Ragic 部落格
企業電子化的專家 Ragic 教你如何利用各種軟體、
雲端服務讓公司快速升級!
加入 Ragic 企業電子化的行列!
雲端工作術
生活應用
產業應用/案例
逃離惡夢
關於 Ragic
Facebook Twitter YouTube
雲端資料庫
部落格
關於Ragic
雲端工作術
生活應用
產業應用/案例
逃離惡夢
關於 Ragic

用線上表單提升防疫效率

作者:Lillian Huang

為了掌握狀況、防止疫情在公司這種人群聚集的地方擴散,衝擊營運,公司/組織可以從「訪客」「員工」「物資」三面向著手做些控管,例如紀錄體溫、接觸史調查、物資存量確認等。

(當然,某些情況下,你也可以鼓勵員工遠距上班,透過各種雲端工具把事情做好,例如:使用視訊會議工具開會、用企業通訊軟體溝通、共用行事曆確認彼此行程、善用共筆讓工作順暢、利用 Ragic 這樣的雲端資料庫平台共同管理訂單/客戶資料、指派任務...。這又是另一個議題了,有興趣的話可以持續關注我們部落格「雲端工作提案」這個分類。)

我們接觸的客戶中,已經有些公司採取了上述的其中幾種措施,例如在業務約定拜訪時間時,在 Email 中附上一份「訪客防疫自我宣告書」Word 檔,要求到訪者填寫、回傳檔案,一方面透過宣告書的文字說明讓訪客了解自身責任,另一方面萬一未來真的出問題,也較好追責溯源。

不過,這樣傳來傳去的 Word 文字檔,對相關人員來說,可能是個額外的行政負擔,寄的人要附檔案、收檔案、歸檔,之後若有需要的話搜尋檔案、手動整理都要另外花費時間。而假如每天要搜集整理員工的健康/異常狀況,或是要統計物資是否夠用,用紙本或一般的文書處理軟體紀錄的話,搜集、統整這些散亂的資訊也會相當耗時。

「線上表單工具」這時就會是協助您處理這類流程的好幫手,只要先製作好線上問卷/表格,在搜集資訊時直接給對方網址請對方填表,就可以在系統後端一次看到不同人填寫的資訊概況(輕鬆切換列表頁與表單頁,不用 Email 寄來寄去,填答歸檔一步到位。

Ragic 先前已經針對企業常用的防疫表單,製作了一組「企業防疫懶人包」範本,安裝路徑與說明請見此篇說明:免費一鍵安裝「企業防疫懶人包」,迅速掌握訪客、員工回報狀態

除了我們已經製作好的表單,如果你已經是 Ragic 的用戶、知道表單設計的大概原則,你還可以自行設計出更多應用,例如還能自動產出統計、圖表,甚至透過資料庫資料表可相連的特性,設定自動顯示出相關資訊(例如自動顯示出今天請假的員工清單並快速查看這些員工近期的健康紀錄、即時顯示公司瓶裝酒精的剩餘庫存量等),不需要手動一一將資料匯出另外在 Excel 上整理一次。

當疫情千變萬化,每天都有新的注意事項時,通訊軟體上的各種紀錄可能會被淹沒,這時像 Ragic 這樣的工具也能讓你直接安裝一張「公告欄」類型的表單,隨時更新注意事項,讓大家即時在電腦/手機上查看;每天可能有相應的新措施要開始,這時像 Ragic 這樣彈性的資料庫設計工具可以讓你隨時新增欄位、調整欄位、擴充設計,真正做到快速應變。

除了安裝前面提到的「企業防疫懶人包」,你還可以自己設計哪些相關表單呢?以下是我們的提案。你可以點右方目錄或下方連結分門別類查看,或者直接往下閱讀也可以,多數案例附有線上範本,可以讓你直接玩玩看使用的樣子(但有些仍需要自己設計)。

訪客控管線上訪客登記表(結合體溫紀錄)

員工控管① 員工接觸史調查② 體溫紀錄③ 隔離回報

物資控管公司防疫資產管理

資訊公告抗疫公告欄

(一)訪客控管:線上訪客登記表(結合體溫紀錄)

我們的企業防疫懶人包範本中有提供訪客防疫自我申告書。不過如果你是要請訪客來訪時,一起登記體溫等實況的話,可以參考以下自行設計的說明。

很多大公司或大樓都會規定訪客進來要先登記資訊、換證後才放行,這類訪客登記表通常是傳統的紙本,不容易保留長期紀錄。另一方面,如果遇到特殊情況,例如需要量測訪客體溫時,紙本要增加欄位、修改表格就不太方便。如果前台或大樓有電腦或平板,把訪客登記表電子化其實也會簡單又方便。

我們做了一張範例表單如下(表單網址在此,可新增測試資料來玩玩看):

