行事曆格式，更好對照時間，以及比對自己的其他行程。

行事曆同步：以「週期上課」的模式來說，前面的開課清單範例表單已經有課程開始日期、結束日期，課程開始時間、結束時間這幾個欄位的資訊，可以到工具 > 行事曆同步，利用「開始日期」欄位，將這張表單的上課資訊同步到 Google 日曆：

將該週的 Google 日曆以週曆方式顯示，會像這樣：

如果忽略上面的「日期」，這個頁面其實已經可以用友善列印印出來當課表了。

不過，既然資料已經同步到網路日曆，其實有更數位化的方式來處理課表。可以讓有需要使用者份日曆的人，複製資訊到自己行事曆後，用 Google 日曆建立重複活動的功能，將所有上課日期都複製到行事曆上，這個功能也能設定結束日期。

行事曆報表：假如你希望行事曆也放在 Ragic 上，也可以改造「開課清單」或複製「開課清單」表單（多版本表單 > 資料相連的模式）來達成。在表單上新增一組子表格來紀錄每次上課的時間，再利用子表格產生新表單的方法產生新表單，然後利用這張新表單來產生行事曆報表。

這個方法的範例表單請見：開課清單、子表格產生新表單的點名單 / 課表，以及依此方法產生出來的行事曆課表。（子表格中上課日期時間之外的欄位是利用公式帶入的；這裡只有輸入一些範例資料。）

這個方法要多費一層工，要手動輸入一些日期資料，不過課表的來源表單可以當點名單用，因此目前建議如果是有需要預先建立點名單資料、管理預約資料需求的人，再採用這個方法。

註：關於「行事曆同步」與「行事曆報表」要選用哪個？可以參考這篇文件說明的差別。

關於課表的額外說明

有些人會想把課表做成一般常見的格子狀二維表格，像下圖這樣的：

必須說明的是， Ragic 沒有特別支援這樣的格式，比較不容易用 Ragic 做出完全一樣的格式。

如果是每週上課，且非常希望有這種格式，可以試著在「開課清單」新增「上課時段」的選項欄位，在原本「開始時間」「結束時間」兩個日期時間欄位之外，把上課時段劃分成第一堂、第二堂、第三堂...並填入值，「星期」欄位也必須填入值。接著，用 Ragic 報表功能產生樞紐分析表，中間顯示的值選「課程名稱」即可。

（註：這裡的教學都以「你手上已經有排好的課，只是要整理資料、之後可能彈性調度」為前提。如果是有一大堆班級、一大堆課程，希望透過軟體來初步排課的話，Ragic 目前沒有比較合適的方法。）

需求拆解（二）：管理課程訂購、繳費流程

在 Ragic ，如果想管理一組資料，最簡單的方式就是把資料整理成一張或多張表單，而要是想管理 / 追蹤 / 紀錄根據這些資料產生的流程，最簡單的方式則是建立一張專門管理此流程的表單，以連結與載入將其他表單資料帶入，一般賣賣業的「訂單管理」、「出貨」、「入庫」流程，行政總務需要的「設備租借」，人資需要的「加班申請」等，在 Ragic 都是用這種方法做的。

「課程訂購」這類流程的管理需求就和「訂單管理」類似，對此全無概念者，可以先參考我們以客戶、商品、訂單管理三張表單為例的基礎教學(影片版，較好吸收)，將道理套用到學生、課程（或方案）、課程訂購單，再服用後面的建議。

以團班任選時段上課模式來說，如同前面所說明的，適合直接建立一張「課程方案」表單來管理產品資訊，比照「訂單管理」的模式，這裡也應該建立一張類似訂單的「方案訂購單」表單，連結課程方案資訊。

「連結與載入」這個 Ragic 最普遍、常用的進階功能，在這類流程管理的表單中有兩大功用：(1)節省重複登打資訊的時間；(2)藉由此功能，將管流程的「訂購表單」與其他資訊表單連結在一起後，學生表單就可以利用顯示從其他表單的連結（參照子表格）的功能，自動秀出學生訂購過的課程資訊：

繳費流程如何管理？

這組示範表單中沒有特別做出繳費單，不過有需要的話，可以參考總論文章中的說明來做。假如您的一筆訂購資料 = 一筆繳費資料的話，在訂購單旁邊新增繳費相關的欄位即可，可以參考課程管理模組課程訂購單的繳費區塊欄位來做。如果是希望集結幾筆訂購資料做成一張繳費單，或是一筆訂購資料會分期繳費的話，則是要參考此部分的延伸教學，來建立獨立的繳費單。

