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为什么“显示从其他表单的链接”没有成功带出数据

如果你设置了显示从其他表单的链接(又称为“参照子表格”)这项功能,但觉得功能没有正确运作,可以透过以下步骤来做初步的“障碍排除”,可以节省一些与客服往返的时间/精力。

(一)确认相关设置

首先,你可以先透过系统画面的查询,确认自己是否确实设置了“显示从其他表单的链接”、设置了几组、哪一组是目前需要查询问题的。

最准确的方法是在该张表单进入设计模式,到“表单工具”> “链接工作表”>“显示从其他表单的链接”,这个区块会列出已经利用“显示从其他表单的链接”功能拉进来的参照子表格:

以上图来说,“开课清单”有一组参照子表格(显示从其他表单的链接),是从“课程订购单”来的。

但假设想要更准确一点,或假设“显示从其他表单的链接”区块显示出不只一张表单,代表有多个参照子表格,要怎么从系统信息进一步确认某个子表格是从哪张表单拉来的呢?

有另外一个搭配查看的方法,那就是查看参照子表格的字段信息,参照子表格字段和拉进来表单字段的字段编号会是一样的。

以下图为例,假如不确定“开课清单”表单上的某个子表格是不是参照子表格、是的话是从哪张表单来的,在该子表格字段“学员姓名”上点右键获取字段信息,会发现该字段跟“课程订购单”上的同名字段共享字段编号。搭配前面“显示从其他表单的链接”区块的信息,就知道这是从“课程订购单”拉过来的参照子表格字段:

如果你觉得你有做“显示相关表单”的设置,但 链接工具表 > 显示从其他表单的链接 区块中没有显示任何表单名称,可能要确认一下有没有用错功能,例如设置了“子表格链接与加载”却以为应该要有“显示从其他表单的链接”的效果。这部分如何检查与厘清,可查看这里的详细说明

(二)确认哪些信息没显示:数据的“全部字段”或“部分字段”?

如果确实有做“显示从其他表单的链接”设置,但觉得有特定数据没有相应显示出来的话,可以再来确认一个问题:你的参照子表格是“所有数据”或特定几笔数据的全部字段都没有成功带入数据,像这样(已知“开课清单”上的“选课学生名单”子表格是“课程订购单”拉来的参照子表格):

或是另外一种状况:“有些字段有信息,但有特定的字段无法带出数据”,像这样(已知“统整订购单”的“订购内容”子表格是“个人订购细项”拉来的参照子表格)?

以下依序说明这两种情况可以做的检查方向。

1.(多笔或单笔)数据的全部字段都没有显示出来

如果是“所有数据/特定几笔数据的‘所有字段值’”都没有成功显示出来,首先可以先确认你的参照子表格有没有套用任何筛选,有套用筛选的字段首部三角形图符会变成漏斗图符。如果有的话,应该先清除筛选以确认是否数据其实在,只是被你用筛选条件筛掉了。

如果没有套用筛选,可以接着确认“你认为应该要显示出来的数据,是否确实有选到对应的链接字段”?

以“开课清单”上“选课学生名单”子表格(“课程订购单”拉来的参照子表格)为例,这个参照子表格的目的是在每一笔开课数据中,列出有选择该课程的订购学生名单,以下图来说,就是要列出所有选择开课编号“CLASS-00002-2”的课程订购单数据:

所以如果参照子表格没有显示任何数据,或你觉得漏显示几笔数据,可以到对应的那张表单,去筛选对应的链接字段看看。而以上面的例子来说,两张表单之间的链接字段是“开课编号”,我想知道编号“CLASS-00002-2”课程的参照子表格上有没有漏列了有订购这门课的学生数据,那就是到“课程订购单”表单去以“开课编号 = CLASS-00002-2”的这个条件作字段首部筛选,得出的结果应该要跟参照子表格列出的两笔数据一样:

如果筛选结果和参照子表格的数据没有不一致,可以在“课程订购单”中查找所有你认为应该跟“CLASS-00002-2”课程有关联的数据,代表这个功能大致上运作没有问题,有可能是漏选了链接。有些新手订户其实没有选到对应的链接字段、或意外让链接字段值变成空的,那就需要检讨数据填写的流程是不是有什么可以改善的地方。

如果筛选结果和参照子表格的数据不一致,且确定筛选的是两张表单之间的链接字段值的话,可以来信 support@ragic.com 让我们进一步帮你确认问题。

2.部分字段值没有显示出来

如果是“有些字段有信息,但有特定的字段无法带出数据”,可以先确认的是:有没有可能在整个参照子表格中,有包含几个用其他方式(非“显示从其他表单的链接”)加入的子表格字段?如果没有带出数据的子表格字段是用其他方式例如直接新增字段或“链接与加载”等方式加入的,即使字段名称相同,也无法自动同步信息。

