如果你是不想花大錢購買複雜系統的中小企業/沒有專屬系統的特殊產業公司，你想從傳統的紙本、Excel 人事考勤資料，進階到更系統化機制的人資管理，那麼，Ragic 是一個很值得你參考的選項。

利用 Ragic 高彈性、用戶能自己客製化的特性，自己幫自己快速設計一個好上手、能量身打造的系統，或是安裝我們相關免費範本模組之後，再依照你的需求自行調整修改，都是不錯的選擇。

（註：Ragic 是一個讓人不用寫程式，就可以自己設計資訊系統的工具，如果你不認識 Ragic，可以點這裡看我們的介紹；這個教學專區包含我們人資相關的免費範本模組列表、說明、安裝路徑、以及各種人資應用相關的變化設計教學。)

提到人資管理，很多出缺勤管理上都有的「打卡」需求，Ragic 也有提供。要注意的是，由於 Ragic 其實是一個讓人能彈性設計並自由運用的工具，並不是一個現成的套裝系統，當我們說「Ragic 有打卡功能」時，並不是指某個現成的表單或模組，而其實是一個在任何一張表單上都能做的 欄位設定：只要你在設計某張表單時，設計了日期類型的欄位，在這個日期欄位中勾選了「打卡」的設定，你的員工就可以直接在表單上打卡（不用花錢安裝打卡機等硬體裝置）。

透過這樣彈性的功能，你可以透過表單設計，讓你設計出來的打卡資訊跟系統其他資訊串接，達成一條龍管理，也可以依照你的管理方式 / 產業邏輯來彈性調整。

如果你是剛接觸 Ragic 的新手，因為想要找一個簡便的打卡機制找來這裡，你希望先看到已經設計好、能夠直接套用參考的範本的話，我們現在也有兩個免費範本設計內包含這樣的打卡功能，有需要的話可以安裝來參考：

第一個是安裝我們「快速範本」區塊內的「打卡」快速範本，使用時的畫面像這樣：

第二個是我們的「遠端工作範本模組」，裡面也有一個遠端打卡表單：

如果你的基本需求只要這樣的表單就夠用，可以直接使用範本或複製表單架構來使用。而如果你的表單有更多其他變化需求（例如一筆資料希望是一個員工「一整個月」的打卡資料），可以繼續看看我們的說明示範，以及各種功能的設計建議/提案。

Ragic 的「打卡」功能簡介

一般來說，「打卡」最主要的需求就是紀錄員工上班、下班當下的時間，員工不能任意篡改這個記錄下來的時間，且最好可以跟表定的上下班時間比對，帶出是否準時、遲到、早退等資訊。

如果要在你的 Ragic 表單上建立這樣的打卡功能，只要在設定「日期欄位」時，在欄位設定的地方，勾選特殊的屬性：「打卡」，就可以了，如下圖所示：

一般沒有勾選「打卡」屬性的日期欄位，大家可以任意地在這個欄位填上資訊，只要依照設定好的格式填寫資訊就沒有問題，例如設定格式是 yyyy/MM/dd 時可以從日曆 icon 上選取日期，設定格式為 HH:mm 時可從時鐘 icon 上點一下選取時間，也可以手動輸入文字：和其他欄位一樣，有權限的人可以隨時修改，也可以設定預設值。

而勾選了「打卡」屬性的日期欄位，大家填寫時會看到欄位旁邊是人旁邊有一個時鐘的 icon, 點一下會發現只有一個選項，就是填入當下的時間，且此欄位值不能修改、如果要再次填入欄位值的話，一樣只能填入當下的時間，因此打卡者不能藉由修改欄位值來偽造較早的打卡紀錄。

以下，我們示範一些比較簡單的打卡紀錄範例，讓你對打卡欄位的基本功能有一個初步的概念。如果您想做到的事情比較複雜，牽涉到自家流程的排班系統等，不確定怎麼設計的話，都可以來信 support@ragic.com, 依照這篇文章的說明提供資訊，讓我們提供您設計建議 : )