（三）管流程：（預約上課）、管理出缺席（點名）、扣堂數

「團班任選上課時段」的模式，可分成「不用事先預約」和「需要事先預約」兩種來說。

不用事先預約，隨到隨上

如果不用控管人數，學生可以隨到隨上的話，情況比較單純，不用處理預約流程，只要建立一張點名單來記錄誰有上課就可以了。

點名單所需要的多數資訊（當天上的是什麼課？上課時間與地點等課程資訊），和「開課清單」差不多，但開課資訊的一筆資料就是一期/一班課程，但每次上課的點名資料都不一樣，每次上課都要產生一筆資料，一般來說一筆開課資訊會對應很多筆點名資訊。

我們可以用另一個 Ragic 好用的工具：資料拋轉來製作點名單表單，資料拋轉主要的功能是跨表單資料複製，我們可以在原本的開課清單上，設計一個資料拋轉按鈕取名為「建立點名單」，按一下此按鈕，開課清單的課程資訊就會複製在點名單 上課紀錄（無預約制度）上：

每次上課前，拋轉建立一筆該次上課的點名單，填入點名日期，然後在下方的子表格，一一登記到課學生資訊。這個子表格的學生資訊，應該要連結與載入自訂購方案表，一方面點選編號就可以帶入其他資訊，另一方面可以從訂購資訊確認該學生確實有資格上這堂課，如果是要算堂數 / 點數的課程，後續也較方便扣堂數。（註：如果你已經做了這張表單，那麼也可以直接拿它來當「點名單」，省掉每次拋轉的工夫。）

當然，你也可以在你的課程訂購表單中，根據課程訂購編號產出條碼，然後把條碼提供給學生（印出來或寄發給學生），學生進入教室時刷一下他的條碼，就完成點名了。（關於條碼的設計方式請參考本文。）

需要預約

如果需要預約呢？首先你可能需要一張「預約單」來管理預約資訊，同時，假如預約才能上課，那在每次上課之前就會產生一個上課名單，最好可以根據先前的預約資訊，自動把預約要上課的名單帶進上課點名單中，這樣或許可以省一些力氣。

我們前面製作進階版行事曆課表時，做出來當作產行事曆依據的這張表單，它的子表格產生的新表單一筆資料列出了一次上課的日期，這個表單正好可以直接用來當「點名單」，省掉每次拋轉的工夫。

你可以先另外建立一張預約單，預約單中除了要有「學生資訊」、「訂購單號」「相關課程編號」等欄位，關於「預約哪一天、哪個時段的課」這部分，應該要利用連結與載入功能，連結前面做出來的點名單資訊

可以建立一些動態篩選規則，讓預約課程的人只要看到在預約日期以後的上課日就好，點選起來比較容易。

預約單建立好之後，由於預約單有連結點名單的欄位，利用顯示從其他表單的連結功能，把預約單插入點名單當參照子表格，它就可以是「上課名單」了：

扣堂數

如果你的課程採用「吃到飽」模式，一定期間想上幾堂課都沒問題，那麼你不需要處理「剩餘堂數」「扣堂數」的部分，可略過此節；不過如果你是採「買點數」或「買堂數」的模式，那麼通常會有計算剩餘堂數的需求。剩餘堂數可能用於費用計算（中途退費時需要算上了幾堂課）或單純扣堂/扣點數計算（要知道是否還有剩堂可供上課，可能還要在那之前提醒學生/家長）。

不管是哪一種，依據上述需求，剩餘堂數的資訊，理應是出現在「訂購資訊」的表單，而資料來源，應該是「點名單/上課紀錄」。

如何根據點名單/上課紀錄，自動更新課程訂購表單上的「剩餘堂數」資訊，例如上了一堂課，對應的「剩餘堂數」自動扣減一？這個需求和傳統接到訂單、出貨後扣庫存的邏輯是類似的，在 Ragic 我們有直接對應此需求的功能，叫做更新別張表單欄位值。

我們直接以實例來看：

資料來源：某日的點名單（ 有預約版或無預約版皆可）表單中，記載了哪位學生出席、哪位學生缺席。你可以在這裡設置一個「扣堂數」欄位，設定該欄位預設值等於「1」（代表扣一堂課）。

接著設計「更新別張表單欄位值」動作按鈕「扣堂數」，例如這張「有預約版」表單的設定：

每次上課完，按一下「扣堂數」按鈕，就能自動將有上課學生的紀錄，依據規則扣減堂數，也就是將對應的「方案訂購單」資料的「剩餘堂數」扣減一堂：

從管理基本資料、課程訂購管理、排課預約管理、上課紀錄管理到扣堂數，基本的課程管理需求大致就解說到這裡。如果你的機構混合了不同的模式，希望比較不同模式怎麼管理流程、或希望知道怎麼在一個資料庫管理不同模式的流程，可以先參考總論的以下兩個區塊：進階修改建議以及四種模式簡單比較，或直接來信 support@ragic.com 詢問我們。祝你建置資料庫順利！

標籤: 教育

分類: 各類應用示範, 產業應用