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高效率婚禮籌備術(上):這組表單讓你統計人數、排桌次、追蹤送帖送餅進度,還能身兼禮金簿

作者:Lillian Huang

前言

說到「甜蜜又沉重的負荷」,除了生養小孩,對許多人來說,也許就是「籌辦婚禮」了:兩情相悅儘管甜蜜幸福,但要在生活的縫隙中,擠出時間在數個月內籌辦一場你可能從未辦過、細節繁瑣又事關重大的大型活動,搞定場地與預算、邀約親友、統計人數、抓緊時程、讓各方滿意...一旦沒處理好,得罪親友、感情生變都有可能,有時真的讓人心煩又沉重!

以「統計宴客人數」來說,得向超過百人確認出席意願、追蹤中途變動(有人臨時有事,有人本來不能來現在能來了...),抓出合理的桌數範圍並排好每個人的位置,才不會誤差太大花錢加桌數,或是延誤入座得罪親友,簡直是辦婚禮的魔王關。

拜科技之賜,現在已經有很多人知道用 Google 這類的表單工具搜集、彙整部分親友出席意願,另外也許用 Excel 統整,省了不少功夫。但收到動輒一兩百位親友包含電話、口頭與線上表單的回覆,後續整理資料時,是不是還是有以下困擾呢?

我們的解決方案

由於 Ragic 正好就是個管理資料、讓人自己設計資料管理工具的平台,我們知道自己的工具,其實比 Excel 與 Google 更能有效管理你的婚禮籌備資料,因此我們自己設計了一組範本表單,希望能幫助大家。

只要在我們的平台—— Ragic 雲端資料庫註冊一個免費帳號,在應用商店免費安裝我們設計的「婚禮籌劃」範本表單,就可以手動輸入或將其他表單的統計結果匯入這組線上表單,接著透過簡單點選的方式,就能分派桌次、將結果輸出成不同格式,也能用手機 app 即時查看,省去剪剪貼貼、搞錯資料的痛苦。

Ragic 也有完整的線上表單、問卷功能,所以,如果想要更省事,你也可以一開始就不用其他工具,從發問卷、搜集回應到後續所有資訊處理,都在 Ragic 一條龍完成。

用得習慣的話,你還可以把婚禮其他惱人的雜事——工作人員分配、預算掌控、準備物品清單、當日流程管理等,通通放在 Ragic 上!省下的時間和心力,可以讓你不用疲倦、焦躁的準備婚禮,減少和隊友吵架感情破裂的機率,更能專心享受人生新階段的幸福。

本文將一步步帶你認識 Ragic 的婚禮籌劃範本模組與應用方法。第一部分示範註冊、安裝模組的流程。安裝後,你的帳號內會有 10 張我們設計好的範本表單,我們會先簡單說明這十張表單間的關係,讓你知道怎麼取用它們,如果不需要某些表單的話可以刪除哪些。

接著在這系列文章中,我會分別講解這些表單的用法。(本文為與賓客、工作人員資料管理有關的上篇,下篇——籌備流程、物品清單、比價、預算管理等的部分,請點這裡。)

有需要的話,你也可以透過文章的目錄,直接跳到個別表單說明來查找你要的資訊。有任何問題,都可以寫信給 support@ragic.com 詢問我們 :D

一、如何使用 Ragic 並安裝婚禮籌劃範本表單?

如前所述,首先你可以來這裡註冊一個 Ragic 帳號。註冊後,可以先略過系統引導的新手教學步驟,我們這篇會直接針對你的需求教你步驟。但想要的話,也可以跟著系統指引熟悉一下操作。(不確定註冊頁面怎麼填資料的話,可以看下圖)

進入系統後,點進表單左方的「應用商店」,選擇「生活應用」分類的「婚禮籌劃」:

點選安裝就會將一組 10 張表單下載到您的資料庫頁面中了。

也可以直接透過這個連結安裝並註冊帳號。

二、表單介紹、表單之間的關係

「婚禮籌備」頁籤下總共會有 10 張表單,大概標示一下相互關係:











