名片建檔助理：AI Agent 自動辨識名片，從單張建檔、批次辨識到 CRM 整合

參加展會或拜訪客戶時，常常會收到不少名片。但回到公司後，如果沒有及時整理，名片可能就留在皮夾裡，或散落在桌上的某個角落。等到想聯繫對方，才發現得花時間找出那張名片；如果其他同仁也需要聯絡資訊，還得再向持有名片的人詢問。

為了方便後續查找聯絡人資訊，不少團隊會將名片上的資訊手動整理到一張聯絡人或 CRM 表單。不過，一張一張查看名片，再輸入姓名、職稱、電話等欄位，不只重複又花時間，也可能在手動輸入時發生錯誤。

這時可以使用 Ragic 的「AI 名片建檔助理」範本：只要拍照或上傳名片，AI Agent 就會辨識名片內容，自動將聯絡人資訊填入表單。

如何使用 AI Agent 範本？

如果你還沒有 Ragic 帳號，請先完成註冊。註冊後即可先使用免費版；若想更完整體驗與測試功能，也可以申請 30 天專業版免費試用，且不需要輸入信用卡資訊。在取得你的同意前，Ragic 不會要求支付任何使用費用，請放心體驗。更多方案與費用說明，請參考價目表。

登入後，點擊右上角的 圖示開啟 AI 視窗，再點擊 AI Agent。

在開始使用 AI Agent 前，請先了解以下幾點：

1. AI Agent 執行時會消耗 AI 額度，消耗量會依任務複雜程度與選擇的模型而有所不同。
2. 每個資料庫每月都會提供免費 AI 額度供測試使用，不同版本的額度機制有所不同：付費版會依版本與使用人數提供免費額度；試用版提供固定 AI 額度供體驗使用，不會依版本或使用人數而有所不同；免費版也提供基本額度供測試使用。你可以先使用免費額度體驗與測試功能，再依需求決定是否升級方案或購買額度。
3. 當免費額度用盡後，系統不會自動額外收費，而是暫停 AI 功能。若需要繼續使用，付費版可依需求另外購買 AI 額度（AI 額度以美金計算）；試用版無法另外購買額度；免費版則可等待下個月額度補充後再繼續使用。請放心，只有在你主動升級方案或購買額度後才會產生費用，不會發生意外扣款的情況。
4. 你可以查看過去 30 天各 Agent 的使用量報表，包含呼叫次數、使用費用等資訊，方便了解 AI 額度的使用情況，並依需求隨時調整 Agent 設定。

詳細說明請參考這篇文章。

套用 AI 名片建檔助理範本

在新增 AI Agent 的頁面中，可以在上方找到 AI 名片建檔助理範本並套用。

你可以依目前的資料庫狀況，選擇以下兩種套用方式：

方法一：直接使用範本表單

如果你的資料庫是全新的，或尚未建立 CRM 或管理客戶資料的表單，建議直接使用範本提供的表單。

儲存範本後，系統會自動安裝相關表單與設定。你可以直接使用範本中的欄位與流程進行測試，不需要自行重新設計表單，也能更快速理解 AI Agent 的運作方式。

方法二：套用到自己的表單

如果你已經建立 CRM 或客戶資料管理表單，或已有既有管理流程，則可選擇將 AI Agent 套用到自己建立的表單中。

這種方式較適合已經有客戶資料管理流程的團隊，可以直接整合進既有系統，不需要重新建立表單。不過，套用到自己的表單後，需要依實際需求調整 Agent 範本規則與設定，詳細說明請參考此章節。

使用範本表單自動辨識名片內容

使用範本表單時，只要在「名片上傳」欄位上傳要建檔的名片圖片，並儲存資料。約等待 10 至 20 秒後，AI Agent 就會辨識名片內容，將公司名稱、聯絡人姓名、職稱、部門及聯絡資訊等填入對應欄位。

辨識完成後，可以先對照名片確認資料，再補上「內部紀錄」區塊的資訊。例如，指定負責管理這位聯絡人的同仁、在聯繫後更新「上次聯絡日期」，或將聯絡人的喜好及其他往來細節記在「備註」欄位，方便後續跟進。

外出時，也能用 Ragic App 拍照建檔

如果是在展會或拜訪客戶時收到名片，也可以直接透過 Ragic App 建檔。開啟「聯絡人名片管理」表單並新增一筆資料，在「名片上傳」欄位點擊拍攝按鈕，拍下名片並儲存後，AI Agent 就會辨識內容，填入對應欄位。

如何依需求調整 Agent 範本？

我們提供的範本只是起點。你可以依自己的名片管理流程調整 AI 指令、辨識規則與觸發條件，讓 AI Agent 將名片資訊填入實際使用的表單欄位。

延伸變化 1：批次名片辨識

如果一次收到很多名片，一張一張上傳、儲存並等待辨識，可能需要重複操作好幾次。如果想要省時，一次大量辨識多張名片，你也可以另外建立一張「批次名片辨識」表單，一次上傳多張名片照片，或上傳一張包含多張名片的照片，讓 AI Agent 集中處理。

