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如何定義 Ragic「一筆資料」的單位?如何設計自動結算功能?

作者:Lillian Huang

如果你是 Ragic 用戶,並且有以下困擾:

(1)新手上路,總覺得搞不清楚「一張表單」跟「一筆資料」的差別是什麼,不確定免費版 3 張表單的限制,指的是三張訂單?還是三種不同的表單?

(2)開始設計一張表單時,不確定資料的切分怎樣才適當,例如公司的文具、設備、器材要細分到每一個物品都列為一筆資料,還是每個品項一筆資料即可?(例如,如果我有10個印泥和5支筆,這會是2筆資料還是15筆資料?)要紀錄家庭收支帳,是要全家人每個月一筆資料,還是每位家人/每個月一筆資料,又或者要是每位家人/每個月/每種開支類型都列成一筆資料?

(3)想要能夠「自動結算」某類型、某階段流程產生的總費用、總收入、或任何這段時間的統計資訊,想知道怎麼設定才能正確產生報表,或者想要比既有的功能更多一些,例如:將每段時間的統整資訊都紀錄成表單資料,並且可以根據這些資料做更上一層的運算與統計。

那麼,今天這篇文章是寫給你解惑的。如果你沒有以上困擾,但希望能用 Ragic 做更多事、達成更多自動化的功能,或希望自己的表單設計更好用,也可以看看這篇文章有沒有你需要的資訊。

上述情境,牽涉的問題如下:「一張 Ragic 表單中,一筆資料是什麼意思?該怎麼決定一張表單中,『一筆』資料是以什麼為單位?」

(1)「一張表單」與「一筆資料」的意思

Ragic 客服偶爾會接到用戶詢問:我們的價格方案中,免費版可以使用 3 張表單的意思,是只能 Key 三筆訂單嗎?這時客服通常會舉例解釋, 假如你建立了訂單、報價單、採購單,這是 3 張表單,但如果你只有「訂單」這個表單,在「訂單」表單 Key 了三筆訂單資料並不會超過免費版額度(免費版的資料筆數上限為一千筆)。

在 Ragic ,建立「一張表單」(Sheet)的意思比較像是建立一個資料的框架,例如建立一張「訂單」表單,並不是指填寫了一份訂單的資料,而是設計出之後「訂單」資料要有哪些欄位、和其他表單要有什麼連結關係。建立/設計好一張表單之後,才能在裡面新增一筆一筆的資料(Entry),例如今天有 3 個客戶下訂單,就在訂單表單裡新增 3 筆資料。

這和平常我們口語說的「拿到一張大訂單」或「請給我一張報價單」不太一樣,拿到「一張訂單」,對應 Ragic 的用語,會是「一筆訂單資料」。

(2) 如何切分資料的單位?(如何決定一張表單中怎樣是「一筆資料」)

在某些類型的表單中,這很直覺,不需要特別設計或思考。例如,以管理「資料」的表單來說,「員工通訊錄」會是「一位員工一筆資料」,「客戶」是「一位客戶一筆資料」;以流程管理的表單來說,經常「一次」流程是一筆資料,例如:客戶下一次訂單是一筆訂單資料,而申請單、請購單、採購單等本身就會根據每次的流程編號,一個單號是一筆資料。

有些略微需要思考。例如:固定資產管理、可租借設備、商品、辦公室用品管理、這些可以有不同的分法:設備、資產可能「每一個」都要編號,都是一筆資料(以便租借使用),例如 1 號投影機和 2 號投影機會分別是兩筆資料;辦公室用品和商品則可能是「一種品項」(商品編號)一筆資料,例如 50 支同型的筆會是一筆資料,而不是 50 筆資料。

這時要怎麼切分一筆資料,就是依據情境、使用需求來看,需要將資料區別到什麼程度,要是「大類別」或是「細目」、「細項」。以下以實例說明:

客戶、聯絡人

有些企業做的是 B2C 生意,每個客戶都是一個消費者,「客戶」表單一筆資料就代表一位客戶;有些企業做的是 B2B 生意,客戶是一間公司,且同一個客戶可能有不同的聯絡窗口。此時可以在「客戶」表單中,設一個「聯絡人」子表格,紀錄一間公司的多個客戶。

