比百萬級客製化系統更好用：勁力行銷用 Ragic 串起專案收支、採購請款管理流程

「Ragic 的連結功能很強，可以把不同表單的資料串在一起，找資料也會很快。比方說有個活動我們要找音響廠商，就可以從廠商類別去找過去合作過的音響廠商。」

勁力行銷的營運長 Carol 談起使用 Ragic 的感受時，特別提到資料連動帶來的便利。過去曾用過多套ERP 與客製化系統的 Carol，為什麼後來會選擇 Ragic，她又是如何建立出符合勁力需求的管理系統呢？

以專案管理每個活動 收支管理是關鍵

勁力行銷是一家位於竹北的活動行銷公司，以舉辦企業活動為主，主要服務新竹科學園區的科技公司及其他企業客戶。創辦人張哲欽長期深耕棒球圈，對棒球抱有極大熱忱，因此除了企業家庭日、企業競賽、尾牙等企業活動，勁力也積極投入社區棒球及學校運動賽事的舉辦。

負責財務和人資的營運長 Carol 說，對活動行銷公司來說，每個活動都是一個專案。從活動前的請購、採購，到後續的請款、付款，每個專案都會產生大量且繁雜的財務資料，需要管理與核對。如何精準掌握這些專案的收支與利潤，是影響公司能否穩健營運的重要因素。

也因此如何把這些財務流程管理好，也成為 Carol 日常工作中的重要課題。

經歷多套套裝 ERP 挑選系統更重視彈性

Carol 過去在不同公司服務時，曾用過多套 ERP 系統，例如帆宣系統、寶悍集團時期的廈門正航 ERP 及台灣正航的客製系統。此外，她早期在小公司工作時，因為報表全靠 Excel 人工管理，因而練就了扎實的 Excel 公式底子。由於勁力成立時，團隊中就屬她對系統最熟悉，因此尋找合適系統的重任，自然落在了她身上。

而過去的經驗，也影響了 Carol 後來挑選系統的選擇條件。她印象很深的是，在寶悍集團工作時，集團曾經花費 500 萬台幣找台灣正航製作一套客製化系統。然而系統上線後，只要流程稍有變動、想要修改一張表單，就必須向正航的工程師回報，一來一回的修改往往得等上個半年。

這樣的經驗讓 Carol 意識到，對剛起步、團隊精簡的勁力來說，坊間套裝軟體的導入與維護成本過高，且缺乏客製彈性，並不符合實際需求。因此在挑選系統時，她希望找到一套成本合理、能由內部自行彈性調整的工具。

介面像 Excel、客製彈性高 用 Ragic 打造專案收支管理系統

Carol 說，勁力只有在成立初期短暫使用 Excel 管理資料。後來她透過網路搜尋找到 Ragic，由於過去已有使用多套 ERP 的經驗，幾乎沒有花時間比較其他軟體，便直接開始試用。

實際使用後，Carol 發現 Ragic 的表單介面與公式邏輯和 Excel 相近，加上自己原本就熟悉 Excel 公式及 ERP 系統的操作邏輯，因此很快就能上手。更重要的是，Ragic 的客製化彈性很高，表單與流程都能依照需求自行調整，不需要每次修改都仰賴外部廠商。

於是，Carol 從安裝 Ragic 的現有模組開始，將專案、預算編列、請購採購、請款等流程陸續搬到 Ragic 上，並逐步依照他們內部的工作流程修改，慢慢建立起符合公司需求的專案收支管理系統。

隨著流程與資料逐步集中到 Ragic，也讓 Carol 的工作更有效率。「我在前公司財務部最多人的時候有七個人，但在勁力這邊就只有我一個，甚至我還兼任人事。」她接著說，「但因為系統裡的財務資料非常完整，現在不管是會計師查帳，還是平常要產出報表、傳票等帳務資料，都可以很快產出。」

而和過去使用套裝 ERP 系統的經驗相比，Ragic 的彈性也讓她很驚豔：「其實我們現在用這套系統，說實在我覺得它可以做到很強大，甚至比以前外面四、五百萬的客製化系統更好用。」

