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预约系统进阶设计教学

由于 Ragic 预约系统本质上就是某张表单生成出来的报表,有人在报表上预约时段后,系统会自动根据他的预约信息,在来源表单上创建一笔对应的预约纪录数据,因此,你可以透过来源表单上的设计,帮预约系统打造各种扩展应用,说明如下。

(一)自动寄发预约成功通知信

如果你希望有人在预约系统预约后,系统自动寄发一封“预约成功通知信”,可以在来源表单上设置自订 Email 动作单击钮单击钮并且将单击钮设置为“保存时自动运行”,例如下图。

当有人在预约某时段时,由于系统会自动在来源表单上创建一笔数据,触发动作单击钮“保存时自动运行”,因此确认预约后单击钮就会运行、寄出信件给预约人(预约人需要是 Email 或用户字段)。

这类预约成功通知信的范例如下。

(二)预约前提醒

如果你希望预约时段来临前,系统可以自动寄信通知预约人的话,可以在来源表单上设置提醒,例如下图。

日期字段可以选择“开始时间”或“结束时间”( Ragic 目前不支持跨日预约功能,因此开始和结束时间通常是同一天),可以自订要在预约当日或前一日(前 N 日)发送提醒。

这边要注意的是,“预约人”字段必须是选择用户或 Email 字段,才有办法寄送提醒。如果要提醒的对象不是“预约人”,你也可以在表单上另外设置一个提醒对象的字段。

另外,如果提醒对象有装 Ragic app、或许可网页推送的话,也可以设置让他能收到手机 app 或网页推送(相关信息可参阅通知设置文档)。

预约前提醒信的范例如下。(提醒内容可客制化自订)

(三)预约数据同步行事历

预约好的进程,有时候以行事历形式来查看会比较方便,如果你有这个需求,只要在来源表单另外利用报表功能,直接生成行事历报表即可,例如下图。

可以点开行事历报表上个别事件的摘要,查看进程细节。如果希望摘要上不只显示“预约备注”,例如希望是显示“预约人+会议室”这样的信息的话,可以在表单上创建一个“行事历摘要”专属的字段,利用字符串公式把你想要的值串出来。

如果你希望预约好的进程可以在外部行事历(例如 Google 日历或 Outlook )查看的话,可以改用另一个行事历同步功能,不过要注意的是外部行事历支持的日期格式经常是“日期(yyyy/MM/dd)”和“时间(HH:mm)”分开的格式,跟预约系统与行事历报表支持的“日期+时间(yyyy/MM/dd HH:mm)”格式有些区别,会需要设计几个外部行事历同步用的字段,套用字符串公式和“字符串转日期”(DATEVALUE)公式来获取“日期(yyyy/MM/dd)”和“时间(HH:mm)”的字段值,相关教学可参阅这里

(四)预约后续跟踪管理

很多预约管理的需求,其实不只是管理当下的预约排程,还包括预约完成后,预约者是否确实出席(到场/参加活动/使用租借物)。使用 Ragic 预约系统时,由于预约纪录都会自动存放在来源表单中,只要在表单中新增所需的“状态”字段,就可以在表单中纪录后续的进度,甚至跟其他表单连动,运行“课程扣点数”、“费用计算”等功能。

以“课程预约”为例,假设要预约的是一对一的课程、课程计费采点数制,每次上课扣一点,那么只要在课程预约单上新增“是否出席”字段,并设置“更新别张表单字段值”动作单击钮,设置在课程预约单运行动作单击钮时,扣减原本方案订购单上的点数,就可以把后续的出席管理、点数管理都做到。

(注:一对一预约课程管理相关的表单设计教学可参阅这里

(五)预约频率统计

你也可以利用 Ragic 其他报表功能,根据预约系统来源表单生成各种数据分析型的图表。

例如用曲线图分析会议室使用频率:

数据透视分析不同老师每个月各自接了多少预约:

排行报表看谁预约最多次。

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