接單時先收訂金、完工後收尾款怎麼管理？

不少採「接單生產」模式的公司，例如客製飾品、家具、婚禮小物、機械零件加工等，或是像民宿訂房、預約美甲服務這類需要預約的服務型產業，常會在客戶下單時先收一筆訂金，以確認訂單的真實性，待商品製作完成、實際入住，或服務完成後再收取尾款。

這樣的流程雖然常見，但在實際處理訂單時，可能還是會有一些疑問，例如：訂單上的總金額應該填寫全額還是訂金？訂金和尾款該如何記錄與追蹤？

本文就要帶你看看，在「先收訂金、完工後收尾款」的情境下，如何透過簡單的表單設計，讓訂金與尾款資訊能清楚地呈現在訂單上，提升整體管理效率。

在訂單上管理訂金和付款狀態

若你想在訂單中清楚標示每筆訂金、尚未支付的尾款，以及目前的付款狀態，其實只需新增三個欄位：「訂金」、「尾款」和「付款狀態」。以下我們將以快速範本中的「銷售訂單」作為範例，示範如何設定：

1. 在「銷售訂單」表單上新增「訂金」和「尾款」兩個金額欄位，及一個「付款狀態」的從選單選擇欄位。

2. 將「尾款」的公式設定為 D19-A9（也就是「總金額 - 訂金」）

3. 將「付款狀態」欄位的選項設定為「尚未付訂、已經付訂、已結清」。

4. 設定完成後，就可以在訂單上輸入客戶所付訂金，並調整訂單狀態了。輸入「訂金」後，「尾款」就會透過公式自動計算。

延伸應用：將訂金與尾款分別拋轉入帳

前面提到，我們可以在訂單上加入「訂金」與「尾款」欄位，搭配「付款狀態」，來清楚記錄每筆訂單的付款進度。不過如果你公司有財會流程需求，例如 訂金一收到就需要入帳、轉入銀行，就會需要把這筆款項提早帶入應收帳款管理，確保帳目清楚、好追蹤。

這時你可以考慮在「出貨單」中加入「訂金」與「尾款」兩個欄位，再分別將這兩筆金額拋轉到不同的「應收發票」上。這樣不但能清楚區分應收款來源，也更符合財務部門在分錄帳、入帳處理時的需求。

以下我們就以快速範本中的「出貨單」和「應收帳款」來示範：

1. 在「出貨單」上面新增「訂金」和「尾款」兩個欄位，另外「出貨項目」子表格欄位可以依照訂單來進行調整，加入「訂單」表單中「訂購欄位」子表格裡面的相關欄位。

2. 在「訂單」表單上，新增一個「建立出貨單」的拋轉按鈕，並將「訂金」和「尾款」兩個欄位的資訊拋轉到「出貨單」上的對應欄位上。如果原本表單上就有「建立出貨單」按鈕，可以修改按鈕，把「訂金」和「尾款」兩個欄位加上去就好。

3. 完成後只要按下「建立出貨單」按鈕，就可以一鍵將「訂單」拋轉成「出貨單」，「訂金」和「尾款」欄位的資料也會一併拋轉過去。

4. 接下來在「應收發票」表單上，因後續要把「訂金」和「尾款」的金額直接拋到「總金額」欄位，所以我們先將「總金額」欄位的公式移除，以免後續拋轉應收的商品細項資訊時，系統會自動計算。

5. 在「出貨單」表單上，新增一個「訂金拋轉」的動作按鈕，將客戶資料、出貨項目子表格中的欄位都拋到「應收發票」表單的對應欄位上，其中「訂金」欄位要拋到「應收發票」表單的「總金額」欄位。

6. 另外再新增一個「尾款拋轉」的動作按鈕，拋轉的欄位大部分都和「訂金拋轉」按鈕一樣，只是要將「訂金」改成「尾款」。

7. 完成後，按下「訂金拋轉」或「尾款拋轉」，就能將「訂金」和「尾款」各自拋轉為一張應收發票。