常常需要手动将数据汇出成 Excel 并寄出,像是每天将要出货的数据汇出寄给物流厂商,或是将每一季业务的销售数据汇出寄给主管吗?利用定期寄出报表功能,让系统帮你自动化!
在列表页面的工具中找到定期寄出报表。
在窗口中,选择要针对这张表单新增定期报表或更新现有的定期报表。
接下来可以选择汇出的数据是否要套用表单中的共通筛选及数据的时间区间。
支持的时间区间如下:
时间区间 | 寄出的数据及时间 |
---|---|
所有的数据 | 每天寄出数据符合筛选条件的数据 |
昨天的数据 | 每天寄出创建日期为昨天,且符合筛选条件的数据 |
上周的数据 | 每周一寄出创建日期为上周,且符合筛选条件的数据 |
上个月的数据 | 每月 1 号寄出创建日期为上个月,且符合筛选条件的数据 |
上一季的数据 | 每季第一天寄出创建日期为上一季,且符合筛选条件的数据 |
去年的数据 | 每年一月 1 号寄出创建日期为去年,且符合筛选条件的数据 |
数据可以选择以 Excel 檔的形式或是已经上载的列表页面归并打印格式寄出。
设置报表文件名称及要将文件寄给哪些 E-mail,如有多组请利用“,”区隔,最后点击保存设置即可。要回复至尚未变更时的状态,可以点撤销修改。
寄出的报表只会套用前 5,000 笔符合筛选条件的数据,请仔细选择时间区间。例如你的表单上有 15,000 笔数据,而你设置的定期寄出报表并没有套用任何筛选条件,并且选择时间区间为所有的数据的话,只有前面 5,000 笔数据会被汇出成报表。
另外要注意的是,相同条件的寄出报表设置只能有一组。因此如果有不同用户需要一样的定期报表,请选择更新现有的定期报表并增加收件人。
如果要看目前所有已经设置的定期报表,可以点选右上方的浏览现有的定期报表,会跳转至帐号设置的排程管理来查看现有的定期报表。