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很多人覺得 Excel 萬能，很多沒資源買 ERP 的小公司，乾脆用 Excel 的工作表做採購單、進貨記錄表，然後拿來對帳，看似「零成本」管理採購流程，卻常因為資料沒有連貫、比對整理耗時，反而付出更多代價，或許下面幾個例子正好戳到你的痛處。
例如：用 Excel 做了採購單的格式，在老闆下達採購的指令後，透過 Excel 建立一筆採購的資料，但 Excel 本身並沒有文件簽核功能，所以還要先 Email 給老闆看過，確認無誤後，再將採購單印出來，傳真給廠商，收到回簽的採購單紙本後放入資料夾中，一切就回到「人工記憶、手動作業」，不時手動根據排程重新排列採購單、靠人腦記憶單據效期，資訊也像斷了線的風箏，後續進貨、驗收都很難根據採購單有系統的追蹤。
又例如：用 Excel 紀錄進貨，每個月都開一個新檔案，裡面每個廠商各開一個 Excel 工作表，根據進貨單的資訊記錄以利比對廠商寄來的每月對帳單，看似方便，但你的資料其實變得非常分散。又或者採購單與進貨紀錄表、收據之間明明是連貫性的資訊，卻不能互通，檢查時只能用肉眼左看看、右看看，一旦哪張單據不小心被風吹走、或是眼花漏打了哪筆資料，馬上天下大亂，要花比KEY資料更多的時間來找問題出在哪。
你可以考慮 Ragic 雲端資料庫新推出的採購模組——我們採用類似 Excel 的介面，會用 Excel 的人很快就能熟悉作業邏輯；我們同時也是資料庫，ERP 軟體「系統化管理」的好處也一樣能兼得，讓你從請購 > 採購 > 進貨 > 驗收 > 入庫完整流程直接在線上操作，使用者能隨時確認狀態以外，還可以直接使用電子簽核。再搭配系統中資料拋轉的功能，單據的資料可以直接轉換到另一個流程，減去重複手動輸入資料的困擾。
我們現在的「進銷存管理」模組是由分開的三個模組-「訂單管理」、「庫存」、「採購」所組成的，如果只需要使用其中一個模組的功能，也可以安裝單一模組。
還沒有註冊過 Ragic 帳號的話，可以直接點此連結單獨安裝採購管理範本，或點此連結安裝整個進銷存模組。（若已經是 Ragic 用戶，可以在應用商店的「組合餐」類別找到「進銷存管理」模組。
關於採購模組的使用流程，請參考以下說明：
採購模組用來管理廠商資訊、商品採購價格以及整個採購流程。採購流程從一般人員填寫請購單（包含簽核）到採購人員進行採購依據的採購單，以及後續的進貨、驗收等流程。
模組中共有 8 張表單，其中，「採購細項」是唯讀的連結用表單，實際使用時不會進入這張表單新增或編輯資訊。
此模組所包含的表單及其資料建立流程，請參考下方流程圖：
「廠商」表單為記錄廠商相關的完整資訊。後續流程在新增「採購單」時，廠商編號欄位會直接從這張表單中的資料選擇。
廠商編號：為系統自動產生的序號，以V開頭，如果有自己習慣用的商品編號的話，在資料儲存後可以再手動修改。
廠商名稱及統一編號設定為不可重複，為這張表單的獨特值欄位。
採購商品分為兩個層級，一個是「採購商品」，以商品為主體；一個是「商品廠商價格」，以一個商品的一個採購價格為主體。（例如一個採購商品可能有三個廠商提供報價，這樣就是一筆採購商品的資料及三筆商品廠商價格的資料。）
「採購商品」表單與庫存模組裡面的「商品庫存」以及訂單管理模組裡面「銷售商品」為多版本工作表，意即他們共享資料來源，也就是說，當你在「採購商品」表單中新增一筆新的資料，該資料也會同步出現在「商品庫存」及「銷售商品」表單中，不同的是，「銷售商品」表單僅顯示分類為銷售商品的資料，而「採購商品」表單中的「商品廠商價格」子表格則用於記錄該商品在不同廠商的採購價格。
在「商品廠商價格」子表格中：
採購編號：會根據公式自動產生值，為商品編號-廠商編號。
廠商編號：選擇編號後，會自動載入廠商名稱以及廠商聯絡人。
商品價格：記得輸入向該廠商採購此商品時的價格。
日期：預設為資料建立日期。
用來記錄一個商品跟一個廠商採購的價格，目前採購編號為商品編號-廠商編號，為這張表單的獨特值。
