如果希望同一笔数据不同权限的人可以看到的内容不太一样，像是人事数据表跟员工通信录可能共享部分相同的信息，像是：员工姓名、职称、联络方式等，全公司的人员都可以看到彼此的数据；而人事数据表因为还包含员工的隐私数据，例如：地址、年龄、工作经历等等，而不适合公开给所有员工检阅，但重复在两张表单创建数据又很费工耗时，这时就可以透过多版本表单来省去两边管理的麻烦。
透过创建不同版本的表单但共享数据，来让不同用户群组看到不同版本的表单字段。
若要创建两个版本的工作表，首先将鼠标移到表单上，再点选小箭头标记后会有一个小菜单，选择拷贝工作表。
或是在设计模式，点击表单工具下的链接工作表的多版本工作表。
将新的表单数据与原表单链接打勾后(默认是打勾的)，点选拷贝工作表。
如果没有打勾，就只是拷贝表单框架，拷贝的表单会有跟原表单设计相同，但不含原表单数据。之后这两个表单数据也不会连动。除了单张表单拷贝设计框架以外，如果是要拷贝整个页面签之下所有表单的设计，可以参阅这篇说明。
Ragic会创建有完全相同名称、字段、数据的第二个工作表。这两个工作表会在数据库同步数据，因此当你在其中一个工作表输入一个新的数据时，会在另一个工作表中显示。由于多版本表单是共享字段(有相同的字段id)，所以他是共享数据的状态，所有的数据编辑还有删除都会反应在两个工作表中。
如果针对相同的字段，调整字段的种类设置或是链接的话，也会同步设计到其他多版本工作表，因为他们是同一个字段(相同的字段id)。
但是从另一方面来说，你在其中一个工作表所做的设计改变，例如修改字段名称、样式设计、排版设计或是一些属性设计像是必填、隐藏等，将不会反应在另一个工作表。这个特色非常的实用，因为你可以在其中一个工作表删除某个字段来保持数据隐密性，但是还是会在另一个工作表格保有数据。你也可以为此创建一个固定的筛选工具，更多信息在自订搜索与固定筛选。
设置好工作表必要的内容以后，接下来你可以在左上方的设计模式下设置访问权限。你也可以将两个表单设置不同的访问权限给不同用户群组。
让不同用户以不同的方式看到数据库，这样一来管理起来会非常便利。下列范例是两个版本的员工清单，一份是HR部门使用，另一份是给IT部门使用。
多版本工作表在这个情况下也是相当方便的，当你有着庞大的数据内容在单一的表单中时，也可以只显示特定字段在另一个列表页面。
如果你在其中一张多版本表单新增字段并保存后，系统会询问是否要自动同步将字段新增到其他版本的表单，位置会在相同或邻近字段(子表格字段无法自动新增)。
需要手动将新的字段或子表格加到其他多版本表单的话，可以直接进入要新增此字段或子表格的其他版本表单设计模式，点选 表单工具 并从 链接工作表 下可以查看表单现有的链接。在多版本工作表下会看到其他版本的表单名称，点一下已经新增字段或子表格的那张表单名称。
以拖拉的方式新增字段或子表格至这张表单。
要记得，依据表单的权限设置，只要是有权限的用户都会看到你所新增的字段。
在多版本表单中，可以藉由新增动作单击钮来帮助你简单地转换到另一个版本的同一笔数据画面中。
你可以在表单页面的设计模式下，点选 表单工具 在链接工作表下查看你制作了哪些多版本表单，点选你想要转换画面的表单旁的小齿轮，这样就可以创建连到其他版本表单的同一笔数据单击钮了！
点击小齿轮后将会退出信息让你命名动作单击钮。
新增的动作单击钮将会带你到另一个版本的同一笔数据画面中。
如果要创建"回到刚刚表单"的单击钮，你可以依据同样步骤创建。
备注：如果要移除动作单击钮可以参阅这篇。
