2 步驟，Excel 變身「一鍵寄送薪資單」系統
如果你還在用 Excel 儲存員工的薪資明細、做薪資單，那麼你在花了一堆時間用 Excel 把整間公司的薪資表整理完之後，八成還得要手動寄信，把每位員工的薪資明細發給對方，其實這些重複的操作真的很麻煩。舉例來說，你整理完的 Excel 可能長得像是這樣：
你可能要自己慢慢從第一筆資料開始，複製、貼上、調整格式，把他們的薪資資訊寄出去……
只要你的公司人多起來，要花上的時間就會變得超級多。網路上有些方法可以將這個過程簡化——例如在 Excel（或 Google 試算表）藉由合併列印，搭配 Word（或 Google 文件）並透過 Email 寄出，也有些教學甚至會介紹一些 RPA 自動化工具。
不過，這些解決方案設定起來其實都不容易。舉例來說，Excel 搭配 Word 的合併列印功能，不僅需要自己在電腦上分開保留「範本」和「薪資資料」兩個檔案，還必須搭配微軟的電子郵件軟體 Outlook 才能使用；而 Google 試算表上的合併列印雖然操作起來比較沒有這麼麻煩，但本身是藉由安裝第三方外掛運作的，並不是內建的標準功能，仰賴社群的維護，也沒有比較「官方」、統一的解決方案。
如果對你來說，這些解決方案都不夠完美，那麼我們想推薦你一個新的方式，你可以直接利用現有的 Excel ，建立像這樣的表單，看起來、操作起來就像 Excel：
接著，你只要做一次簡單設定，之後就可以像畫面上這樣，點「執行」，就一次寄出一批薪資通知：
以 50 人公司為例，可以寄出 50 封像這樣的薪資通知信，每封信內容都會依據員工姓名、薪資結構、薪資數字而有所不同。
要達成這樣的效果，你需要透過一個叫「Ragic」的工具。Ragic 是一個不用寫程式，就能自由組合多種功能、打造自己需要的應用的資料庫系統，你可以點這裡看看我們更詳細的自我介紹。它長得就像 Excel，也支援用 Excel 匯入資料，但它的操作更簡單直覺，點點滑鼠就能製作一勞永逸的「發信按鈕」。
接下來我們就要示範怎麼透過簡單兩個步驟的設定，用 Ragic 把原本需要大量手動複製貼上的發薪工作，變成按個按鈕幾秒就做好的輕鬆小事！
前置作業：註冊 Ragic 帳號
如果你還沒有一個 Ragic 帳號，你可以點擊這裡開始註冊。你不需要在註冊時填入任何付款資訊，這一篇教學的內容也可以在免費版額度中完成設計、正式使用。
步驟 1：匯入 Excel 以建立表單
為了要能夠管理資料、執行寄信流程，我們需要先製作一張 Ragic「表單」——不用擔心，它其實就像 Excel 的「工作表」，而且你完全可以用手頭上的 Excel 來讓 Ragic 自動建立一張表單。系統會自動辨識欄位，如果有需要的畫，你可以參考下列的方式手動調整欄位種類：
透過這個方法，除了能夠建立表單以外，也會一併幫你把資料建立起來，讓你能夠檢查表單的運作是否符合需求。你建立好的表單可能是長這樣的：
如果你需要匯入的 Excel 檔案可能不只一份，或是後續月份也是先在 Excel 上整理完才會上傳到 Ragic 歸檔、寄信，可以再參考這裡的說明，將後續的薪資資料都也上傳到表單中。
Tips：在 Ragic 上，每筆資料都同時會有「列表頁」與「表單頁」兩種檢視模式，前者會將所有資料一字排開供你快速瀏覽；點擊列表上的資料就會進入該資料的表單頁——適合更加詳細地記錄資料。在這篇教學中，我們不會特別深入說明、修改表單頁的欄位設計。若有需要，你可以分別調整、新增兩種頁面的欄位與排列。
步驟 2：設計一鍵寄信按鈕
成功匯入 Excel、建立表單之後，就可以直接設計我們將會用到的「寄出薪資單」按鈕了。我們將會使用 Ragic 內建的寄出自訂 Email 功能來設計：
首先，在進入一筆資料後，點選右邊的修改設計以進入設計模式：
在「表單工具」裡就能找到「寄出自訂 Email」：
你可以在設定視窗中，自由設定信件的寄件者、主旨、內文……等資訊，還記得我們之前在 Excel 上記錄了每個員工的 Email 嗎？在這裡，你也可以直接告訴系統，寄信時就直接寄到 Email 欄位裡記錄的信箱：
接下來，為了讓系統在寄出 Email 時，能自動帶入該員工薪資單上的內容，請在輸入信件內文時，使用參數來參照欄位內容，編輯完畢後，你可以透過右側的眼睛圖示，預覽寄出信件時的效果：
設定完成後，就可以同樣在表單頁的右下角，看到寄送 Email 的按鈕。按下後，員工就會收到屬於他的薪資明細信件囉！
實際發薪時，只要在列表頁透過批次執行的方式，一次觸發多筆資料的寄出薪資單按鈕，就可以一鍵送出整間公司的薪資單，省下一張一張寄送的時間。
進階應用 1：夾帶加密的 PDF 薪資單
我們先前的教學，主要是直接將表單裡面記錄資料以文字的方式帶入信件內文，不過，我們其實常常會希望除了內文以外，如果薪資單能統整成一份文件、PDF 會更好。這在 Ragic 上同樣也是做得到的。你可以選擇多種方式將資料轉為 PDF，第一種是「附上資料的 PDF 檔」，這會將表單上的排版與資料直接轉為 PDF 檔案，讓對方可以自由下載留存。
如果你有其他格式的需求，例如公司有固定的薪資單格式，也可以透過合併列印與客製列印報表，就像 Word 與 Excel 裡的合併列印，上傳你設計的範本之後，就能以這個格式套入資料內容並下載為 PDF。
因為薪資單畢竟是比較敏感的資訊，有很多人也習慣用最嚴謹的方式來處理，假如你希望薪資單本身不只要用檔案傳送，而且還要能夠加密的話，也同樣難不倒 Ragic。
舉例來說，我們在薪資資料上記載了每個員工的身分證字號：
那麼你就可以在設定寄出 Email 的按鈕時，選擇在「附上這筆資料的 PDF 加密欄位」中，選擇透過這個欄位進行加密：
實際打開信件時，員工就可以依照指引輸入自己的身分證字號以打開薪資單，保障資料機密性。
進階應用 2：快速找到特定薪資單
如果有員工對自己收到的薪資有疑問，有什麼辦法可以更快找到指定的薪資單呢？你可以在列表頁的左側，透過對欄位的篩選來找到特定資料。舉例來說，如果員工編號「E-00001」的員工，對「2025 年 12 月份」的薪資單有疑問，那麼你就可以像下圖這樣設定篩選，就會馬上篩出資料，不再需要翻箱倒櫃了：
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