汇出与汇入

汇入檔的准备

要让Ragic抽取出你正确的数据，需要有一个独一无二的重要字段，用来识别，例如产品的"产品名称"、顾客的"顾客编号"，通常这类可以识别每笔数据是独特的字段值，我们称作Key值。为了让系统也能识别每笔数据，甚至是能够藉由比对来更新数据，你的汇入文件中第一栏要放上Key Field。

请确认你的第一列数据是否为标题列，确认完后，Ragic会为下一步自动地选择在这一列的数据要如何排列。

上载文件，Ragic支持.xls、.xlsx 和 .csv 的文件。我们建议你用.csv保存你的文件最为完善。

以下各文件类型的大小限制

私有主机版则没有汇入文件的大小限制。

如果想在多选字段汇入多选值，你需要在你汇入的excel檔的字段中，使用逗号（,）或垂直符号(|)来分隔字段中的值。（如果选项定义本身就含有逗号的话，就以 | 来分隔选项）

汇入数据

用户可以从他们现有的数据(Excel或CSV)汇入Ragic。你可以从想要汇入数据的列表页面中，在工具选择从文件汇入数据。

上载文件

请确认你的第一列数据是否为标题列及预览数据汇入的顺序

如果你有相似名称的字段，记得确认所有对应的字段都是正确的。针对不想汇入的字段，可以选择忽略该字段。要注意对应字段的值是正确的格式，如日期格式。举例来说，若汇入文件日期字段格式为 yyyy/M/d，表单日期字段格式为 yyyy/MM/dd，汇入后因格式无法对应可能造成字段值无法汇入成功。

数据覆盖原则

当你汇入数据时，需选择您的数据覆盖原则 (系统会依据您汇入檔中的第一栏Key值字段来与系统内的数据做对应）

生成新数据，若有相同的key值时，新的数据将会被创建。

更新旧数据，若有相同的key值时，那么现在的数据将会被更新；而若你的数据库内无此key值时，便会创建此key值的新数据。这种汇入条件在大量编辑的时候特别方便。

更新旧数据（不新增数据），若有相同的key值时，那么现在的数据将会被更新；而若你的数据库内无此key值时，则跳过该笔数据。

进阶设置

如果表单内有些值原本是自动加载的，例如默认值、或是公式等，可以在进阶设置中勾选需要的项目。

而以上进阶设置运行的顺序为：填写字段默认值 -> 运行链接与加载 -> 重新计算所有公式 -> 检查必填字段有填值 -> 检查字段值符合输入检查 -> 运行Workflow。

如果你不想汇入到Ragic现有的表单的话，汇入时你也可以使用Excel或是CSV文件来创建新的表单，只要在菜单中勾选"用既有Excel来创建表单"即可汇入你的数据。

教学视频

保存汇入范本

设置完字段对应、数据覆盖原则及进阶设置后，您可以将此次设置的汇入选项保存为范本，未来您和其他用户在汇入同样格式的文件时可以直接套用。每张表单的汇入范本是独立的。

此功能只会在以下条件都符合的情况下能够使用：

1. 系统管理员(SYSAdmin)、页面签管理员

2. 此次汇入没有套用范本

3. 并非定期汇入

在接下来退出的窗口中，您可以命名范本及确认汇入设置并保存。

下次要汇入数据至该表单时，就可以选择已经保存好的范本。

汇入数据来创建新的数据表单

除了先在Ragic上创建表单，你也可以利用你的Excel檔或是CSV檔汇入数据来创建新表单。（如果你想要先在Ragic上创建表单，请参阅创建新的Ragic表单。）

你可以单击页面面上的"＋"号来新增表单。

输入你新表单的名称，并勾选"用既有Excel来创建表单"。单击下创建后将会带你进入汇入数据的程序。这些步骤将会在字段对应及其他分配上引导你将数据正确汇入。

从你的计算机上选择文件并上载至Ragic。

Ragic支持.xls .xlsx 和.csv 格式的文件。但我们建议你用.csv保存你的文件最为完善。

要让Ragic能够正确地对应你的数据，你将需要一个独一无二的KEY值字段，像是产品的"产品ID"或是客户的"客户编号"。为了将你的数据库变得更方便使用，将你的汇入檔中第一行列为KEY值字段。

请确认你的第一列数据是否为标题列，确认后，Ragic会为下一步自动选择在这一列的数据要如何排列。

你可以帮每个字段选择初始字段型态。

Ragic上有很多不同的字段输入型态，你可以在文件上载之后再来调整成你需要的型态。

最后一个步骤是将你的文件汇入并在Ragic生成新表单。如果你的电子表格包含较多的表格及多笔数据，这一步骤可能会花上几分钟。

太棒了，你已经在Ragic上创建了新的表单。

汇入数据到现有子表格

如需汇入至一张表单的子表格，请先至该张表单中的设计模式的表单设置中，查询该张表单的 "Selection Title Field"：

如有需要，可以于该画面中修改 "Selection Title Field" ，但是请务必选择一个没有重复值的字段，以利后续汇入子表格值时可以帮助系统比对、识别汇入的内容属于哪笔数据，若 "Selection Title Field" 设置内容不正确，可能会造成汇入时无法对应到正确的数据。