如果想查看自己手上總共有多少聯絡人窗口,不想一家一家公司子表格裡查的話,可以用子表格產生新表單的功能,將所有子表格資料抽出來產生一張新的「客戶聯絡人」表單,此時新表單每筆資料的單位會是「(聯絡)人」。

訂單(一):訂購項目

而以 Ragic 快速範本的「訂單」範本為例,一筆訂單可能包含多個商品,因此有一個商品子表格。如果為了出貨管理的方便,將這個「訂購項目子表格」也以子表格產生新表單,產生一個名為「訂購細項」的表單,此時這張「訂購細項」表單裡,決定一筆資料單位的邏輯就比前面的例子略微複雜一點,是由兩個維度:「訂單」和「訂購商品」共同決定的,一筆資料的單位 = 「一筆訂單底下的一個訂購項目」。

例如:「訂單」表單共兩筆資料(兩筆訂單),第一筆訂單的訂單購買項目有兩項( 3 個 A 產品, 2 個 B 產品),第二筆訂單的訂單購買項目有兩項( 4 個 A 產品, 2 個 C 產品),則「訂購細項」表單的資料筆數 = 訂購項目合計 = 4 ,而非總產品數量或產品類型數。

訂單(二):售價管理

同樣是訂單, Ragic 免費訂單管理模組的設計中包含了商品的價格管理,在「銷售商品」表單中放了「商品售價管理」子表格,可紀錄每一個商品的價格波動,由此子表格產生的「商品單價管理」表單一筆資料的單位 = 「一個商品的一種售價」。

有了這個資料切分得更細、更能區分不同售價的「商品單價管理」表單,設計者就可以在這組訂單管理模組的「銷售訂單」表單「訂購項目」子表格中,連結載入「商品單價管理」表單(而非無法反映同個商品不同價格的「商品」表單欄位),這樣每次有客戶下訂單時,可以根據當時的條件選擇同個商品的不同售價放進訂單資訊中。

因此,一張表單的資料單位要怎麼設定、要切分得多細,主要是依據資料、流程管理的需求去設計,以上面的例子來說,商品簡單、沒有價格波動或波動少的業者,可以做類似快速範本的設計,不需要有「一個商品一種售價」為資料單位的表單,管理維護較簡單;而需要做售價管理的業者,就可以考慮偏向免費訂單管理模組的設計,沒有標準答案。

其他部分 Ragic 應用商店免費模組中的案例:

  • 客服信件模組:一筆資料 = 相同主旨(寄到同個代號)的一個信件串
  • 人資招募模組職缺說明表單的一筆資料 = 一個職缺,履歷表的一筆資料 = 一個應徵者
  • 庫存管理模組:「倉庫庫存」表單的一筆資料 = 存在一個倉庫的一個商品(同個倉庫的不同商品、不同倉庫的同個商品,都要分開建檔)
  • 看到這裡可能有人會想問:我怎麼知道要怎麼設計,才最適合自己的流程管理需求?底下再搭配一些例子來說明。

    (3) 怎麼設計每筆資料的單位,才能有效產出報表、運用公式、插入參照子表格?

    (3-1)想要讓表單資料自動帶出「週期結算」報表(例如每月薪資單、月報表、費用報支統計)

    相關情境例如:有大量外包兼職員工的公司,希望可以根據派工單或工時表上的紀錄,自動結算出每月總工時、自動產出每月薪資單;公司人資希望根據出缺勤表每月自動產生考勤紀錄;會計希望根據費用報支單自動產生每月請款單;固定接收訂單、申請表單的單位,希望自動結算出每季收到多少筆訂單、每個業務各有多少等。

    這些都是「週期結算」的需求:希望根據某一段時間的資料,在設定好的時間區段(例如每個月、每季、每年),自動統計出某些結算資料。

    如果只是希望在有需要時,透過簡單的點選操作結算出特定時間段的資料,那麼只要來源表單有一個「時間區段」的欄位,就可以透過篩選 > 加總與分析,或是報表的操作來達成。

