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为表单创建独特值(Key 值)字段

客户名字太普遍,敲订单时链接客户数据,却找不出是哪一个人下的单?如果不希望你的数据库用户陷入这种窘境,表单设计时,记得设一个拥有“独特值”(unique value)的字段,例如客户编号(流水号),让每一个同名同姓的客户都可以被认得出来!

什么是独特值?

在我们讨论的情境下,“独特值”就是“就是指“在某个范围内没有重复、独一无二的值”。

在 Ragic 的表单设计“独特值”,意思就是该表单某个字段的字段值要是独一无二、不重复的。最常见的独特值是流水号,在 Ragic 可以用自动生成字段值来达到。不过只要是独一无二的值,自行编码或自行输入也可以,在 Ragic 你可以把字段设为“不可重复”属性来确保不输入重复的值。

“独特值”在数据库中的意义

一般来说,我们要求要是“独特值”的字段,会是数据库/数据表( Ragic 的一张表单)中,用来辨认每一笔数据的依据,这个依据也称为数据表的“ Key 值”

举例来说,一张商品数据表单中有 100 笔商品数据,此时光从“库存数量”字段的字段值( 5 个? 10 个?),或是“颜色”字段的字段值(白色?红色?),我们看不出这是哪一笔数据,通常得从“商品编号”或“商品名称”的字段,才能辨认这其实是哪一笔数据/哪一个商品。

假如今天要管理商品数据的是一家小文具店,原本只有进 A 型号的铅笔,店家在商品表单的“商品名称”字段将 A 型号铅笔记载为“铅笔”,之后进 B 型号的铅笔时没注意,又创建了一笔商品名称同样是“铅笔”的数据,那么店员在表单中以“商品名称”为依据,搜索/筛选 A 型铅笔时,就会找到两笔数据,分不出谁是谁;卖出一支 B 型号铅笔时,也会不知道在哪一笔扣库存数量。

因此,作为数据辨认、比对基准的 Key 值,应该要是独一无二、不可重复的。以前面的例子来说,第一种调整方法就是“商品名称”改成“ A 型铅笔”、“ B 型铅笔”,让“商品名称”都是独特值,而第二种更便于管理的方法,就是另外把以流水号生成的“商品编号”字段当 Key 值,找商品和扣库存时都以商品编号为依据,人为失误的概率就更小了。

这个辨认的依据不只是要给用户看,很多时候也是要让计算机在运行我们希望的自动化任务——例如叫出某笔数据、找出某笔数据的某个字段、更新某些条件的数据——时,能够根据 Key 值来比对数据。

在 Ragic,设计链接与加载关系时,我们会建议链接字段要是独特值;当你准备将 Excel 或 CSV 檔的数据汇入 Ragic 时,第一栏通常得放上一个独一无二的“Key Field”,也就是我们本文讨论的“ Key 值”/“独特值”字段。

从外部将数据汇入 Ragic 时,可以选择要单纯的将所有数据单击照字段倒进去(生成新纪录),或是逐一比对汇入表单中原本有的数据,只汇入该表单没有的数据,不汇入重复的数据。此时,系统需要比对哪笔数据是哪笔数据,因此就需要 Key 值。

基本上,我们会建议无论如何,尽量都在表单中创建一个“ Key 值”字段,用不上的话没有坏处,但有需要却没有的话却会很麻烦。

如果不确定哪个字段值可以当独特值字段,你可以在列表页面上,在该字段使用加总与分析功能,如果每个字段值的笔数都是 1 ,就代表是独特值。用这个方法也可以找出重复的值。

更详细的说明请参阅博客文章:Ragic 表单设计知识 (1) —别忘了设计“独特值”字段

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