若以针对"订单"这张表单，想要汇入多笔订单之中的多笔订购细项的话（从订单表单，操作汇入到订购细项子表格)，以下是对应的汇入文件整理及汇入步骤说明：

将前述取得的 "Selection Title Field" （以图例为“订单编号”）置于汇入檔中的第一栏并填入对应的数值：

未来在运行汇入时，系统会以该栏的值来判断该子表格列示属于哪一笔母表单的数据，例如以“订单编号”判断这笔细项应该要汇入至哪一笔订单数据中。

运行汇入前，请先确认欲汇入的目标表单数据已经存在。举例来说，若你希望汇入订单编号 "SO-20201022-001" 的订购细项，那么在“订单”表单中必需要存在一笔“订单编号”为 "SO-20201022-001" 的数据。若不存在，请先运行一般汇入来创建所有订单编号的数据，再运行子表格汇入。

运行汇入时，你可以在下拉菜单中选择要汇入的子表格名称：

于字段对应步骤中，系统会自动锁死第一栏，你可以针对剩下的字段选择对应的名称，如不需要可选择忽略。

完成字段对应后，请选择合适的数据汇入原则及进阶设置，再进行汇入。

中断汇入

如果想要停止目前正在操作的汇入动作，你可以在汇入的接口运行中断汇入。

在汇入进行中点击大量修改、大量删除及汇入等批次动作会退出警告窗口，你也可以在这个窗口中中断汇入。

注意：点击中断汇入，并不会立刻停止汇入动作，而是会等到汇入的该笔数据完成才会停止。确认停止后，会寄信通知运行中断汇入的用户。

还原汇入

当汇入造成错误时，你可以到帐号设置 > 数据修改纪录中找到汇入的历史纪录并点旁边的还原图符运行还原汇入，将数据回复到汇入前的状态：新增的数据会清空；更新的数据会回到更新前的状态。

请注意：

1. 此动作一但被运行便无法复原

2. 无法还原汇入过程中透过由链接与加载、公式重算和workflow触发的修改

3. 无法触发链接与加载、公式重算和workflow

汇出数据的选择

Ragic上有不同的汇出文件的选择，像是在你要汇出多笔数数据的文件时，可以在列表页面从工具选择

下载成Excel或CSV文件。但要注意，当你的列表页面所显示的数据是藉由搜索来做筛选出的结果时，会影响你要汇出的数据笔数。

下载成Excel文件或CSV文件

你可以在列表页面上点选工具来将多笔数据下载成Excel文件或是下载成纯文本。

在下载设置上，你可以选择是否要汇出所有字段的数据，或是只要列表页面上有出现的字段数据。你也能选择想要汇出的数据笔数。

备注：若汇出的数据超过 5000 笔，则会自动改以 CSV 格式汇出。而若汇出的数据超过30000笔，系统会另外以异步的方式生成CSV檔，并在完成时寄送文件到运行汇出的用户的电邮邮箱。

如果你的表单包含了图片字段，在列表页面点选下载成 Excel 文件时有输入要下载的数据范围，且该范围数据笔数在 100 笔以下的话，下载的 Excel 檔会自动嵌入对应的图檔。反之，如果没有选择数据范围或选取的笔数大于 100 笔的话，Excel 檔就不会嵌入图檔，而是显示该图檔的网址链接。

若只要汇出一笔数据，你可以直接到表单页面的工具汇出即可。（图片字段会自动嵌入）

下载成PDF文件

在列表页面上点选工具来将多笔数据下载成PDF文件。

在列表页面的下载设置上，你可以选择是否要汇出所有字段的数据，或是只要列表页面上有出现的字段数据及想要汇出的数据笔数。

你也可以选择以表单页面的格式来引出。若要一次引出多个表单，你可选择保存为一份文件或是多个文件压缩成zip檔。

你也可以在公司设置的水印字段上载公司的商标，下载出来的PDF檔就会出现公司的水印。

友善打印

友善打印的选项将会显示数据的清楚版面，可以马上打印。在友善打印设置上，你可以选择打印列表页面上的数据或是单笔表单页面依照其排版样式的数据。

如果有多版本表单，可以直接在右上角的齿轮中切换到其他版本该笔数据的友善打印画面。

其他汇出的选择

在这里了解更多关于在Ragic上产出不同型态的报表。

或是我们的归并打印工具也能让你将数据汇出到自订的Excel页面面格式。

你也可以参阅备份你的Ragic数据库。

汇出子表格的数据

如果你想要汇出子表格的数据的话，可以参阅以下步骤：

1. 从子表格生成新表单，生成的新表单会有着所有子表格的数据，而且是原表单每一笔数据中的子表格数据。

2. 可以新增其他字段。可以使用 新增源表单的一般字段。 这样一来你在汇出数据时，也能跟需要的源表单字段数据一起汇出。

3. 从你的新表单汇出 就跟平常汇出数据的步骤一样，只要在新表单汇出即可。

从备份文件中汇出数据

选择下载为Excel或CSV后，并选择下载表单备份页面签，就可以从系统的自动备份中直接下载表单数据。