如何設計「一筆訂單分批出貨」功能

如果你是買賣業，管理客戶下訂單 -> 出貨的流程，常見做法是客戶下訂時 Key 一張訂單、準備出貨時將訂單資料轉成另一張出貨單。在 Ragic，通常我們會建議設計資料拋轉按鈕的功能，讓你可以很方便地將訂單轉成出貨單。

「訂單轉出貨單」最單純的狀況，是「一筆訂單資料轉成一筆出貨單資料」：

例如上圖，客戶這次下單訂購了紙膠帶、星空色墨水、紅葉色墨水三項產品，我方把紙膠帶、星空色墨水、紅葉色墨水三項產品都備貨完成後一次出貨，因此我方備貨完成後建立的「出貨單」，出貨項目會原封不動就是這三項產品。這種情況，只要利用基本的資料拋轉功能即可設定完成。

不過很多業者並不是這樣，而是會分批出貨：以上面這個非常簡化的例子來說，假如客戶下單後，紙膠帶已生產完畢，但星空色墨水、紅葉色墨水都還沒做完，客戶急著要紙膠帶，可能就會分兩批出貨，第一批只出紙膠帶，第二批再出星空色墨水、紅葉色墨水；或者同樣是急單，紙膠帶 300 個的訂購量還沒做完 , 只做到 200 個時客戶就希望先出這 200 個，那可能就會分兩批或更多批出貨，第一批只出紙膠帶 200 個 ，第二批之後再慢慢把剩下的紙膠帶（以及其他產品）貨量出完。

也有一種狀況是常態的「分批出貨」，例如跟客戶長期配合，客戶一次下一季度的訂單，每週出一次貨，這樣一開始就預設一筆訂單大約要分 12 次出貨。

這些情況，在 Ragic 我們經常建議處理（或設計）的方式如下。

備註：以下提供常見情境的設計建議，並非唯一解答。若你的訂單或出貨流程與範例不同，則需要自行根據基本概念調整，也可以聯繫客服尋求針對你情境的進一步建議。

如果分批出貨「非常態」

如果你通常是一張訂單整批出貨，偶爾才會有分批出貨的「特例」，那代表絕大多數時間，簡單的資料拋轉功能就能滿足你的需求。偶爾需要分批出貨時，你可以在「訂單」拋轉「出貨單」之後，到「出貨單」去手動修改出貨品項，把沒有出貨的品項刪除、或把原本依照訂購量拋轉過去的出貨數字修改成實際出貨數字即可。

處理完之後，可以到「訂單」表單的「備註」欄位或該筆訂單的回應中，註記此訂單已先出了一批貨，將第一批出貨的「出貨單」`資料網址附上，下次出貨時，就可以依照先前的紀錄接續操作。

這樣的做法可以讓表單設計維持在比較簡單且符合多數時候的需求、但又能涵蓋分批出貨需求的情形。

如果分批出貨是常態（或希望包含在表單設計中）

如果分批出貨算是滿常見的情況，或者無論如何你都希望更系統化的處理分批出貨的資訊，例如在訂單的訂購品項中註記「出貨狀態」相關欄位、防呆提醒避免沒出到最後一批貨等，那可以參考以下的設計建議：

一、多品項分批出貨（同品項同批出貨）

多品項分批出貨就是「訂購項目有紙膠帶、星空色墨水、紅葉色墨水，先出紙膠帶之後再出星空色墨水、紅葉色墨水」，不同品項分批次出貨，但同一品項所有貨量都在同一批出的情況。如果只會以這種方式分批出貨的話，只要在訂單的「訂購項目」子表格中新增名為「此次出貨」的打勾選項欄位（當然也可以設定為其他你覺得更適合的欄位名稱），然後修改「轉出貨單」這個拋轉動作按鈕，勾選「進階設定的套用子表格篩選條件」，篩選條件設為『只拋轉「此次出貨」欄位有打勾的資料』之後儲存修改即可。

修改完此設定，以後要拋轉「出貨單」時，需要先在訂購項目中，針對要出貨的項目在「此次出貨」欄位上打勾，再執行「拋轉出貨單」按鈕。（第二次之後執行時記得先把原本的打勾取消後重新勾選）

第一次出貨時執行按鈕的狀況會像這樣：

二、同品項分批出貨

如果不只是不同品項不同批出貨，同一個品項（在訂單上等於子表格的一列資料）也會需要拆分成不同數量出貨的話，在表單設計上就必須另外考量到在同一筆訂購項目中，應該新增欄位來記錄已出貨與尚待出貨數量，並且最好能設計出比較自動化填入/更新這些欄位值的方法。

此時，首先可以先在訂購項目新增兩個數字欄位：「已出貨數量」與「尚未出貨數量」欄位，在「尚未出貨數量」欄位套用公式 = 「訂購數量 - 已出貨數量」，已出貨數量則可套用預設值 = 「0」。

此時預想的流程為，轉「出貨單」時你依然是選擇要出貨的品項，按「訂單轉出貨單」按鈕，將勾選要出貨的品項拋轉到出貨單的出貨項目中，只是拋轉後你會需要在「出貨單」上修改「出貨數量」（因為出貨量不再等於訂購量）。

（如果怕訂購數量直接拋轉到出貨量上，會因為忘了改而出錯，那可以修改拋轉按鈕的設定，把「訂購數量」->「出貨數量」這組拿掉，屆時直接填寫數字即可；不過如果先直接拋訂購數量過去的話，填寫時可以順便檢查是否有預計出貨量大於訂購量的異常狀況，這部分可以自行斟酌需求）

