你還在用 Excel 管理進銷存的資料嗎？是否有檔案太多而雜亂，反而影響工作效率的問題呢？還是公式套用總是出問題呢？像是套用了 VLOOKUP 函數，卻總是找不到資料的困擾。

或是你目前正在找尋比較彈性的資料庫軟體，但市面上的套裝軟體複雜龐大但可能不怎麼符合你的需求，請人開發一套的話之後要做調整也不容易。若是希望可以依據自己的產業、工作流程再做彈性的調整的話，你可以試試 Ragic 的進銷存管理模組。

我們現在的進銷存管理模組是由分開的三個模組：訂單管理、庫存、採購所組成的，如果只需要使用其中一個模組的功能，也可以安裝單一模組。

還沒有註冊過 Ragic 帳號的話，可以直接點此連結單獨安裝訂單管理範本，或點此連結安裝整個進銷存模組。（若已經是 Ragic 用戶，可以在應用商店的「組合餐」類別找到進銷存模組並下載。）

有了 Ragic 的訂單模組，你可以有效管理「客戶」、「銷售商品（單價管理）」以及「訂單」等資料。表單之間已經設計好連結，讓你在新增「銷售訂單」資料時，能夠直接從「客戶」及「銷售商品（單價管理）」選擇。在系統中，你不僅可以透過篩選隨時確認訂單狀態，亦可直接將「銷售訂單」拋轉成一筆「出貨單」的資料，省去手動輸入出貨單資料的時間。如有需要，Ragic 更提供寄送自訂通知信件給客戶的功能，所有訂單相關程序，都可以在資料庫中直接完成。

關於訂單管理模組的使用流程，請參考以下說明：

☞ 訂單管理

訂單模組主要用來管理客戶資料、銷售商品（單價管理）資料以及客戶下訂單後商品出貨的流程，總共有五張表單，兩張商品表單（「銷售商品」、「商品單價管理」），一張「客戶」表單，另外有兩張管理銷售流程的表單（「銷售訂單」、「出貨單」）。

表單資料的新增順序應為：

銷售商品及商品單價管理 →（客戶）→銷售訂單→出貨單→(出庫單）

銷售商品

訂單模組中的銷售商品分為兩個層級，一個是「銷售商品」，以商品為主體；一個是「商品單價管理」，以一個商品的一個單價為主體。（例如一個銷售商品可能有三個銷售的單價，這樣就是一筆銷售商品的資料及三筆銷售商品單價的資料。）

「銷售商品」表單其實跟庫存模組裡面的「商品庫存」以及採購管理模組裡面「採購商品」為多版本工作表，意即他們共享資料來源。也就是說，當你在「銷售商品」表單中新增一筆新的資料，該資料也會同步出現在「商品庫存」及「採購商品」表單中。

只是在這邊要注意的是，如果你是從「商品庫存」或「採購商品」表單中新增資料的話，分類要選擇銷售商品，資料才會顯示在「銷售商品」表單上。直接在「銷售商品」表單上新增商品的話，商品就會直接被分類為銷售商品了！

若是要從自己的 Excel 或 CSV 檔匯入來產生「銷售商品」資料的話，請記得在匯入步驟中的進階設定勾選「產生欄位預設值」的選項（分類欄位將會填入預設選項銷售商品）。

「銷售商品」表單的資料新增與一般欄位說明：

商品編號：為系統自動產生的序號，如果有自己習慣用的商品編號的話，在資料儲存後可以再手動修改。（切記，商品編號為「銷售商品」表單的獨特值欄位。）

分類：為從選單多選欄位，唯有勾選銷售商品，此筆資料才會顯示在這張表單中。

種類：為從選單選擇欄位，選項定義可以在選單中按新增選項來新增。

表單中有商品單價管理的子表格，讓你為每一個商品新增一個或多個單價的資訊。

商品單價管理的子表格欄位說明：

商品單價代號：目前的值為商品編號-項次，欄位值是利用公式自動帶出的，而此欄位為「商品單價管理」的獨特值欄位。

商品名稱：預設是原商品名稱，避免不同的名稱造成混亂，目前套用公式參照商品名稱並設成唯讀（如果需要依據不同銷售時機有不同的名稱，可以自行將唯讀的屬性及公式套用取消）。