那麼，勁力實際上如何運用 Ragic 管理這些工作，又帶來了哪些改變？接下來就讓我們從幾個主要的應用來看看吧！

1. 專案收支管理：串起請購/採購/請款流程 勾稽比對、減少出錯

Carol 提到，一個活動專案從前期的預算編列到最後付款，中間會經過請購、採購、請款等一連串彼此連動的流程：請購單經過主管核准後，才能轉為採購單；採購單核准後，再轉為請款單。

因此，她以一張「專案清單」為核心，將這套流程搬到 Ragic 上。每個專案都有各自的專案編號，再透過 Ragic 的拋轉和連結與載入功能，將同一專案的請購單、採購單與請款單串起來，並在請購單和採購單上面都設定了簽核流程。請購單在主管簽核後，就能「一鍵拋轉」為採購單，而採購單核准後，也能再一鍵轉為請款單（貨款支付申請單）。

由於前後單據彼此連結，現在他們可以直接從請購單查看後續的採購狀況，也能從廠商的貨款申請一路回溯到原始採購單。這讓 Carol 更容易確認每筆款項來自哪個專案、哪次採購，也方便勾稽與比對前後單據，不必再到不同表單中反覆查找。

主管在外也能透過 Ragic App 簽核 推進請採購流程

在這套請採購流程中，主管能否即時簽核，也會影響整體流程的進度。請購單需要主管簽核後才能轉為採購單，採購單核准後才能進一步請款。這些流程中需要主管核准的請購、採購等單據，即使主管人在外面，也可以直接透過 Ragic App 完成簽核，不會因為不在辦公室而卡住後續流程。

除了方便回查，Carol 也利用 Ragic 的動態篩選，減少人工作業可能發生的錯誤。例如在建立銀行付款單時，系統會自動排除狀態為「已付款」的請款單（貨款支付申請單），讓已付款的單據不會再次出現在可選清單中，避免同一筆款項被重複付款。

2. 專案收支集中管理 更方便掌握成本、毛利等營運數字

除了讓請購、採購、請款等流程更容易勾稽，當這些日常作業產生的資料累積起來，也讓 Carol 更方便從專案的角度掌握收入、成本與毛利。

在 Ragic 的專案統計表中，Carol 利用參照子表格功能，同一專案的請購、採購、請款及各種費用報銷等資料就能自動彙整進來。再透過公式自動計算專案的預估收入、已採購金額等數字，不需要另外手動統計。到了專案結案時，Carol 還會將會計帳務資料納入統計，透過公式計算每個案子的收入、成本與毛利，進一步比較各專案的實際收支與獲利狀況。

除了 Carol 自己可以從專案的角度掌握收支，業務在填寫客戶訂單時，也能直接從表單上的小圖表，看到各個專案目前的收入占比。這張圓餅圖會直接讀取「收入申請單（客戶訂單）」中的資料，自動加總每個專案的客戶訂單金額。因此業務不需要手動整理報表，在日常填寫訂單時，就能順便掌握各專案的收入表現，對公司當前的整體業務狀況會更有概念。

這些原本分散在不同流程中的資料，都能以專案為中心彙整起來，讓 Carol 更方便查看每個案子的收支與毛利狀況，掌握公司的營運數字。

3. 自動彙整客戶與廠商資料

目前勁力使用 Ragic 的重點仍以管理專案收支、財務請管面的管理為主，還沒有特別針對業務端另外設計 CRM。不過因為會計開發票時需要客戶的公司名稱、統編等資訊，因此 Carol 建立了一張客戶資料表，將這些基本資訊集中建檔。之後同仁在建立專案、訂單等資料時，只要透過 Ragic 的連結與載入功能，就能直接帶入同一份客戶資料，不需要每次重複登打。

在此基礎上，Carol 又利用參照子表格，將散落在不同表單中的客戶往來紀錄，自動彙整在客戶資料表下方。如此一來，同仁平常只要照原本的流程建立專案、訂單等資料，相關的客戶往來紀錄就會隨著日常作業自然累積，不需要再由人員另外手動整理。