簡單的打卡紀錄設計範例

我們可以「一位員工一個月的打卡紀錄」為一筆資料的單位，設計如下圖的打卡紀錄表：

打卡員工編號、姓名、英文名稱等欄位，可直接輸入，有需要的話也可以連結與載入自人事資料表或考勤統計等表單。打卡月份可以用年+月當單位，例如「201908」。

子表格欄位部分是該月的打卡紀錄，其中日期、打卡人、表定上班時間、表定下班時間都可以先設定好預設值（日期 = 該筆子表格資料建立日期，打卡人 = 建立該筆資料的使用者，表定上班時間、下班時間也可以用預設值直接套用規定好的時間）。這些套了預設值的欄位可以設成唯讀欄位不讓人修改。

當員工上班時，只要進入屬於自己該月的打卡表，在新的一行子表格資料中點擊「上班打卡」欄位，系統就會自動記錄上班時間並儲存成欄位值：

而「準時/遲到/請假」這欄有套公式 IF(D4>C4,'遲到','準時')，會自動依據打卡時間和表定上班時間填入準時或遲到的資訊。（該公式意思為：當 D4 欄位（上班打卡）晚於（大於）C4 欄位（表定上班時間）時，該欄位顯示「遲到」；當 D4 欄位沒有晚於 C4 欄位時，該欄位顯示為「準時」）

如果今天我很晚才到辦公室，那麼打卡時就會顯示出遲到紀錄：

而如果希望員工遲到時表單能像上圖一樣醒目顯示此紀錄，可利用條件式格式來設定。

如果你不喜歡以子表格的形式紀錄每天的打卡資訊，也可以利用這個範例，從子表格產生新表單，在新表單填入打卡資訊。

若有需要，也能將打卡設備的紀錄匯入

如果你已經有打卡鐘 / 紀錄打卡資料的門禁系統，只是希望打卡資訊與 Ragic 系統整合的話，只要你的打卡設備可以整理成 Excel 或 CSV 檔，就可以匯入Ragic 做進一步的整合。

變化型設計：由人資預先建立每天的打卡資料

如果你擔心前面的打卡紀錄方式，在員工漏打卡時「抓漏不易」的話，人資也可以在每個月月初開立打卡記錄表時，先一併將整個月每天應該要有的工作天打卡資料建立起來（例如週一到週五上班，2019 年 8 月就是要先建立 22 筆資料），其他部分留空等員工當天打卡填寫。人資建立時，可用複製資料等方式簡化程序。

由人資預先建立每天打卡資料還有一個好處是，假如當天應該要打卡，員工卻未打卡，這時，由於人資已預先建立資料，我們可以針對「已建立資料，但打卡欄位空白」的情形套公式抓出「未打卡」的異常狀態，例如下面的公式設計方法：

不過，這部分要注意的是：

①「日期」欄位不要設預設值

因為是人資手動填入的。另一方面，當子表格只有套有預設值的欄位有值時，資料有時會不能儲存，原因請參考這裡。

② 如果擔心員工打卡時要在資料中大海撈針，可善用「子表格產生新表單」與「篩選」功能

如前所述，你可以利用從子表格產生新表單的功能，將每天的打卡資訊顯示在一張獨立的新表單中，可以讓員工每天在新表單中的對應資料填寫即可。但如果資料太多要花時間找到很麻煩怎麼辦？員工可以利用左側搜尋列的篩選功能，將符合自己姓名＋日期為「今天」的資料存成自訂篩選，每天只要點一下自訂篩選就可以了。

將「請假」紀錄同步到打卡紀錄中

你也可以透過表單設計，看看能不能讓系統定期將請假紀錄更新到打卡紀錄中，讓人資審視出缺勤紀錄時更清楚是什麼狀況。以免費範本模組的請假單為例，假如每次請假都是以一天為單位的話，可以設計一個拋轉按鈕，定期將請假資料拋轉到打卡細項表單（打卡紀錄表單的子表格產生新表單）中，可設定將請假日期拋到打卡日期、請假假別拋轉到「準時/遲到/請假」欄位來更新狀態，每次到月底或下月月初時批次執行動作按鈕來更新一批請假狀態。

