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如果你在非營利組織工作，應該會感受到管理會員、志工、活動與捐款資料整理的繁瑣，可能有多份Excel, Word 工作表檔案，常常需要從Ａ文件翻出既有資料複製貼上至Ｂ文件；或是不同的文件需要能整併紀錄，但卻總是分散在不同的資料夾，需要一次次點開來比對。
這份「非營利組織簡易資料管理模組」的設計初衷，就是希望協助團隊能更輕鬆的整理相關人員資料、紀錄活動資訊、撰寫相關文案，甚至進一步比對活動收款紀錄，讓日常的行政與服務工作更簡便順暢。
這個模組特別適合中小型協會、社福單位或志工團體，在數位轉型的階段，以最低門檻起步開始建立部分資料管理流程，讓您即使沒有 IT 背景，也能快速上手！
在這個模組裡我們透過 Ragic 的內建工具來設計表單，建立出一個屬於簡易的針對會員、志工與活動管理，類似坊間客戶關係管理CRM的管理系統。
模組目前包含幾個核心表單：捐款人／志工基本資料、活動管理列表、參加者／志工活動報名表、電子報／文案管理列表、款項對帳表。
主要用來管理組織中關係人的基本資料、辦理活動時的相關紀錄（基本資料、報名費用、參與人員清單與文案紀錄）、開放給一般參與者、志工的活動報名表，以及用來核對交易紀錄與報名款項。基本使用流程會是：建立關係人基本資料→ 建立活動相關資料→ 參與者填寫報名表→ 核對報名款項
註冊過 Ragic 帳號成為用戶後，可以在應用商店中的產業應用類別找到模組並下載。
接下來的段落中將會逐一介紹每個表單如何使用、設計時使用到的內建工具，以及進一步還可以做哪方面的延伸應用。
這兩張表單可用來登錄所有捐款人以及組織志工的基本資料，透過在表單加入不同的欄位種類，紀錄人員名稱、電話、E-mail 及是否活躍等資訊。
在您的組織收到一筆款項後，可建立一筆捐款人資料，方便後續進行管理。無論是查閱該名捐款人的參加活動、或是捐款紀錄時，都可以在這張表單中以人為主體，一目瞭然查看與其相關的各項紀錄。這個自動將其他表單相關資料參照成子表格的功能，是透過顯示其他表單連結的設計工具來達成；我們分別在活動報名表、款項對帳表建立連結回來，後續在這兩張表單若有新增該名捐款人的資料，系統就會同步呈現回這張表單裡、同一名捐款人的資料表中。
另外，志工基本資料表也是用來建立與人員相關的資料，且同樣使用了顯示其他表單連結的功能，將該名志工有參加過的活動紀錄一併呈現在這裡；在總時數中套用公式，協助管理者統計服務時數。
當組織預計要辦理一場活動時，可以在這張表單新增一筆活動資料，用來整合活動的訊息，讓每場活動從籌備到結案都在同一張表單中完成紀錄，包含活動內容、收費設定、報名名單、志工協助、文案追蹤與財務核對。這樣的設計幫助您在活動籌備的過程中能快速掌握現況、減少文件分散，並在活動結束後能回顧成果或做後續的分析使用。
表單上半部是活動的基本資訊區塊，用於紀錄活動名稱、日期、時間、地點、活動類型與負責人等資料；
中段部分則是設計了子表格來紀錄多項「收費方式」與「預算列表」的資訊，包含設定不同身分別的報名費用，以及預計支出項目與金額；
接著「活動內容」區塊用於輸入文字簡介說明主辦單位、活動目標與適合對象，方便後續轉用於宣傳或文案撰寫。
這些欄位提供完整的活動總覽，也可作為電子報、對帳或報表的主要參照資料。
另外，除了活動內容之外，同樣也使用了顯示其他表單的連結功能，將與該筆活動相關的報名表、文案列表參照成子表格，就能同步串連報名情況與志工名單、文案紀錄⋯⋯等，協助您掌握每場活動的相關資訊。
報名費用細項的資料，是從活動管理列表中的收費方式，透過子表格產生新表單而來。這部分的設計是為了後續在報名表中能夠辨識參加者應繳費用的連結來源使用，為了避免使用者誤觸編輯資料，因此將所有欄位屬性設置唯讀。
這張表單是一般參加者填寫的表單，用來收集活動報名資料、繳費資訊與基本聯絡方式。
這張表單與活動管理列表透過活動編號欄位建立了連結，因此報名資料會同步呈現到相關活動中的子表格。
參加者在報名時需自行填寫表單中欄位，下列是欄位中有套用不同設計功能的說明：