以下示範如何搭配原本的「聯絡人名片管理」表單，將辨識結果顯示在批次表單的參照子表格中。辨識後的聯絡人資料也能在原表單中查看與管理。

1. 先停用「聯絡人名片管理」表單原有的單張名片辨識 Agent，避免後續批次建檔時再次觸發辨識。

2. 建立一張「批次名片辨識」表單，並新增辨識編號、辨識日期、上傳名片欄位，其中上傳名片欄位設定為圖片上傳欄位，而辨識編號欄位設定為自動產生欄位。

3. 在「聯絡人名片管理」表單上，新增一個「辨識編號」欄位。

透過「表單工具 → 連結與載入」，將這個欄位連結到「批次名片辨識」表單的「辨識編號」，並儲存表單設定。這個連結用來標示每位聯絡人屬於哪一批辨識結果。

4. 上述的設定完成後，回到「批次名片辨識」表單中，選擇「表單工具 → 顯示從其他表單的連結」，將「聯絡人名片管理」上的欄位拖曳到表單中，建立參照子表格。

選擇要顯示的欄位，例如聯絡人編號、姓名、公司、部門、職稱、電話、手機、傳真、E-mail、地址及名片上傳，依需要調整順序，再點擊「插入子表格」。（這個示範先不加入「聯絡人負責人」「上次聯絡日期」及「備註」等內部管理欄位，讓畫面集中顯示辨識結果。）

子表格加入完成後，會像以下這樣的樣子：

5. 接著，新增一個類型為在資料上點擊動作按鈕的 Agent，將觸發表單與查詢、寫入資料的表單都設為「批次名片辨識」。這樣上傳照片並儲存後，就可以透過動作按鈕執行辨識。

AI 指令可以沿用原本「AI 名片建檔助理」的語言與大小寫規則，再加入名片數量判斷、圖片處理及各張名片資訊不得混合等批次規則。你也可以直接複製以下指令：

當「上傳名片」欄位有資料時，請逐張分析「上傳名片」欄位中的所有圖片，並依照以下規則處理：

一、判斷名片數量

請先判斷每張圖片中包含幾張彼此獨立的名片。
每一張實體名片都代表一位獨立聯絡人，必須建立一筆獨立的子表格資料。
如果「上傳名片」欄位中上傳多張圖片，且每張圖片只有一張名片，則一張圖片對應一筆子表格資料。
如果單張圖片中同時包含多張名片，請辨識圖片中的每一張名片，並依照名片數量建立對應筆數的子表格資料。例如，一張圖片中包含 5 張名片，請建立 5 筆子表格資料。
如果同時上傳多張圖片，而部分圖片中又包含多張名片，最終建立的子表格資料筆數應等於所有圖片中辨識出的「實體名片總數」。

二、名片圖片處理

如果來源圖片中只有一張名片，請將該圖片更新到對應子表格資料的「名片上傳」欄位。

如果來源圖片中包含多張名片，由於無法將圖片中的各張名片分別裁切，因此不需填寫這些子表格資料的「名片上傳」欄位，直接辨識各張名片內容即可。

三、名片內容辨識

請將每一張名片視為完全獨立的資料來源，分別辨識各張名片圖片的內容，擷取公司名稱、聯絡人姓名、職稱、部門、電話、手機、傳真、電子郵件信箱及地址，並將各項資訊填入子表格中對應的欄位。

請保留名片上使用的原始語言及文字系統，不要自行翻譯或轉寫。若同一項資訊在名片上同時以多種語言或文字呈現，請優先填入符合目前語言設定的版本。例如，目前語言設定為日文時，聯絡人姓名應優先填入日文姓名，而不是其英文拼音。若名片上沒有符合目前語言設定的版本，則填入名片上主要使用或最顯著呈現的版本。

**拉丁字母文字的格式規則：** 名片有時會基於版面設計，將公司名稱、聯絡人姓名等文字全部以大寫呈現。若使用拉丁字母書寫的文字全部或大部分為大寫，請在填入欄位前，依照該文字原始語言的自然書寫方式調整大小寫。例如：「JOHN SMITH」應填為「John Smith」；「ABC TECHNOLOGY CO., LTD.」應填為「ABC Technology Co., Ltd.」。

請勿只是將所有字母直接改成小寫，並應保留下列格式：

- 依慣例以大寫呈現的縮寫及首字母縮略詞，例如 IBM、LLC、VP、CEO、HR、IT
- 依慣例使用特定大小寫格式的公司組織形式縮寫，例如 Co., Ltd.、LLC
- 依慣例使用全大寫或特殊大小寫格式的專有名詞及品牌名稱，例如 3M、BMW
- 原本已正確使用大小寫的文字；僅調整全部或大部分為大寫的內容
- 重音符號、附加符號、標點符號，以及各語言特有的字元