簡單來說,這 10 張表單有 5 張是以管理「人」的資料為主(工作人員聯絡簿,以及從規劃要邀請哪些賓客,到實際邀請的賓客資料管理、邀請函表單,以及桌次表),另外 5 張則是以管流程為主,這 5 張流程相關的表單,我們會放在下篇文章中仔細說明。

在這邊要說明的是:如果用不到 10 張表單,原則上,你可以在安裝完範本表單後,手動將用不到的表單刪除,不過你可能會發現要刪除某些表單時,系統會跳出阻擋

這是因為某些互有關連的表單如果只刪其中一張,會使另一張容易出錯,算是某種防錯機制。上面圖示中,已經將有關連的三組表單用紅框框起來,要使用「桌次表」的話不能刪「賓客總表」(因為桌次表需要根據賓客總表來排桌次)、要使用「長期籌辦待辦事項清單」的話不能刪「長期籌辦時程表」(待辦清單是時程表的細項)、要使用「婚宴當日流程」的話不能刪「需要準備的物品」。

如果同一組表單中兩張都不需要用,只要先刪兩張連結表單中作為「資料依據」的那張表單,接著就可以把另一張也刪掉了。「例如不需要使用「婚宴當日流程」和「需要準備的物品」的話,先刪「需要準備的物品」即可。

邀請函、賓客總表、桌次表:統計人數排桌次一次完成

為了讓你更快了解婚禮範本表單的功能,我們先從最核心的「邀請函、賓客總表、桌次表」一組三張表單講起。

(一)邀請函:直接蒐集回應

和大家常用來做問卷以及發送婚禮出席意願調查的 Google 表單很類似。點進「邀請函」,首先你會看到一行資料:

這是 Ragic 的列表頁,類似 Google Sheet ,會以一筆資料一列的形式顯示資料的摘要。在這行資料上點一下,就會進入對應這行資料,和 Google 表單類似的表單頁頁面:

這是一張已經幫您設計好大致版型、問題的線上意願調查表單範本。只要在這樣的表單上,將表單顯示的網址複製下來傳給親友或公告在社團,對方就可以透過網址填寫出席意願,所有人填答的資料都會存在這張表單裡,而結果也可以直接切換到列表頁去查詢,不需要另外輸出。假如有十個人填了資料,在列表頁裡就會看到十列資料。

這張表單有一個比較大的使用限制:由於每個人的婚期和基本資料不同,這張範本表單需要經過「修改表單設計」這個流程,至少要把表單上的婚期、地點修改掉,您才能真正使用。(想要的話,您當然也可以改變照片、排版、想問的題目)

如果您已經選擇用其他線上表單工具來調查親友出席意願,您可以直接捨棄這張表單不用,後面我們會教您怎麼將親友出席意願的資料匯進「賓客總表」,一樣很方便使用。(點這邊看怎麼匯入)如果您想要在 Ragic 一條龍解決問題,可以依照以下指示來修改這張表單的設計:

(1)首先要在婚禮籌劃頁籤上複製這張邀請函表單(資料不連動),方法如下:

(2)在新表單右上角點「修改設計」進入設計模式並修改內容:

新手注意:請確認一下你進入修改的是表單頁而非列表頁的設計哦!兩者之間的差異說明請見這裡。)

這裡修改的是 Ragic 表單的敘述欄位,可以點這個連結了解如何編輯敘述欄位,包括編輯文字與圖片,可以換上你們自己的婚紗照。修改後記得按儲存才會生效。確認修改後,可以把原本的邀請函表單刪除。

有需要的話,你也可以在這個設計模式下,更改邀請函題型(欄位)或選項的內容。修改欄位設定的方法可以參考這裡

另外,如果覺得這樣的修改方式比較綁手綁腳,且需要使用的表單數量沒那麼多的話,也可以參考這個教學自己設計表單,可以在免費版額度任意依需求修改三張表單的設計。

(二)賓客總表:所有資訊盡在掌握

顧名思義,「賓客總表」就是紀錄所有受邀賓客資訊的表單。如果您以前是用 Word 表格或 Excel 、Google Sheet 管理這些賓客清單,「賓客總表」列表頁的樣子跟一般賓客清單資料的長相或許很類似:

都是一列 = 一筆賓客資料,記載姓名、和新人關係、是否出席等資訊。比較不一樣的的是,在 Ragic 每一列賓客資料上點一下,都可以進入該筆資料的表單頁,瀏覽細節(和為了版面簡潔而沒有全部顯示在列表頁的欄位)。可以利用上面提到的版面設計方法,設計表單的排版,把不同區塊內容區分出來,也可以放得下詳細的資訊,備註就不會散亂不好找。

「賓客總表」可以做什麼事?