接著，由於「出貨單」上已經有正確的出貨數字了，我們可以設計一個機制，讓「出貨單」填寫完成後，按一個按鈕就能把已出貨數字累加到到原本訂單的已出貨資訊中，這樣就不用回到訂單上手動一一更新每個品項的已出貨數量。

這種根據某一張表單的欄位值（出貨單的出貨數量），更新另一張表單欄位值（訂單的訂購）的需求，在 Ragic 就是用更新別張表單欄位值的按鈕功能來做。

這邊要注意的是，更新別張表單欄位值功能不能更新子表格欄位，只能設定更新非子表格的一般欄位，而我們想更新的「訂購數量」正是子表格欄位。

因此，我們可以先利用子表格產生新表單的功能，把「訂購項目」子表格產生另一個新的獨立表單「訂購細項」。

接著，我們就可以在「出貨單」上進入設計模式 > 表單工具 > 更新別張表單欄位值，做以下設定：

這樣每次分批出貨之後，該批出貨數字就可以直接更新到原本的訂單上了。

註：如果你的「出貨單」上沒有「來自訂單編號」的欄位，請新增這個欄位，並在「訂單轉出貨單」的拋轉設定中設定把「訂單編號」的值一起拋過來。

有需要的話，你可以進一步在「訂單」上設定一個「是否出貨完畢」欄位，在該欄位上套用條件公式，當所有子表格欄位的「未出貨數量」加總等於 0 時，返回「Yes」或「已出貨完畢」的值，這樣就可以一目瞭然哪些訂單已出完貨、哪些沒有。

有需要的話還可以進一步根據「是否出貨完畢」欄位的狀態設定條件式格式醒目提示尚未出貨完畢的資料，也可以套用並儲存相關的篩選條件。

進階調整

希望在訂單上看到所有出貨紀錄

依照上面的設計建議，訂單上可以看到訂購的品項有沒有出貨、目前已出貨數量，但沒辦法直接看到每一筆出貨紀錄。如果你希望在「訂單」上就可以顯示其他所有出貨紀錄的話，其實很簡單，只要原本在「出貨單」上有建立「來源訂單編號」欄位、該欄位設為從其他表單選擇 - 連結自「訂單」表單的話，就可以用顯示從其他表單的連結功能，把與這筆訂單資料相關的出貨單資訊拉進來作為參照子表格。

而如果你希望顯示在「訂單」上的要是一筆一筆的出貨細項，那麼就要在「出貨單」上的「出貨項目」子表格上也建立「來源訂單編號」欄位、設為從其他表單選擇欄位並連結自「訂單」表單（可以套公式參照出貨單上的「來源訂單編號」欄位，這樣就不用在子表格重新填寫「來源訂單編號」）。接下來，利用子表格產生新表單的功能，把「出貨項目」子表格產生另一個新的獨立表單「出貨細項」。做完這步驟後，就可以改以「出貨細項」表單拉進來當參照子表格，就會是呈現出貨細項了。

多品項分批出貨（同品項同批出貨）情況下，想確認特定品項是否已出貨

前面針對「多品項分批出貨（同品項同批出貨）」的情況，是建議只要新增一個打勾選項欄位，要拋轉出貨的打勾、拋轉，事後依據訂購品項有沒有打勾來確認是否已拋轉出貨。

不過如果你常常會打勾之後忘記按按鈕，希望不用透過查看資料歷史紀錄來確認自己有沒有按按鈕的話，可以額外在「訂單」、「出貨單」上都新增「確認已出貨」的打勾選項欄位，「出貨單」上預設值設為 「Yes」，然後一樣設計一個更新別張表單欄位值動作按鈕，在「出貨單」建立之後按按鈕更新「訂單」表單上的「確認已出貨」欄位。

如何將「訂單管理」模組修改為可分批出貨的流程？

Ragic 應用商店的訂單管理模組有「訂單拋轉出貨單」的設計，模組預設的流程是單筆訂單一次出貨。

如果你要將「訂單管理」模組修改為「分批出貨」的模式，由於訂單管理模組的訂單、出貨單、訂單轉出貨單的模式跟本篇教學前段的示範表單很類似，因此修改方式其實大致上跟前段教學的建議一樣，可以直接參照前面的教學：

（一）修改「建立出貨單」按鈕，新增拋轉設定 - 套用子表格篩選條件的設定，就可以只拋轉此次出貨的項目。（也可以不修改按鈕，在拋轉後手動刪除不需要的項目）

（二）更新出貨進度功能：

(1) 「訂單」表單上的「訂購細項」子表格新增「已出貨」、「尚未出貨數量」欄位。

(2) 「訂購細項」子表格產生新表單。

(3) 在「出貨單」上設計更新別張表單欄位值動作按鈕更新「訂購項目」表單的欄位值，即可計算出貨進度。

「訂單管理」模組唯一設計上比較不同、需要注意的地方是，為了處理同一產品多單價的情況，「訂單」的「訂購項目」部分是連結與載入自商品單價管理表單，因此「訂購項目」子表格上顯示的是代表每一個單價的「商品販售代號」欄位。

不過，「訂購項目」子表格上其實也是有代表商品的「商品編號」欄位的，會在填寫訂購項目、選擇商品販售代號時由系統自動帶入欄位值，只是為了減少混淆此欄位被隱藏起來了，只要進入設計模式就可以看得到。

這個「商品編號」欄位在拋轉「建立出貨單」的動作按鈕上，也有被設定將欄位值拋轉到出貨單上。因此在修改設計時，記得在以「出貨單」更新訂購細項的值時，仍然應該要以這個「商品編號」欄位為更新基準就可以了。