上述大小寫調整僅適用於公司名稱、聯絡人姓名、職稱、部門及地址欄位。請勿更改電話、手機、傳真及電子郵件信箱的內容；電子郵件信箱應完整保留擷取時的原始大小寫格式。

四、不同名片的資訊不得混合

這是最重要的規則：

每一筆子表格資料只能使用同一張名片上的資訊。
不可將名片 A 的姓名與名片 B 的 Email、電話、公司、職稱或其他資訊填入同一筆資料。
辨識一張名片時，只能使用該張名片實際顯示的資訊，不得參考圖片中其他名片的內容補充缺漏。
如果無法確定某項資訊屬於哪一張名片，請留空，不得推測或使用其他名片的資訊。
完成一張名片的所有欄位辨識後，再處理下一張名片。

不可填寫上述欄位以外的其他欄位。

儲存 Agent 設定後，表單下方會新增對應的動作按鈕。本例的按鈕名稱為「名片自動辨識與建立」。

6. 新增一筆「批次名片辨識」資料，在「上傳名片」欄位加入照片並儲存，再點擊「名片自動辨識與建立」。辨識完成後，每張名片的聯絡資訊就會分別顯示在下方子表格中。

你可以使用以下兩種方式：

方式一：上傳多張名片照片

一次上傳多張照片，每張照片包含一張名片。辨識結果會分別列出各位聯絡人，並在「名片上傳」欄位保留對應的照片。

方式二：上傳一張包含多張名片的照片

將多張名片排列好，一次拍下並上傳。請讓每張名片完整露出、文字清晰，避免重疊或反光影響辨識。

這種方式也會分別建立各張名片的聯絡人資料，但因照片是多張名片的集合，Agent 無法自行裁切成個別名片，因此各筆資料的「名片上傳」欄位會留空。需要核對時，可以查看批次表單上方的原始照片。

7. 辨識完成後，請對照原始照片確認資料是否完整、正確。這些資料來自「聯絡人名片管理」表單，因此也可以回到該表單查看各位聯絡人，補上負責人、聯絡日期或備註，接續進行管理。

延伸變化 2：CRM 表單上加上名片辨識 Agent

如果你已經使用 CRM 管理客戶，也可以將 AI 名片建檔助理套用到既有表單，在上傳名片後，直接將辨識結果填入聯絡人子表格。以下我們就以客戶關係管理模組中的客戶表單來進行示範：

1. 在「客戶」表單的「聯絡人」子表格中，新增一個「名片上傳」欄位，並設定為圖片上傳欄位。

由於此範例會先上傳名片，再由 Agent 填入聯絡人姓名，因此請先取消「公司+聯絡人」欄位的「不可重複」屬性，避免多列尚未填入姓名的名片資料會因欄位值重複而無法儲存。

2. 如果希望在「聯絡人」表單中也能查看名片圖片，可以在「聯絡人」表單中，使用新增原始表單欄位功能，將剛才新增的「名片上傳」欄位加入表單。由於「聯絡人」表單是從「客戶」表單的子表格產生，兩邊會顯示相同的聯絡人資料。

3. 新增 AI Agent，套用「AI 名片建檔助理」範本，並選擇使用自己的「客戶」表單。

儲存後，在 Agent 列表中開啟剛才建立的名片辨識 Agent。

將觸發時機改為「點擊動作按鈕」，並確認觸發表單與執行表單皆為「客戶」。本例使用動作按鈕，讓你在上傳名片後自行啟動辨識，避免每次修改客戶資料都觸發 Agent。

將 AI 指令的第一段替換為以下內容，後面的語言與大小寫規則可以保留：

執行時，請逐列檢查客戶表單中的「聯絡人」子表格，僅處理「名片上傳」有圖片且「聯絡人姓名」為空白的列。請辨識該列的名片圖片，擷取聯絡人姓名、職稱、電話、手機及電子郵件信箱，並將各項資訊填入同一列的對應欄位。將同一張名片中的其他有用資訊，例如部門、傳真、地址、網址等，彙整填入該列的「備註」欄位。每列只能使用該列名片圖片中的資訊，不得混用其他列的資訊。沒有名片圖片或已填寫聯絡人姓名的列請略過，不得修改。

在可修改欄位的設定中，確認已選取「聯絡人」子表格中的「聯絡人姓名」、「職稱」、「電話」、「手機」、「E-mail」及「備註」，再儲存 Agent 設定。

儲存後，客戶表單下方會出現對應的 Agent 動作按鈕。

4. 在「聯絡人」子表格中，將每位聯絡人的名片圖片上傳到各列的「名片上傳」欄位，儲存資料後，再按下 Agent 動作按鈕，Agent 就會辨識各列的名片，將聯絡人資訊填入同一列的對應欄位。已填寫聯絡人姓名的列會略過，避免再次按下按鈕時重複辨識。

辨識完成後，可以核對資料，並在「聯絡人」表單中查看或編輯其他細節。

以上流程除了能協助業務建立 CRM 聯絡人資料，銜接後續的客戶分級、跟進與報價，也能用於採購管理，建立供應商聯絡人資料，方便依供應商類別查找窗口，並記錄後續詢價情況。活動團隊則可以整理活動中交換名片的參加者資料，記錄認識對方的活動或來源，方便後續聯繫。