這張表單是從「採購商品」表單中的子表格產生出來的，所以這張表單與「採購商品」表單中的「商品廠商價格」子表格是連結的，「採購商品」表單中的一筆子表格資料為這張表單上的一筆資料。
除了從「採購商品」表單中的「商品廠商價格」子表格來新增資料以外，也可以直接從這張表單新增。
商品編號：與「採購商品」表單連結，選擇後會自動帶入商品名稱、種類及規格。
廠商編號：與「廠商」表單連結，選擇後會自動帶入廠商名稱及聯絡人。
採購編號：套用公式自動帶出，為商品編號-廠商編號。
日期：預設為資料建立日。
商品價格：記得輸入向該廠商採購此商品時的價格。
給使用者填寫的請購單，提出商品（包含銷售商品、原料、成品、半成品、包材等）的購買需求。
此張表單的內容填寫分為兩個部分：
1. 第一部分為提出請購需求的使用者，點下新增資料的按鈕後需要填寫以下欄位：
請購單號：為系統自動產生的序號，以PR開頭。
請購日期：預設為資料建立日期。
請購人員：會自動帶入當前登入的使用者。
部門：根據請購人員，自動從系統的使用者資訊中帶入。
緊急程度：預設為一般件，為從選單選擇欄位。
下方「請購商品」子表格中，可以新增多個要請購的商品，選擇商品編號後，會自動帶入商品名稱及規格，填上需求數量後，有需要的話可以填寫用途說明及選擇建議的供應商。
資料建立完成後，開始簽核流程，目前的簽核流程設定第一階為直屬主管（從系統使用者資訊中帶入），第二階為採購，需自行選擇一名採購送簽。
2. 第二部分為同意簽核的採購（覆核人員）填寫，簽核流程通過完成後需要填寫以下欄位：右上方的覆核人員、覆核日期及下方子表格中的覆核數量。 （子表格欄位覆核數量只會在簽核完成後顯示）
資料可以從「請購單」執行資料拋轉建立，或是直接手動建立一筆資料。
如果是從「請購單」拋轉過來的話，這邊只會拋轉來自請購單號、要求到貨日(（為原「請購單」上的請購期望日前兩個禮拜）)以及採購的商品名稱、規格及數量。
由於請購的多樣商品可能要跟不同廠商購買，以及一張採購單是向一個廠商下的單，因此如果是透過拋轉新增資料的話，這邊的廠商資料、承諾交貨日期以及採購子表格中的商品採購編號還是跟直接新增一筆資料一樣，需要再手動填寫。
採購單資料確認後，不要忘記開始簽核流程。
用來記錄一筆「採購單」中的一個採購細項，這張表單是從採購單中的「採購細項」子表格產生出來的，所以這張表單與「採購單」中的子表格是連結的，「採購單」中的一筆子表格資料為這張表單上的一筆資料。
這張表單上的所有欄位都設定為唯讀狀態，因為手動新增及更新資料的動作應該要直接在採購單上進行。
注意：此張表單會影響後續「進貨單」流程，因此請勿刪除。
資料需要從「採購單」執行資料拋轉建立，並手動輸入發票相關資訊如發票號碼、發票日期以及「進貨細項」子表格中的本次進貨數量並確認本次進貨金額是否正確。
進貨資訊都確認無誤後，就可以點選動作按鈕確認進貨，系統就會更新相關「採購單」的「採購細項」之已進貨數量及尚未進貨數量，並在進貨單上中填入進貨日期時間（為執行動作按鈕的日期時間）。
資料需從「進貨單」執行資料拋轉而成，在「進貨單」上點選轉驗收單的動作按鈕就會執行拋轉成一筆「驗收作業」資料的動作，並且系統會改變「進貨單」上的已轉驗收?的狀態。一筆「進貨單的資料只能轉為一筆「驗收作業」的資料，不能重複執行拋轉。
「驗收作業」表單上的欄位說明如下：
驗收人員：預設為資料建立者。
驗收狀態及驗收完成日期：需再手動更新或填入值。
「驗收內容」子表格：請記得填寫子表格中每一個驗收項目的驗退數量（及確認可入庫數量是否正確），有驗退數量的話，可以填寫驗退原因。
驗收資料確認無誤後，請記得開始簽核流程，簽核流程完成後，才能使用確認退貨的動作按鈕或轉入庫單的動作按鈕。
執行確認退貨動作按鈕後，系統會更新相關「採購單」的「採購細項」子表格中的已進貨數量及尚未進貨數量，並在「驗收作業」表單上中填入確認退貨日期時間（為執行動作按鈕的日期時間）。
看完本文還是覺得不夠了解採購管理模組嗎？這裡附上搭配圖片的教學投影片，幫助你消化吸收。
感謝您的寶貴意見！