以前面提到的例子来说:“开课清单”上“选课学生名单”子表格(“课程订购单”拉来的参照子表格)上多数字段都有显示出对应数据,独独有一个“学生姓名”字段没有带出信息(字段都是空值、但“课程订购单”上对应的学生姓名字段却有值),例如下图这样。

此时可以先利用前面讲到的字段信息功能,查一下这个没成功带出信息的字段,跟另一个字段到底是不是同一个(有没有共享字段编号)。以下图为例:

在“课程订购单”上没有同个字段编号的“学员姓名”,这代表“开课清单”上这个“学员姓名”字段其实并不是透过“显示从其他表单的链接”拉进来的。

而将字段信息的内容、搭配检视“链接工作表”里面“链接管理工具”的现况,会发现这个字段是藉由同个子表格的“学员编号”字段,透过链接与加载功能带信息的加载字段。由于“链接与加载”和“显示从其他表单的链接”不一样,链接与加载只会在输入的时候、在输入的地方触发,很多情况下就不会“自动显示”对应字段值(会需要去点击流字段或运行链接与加载同步)。

以这个例子来说,发现问题之后我们要探讨的是,为什么最初已经设计好、确定是参照子表格的子表格(选课学生名单)会混杂几个不是透过相同功能拉进来的字段呢?

这可能是因为,为了让大家弹性设计表单,Ragic 本来就许可用户在把参照子表格拉进来之后,另外新增子表格字段,这样相当有弹性,例如我就可以在“选课学生名单”中,另外增加这个表单才需要的注记字段。

只是,如果你的目的不是额外在表单上新增注记字段,而其实是在把参照子表格拉好之后,想要增加一个需要同步的字段到参照子表格中的话,那不应该直接在表单上新增字段或利用“链接与加载”的方式带数据(因为链接与加载不是一个随时同步的功能,需要条件去触发它)。

正规的做法是回到表单工具 > 链接工作表 > 显示从其他表单的链接 区块中,点击要新增字段的参照子表格,在字段选择器中找到对应字段来加入,这样才会加入字段编号一样的字段。(请参阅这里的说明)

如果你已经不小心错误地在参照子表格中加入了无法同步的字段(例如上例的“学生姓名”),确认后可以先将这个字段拖曳移动到子表格最右边那栏、删除,接着再用上面提到的正规做法(从“显示情他表单的链接”区块中选对应表单并找到对应字段加入)操作一次,设计保存之后理应就可以正常有同步的信息了。

“子表格生成新表单”后再“显示从其他表单的链接”把新表单拉进来的情况

由于“显示从其他表单的链接”这个功能是要让我们在表单的某笔数据里面,查看所有相关联的数据,这些相关联的数据是以(参照)子表格的形式一笔一行列出来的,因此只能将其他表单的“一般字段”(一笔数据只有一个一般字段值)拉进来当参照子表格,不支持将该表单的“子表格”字段拉进来(一笔数据可能会有多个子表格字段值)。

在这样的状况下,如果你希望显示出来的是其他表单的“子表格”数据,通常会需要搭配“子表格生成新表单”的功能,先将子表格生成新表单后,再利用“显示从其他表单的链接”把新表单拉进来(相关说明与教学可见此链接)。

在这种设计之下,你觉得有某个字段值应该透过“显示从其他表单的链接”被同步出来,但实际上却没有的话,可以特别去查看是“子表格生成的新表单”字段值没有被同步到参照子表格中,还是其实问题在于“子表格生成的新表单”某些字段没有跟原本的子表格同步。

以前面举过的订盒饭“统整订购单”来说:

假设统整订购单的“订购内容”子表格是“显示其他表单的链接 > 个人订购细项”,而“个人订购细项”是“个人订购单”的子表格生成新表单,“个人订购单”上都有填写“填表人”信息,到统整订购单却都没了。

此时可以先透过字段信息确认“填表人”字段跟“订购细项”表单的“填表人”字段编号是否相同,如果不同的话就可以透过前面的检核步骤来找出问题。

而如果“统整订购单”和“订购细项”这两张表单的“填表人”字段确实共享字段编号,是同一个字段的话,可以再确认一下:是“订购细项”的“填表人”字段值没有跟“统整订购单”同步(“订购细项”里面有记载“填表人”是谁,但“统整订购单”的“填表人”字段却空了),还是其实“订购细项”的“填表人”字段也是空的,只有原本的“个人订购单”有值而已?

如果“订购细项”的“填表人”字段也是空的,只有原本的“个人订购单”有值,那代表数据不同步的问题其实出在“子表格生成新表单”这一段,而非出在“显示从其他表单的链接”这一段。

可以用和上面类似的方法,先利用“字段信息”功能确认“个人订购单”和“订购细项”(子表格生成新表单)的“填表人”字段是不是同一个,如果不是的话,那也代表这个字段不是利用“子表格生成新表单”功能创建的,可能是另外创建或利用链接与加载功能另外带的,那就会有不同步或没有触发的问题,修正方法一样是删掉不正确的字段,用我们建议的方式从头创建。

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