(如果打卡紀錄的設計是屬於前面講的「變化型」，也就是由人資先建立好每個月的每筆資料的話，那麼要設計的動作按鈕就會變成更新別張表單欄位值）。

另外，這個方法只適用於一次請一天假的狀況，一筆請假單資料超過一天的話，還是需要手動調整一下喔！

異常通知/未打卡通知

有時候，員工可能會忘了打卡，或正好出了什麼差錯，因此打卡系統如果有個「異常預警機制」，及時發現及時處理，對員工或管理出缺勤的人來說都會有幫助。由於前面的範例設計中，我們已經設置了一個類似「狀態」的欄位，來顯示當天的打卡紀錄是未打卡、遲到、或正常等等，因此我們只要利用此欄位，加上一點進階設定，搭配 Ragic 的提醒功能就可以了。

舉例來說，你可以：

①新增一個「提醒日期」欄位，套用條件公式

例如：我希望設定當員工未打卡或者遲到時，隔天寄送提醒給他，那麼我新開設的「是否提醒」欄位就設置條件公式使狀態欄位=未打卡 或 遲到時，將「提醒日期」欄位填入隔日的日期，例如下圖的設定。

②設置提醒

補卡/更正打卡紀錄

如果員工因為某些特殊原因沒有打到卡，某些公司有「申請補卡」的機制，例如向主管提出補卡申請通過後，由人資協助修改紀錄，這也可以透過 Ragic 的設計來做到。

舉例來說，我們可以延伸前面的「打卡紀錄細項」表單來設計補卡的機制。首先，你可以為打卡紀錄細項表新增一張資料相通的多版本工作表，這張表單設定成只有人資有權限看得到、修改。在這張多版本表單中，只要將打卡欄位的「打卡」屬性取消勾選，它就成為一般的時間欄位，可以修改了。

而主管審核補卡的部分，你可以在打卡紀錄細項表設定簽核流程。假設補卡需要經過直屬主管審核通過，送簽核對象就設成直屬主管。（為了方便之後給人資修改資料，可以在簽核設定中把進階選項的「簽核後自動上鎖」勾選取消）

員工收到打卡異常提醒，要申請補卡時，可以在該筆資料送簽給主管並在回應中備註資訊，例如這樣：

由於多版本表單是可以共享簽核資訊的，因此，你可以用一個小技巧，讓人資在人資專屬表單裡，可以馬上看到有哪些打卡紀錄送簽且通過了。只要在人資表單中新增一個「簽核狀態」欄位（欄位種類設成「選項」欄位），然後在欄位設定的地方，在「欄位編號」旁邊點兩下，將欄位編號改成「312」：

之後這個簽核狀態欄位就會自動顯示該筆資料（或者它的多版本）簽核的狀態，人資可以透過篩選來確認有哪些資料需要處理。有需要的話，人資還可以另外新增一個多版本表單共用的「處理進度」欄位來標示進度給員工看，員工可以看到的那張表單設唯讀以防被擅改。

雲端打卡，內勤外勤都能通！還能進一步取得使用者定位

這個打卡功能在 Ragic 的手機 APP 上也可以用，外勤工作者也可以輕鬆打卡。

如果擔心有人利用便利的功能作弊，還沒上班就打卡怎麼辦呢？以內勤來說，如果你的員工是在定點上班，到公司算打卡的話，打卡功能可以搭配公司的連線設定，只有在公司的 Wifi 或特定網域內才能登入資料庫打卡。

你也可以搭配 Ragic 新上線的 GPS 定位功能，讓員工每次打卡時，表單上同步顯示打卡位置，避免作弊行為。設計方式如下：

1. 在你設計好的打卡表單上新增一個搭配的地址欄位。如果你的打卡欄位是獨立欄位（一筆資料打一次卡），就新增對應的獨立地址欄位；如果你的打卡欄位是子表格欄位（一筆資料可能打多次卡），就新增對應的子表格地址欄位。

2. 在新建立的這個地址欄位設定上，選擇定位相關的預設值（建立時的地址、或建立時的經緯度等），並設定為唯讀。

設計好之後，每次打卡時，這個地址欄位就會自動顯示 GPS 定位的位置了。

搭配這樣的「GPS 定位」設定，不只定點上班的內勤打卡可以防弊，外勤要隨時回報所在位置也更方便！

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