1. 報名身分、活動編號：選擇報名身份，再加上欲報名的活動編號，透過連結與載入的設定，系統會自動帶出相對應活動名稱與報名費用。
另外，活動編號有套用了動態篩選，因此會優先顯示出狀態為「開放報名中」活動清單。
同時，若為捐款人報名，會透過條件式格式顯示出捐款人編號欄位，選取後自動帶出相關資訊。
2. 報名日期：套用預設值自動帶出填寫報名表當天的日期。
3. 繳費完成狀態：確認付款將會從款項對帳表核對過後透過動作按鈕更新成「✓」，參加者無法直接在這張表單上自行勾選。
志工活動報名表的設計也非常類似參加者活動報名表，只是使用上更加簡單。只要選擇志工編號、想報名的活動、以及預計協助的工作事項，就可以建立一筆資料了。
這兩張表單的資料在建立之後，都會各自依據報名的活動以及身份，分別同步顯示回活動管理列表以及基本資料表的子表格清單中。
可用於管理活動相關的電子報或文案紀錄，這樣的紀錄方便同仁直接查詢，也可以開放多名使用者進行共編喔。這些文案紀錄也會同步回相關活動的子表格清單中。
另外，除了從這張表單新增資料、選取對應的活動編號，也可以直接在活動管理列表上開啟來源表單並新增資料。
您可以將帳戶中交易明細匯入這張表單的款項流水帳區塊，再開始逐一選填該筆款項是否為活動報名費用或捐款資料，來核對金額是否正確。
欄位會依據您選擇的款項用途而有所變動，以下圖為例，選擇了活動報名之後，右方就會顯示相關欄位讓使用者選填為哪一筆活動報名，依此帶出金額，再透過公式來比對應收金額是否等於應繳金額。
款項要核對正確以後，由於有條件式格式的設定，才會顯示動作按鈕確認報名繳費完成，透過動作按鈕－更新別張表單欄位值的功能，回填至報名表上繳費完成的欄位。
當活動的文案建立好後希望能夠發送給相關報名人員，可以使用動作按鈕－寄出自訂 E-mail的功能，讓使用者在電子報／文案管理列表點擊動作按鈕就可以針對該筆資料寄出自訂信件。目前的模組表單電子報／文案管理列表中已經加入好通知對象的欄位，以下說明僅針對設計概念，若需使用到動作按鈕寄出的功能，再請直接參考最後第 4. 手動加入動作按鈕。
1. 為了要達成這個功能，由於上述功能中的收件人可設定成特定的E-mail欄位，因此我們需要先在表單中設計出一個可以自動彙整出該活動所有報名參加者的E-mail欄位。
首先在活動管理列表上設計欄位彙整出所有報名人員的E-mail資料，由於多組Email組合，會需要用半形逗號加上空格分開，因此可以在公式中寫入原本的E-mail欄位+', ' 來組合字串。
2. 並新增另一個欄位，同樣寫入公式來回傳上述新增子表格欄位的所有Email欄位值，以整合所有的通知對象E-mail
3. 至電子報／文案管理列表中同樣新增通知對象的E-mail的欄位，進入連結與載入管理，針對活動管理列表這組連結，將這個新欄位加入載入設定
後續新增一筆電子報／文案資料時，選擇相關活動編號，就會自動載入對應的通知對象E-mail
備註：連結與載入設定建議加上將連結與載入欄位同步為最新資料，確保開始編寫電子報到最後實際寄出電子報時，通知對象會與來源資料報名表上的名單一致。
4. 接著，設定寄出自訂 E-mail的動作按鈕時，就可以選擇將通知對象設定成收件人欄位，之後發送信件時，系統就會自動以該欄位中的E-mail來發送信件，就不需要另外手動複製貼上了喔！
備註：單封信件的收件人上限為50人，若希望使用該功能再請特別留意活動報名人數。
在Ragic提供多種報表功能，可協助您針對表單資料做不同情境的統整與分析。
例如，在參加者報名表中，可以使用圓餅圖來分析報名身份的人數比例。
或是，在活動管理列表中，使用分群報表功能，以活動類型為分類，統整每個分類底下的相關活動資料數
感謝您耐心閱讀至此。我們理解非營利組織夥伴要開發一套資料管理系統並不容易，也希望這個模組能成為簡化您日常工作的一個起點。
未來，我們希望能夠逐漸開發更貼近非營利組織夥伴的使用情境的模組表單——例如：個案管理流程模組，讓更多使用者可以直接下載、調整設計，快速導入日常工作流程。
若您願意的話，歡迎來信與我們分享您目前的個案管理流程與經驗，作為我們設計模組的基礎。
感謝您的寶貴意見！