如此一來，當他們想查詢某個客戶過去的合作狀況時，直接點開客戶資料表單，就可以在子表格中一目了然該客戶過去曾經委託勁力執行過哪些活動專案，以及相關的發票紀錄。

廠商資料也是如此。勁力會將合作廠商建檔，並依照服務類別進行分類。隨著資料累積，除了能回查歷史請款統計與年度比較之外，更成了下一次籌備活動時的「發包資料庫」。

Carol 指出，這在活動行銷業籌辦活動時非常實用：「（用 Ragic）找資料真的很快！例如我們要辦一場活動，想要比較或尋找以前合作過的「音響廠商」，就可以直接從「廠商類別」去篩選。接著去看他相關的採購單，就可以知道可以找哪一些廠商來做報價。」

4. 出勤請假用 Ragic 管理 同仁外勤安排一目了然

除了專案與財務流程之外，身兼人資工作的 Carol，也將不少的人事管理工作搬到 Ragic 上。

例如員工每天的出勤紀錄，雖然他們有個實體的門禁打卡系統，但 Carol 會定期將打卡紀錄的 Excel 檔匯出成 Excel，再批次匯入 Ragic 中集中保存。請假、加班也都能直接透過 Ragic 申請，主管即使不在辦公室，也能隨時隨地用手機的 Ragic App 完成簽核。

此外，由於活動行銷公司的工作型態，同仁經常要外出支援活動。為了方便掌握人員每天的工作安排，他們規定同仁必須在每天下班前，在系統中事先填寫隔天上午與下午的工作地點。

Carol 再利用 Ragic 的分群報表功能，自動將所有人的外勤狀態彙整成「每日行程報表」，讓主管一打開，就一目了然當天所有同仁的行程安排。

除了同仁的每日行程之外，為了讓老闆方便掌握近期各個活動專案的安排，勁力也建立了一張「專編行事曆」， 裡面集中整理了所有專案活動的起訖時間、舉辦地點、活動內容及負責人等資訊。Carol 分享，由於老闆不可能每一場活動都跟到，只要點開這張表單，就能快速掌握近期有哪些活動，以及各個專案目前的安排。

5. 從費用報銷到預約系統 行政庶務也能依需求客製管理

除了專案、財務及人資管理之外，Carol 也將公司裡不少日常行政庶務用 Ragic 系統化，包含費用報銷，以及會議室、公務車等共用資源的預約。

以出差和費用報銷來說，同仁申報費用時，只需在報銷憑單上填寫日期、發票號碼與金額等基本資訊。但當單據傳到 Carol 手中，為了後續製作傳票，她還需要登錄會計科目等更複雜的欄位。因此，Carol 利用 Ragic 的多版本表單建立費用報銷憑單，讓員工填寫時只會看到簡潔的基礎欄位，而她自己則能編輯一般同仁無法查看的會計專用欄位。

此外，在會議室、公務車等共用資源的管理上，Ragic 也派上了用場。由於同仁時常需要外出支援活動，Carol 利用 Ragic 的預約系統，讓同仁可以查看目前公務車的使用狀況並進行預約，出發前直接預約，避免使用時間互相衝突。

下一步：將專案管理延伸到進度管理與決策分析

目前勁力主要是將專案收支、人資與行政流程用 Ragic 管理，但 Carol 還希望未來可以納入更多的工作流程。首先是將目前還沒納入系統的專案進度管理也搬到 Ragic，讓專案執行與後勤管理的資料可以進一步整合。

在財會管理上，她也希望進一步強化預算管理與分析能力。例如針對執行期間較長的大型專案，將預估收入、成本及其他可能影響獲利的因素納入計算，模擬未來數年的損益與現金流，協助評估一個長期專案是否值得承接。年度預算方面，也希望未來能直接產生預估損益表，再與實際營運結果進行比較。

此外，Carol 也規劃將 Ragic 延伸到活動現場，包含企業活動的報名、報到，以及現場點數系統等應用，讓 Ragic 不只管理後端的行政與財務流程，也能進一步支援前端的活動執行。