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人事管理救星!輕鬆彙整人事資料、請假出缺勤

作者:Rex Ho

如果有以上煩惱,其實就應該評估導入電子化的系統來協助管理人事資料了! Ragic 的人事管理表單能夠幫你處理哪些資料呢?

(1) 員工基本資料,讓你紀錄各項員工基本資料 (聯絡資訊、部門、職稱等)、學經歷並上傳照片,其實就是虛擬的人事資料卡

(2) 工時、加班及請假紀錄,將資料電子化後就能夠快速搜尋並統整每位員工的工作狀況,且可以自動和對應的人事資料表資料連結,幫你省去複製、貼上,和繁瑣的行政文書處理時間。

「導入新系統」聽起來很困難、很複雜,但如果用的是 Ragic 這樣的工具,過程其實就像做一張 Excel 工作表一樣簡單。這邊跟還不認識 Ragic 的新朋友簡單說明一下: Ragic 是一個讓人不用寫程式,就能打造自家客製化資訊系統的工具,你平常用 Excel 或套裝人資系統可以做到的事情(如紀錄員工出勤、做薪資單、算請假天數), Ragic 不但一樣可以做到,還有這些工具沒有的優點,例如 Excel 很難方便的連結資料表、多人共用、劃分權限,Ragic 可以;套裝軟體客製化調整耗時又昂貴, Ragic 則天生就可以調整設計。 (點這裡進一步認識 Ragic

你可以從 Ragic 的人資系統開始踏出電子化的第一步,簡潔易懂的介面及彈性設計的系統讓你能夠輕鬆無痛地將資料轉移到現成的模組中,甚至還能彈性客製化地根據公司流程來調整設計。這篇文章會介紹 Ragic 基本的人事管理表單,說明表單架構及使用的流程。

表單簡介

這篇文章會介紹 4 張基本的人事管理表單,包含:人事資料表、工時表、加班申請單、請假單,並且補充說明員工通訊錄 (在行政分類中) 是怎麼設計出來的。人事資料表是人資模組的核心,其他人資表單都會連結到這張,因此不論安裝任一張表單,人事資料表也會一併安裝,而其他三張表單則是可以獨立安裝的。

表單資料的新增順序應為:

先新增人事資料表後,就可以新增工時表加班申請單請假單的資料了。

人事資料表

人資管理系統的基礎就建立在這張表單上,用來管理所有員工的資料,主要有四個區塊:員工基本資料、聯絡資訊、工作經驗及教育背景。

這張表單基本上就是電子化的員工資料卡,可以很直觀將資料填入各個欄位中,如果有些欄位不符合公司的需求,你也可以彈性地新增或刪除欄位

子表格欄位 (緊急連絡人、工作經驗、教育背景) 中,你可以建立一對多的資料,像是一名員工可能有多個不同的工作經驗及學歷。

工時表

這張表單用來紀錄員工工作時數,在表單中的員工資料編號欄位連結人事資料表,因此選擇了員工資料編號,就會自動帶入該編號相對應的員工姓名、工號、部門及職稱等,就能幫你省去重複輸入資料的麻煩囉!而下方的子表格可以輸入詳細的工時紀錄。

加班申請單

加班申請單的使用方式跟工時表是一樣的,同樣也可以迅速地幫你帶入先前建立好的人事資料喔!然後在下方可以紀錄該名員工的加班狀況。

請假單

請假單上方可以直接填入假別資訊,下方的區塊選擇員工資料編號就可以帶入該名員工的相關資料囉!總時數已經套用公式,因此會自動依據請假的日期(及時間)排除午休時間及週末來做計算。

將資料轉移到 Ragic 系統後,你就能在列表頁超快速篩選資料,例如:要找出某位員工整個年度的請假時數、特定部門所有職員的請假狀況等,你都可以輕鬆完成!

額外加碼

如果請假單的總時數計算還想要自動扣除國定假日的話,可以調整公式中NETWORKDAYS函數的寫法。又因每一年的國定假日日期都不一樣,如果很多表單都用到NETWORKDAYS函數,但不想每年都一次調整那麼多次的話,可以多多利用全域常數的功能!

想要自己設計請假單,但不知道這裡的公式是怎麼寫的,可以參考下圖

員工通訊錄

員工通訊錄是在行政頁籤下的範本,那為什麼要在這邊介紹呢?因為它其實是人事資料表的多版本表單,意思就是為同一張表單建立了多個使用介面來因應不同的需求,但背後的資料是共享且相互連結的。就像是給人資部門使用的人事資料表其中紀錄了詳細的個人資料;而員工通訊錄則是為了讓員工能夠彼此聯絡,因此僅列出基本的連絡資訊而隱藏了其餘的隱私資料。另外,兩張表單也可以設定不同的存取權限

進階變化

如果想要彙整每位員工的工時、加班、請假紀錄

如果想要在人事資料表就能夠看到每個人的工時、加班及請假紀錄做得到嗎?當然可以!透過建立參照子表格就可以將其他張表單中與該名員工相關的所有資料彙整在子表格中。如此一來,就可以一目了然每位員工的狀況。

看完就馬上試試看吧!點這裡免費安裝人事表單!

標籤: 人資, 免費

分類: 各類應用示範, 免費範本

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