我自己填訪客登記表的時候,最困擾的就是常常得找手機或時鐘來看時間。這張示範表單的日期、時間欄位都有套用預設值建立日期、建立時間,訪客不用自己填寫,可以方便一些。

這張表單只要簡單建立幾個欄位就做好了,如果有需要的話,新增欄位也很方便。

例如,總是有些訪客拜訪結束後,會忘了歸還證件,帶著大樓門禁卡就揚長而去,因此對負責處理換證的人來說,假如有一個欄位能讓他勾選「是否歸還證件」對他來說可能會好一些,這時就可以加上這個打勾欄位,有需要時還可以套用篩選條件來查看還沒歸還證件的是誰。

假如今天因應疫情發展,大樓希望所有訪客都要量體溫且紀錄體溫,那一樣可以輕鬆新增欄位來紀錄體溫數字,甚至增加其他欄位的紀錄,例如這樣:

(二)員工管控:員工接觸史回報、體溫回報、隔離紀錄、異常率

① 員工疫區接觸史回報

開工時,企業可以建立簡單的 Ragic線上表單,調查員工最近 14 天的出國紀錄、是否有上呼吸道症狀等,以利隨時掌握情形應變。

在新型病毒的傳染機制仍在探索、疫情持續變化的情況下,需要調查/注意的資訊(哪裡算是「嚴重疫區」、「最近 XX 天」究竟應該是 14 天或是要改成 20 天、30 天)有可能隨時需要變動,此時如果是請 IT 利用內部資訊系統做的回報表單,要設定、要修改資訊或規則時需要搶資源、要層層聯絡,很不方便,用 Ragic 的話,相關單位(例如人資)可以自己設計表單、進入表單設計模式直接調整,就會方便很多了。

這類表單最簡單的範例可能像這樣:點此查看「員工疫區接觸史回報」範例表單

表單頁(統一發放給員工填寫的介面):

列表頁(查看所有員工回報的介面):

你隨時可以依據需求新增或減少欄位、修改選項內容或設定讓填寫的人自行新增選項、修改問題內容等。舉例來說,如果我想要更清楚的紀錄員工近期每一次確切的出入境時間,或是如果我希望同一個員工最近這幾個月的接觸史不需要散落在不同的資料裡,我可以把表單改成用「子表格」欄位來記錄出國史/疫區接觸史,一筆資料可以紀錄很多次不同的出入境紀錄,像這樣:

② 體溫回報

在某些情況下,公司可能會需要員工每天進公司時量體溫甚至逐日記錄體溫數字。此時如果有一張線上可用、手機可填寫的體溫回報表,既方便也可以免除紙本紀錄不易查詢/容易搞丟的問題。可以參考這篇文章的教學來製作根據不同體溫計精確算出是否異常的體溫回報表。

如果不需要那麼費工,例如量測儀器是統一的、或者不需要特別紀錄正常值的話,也可以製作一張更簡化版的表單。

③ 隔離紀錄

如果公司有員工需要在家隔離,一方面這位員工有可能需要申請遠距工作或直接請防疫隔離假,公司人資與部門主管對此必須有所掌握;另一方面,公司也有必要掌握隔離員工狀況,當隔離員工進一步變成疑似或確診病例時,能夠更快因應。

這類的表單可以透過參考/改造既有請假單來製作,簡單版本的例如這樣

由於員工通常需要請假,依據法令有些狀況雇主需要給薪、有些不用,有些需要特別處理(例如不扣全勤),這些部分屬於人事考勤範圍,因此假如你一開始就是在 Ragic 上管理請假資訊的話,也可以直接將請假單表單彈性修改成有考量到「防疫隔離假」各種特殊規則的情況,然後在建立好假單之後,直接利用資料拋轉的功能,把隔離假請假紀錄的資訊,拋轉成個別員工的隔離紀錄,這樣既不用重複建立資料,也能依照不同需求有效管理不同資訊。

進階應用:篩選、特定條件醒目提示

建立了這些表單之後,你可以利用 Ragic 的資料庫功能設定篩選並儲存特定篩選條件來追蹤想注意的任何狀況,例如體溫回報異常的員工;某段時間到過某個國家的人;最近這段時間處於隔離狀態的員工(可以進階設定要篩選本週、本月的資料)。

你也可以選擇不「篩選」,看到所有資料,但讓某些特定的資料顯得更醒目。例如,設定條件式格式讓填寫「沒有症狀」的人看不到下一題「若有,請選擇症狀」的題目以免誤填,或是設定讓有症狀的資料以醒目的顏色提示出來;或是像前面體溫表單一樣,設定讓體溫異常的資料以特定顏色標示出來。

進階應用:彈性調整、紙本列印

由於 Ragic 可以隨時彈性調整表單的設計,以上的表單範本其實也沒有「標準答案」,公司可以依據實際需求決定上面提到的接觸史、體溫、隔離等回報紀錄要像前面建議的那樣設計三張不同的表單,還是要統整成同一張表單;也可以依照需求臨時新增或減少欄位、調整規則。

