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進銷存原來也能這麼簡單:來試試Ragic免費模組(訂單管理篇)

作者:Amy Tsai

你還在用Excel管理進銷存的資料嗎?是否有檔案太多而雜亂,反而影響工作效率的問題呢?還是公式套用總是出問題呢?像是套用了VLOOKUP函數,卻總是找不到資料的困擾。

或是你目前正在找尋比較彈性的資料庫軟體,但市面上的套裝軟體複雜龐大但可能不怎麼符合你的需求,請人開發一套的話之後要做調整也不容易。若是希望可以依據自己的產業、工作流程再做彈性的調整的話,你可以試試Ragic的進銷存管理模組。

我們現在的進銷存管理模組是由分開的三個模組-訂單管理庫存採購所組成的,如果只需要使用其中一個模組的功能,也可以安裝單一模組。

還沒有註冊過 Ragic 帳號的話,可以直接點此連結單獨安裝訂單管理範本,或點此連結安裝整個進銷存模組。(若已經是 Ragic 用戶,可以在應用商店的「組合餐」類別找到進銷存模組並下載。)

有了 Ragic 的訂單模組,你可以有效管理客戶、銷售商品(單價管理)以及訂單等資料。表單之間已經設計好連結,讓你在新增銷售訂單資料時,能夠直接從客戶及銷售商品(單價管理)選擇。在系統中,你不僅可以透過篩選隨時確認訂單狀態,亦可直接將銷售訂單拋轉成一筆出貨單的資料,省去手動輸入出貨單資料的時間。如有需要,Ragic 更提供寄送自訂通知信件給客戶的功能,所有訂單相關程序,都可以在資料庫中直接完成。

關於訂單管理模組的使用流程,請參考以下說明:

☞ 訂單管理

訂單模組主要用來管理客戶資料、銷售商品(單價管理)資料以及客戶下訂單後商品出貨的流程,總共有五張表單,兩張商品表單(銷售商品、商品單價管理),一張客戶表單,另外有兩張管理銷售流程的表單(銷售訂單、出貨單)。

表單資料的新增順序應為:

銷售商品商品單價管理 →(客戶)→銷售訂單出貨單→(出庫單)



銷售商品

訂單模組中的銷售商品分為兩個層級,一個是銷售商品,以商品為主體;一個是商品單價管理,以一個商品的一個單價為主體。 (例如一個銷售商品可能有三個銷售的單價,這樣就是一筆銷售商品的資料及三筆銷售商品單價的資料。)

銷售商品表單其實跟庫存模組裡面的商品庫存以及採購管理模組裡面採購商品為多版本表單,意即他們共享資料來源。也就是說,當你在銷售商品表單中新增一筆新的資料,該資料也會同步出現在商品庫存及採購商品表單中。

只是在這邊要注意的是,如果你是從商品庫存或採購商品表單中新增資料的話,分類要選擇銷售商品,資料才會顯示在銷售商品表單上。直接在銷售商品表單上新增商品的話,商品就會直接被分類為銷售商品了!

若是要從自己的Excel或CSV檔匯入來產生銷售商品資料的話,請記得在匯入步驟中的進階設定勾選"產生欄位預設值"的選項(分類欄位將會填入預設選項-銷售商品)。

銷售商品表單的資料新增與一般欄位說明:

商品編號,為系統自動產生的序號,如果有自己習慣用的商品編號的話,在資料儲存後可以再手動修改。(切記,商品編號為銷售商品表單的獨特值欄位。)

分類為多選選項,唯有勾選銷售商品,此筆資料才會顯示在這張表單中。

種類的選項定義可以在選單中按新增選項來新增。


表單中有商品單價管理的子表格,讓你為每一個商品新增一個或多個單價的資訊。

商品單價管理子表格欄位說明:

商品單價代號目前的值為商品編號-項次,欄位值是利用公式自動帶出的,而此欄位為商品單價的獨特值欄位。

商品名稱預設是原商品名稱,避免不同的名稱造成混亂,目前套用公式參照商品名稱並設成唯讀(如果需要依據不同銷售時機有不同的名稱,可以自行將唯讀的屬性及公式套用取消)。