輸入價格後，確認此商品單價的有效期間。

而「銷售訂單」在選擇訂購的銷售商品時，選擇的其實是商品的一個單價，預設篩選列出訂單日期是在單價有效期間內的選項。（選擇商品販售代號後，自動載入商品名稱、單價、來源商品編號。）

商品單價管理

用來記錄一個銷售商品的多個價格，而「銷售訂單」中選擇的訂購商品，正是從這張表單做選擇。

這樣設計的理念，是因為產品價格可能會隨著區間波動，例如一般價格或是促銷價格等等。利用子表格管理才能夠清楚看到商品的所有單價紀錄，並保持「銷售訂單」中價格的正確性。

這張表單是從「銷售商品」表單中的子表格產生出來的，目前欄位都設成唯讀，無法修改，要新增或修改商品的價格資料的話，請到「銷售商品」表單的子表格內做新增或修改。

客戶

「客戶」表單為記錄客戶相關的完整資訊。後續流程在新增「銷售訂單」時，客戶編號欄位會直接從這張表單中的資料選擇。

客戶編號為系統自動幫你產生的序列號，以 C- 開頭，客戶名稱及統一編號設定為不可重複，為這張表單的獨特值欄位。

除了在上方填寫主要的聯絡窗口資訊以外，客戶表單下方也有聯絡人的子表格，讓你可以新增多個聯絡人的資訊。

銷售訂單

「銷售訂單」資料的來源，可以是由客戶關係管理模組中的報價單來做拋轉建立，或是直接在「銷售訂單」表單上手動建立一筆訂單。

「銷售訂單」的資料新增與欄位說明：

手動建立一筆新的訂單資料時，訂單編號設定為自動產生編號，會依據當天的日期產生流水號。

訂單日期、訂單單別、訂單狀態則是依據設計帶出設定的預設值，需要的話可以手動修改。

客戶資訊相關欄位連結了客戶表單，因此只要選擇客戶編號後，就會自動載入客戶的其他相關資訊例如客戶名稱、統一編號、電話等。

如果是新客戶，尚未在資料庫中建立過客戶資訊，可以在選單右上方點選+新增，系統就會帶你到「客戶」表單新增客戶資料，儲存後會回到剛才編輯中的「銷售訂單」，客戶資訊相關欄位也會自動帶出。

訂購項目是利用子表格來設計的，可以新增多筆資料，超過三筆資料也不用擔心，系統會幫你延展子表格列。

訂購項目子表格欄位說明：

在這邊，商品販售代號連結了我們的「商品單價管理」表單，從這邊可以選擇商品販售代號，列出的「商品單價管理」資料會根據訂單日期來幫你篩選出符合價格有效期間內的選項。

選擇商品販售代號後，就會自動載入商品名稱、單價、來源商品編號（隱藏），這時只要再輸入訂購的數量，系統就會幫你自動計算金額囉！

小計為訂購項目子表格中金額欄位的自動加總，稅額則是小計*稅率。稅率目前預設為 5%，此稅率可以依實際需求調整。折扣率預設為 100%（即未打折），假設想要給客戶七折價格，則必須輸入 70%。

總金額（含稅）為（小計+稅額）*折扣率 + 運費，會依據前述欄位的欄位值自動計算。

出貨單

從「銷售訂單」中使用拋轉建立一筆出貨單。

按下拋轉按鈕後，系統會在「出貨單」自動新增一筆資料：

確認出貨的內容無誤後，根據以下步驟點選動作按鈕：

1. 建立「出庫單」（有安裝庫存模組才能使用）。

2. 更新實際出貨日（含訂單），會將「出貨單」以及來源「銷售訂單」上的實際出貨日更新為今天的日期。

3. 客戶出貨通知信，會寄出出貨通知的 Email 給客戶（有需要再使用，要自訂內容的話，請參考這篇說明）。

教學投影片

看完本文還是覺得不夠了解訂單管理模組嗎？這裡附上搭配圖片的教學投影片，幫助你消化吸收。