如果希望這些表單可以列印出紙本來留檔或呈交出去,可以利用 Ragic 的匯出功能,看是匯出成 PDF 印出來、友善列印,或是把多筆資料輸出成 Excel 都可以。

進階應用:連結人事資料表

如果希望上述針對員工的各類回報紀錄可以有一個一目瞭然的查看介面,例如在每一個員工資料底下,自動列出與他相關的體溫回報紀錄、接觸史回報、隔離紀錄等等,不用在不同表單中來回穿梭查看的話,可以另外建立一張員工資料表(類似這樣或更簡單的格式),並且在各種回報紀錄表單上設計連結與載入,連結員工編號、載入員工資訊,這樣一來員工在登打回報表單時不用重複打個人資訊,另一方面也可以回過頭來在人事資料表上利用顯示從其他表單的連結的功能,讓各種回報表單自動顯示在人事資料的下方,例如這樣:

有需要的話,還可以新增一個指派欄位把資料指派給員工,讓他可以隨時(有出差或有症狀時)回來更新自己的資料、也可以只有員工自己看得到這筆資料。

進階應用:報表統整或利用進階設計方式自動彙整資料

如果員工人數眾多,想有個自動彙整的報表,可以參考 Ragic 的報表功能,或者進一步參考此教學,利用多種功能搭配設計出您想要的自動彙整/結算功能。

隨時盤點應變物資:公司防疫資產管理

隨著全球疫情緊繃,重要的防疫物資如醫療用口罩、酒精也變得不易取得,對於餐飲業、服務業等需要高頻率與人接觸的行業來說,可能也需要掌握公司手邊的物資庫存量、確認是否還在安全庫存水位。

Ragic 彈性的功能讓你可以馬上先建立一張基本的表單,記錄每項物資的起始存量、進出紀錄,進而自動計算出目前的庫存量,好有個心理準備:物資是不是其實還夠?該去哪裡補貨嗎?這樣基礎的表單可能像這樣:

點此進入範例表單連結,您可以在上面測試新增資料

這裡有一些紀錄編號、名稱、單位、最初庫存量、目前庫存量的欄位,其中最初庫存量、目前庫存量是數字欄位以方便進行公式運算。

而物資的進出細項:每一次購買進來、發送出去的細部紀錄,就放在子表格。這樣,只要在「目前庫存量」這個欄位上套用 SUMIF等公式,例如上面例子中套的是這樣的公式:

A4+SUMIF(C8,'增加',D8)-SUMIF(C8,'減少',D8)

意思為:此欄位值會等於 A4 欄位「最初庫存量」+ C8「庫存增或減」欄位值為「增加」的數量總和 - C8「庫存增或減」欄位值為「減少」的數量總和。這樣就可以自動根據進出量統計現在庫存了。

如果你的組織比較大,例如採購物資會有採購單、或者需要分倉庫儲存物資,要分倉管理的話,這些物資管控其實就跟我們一般買賣業管商品庫存的方法差不多,有分倉庫的可以直接試用 Ragic 的庫存管理模組,把品項名稱等修改調整一下就可以用了;沒有分倉庫的可以嘗試用類似簡易進銷存模組的邏輯來設計,把購入物資當作「採購」,發放或消耗物資當作「賣出」,修改表單即可。

還有更多特殊規則與需求的話,可以來信 support@ragic 詳述你的規則讓我們給你設計建議。

抗疫公告欄

如同前面所說,當疫情千變萬化,每天都有新的注意事項時,通訊軟體上的各種紀錄可能會被淹沒,這時像 Ragic 這樣的工具也能讓你直接安裝一張「公告欄」類型的表單,隨時更新注意事項,讓大家即時在電腦/手機上查看。你可以直接用我們的知識庫範本來做這件事,或是自行設計類似的表單。

有需要的話,你還可以讓員工下載 Ragic 的 app讓資料更方便檢視!

彈性變化:家庭、學校也能用

由於 Ragic 是一個非常彈性、可以自己定義所有欄位與表單關聯的工具,其實不只是企業抗疫,家庭、學校、社團組織也可以利用 Ragic 來設計這些表單工具協助自己管理。例如要確保家庭成員都有口罩可以用,就可以用前面示範的物資管理表來掌控庫存狀況。

標籤: 防疫

分類: 關於 Ragic, Ragic教學

部落格背後使用 Ragic! : 真正好用的電子化管理工具
把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率,他也很容易出錯並且無法進行任何內控。
當您的團隊成長時,使用Excel管理資料就會越來越痛苦。
建立你們的第一個雲端資料庫!
瞭解更多:
我們為什麼要開發Ragic?
免費課程
使用說明
Ragic定價
Ragic應用
最新訊息:
部落格
Facebook
YouTube
立即科技 Ragic, Inc.
02-7728-8692
台北市中正區南昌路二段81號9樓
info@ragic.com