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社區管理交給Ragic,地方的社區秘書不用哭

作者:Angie Wang

身為社區秘書/總幹事,想要好好管理社區事務,公司/管委會卻沒有預算購買高上大的管理系統,每天只能跟各種資料夾和申請單奮鬥嗎?莫驚慌莫害怕,小資秘書/總幹事的救星,Ragic 社區管理模組上線囉!只要擁有網路跟一台電腦,你也可以成為神級社區秘書。

在開始之前:註冊你的Ragic資料庫

對於還沒有Ragic帳號的朋友們,可以直接點此連結下載社區管理模組,或者在我們的首頁向下滑動,並在應用商店介紹區塊中,選擇組合餐中的社區管理來下載使用。下載後,Ragic會自動幫你建立一個包含該模組的帳號,Ragic在取得你的同意前不會要求付任何使用費用,請不用擔心。

下載完成後,就跟著小編一步步建立社區管理資料庫,輕鬆上手,管理的優雅又愜意。

第一步:輸入社區基本資訊

管理社區,最優先順序就是知道社區裡住了什麼人、擁有什麼公設。因此,第一步驟,就是將這些資訊輸入至系統中。

戶號資訊

在這個頁面中,你必須輸入大樓門牌號碼以及住戶資訊等等,輸入簡易資訊後,合併地址欄位會自動產生一個專屬的戶號名稱。須特別留意的是,如果希望在住戶大會時可以直接列印出所有權名冊,就一定要在住戶類別中填寫所有人唷!

住戶詳細資訊

當你在戶號資訊中輸入住戶資訊後,這個頁面就會自動產生對應的資訊囉!這張表單的作用,在於幫你記住該住戶的眉眉角角資訊,例如週末不在不能收包裹、掛號信轉丟幾號等訊息。

公共設施清單

完成住戶的資訊後,接著就是要輸入公共設施清單。因為這些輸入的資訊在後續報修以及場地租借都會使用,因此建議您越詳細越好囉!

如果該公共設施是可以租借的公設,那麼您必須要填寫每小時租借費用以及目前是否開放等資訊供後續場地租借單使用。另外,報修紀錄的表格目前是不會顯示資料的,後續會再另外做說明。

廠商資訊

這一步,是需要輸入社區的廠商名單。一般社區中,舉凡電機維修、清潔維護等服務都會有經常合作的廠商,因此建議在這個頁面中登錄統一管理。

第二步:輕鬆管理社區

公告系統

社區中經常會有大小事情需要公告,每次都要打開Word檔修修改改嗎?這時候公告系統就派上用場啦!

只要打開公告系統頁面,選擇公告類別(點選新增選項,就可以輸入新的選項)並輸入這次要公告的事項,再點選工具選單中的友善列印,就可以輕鬆產出公告資訊囉!如果社區追求精美的公告樣式(例如加上管委會聯絡電話、社區圖樣等等),你也可以參考合併列印的功能,輕鬆設計公告版面。

場地租借單

場地租借單幫你集中管理公設使用狀況,再也不用一個場地一本資料夾的管理啦!打開場地租借單,點選紅色的新增按鈕就會開啟新增場地租借單的頁面。選擇住戶欲租借的場地(此為第一步驟中所輸入的可租借公設唷!)就會自動帶出場地費用囉。

接著輸入租借日期以及租借時段,系統就會自動幫你計算應繳費用。下方的租借人欄位,則是與第一步驟中所輸入的住戶資訊連結,你可以直接選擇租借的住戶名稱。如因社區規範需要有簽名確認的流程,點選簽名欄位即可輸入。如有客戶申請租借後臨時決定取消,只要將類別從有效更改為取消即可。

如住戶來詢問某段時間的場地是否可租借時,只要打開報表頁籤下的場地租借報表,並輸入想要租借的日期以及場地,所有可租借時段一目瞭然。

關於租借時段選項的提醒事項

租借時段建議是以場地費用為單位。例如小編的溫水泳游池,場地費用是一小時$150。那麼租借時段就應該以一小時為單位唷!因此,假設社區的租借費用是一個半小時計算,那麼租借時段就應該以一個半小時為單位。

另外,如果社區需要產出每月個公設的收益,你可以參考使用我們的報表功能

代收代付單

「不好意思我今天會有付費簽收包裹,我先把錢放在這邊」

「我這個水餃幫我交給B棟的黃阿姨」

除了一般行政服務外,社區秘書通常也兼任代收代付的全能服務,但是可能包裹今天沒有寄到,或者黃阿姨今天沒來櫃檯,交接的時候還要仔仔細細交代一遍。現在有了代收代付單,系統直接幫你記錄尚未完成的代收代付事項。

如同前述幾張訂單的簡單操作,只要選擇單別並在委託人欄位中選取委託的住戶即可。

下方的處理資訊,則是供秘書們紀錄處理狀況以及完成的時間。

公共設施報修單

外牆脫落、游泳池年度保養,社區公共設施總是有缺損或是需要維修的時候。你可以打開公共設施報修單,進入頁面後,只要選擇欲報修的公共設施(此為第一步驟中所新增的資料唷!),並輸入損壞說明,即可成立報修單。如果有指定廠商的話,也可以點選負責廠商,來從廠商名單中選擇合適的廠商。

如廠商使用電子郵件聯繫,可以參考使用用 E-mail 寄出這筆資料的功能。負責廠商完成修繕後,再將處理狀態改為已修繕完畢即可。同樣的,如果需要修復廠商簽名確認修繕報告,也可以使用預設的簽名欄位。

掛號包裹收發

刷條碼堆包裹,小編知道這是每個秘書早上都要忙碌的例行公事,透過電子化的管理,就可以節省許多手動輸入的時間唷。打開掛號包裹收發後,你必須要選擇郵件類型,像是掛號、雙掛號、包裹等等。選擇雙掛號時,因為必須通知住戶,所以會新增一個是否通知欄位。而選擇包裹時,則會出現包裹存放位置,避免在網購旺季或是逢年過節的時候收了一堆子包裹,住戶取件時東翻西找的困擾。

另外,下方灰色的部分,是當您選擇收件人後會自動跳出的訊息,其中包含在住戶詳細資訊中所填寫的郵件相關備註,是不是很貼心呢~!在領取人的部分,系統自動抓取同戶號的人,不管是爸爸媽媽兄弟姊妹代領都沒問題,領取後可以在下方簽收欄位進行手寫簽收。

管理繳費單

除了收發郵件外,是否每到了月初,就要開始統計管理費付費狀況呢?當收到住戶的繳費時,只要新增一筆資料,填入實際繳費戶號,就可以順利登錄囉。

若想要查看當歷史繳費記錄,可以使用報表頁籤下的管理費繳費記錄表,輸入月份區間後,即可看到各戶號歷史繳費記錄。

量身打造專屬社區系統

表單優先度任你調整

你可以在表單名稱上方按右鍵,並選擇重新排序,就可以將最常使用的表單移至上方囉!

輸入我最快

想要提升管理包裹的效率以及各式簽收效率,小編建議社區可以入手小型手寫板或是條碼機,立馬事半功倍。

對社區管理模組有任何建議嗎?歡迎來信至support@ragic.com討論!

標籤: 行政, 免費

分類: 各類應用示範, 免費範本

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