輸入價格後,確認此商品單價的有效期間

銷售訂單在選擇訂購的銷售商品時,選擇的其實是商品的一個單價,預設篩選列出訂單日期是在單價有效期間內的選項。(選擇商品販售代號後,自動載入商品名稱單價來源商品編號)。

商品單價管理

用來記錄一個銷售商品的多個價格,而銷售訂單中選擇的訂購商品,正是從這張表單做選擇。

這樣設計的理念,是因為產品價格可能會隨著區間波動,例如一般價格或是促銷價格等等。利用子表格管理才能夠清楚看到商品的所有單價紀錄,並保持銷售訂單中價格的正確性。

這張表單是從銷售商品表單中的子表格產生出來的,目前欄位都設成唯讀,無法修改,要新增或修改商品的價格資料的話,請到銷售商品表單的子表格內做新增或修改。

客戶

客戶表單為記錄客戶相關的完整資訊。後續流程在新增銷售訂單時,客戶編號欄位會直接從這張表單中的資料選擇。

客戶編號為系統自動幫你產生的序列號,以C-開頭,客戶名稱及統一編號設定為不可重複,為這張表單的獨特值欄位。

除了在上方填寫主要的聯絡窗口資訊以外,客戶表單下方也有聯絡人的子表格,讓你可以新增多個聯絡人的資訊。

銷售訂單

銷售訂單資料的來源,可以是由客戶關係管理模組中的報價單來做拋轉建立,或是直接在銷售訂單表單上手動建立一筆訂單。

銷售訂單的資料新增與欄位說明:

手動建立一筆新的訂單資料時,訂單編號設定為自動產生編號,會依據當天的日期產生流水號。

訂單日期訂單單別訂單狀態則是依據設計帶出設定的預設值,需要的話可以手動修改。

客戶資訊相關欄位連結了客戶表單,因此只要選擇客戶編號後,就會自動載入客戶的其他相關資訊例如客戶名稱統一編號電話等。

如果是新客戶,尚未在資料庫中建立過客戶資訊,可以在選單右上方點選+新增,系統就會帶你到客戶表單新增客戶資料,儲存後會回到剛才編輯中的銷售訂單,客戶資訊相關欄位也會自動帶出。


訂購項目是利用子表格來設計的,可以新增多筆資料,超過三筆資料也不用擔心,系統會幫你延展子表格列。

訂購項目子表格欄位說明:

在這邊,商品販售代號連結了我們的商品單價管理表單,從這邊可以選擇商品販售代號,列出的商品單價管理資料會根據訂單日期來幫你篩選出符合價格有效期間內的選項。

選擇商品販售代號後,就會自動載入商品名稱單價來源商品編號(隱藏),這時只要再輸入訂購的數量,系統就會幫你自動計算金額囉!


小計為訂購項目子表格中金額欄位的自動加總,稅額則是小計*稅率稅率目前預設為5%,此稅率可以依實際需求調整。折扣率預設為100%(即未打折),假設想要給客戶七折價格,則必須輸入70%。

總金額(含稅)為(小計+稅額)*折扣率+運費,會依據前述欄位的欄位值自動計算。

出貨單

銷售訂單中使用拋轉建立一筆出貨單。

按下拋轉按鈕後,系統會在出貨單自動新增一筆資料:

確認出貨的內容無誤後,根據以下步驟點選動作按鈕:

1.建立出庫單(有安裝庫存模組才能使用)

2.更新實際出貨日(含訂單),會將出貨單以及來源訂單上的實際出貨日更新為今天的日期

3.客戶出貨通知信,會寄出出貨通知的Email給客戶(有需要再使用,要自訂內容的話,請參考這篇說明。)

教學投影片

看完本文還是覺得不夠了解訂單管理模組嗎?這裡附上搭配圖片的教學投影片,幫助你消化吸收。

Ragic - 訂單管理模組介紹 from Ragic

標籤: 訂單, 進銷存, 免費

分類: 各類應用示範, 免費範本

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