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如何创建数据库体系结构?

在浏览完主页简介后满腔热血的登记 Ragic 帐号 ,却发现脑袋跟新登记的帐号一样空白,不知道从哪里开始着手吗?或者,对着杂乱无章的部门需求,却不知道该怎么统整成完整的数据库体系结构吗?其实你并不孤单!!!网编每天早上打开客服邮箱,总是少不了几封只留下“请问要怎么把原有的数据库移植到 Ragic ?”、“公司目前有这五份 Excel工作表,请问要怎么链接在一起?”还有客户更直接丢一张精美(但是其实我们看不懂)的公司组织流程图,问该怎么链接各表单。其实通常看到这些来信,网编都很想尖叫 —— 我怎么会知道要怎么办啦!!

这绝对不是要敷衍各位,而是如果不是透过详细的描述需求,网编是没有办法隔空抓药提出合适的数据库体系结构的。毕竟公司需求百百种,同样的订单系统也可能衍伸出不同的应用方式。因此,针对这类来信,我们的客服团队可能会做出相当官方的响应 —— “可能要麻烦您详细说明数据库的需求,例如要有什么表单、哪些人需要什么样的权限、表单之间的链接关系等等”。相信很多用户看到这边就泪流满面举白旗,准备把回信丢到垃圾桶跟 Ragic 说再见。

也有用户会问,“既然 Ragic 那么弹性,我想到哪做到哪就好了啊,为什么要先想好?”这个问题牵涉到两个层面。第一部分是,有非常多的用户在边使用边修正的过程中,可能连了又删,删了又连,或是东拉西拉,最后数据库被连成了一团毛线,网编想要协助修正都找不到头绪,恨不得帮他打掉重练。因此在链接表单的时候心中有清楚的表单逻辑是非常重要的,不仅可以缩短创建时间,也可以防止你把自己连到晕头转向。另外一部分是,当你的数据库中已经有数笔数据的时候,错误的变更链接字段可能会造成数据遗失或是被替换成错误的数据,如果修改设计前有良好的备份习惯还没有关系,假设没有的话网编只能陪你哭了。因此,都会建议先将数据库的链接关系创建好后,再汇入数据使用。

接下来,就跟着简单的三步骤,找出适合你的数据库体系结构吧。

在开始之前 - 为什么你需要新的数据库呢?

在体系结构数据库之前,建议各位可以想想:“为什么我需要再找一个数据库呢?”。虽然这样不好对老板交代,但通常若客户已经有习惯使用的数据库,而使用上也没有太大的问题,网编通常会建议使用 API 串接的方式补足不足的功能或是原系统使用上的痛点即可,毕竟一个组织要重新建置以及导入新的系统,包含后续的员工教育训练等,都是非常劳师动众的事情。

当然,也有部分的询问者是只有几张表单想要从零开始导入数据库,那么你更是来对地方了!快下载 Excel 范例,跟着下面三步骤,简单拉出数据库的雏形吧。

步骤 1. 找出需要创建的表单

一般来说,数据库是由数张不同的表单建构而成,因此最首要的任务,就是要决定公司需要什么样的表单以及那些表单内该有什么内容,也就是 —— 公司想要用数据库管理什么样的数据或是工作流程。举例来说,如果组织希望将订单应用到会员管理层面,可能就会需要“会员基本数据”表单以及“会员购买纪录”表单,而“会员基本数据”可能需要姓名、电话、地址、登记时间等字段;如果是应用在“库存管理”流程,可能会需要“商品数据”、“入库单”、“出库单”等,“商品数据”需要商品名称、商品编号、规格说明、单价等字段。什么?你还是不清楚有哪些表单要使用?那网编会建议参阅现在使用的工作管理流程

参阅现有表单

参阅现有的数据库通常是最快速的方式。用户可以从每天日常生活需要填写的打印件或是电子文本中,明确了解到管理流程需纪录哪些信息,又或者目前使用表单上有哪些不足或希望改善之处。

模拟内部操作流程

如果一切都还在草创初期,没有任何既有表单可以参阅的话。那么建议你可以从头开始模拟一次公司的操作流程,想像当公司收到订单的时候,必须要呈现哪些信息,在订单操作中必须要留下什么样的纪录等等。

Ragic 大补帖

如果还是毫无头绪的话,Ragic 有一些内置的的表单供各位参阅:

1. 应用商店:透过开始页签>应用商店即可以进入,里面含有许多 Ragic 已经建好的模块,对于公司内部需求还不是很明确的用户,可以下载并搭配我们的用户指南服用。

2. 快速新增模板:当你新增一张表单时,右方会有快速新增菜单,可以依据选择需要的类型试用,也可以依据公司需求再增加必要的字段。

当名称以及字段都出炉后,必须决定各字段的数据格式,像是数字、自由输入(字型态)、日期或者是链接字段等等,这些格式会决定数据保存在数据库中的型态,因此如果一开始决定好正确的字段型态,可以避免事后修改字段型态而影响到数据的世纪惨案。像是原本被保存为字的数据,突然字段被改成数字体态,最后因为无法正确显示而惨遭清空的字段值。虽然这些都可以透过备份、汇入、汇出来避免,但网编相信预防胜于治疗。

步骤 1. 需要产出的数据:表单名称、表单字段、数据格式

步骤 2. 创建这些表单之间的关联

在步骤 1. 创建出需要的表单、表单字段后,就来到了非常重要的关键 —— 链接表单。什么是链接表单呢?简单来说,只要你想要运行的动作牵涉到不同表单的数据,你就需要将不同表单链接在一起。好,网编相信大家的白旗又准备好了。这边给一个比较白话的范例:

假设有三张不同的表单,分别是“客户数据”、“产品清单”、“订单管理”。

如果你有以下的疑问:

1. 我想登打订单的时候可以从客户数据选

2. 我想登打订单的时候可以从产品清单选

3. 我想要看到这个客户买过哪些产品

4. 我想要看到这个客户下过订单的总额

(下略 N 个问题.......)

从上面的例子可以看出,只要是你想要达到的功能所需要的数据,分散在不同的表单里(有可能是客户跟订单、产品跟订单或是各种不同组合),就需要将表单链接起来。因此在这个步骤中,你必须要决定在步骤 1. 中列出的各个字段,是要手动输入、从其他表单中带入或是用公式自动计算。

步骤 2. 需要产出的数据:数据来源

步骤 3. 用户该被赋予什么样的权限

当啷!恭喜各位千辛万苦来到了最后一个步骤,数据库的雏形就快要完成啰!

这个收尾的步骤相对来说就比较简单,是你必须决定谁可以看到这些表单,以及他们在这个表单中所拥有的权限。

举例来说,你希望业务可以看到“客户数据”、“产品清单”、“订单管理”,而物流只能看到“订单管理”,财务只能看到“发票内容”等等。

步骤 3. 需要产出的数据:权限设置

经过以上三步骤,你宝贵的 Excel 文件中就有数据库体系结构的雏形啰!

在动手实作之前,可以参阅我们的教学视频或者是教学手册。在创建过程中有遇到困难的地方,都欢迎与我们的客服团队联系。

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