(1)資訊追蹤管理(紀錄送帖送餅、禮金數字)

從賓客總表的欄位裡,可以看到它包含了好幾個不同的區塊,除了基本資料外還包含:(1)婚禮出席統計、(2)聯絡資訊與喜帖發放、(3)喜餅發放、(4)禮金簿,可以在婚禮籌備的不同階段,管理這四種資訊。

這些區塊多半是由打勾選項的欄位組成,需要更新某位賓客的相關資訊時(例如他是否出席、是否給帖了、是否需要給餅,到出席婚宴時給多少禮金...),在這位賓客資料的相關欄位中打勾即可。

在賓客總表的列表頁,除了可以一覽每位賓客的各項進度,還可以利用建立篩選條件儲存特定篩選條件,來馬上追蹤「進度落後」的部分並進一步處理。

在這裡,範本表單已經先幫你建立了一些常用的篩選條件(這是 Ragic 的共通篩選),例如客人是男方或女方的?是否應該送帖而還沒送帖(該條件會篩出「是否需要喜帖」欄位有勾選,但「喜帖送出」欄位尚未勾選的所有資料)?該送餅而尚未送餅?只要點一下搜尋條件,應做而尚未做的事情就會一一現形。

由於這張表單也有禮金欄位,婚禮時,負責收禮金的人員只要帶台電腦或手機,搜尋賓客姓名即可找到對應資料,點收禮金後,在對應欄位中填入禮金數字即可,不用以紙本管理禮金了!若收禮金同時要給餅,同張表單操作起來也不會手忙腳亂。婚宴結束後,在列表頁點一下加總與分析,就能算出禮金總數應該是多少,可以馬上跟收到的現鈔對照。

(2)排桌次

賓客總表的另一大功能則是「排桌次」,也就是將所有獲邀會出席的賓客,排好他們要坐哪一桌。這部分因為牽涉到另一張表單——桌次表,我們會在桌次表的部分統一說明。

(3)進階設定方式...

我們提供的婚禮籌劃範本表單完全可以免費使用。但如果你想讓婚禮表單更符合個人需求,可以升級需要付費的專業版修改表單設計試試看,由於 Ragic 的服務是月租訂閱制的,只要在使用表單期間付費,婚禮結束後可將相關資料匯出後到「帳號付款」區塊停止訂閱即可,以兩個人來計算的話一個月約 1,200 元。

例如,如果你覺得禮金簿和其他帖、餅的管理資訊,放在不同的表單中會更清楚,你可以另外從賓客總表複製一張資料相連的多版本表單,在該張多版本表單中只留下基本資料與禮金相關欄位,在賓客總表中刪掉禮金相關欄位。這樣資料依舊可以連動,但可以分成不同表單管理。

又例如,假設你想在婚禮入場時,讓招待人員即時掌握誰入座、誰沒有入座,可以另外設計一個表示出席狀態的打勾選項欄位,透過篩選以及儲存篩選條件的設定讓打過勾(或還沒打勾)的賓客留在表單畫面中,方便檢視與帶位。

「賓客總表」的資料來源

「賓客總表」的資料來源可以有很多種:可以由您手動一筆一筆將資料輸入到表單中,但也可以是利用 Ragic 的各種功能,從其他來源批次匯入或自動帶入的資料,這些批次匯入、帶入資料的功能,很多時候可以減少重複處理資料的工夫,大幅節省時間。在這張表單上,可用的匯入/帶入資料功能分別如下:

(1)從 Excel 或 CSV 檔案匯入外部資料:

假如你不是使用 Ragic 的邀請函,而是另外採用 Google 表單或其他表單工具來調查親友出席意願,你仍然可以將邀請函刪除,直接將外部結果匯入 Ragic,只要這些外部資料可以整理成 CSV 或 Excel 檔案的形式(一般線上表單工具多半提供這樣的服務)。關於怎麼將 Google 表單的結果儲存成 CSV 檔,你可以參考這篇文件中「以 CSV 格式下載所有回應結果」的部分,或者在選擇將回應存成 Google 試算表後,將該試算表下載成 CSV 檔案;而怎麼將這些資料匯入到 Ragic,則可以參考這篇文件的說明

(2)透過已設定好的「多版本表單」關聯,邀請函表單的資料會被自動帶入賓客總表:

由於這組範本表單預先做了多版本表單的設計,我將「賓客總表」和「邀請函表單」設定成資料連動的多版本表單,邀請函的資料會同步顯示在「賓客總表」表單上,從邀請函同步而來的資料,在賓客總表的「資料來源」上會顯示為「填寫表單」。透過這個設計,使用 Ragic 邀請函表單來確認親友出席意願的人,可以直接在「賓客總表」上查看所有親友填寫的資料,不用手動將資料複製到總表上。

(3)透過已在另一張表單上設定好的「資料拋轉」功能,可以將規劃邀請的賓客名單批次複製到這張「賓客總表」上:

如果你規劃邀請賓客的流程是:先把所有可能的名單列出來,估算要請的桌數和其他因素(親疏遠近等)後,再決定要邀請哪些人的話,在擬出全部賓客名單前,你可能會先列另一張候選清單,最後決定要邀請的人,才從候選清單丟到賓客總表裡。

這件事可以用前述的 Excel 匯入功能來做,但假如候選清單也是 Ragic 上的一張表單(以範本模組來說,這張候選表單就是「賓客規劃表——預擬邀請賓客名單」),那也可以用 Ragic 跨表單複製資料的功能——資料拋轉來自動化執行。關於這個部分,我們會在「賓客規劃表——預擬邀請賓客名單」的部分說明。

(三)賓客桌次表:瞬間排好桌次

範例資料庫中的「賓客桌次表」這張表單,是用來排桌次並紀錄每桌有哪些人用的。為了方便使用者了解,我在裡面預先建立了 10 筆含有桌號的資料:

這張「桌次表」已經設計好跟「宴客總表」這張表單之間的連結關係,因此只要在「賓客總表」表單的「排桌次」欄位點一下,就可以選擇已經建檔好的桌號,來分配桌次。

你可以在賓客總表的列表頁選桌次(方便批次點選),也可以在表單頁(個別資料)點選:

要排十桌以上時,要記得先在「桌次表」建立新的桌號資料,再來「賓客總表」排桌次。建立新桌號的方法很簡單,就是在「桌次表」新增一筆資料,「桌號」欄位填入號碼再存檔就可以了,你可以按列表頁左方的「+」號來快速新增桌號。

要注意的是,由於「桌次表」的桌號是「宴客回覆表單」排桌次的依據,「桌次表」的桌號資料要在排對應桌次時先建立好。

被排了桌次的賓客資料,會自動秀在「桌次表」下方的表格中,並且自動計算該桌總人數、素食與嬰兒椅數量,並在「本桌親友名單」帶入所有賓客姓名。(有需要的話可以填入桌牌名稱和其他欄位資訊。)

這樣只要點進每一筆桌號的資料,裡面都會有詳細的賓客資料,類似這樣:

而如果需要一張包含全部摘要資訊的桌次表,看列表頁就可以,可以點一下工具 > 友善列印印出來隨身攜帶。

也可以請相關工作人員使用 Ragic 的 APP ,直接使用 APP 線上查詢賓客、桌次資料,連印出來都免了,也能直接搜尋喔!(註:需要將工作人員加入成為您申請的資料庫帳號的使用者,他們在 Ragic APP 中才會看到這組表單)

兩張與「人」相關的輔助表單:工作人員管理、賓客規劃

另外兩張與「人」有關的表單,依照您的需求,可用可不用,如果覺得不需要或太麻煩,可以直接刪除不使用。介紹如下。

(四)工作人員聯絡簿

這是一張相對單純的表單,只是將婚禮舉辦時您需要的工作人員:伴郎伴娘、禮車司機、新秘、婚攝、飯店工作人員等的聯絡方式統一紀錄在這張表上即可。

個人認為這個表單最方便的地方,還是在於「手機 APP 方便讀取!」

如果臨時需要找伴娘,點開伴娘聯絡資料,再點一下綠色的電話標誌,就可以馬上打電話了哦!