    例如某公司提供客戶產品維修的售後服務,希望分析每位維修人員每個月的案件量、每個月收到多少維修單,那麼只要維修單(以案件為單位)上有記載「維修人員」、「月份」的欄位(例如選項欄位 2018/01 , 2018/02 等), 就可以在列表頁上篩選出特定月份或特定人員來查看結果,或者利用資料儀表板分群報表來分析每個月的維修單數量,並利用樞紐分析取得維修人員每月份的案件量。

    如果希望這些結算資料可以成為另一張表單,以便檢視或根據結算表單做更進一步的操作,或者有篩選與報表無法滿足的需求,那麼可能就要搭配子表格,甚至使用插入參照子表格(顯示從其他表單的連結)的功能,此時更需要考量清楚該張月結算(週期結算)表單每一筆資料的單位

    例如:用 Ragic 設計出缺勤系統時,如果希望每個月可以自動結算出員工的出缺勤狀態,在表單設計架構上,可以將每一位員工每一個月的出缺勤當作一筆資料,例如,員工出缺勤表單上有一個「年份/月份」欄位,像 2018 年 8 月可以是 201808 ,每天的出缺勤細節紀錄在該張表單的子表格中,再使用公式(例如 SUMIF 公式)讓子表格的資料自動結算、帶入一般欄位;每到一個新月份就新增另外一筆資料。

    這樣的設計是以結算週期為單位,細節放在子表格中。如果原始資料新增/產生的順序是「先有以細項為單位的表單、想依據該表單做週期結算」,例如:每天工作流程會用的表單(例如派工單)裡,已經包含了所需要的細項(工時紀錄),希望據此結算每月工時。那麼可以另外設計一張以結算週期(月份)為單位的表單,並藉由以下的設計步驟讓已存在的「工時細項」成為該結算週期表單的子表格:

    (1)以結算週期為單位的表單,要放入一個以結算週期為單位的欄位(月份),並先行新增未來幾個月份的資料。

    (2)細項表單(派工單或工時表)也要有一個相同的欄位。接著將該欄位設計為連結與載入自結算週期表單的月份欄位。

    (3)在結算週期為單位的表單中,使用顯示從其他表單的連結這個功能,將細項表單插入成為參照子表格。步驟2的目的是為了在兩張表單之間建立連結關係,以便插入參照子表格。

    以上這兩個種方法,結構其實是一樣的,差別只在於來源資料的先後順序(先有主表單資料或先有細項的子表格資料)。

    (3-2)調整出適合的資料單位:以訂便當系統為例

    「輕鬆訂便當」模組的表單設計邏輯,有一部分跟上面(3-2)「先有細項(子表格)、再有結算資料(主表單)」的方法一樣:在訂便當模組裡,「細項」就是「訂購細項」這張表單,是由使用者填寫的「個人訂購單」而來的,也是資料的來源;「週期結算」表單則是「統整訂購單」這張表單。

    最初設計訂便當系統時,是預設每天只需要訂一次便當,因此「週期結算」的週期設定是一天,「統整訂購單」這張表單一筆資料的單位因此設定為「日期(天)」。每天負責人在「統整訂購單」開立一筆資料,在日期欄位填入當天日期,要訂便當的人在個人訂購單選擇對應的日期,相關資料就會自動在「統整訂購單」結算。

    但後來同事提醒我:不是每家公司一天都只需要訂一次便當,也有公司訂午晚兩餐,或者因採輪班制,訂餐時間不是中午和晚上,而可能是下午或半夜。因此最後的設計,就將「週期」從「一天訂一次」改成「任何時段都可以訂」,「統整訂購單」一筆資料的單位改成一個「訂購時段」。這個調整資料單位的實例供大家參考。

    (另外,就如同前面所說的:這種結算功能通常可以用報表來達到,不一定非要產出另一張表單不可,我們設計訂便當系統的教學文章中也提供了使用報表來結算的方式)

    希望這篇文章可以提供大家一些幫助。針對此文若有任何疑問、建議,或有任何建議的教學文章主題,都可以直接回應文章,或寄信到 support@ragic.com 讓我們知道!

    標籤: 表單, 資料整理, 表格知識

    分類: 關於 Ragic, Ragic教學

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