(五)賓客規劃(預擬邀請賓客名單)

如前所說,如果在開口邀請親友之前,必須先列個表來盤點一下總共有多少人,哪些要邀哪些不邀的話,可以先用這張表來紀錄,確認邀請後再將資料轉到「賓客總表」或「邀請函」中。

如果該表單中新增一筆資料,初始會看到的畫面會像這樣:

假如在「是否決定邀請?」的欄位中,沒有勾選(代表最後沒有要邀請),那麼畫面上就只會有單純的五個欄位。如果有勾選的話,表單會另外展示出「邀約進度管理」這個區塊(這種依據特定條件才顯示特定區塊的模式,是使用條件式格式工具設計出來的)

如果決定邀請這位客人,我們可能會需要:(1)紀錄是否有開口去邀請,以免決定要邀卻忘了邀;(2)把這筆資料利用設計好的資料拋轉按鈕,丟到「賓客總表」去。

這裡有一個比較麻煩的小地方,那就是:我們前面已經提到,「賓客總表」這張表單可以有很多資料來源,除了從「預擬邀請名單」拋轉過去之外,也可能是從別的地方匯入或因為提供邀請函網址請人填寫,實際上由賓客自己填寫表單建立自己的資訊,這些從外部匯入或從邀請函帶入賓客總表的資訊,理論上都不需要再一次從預擬邀請表單中複製過去,否則會重複。

因此,我們在這裡設計了一些欄位來確認/判斷,這筆資料是否確實需要拋轉/複製過去。範本表單目前設計的方式為:假如你是「一對一」邀請對方,那很可能代表你需要自行在賓客總表或邀請函建立賓客資料以便後續邀請,此時就需要將資料拋轉過去;而假如你是提供表單網址給對方填寫,代表是對方會自己填寫自己的資料,因此不需要拋轉資料過去。因此表單上目前是設定了公式,讓你填寫邀請方式為「一對一」時,「是否需要拋轉」的部分就會打勾。

這樣,之後要把多筆資料一次複製過去時,你就可以篩選出「需要拋轉但尚未拋轉」的資料來執行即可,執行方式就是在表單頁按「拋轉」按鈕,或在列表頁篩選出結果後 > 大量修改 > 拋轉資料。

(根據我們的設計,在你拋轉資料後,已經執行過此動作的資料,系統會幫你在「是否已拋轉?」欄位打勾,以免重複拋轉,這其實是合併了拋轉與更新這張表單欄位值兩個按鈕的結果)

如果你對 Ragic 不熟悉,不想確認這一串邏輯,...你也可以不要用「拋轉」這個功能,使用 Excel 匯出再匯入賓客總表的方式,將資料匯進賓客總表裡也可以喔!

下集請見...

本文為與賓客、工作人員資料管理有關的上篇,下篇——籌備流程、物品清單、比價、預算管理等的部分,請到以下連結查看:高效率婚禮籌備術(下):用 Ragic 輕鬆搞定宴客、流程管理產生甘特圖、管預算

同場加映:自行設計表單教學

直接套用範本雖然方便,但如果沒有升級付費版,不太能自己修改設計,或必須採用前面教學的繞路方法,對於預算有限的新人來說,可能有些顧慮。其實,如果想要自己調整的欄位非常多的話,「自己從頭設計表單」可能比「安裝現成範本再修改」方便,而 Ragic 其實也可以讓你完全免費地自己設計三張(以下)的「客製化」表單,這樣的表單和範本模組表單不同,是可以免費進入設計模式任意調整、修改所有表單設計的。

因此,如果你想試試用 Ragic 排桌次、管理賓客名單有興趣,想要免費又更有彈性,你其實也可以選擇從頭開始自己設計建立三張表單(而非直接套用範本)來管理這整個流程。相關教學可以參考這篇文章:輕鬆排桌次:輕量版婚宴管理表單設計教學(完全免費/支援 App)

標籤: 婚禮

分類: 各類應用示範, 職場 / 生活

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