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自動彙整多階段問卷、送簽核、追蹤提醒 -- SurveyCake 串接 Ragic 五大應用情境介紹

作者:Lillian Huang

Ragic 是一個讓企業依據自家流程,彈性建立客製化系統(資料庫)的工具。除了資料庫本身建置上的自由度,在外部整合上,我們也提供各式各樣不同的外部系統串接方式,讓你從中彈性選擇最適合自己的方法。

現在 Ragic 對外串接的方式又多了一種:我們和雲端問卷服務 SurveyCake 合作,開發了 SurveyCake x Ragic 直接串接的新功能。

只要跟著我們的四步驟教學簡單做設定,不用自己寫程式、不用透過第三方工具,就可以讓 SurveyCake 問卷結果直接傳到指定的 Ragic 表單,問卷彙整與後續應用更便利。

SurveyCake 問卷直接串接 Ragic,有什麼好處呢?主要是可以讓你把問卷搜集而來的資訊,自動彙整、與企業內既有資訊整合、無縫啟動後續流程,如內部送簽審核、指派專案工作、發送行銷訊息等,省去手動統整匯入的麻煩。

以下我們就直接舉出五大應用情境(行銷、市調、客服、人資、行政),用實例說明這些好處。也歡迎你用自己的方式開發出更多用法!

註1:此功能開放 Ragic 所有用戶使用,不過 SurveyCake 是專業版、企業版用戶才能使用此功能,請注意。如果你還不認識 Ragic ,歡迎來這裡看我們的自我介紹

註2:感謝 SurveyCake 提供本文圖片素材。如果你不想自己處理,希望由專人協助串接,可直接接洽 SurveyCake 企業版服務,點此參考相關說明

1. 行銷:報名資訊管理更輕鬆 & 自訂客製化提醒信

舉辦需要事前報名的活動時,可能需要注意是否有人重複報名或不符資格、可能得一一聯絡報名者、註記聯絡狀態,活動結束後名單可能得歸檔到「會員」或「潛在客戶」資料庫...這些流程如果得手動整理資料來進行,就頗為繁瑣。

如果你用 SurveyCake 做線上報名表,設定串接到 Ragic 表單,這些聯繫、狀態管理、建檔流程就有辦法統一在單張表單執行,資料較不會散落混亂、也能簡化步驟。

舉例來說假設每次活動的報名人都要統一進到 Ragic 的「潛在客戶」表單裡管理,可設定將報名表單中的「姓名」、「Email」、「電話」等填答寫入 Ragic 表中:

就可以透過潛在客戶表單,統一管理。在潛在客戶表單上建立一些延伸管理用的欄位,例如「狀態管理」選項欄位,就可以註記狀態(活動報名狀態或後續追蹤狀態)、讓團隊成員統一確認,避免重複聯繫或遺漏聯繫;也能利用指派功能指派負責人。

Ragic 的「提醒」功能也是後續自動化追蹤的利器,只要額外建立一個日期欄位(可用 Ragic 預設值功能帶入建立日期),就可以自訂幾天後自動發出通知信提醒參與者活動資訊、或提供潛在客戶新資訊,信件內容可自訂。

小技巧:這裡用比較簡單的「潛在用戶」單張表單做示範(可在應用商店 > 行銷類範本模組安裝此張表單)。如果你常辦活動,希望將活動報名資訊與活動場次、場地、收支等資訊統合管理,也可以參考我們行銷範本模組中的活動管理模組,設定串接其中的「活動報名表」,就能更立體地管理與查看活動各面向資訊。

用此方法的話,最好將每次報名的是什麼活動也寫過來,可以每次先在 Ragic 活動資訊表單建檔後,在 SurveyCake 的報名問卷上新增隱藏題目「活動 ID」,就可以用 SurveyCake 的預設值功能發送帶有該次活動 ID 的問卷,這樣 Ragic 表單上能帶出/連結已建檔的活動完整資訊、區分出不同次活動,方便篩選查看/管理。

2. 市調:多階段/多通路問卷自動彙整

市場調查問卷有時會分階段進行,例如參與試用時做第一階段顧客喜好度/基本資訊調查、試用中期做第二階段關懷問卷、試用完畢做追蹤與滿意度調查,此時如果能自動彙整個別顧客不同階段的回答,對綜觀全局很有幫助。

不同通路的市場調查也是如此,假設同一位消費者在不同分店、實體與網購通路均有消費且填寫問卷,如果能自動彙整個別顧客不同通路的資訊,也能更精準判讀。

當 SurveyCake 串接 Ragic 時,我們可以一樣透過 SurveyCake 的「預設值」功能,事先帶入會員 ID 或其他辨識 ID (如試用序號),並利用 Ragic 的多版本表單功能,達到「多份問卷結果彙整顯示在同一張表單」的結果,減少手動彙整的麻煩。

此部分的完整教學示範可參考這裡

3. 行政:內部請款自動送簽、歸檔

如果有些公司內部的行政流程是使用 SurveyCake 遞交資訊,例如請款、辦公用品申請的話,串接 Ragic 可以有效留存檔案紀錄,也能結合一些實用的行政功能,例如電子簽核。

以公司內部費用請款為例,通常會需要經過主管或財務審核,此時就可以在 Ragic 建立一張對應於 SurveyCake 問卷的費用報支單,把資料寫入:

Ragic 的每一張表單都可以自由設定彈性的簽核流程,可設多階層簽核、也可以設定條件(單筆費用高於 N 元則簽到更高層主管)。

設定簽核時只要設定「新建資料後自動開始簽核」,問卷送出後就會在 Ragic 啟動送簽,簽核主管會收到自動通知、也可透過 Email 簽核;也可以設定「手寫簽名」讓主管簽字。(有需要的話,可參考這裡的詳細教學與注意事項

4. 人資:履歷管理到招募流程一條龍進行

企業如果沒有一個統一平台管理內部招募流程,履歷管理、標記招募進度、聯繫面談等資訊往往各處,確認進度、團隊成員同步資訊就變得耗力、缺乏效率。

如果你使用 SurveyCake 製作應徵申請表單,可以串接 Ragic 串接將履歷帶入 Ragic 資料庫,碎裂的流程就可以整合起來。

你可以直接設計符合自家流程的招募管理表單,也可以直接修改套用 Ragic 的人資招募管理模組,將應徵申請串接 Ragic 應徵者履歷表表單:

應徵資料建檔後,可以利用範本模組已經設計好的自動化流程,在應徵者符合面試/錄取資格時,一鍵寄出邀約信;正式錄取後,也能一鍵將應徵者資料拋轉到正式員工的人事資料表中,省去重複登錄資料的麻煩。

如有需要,建檔後的員工考核流程也能透過 Ragic 一併完成。

5. 客服:輕鬆整合客服聯繫資訊 & 同步指派轉工單

很多企業會讓用戶以「填表」方式遞送客服需求,讓客服問題一開始就能初步分類,也較容易彙整。將 SurveyCake 客服詢問表單串接進 Ragic,可以進一步提升後續管理效率。

在 Ragic 表單設定指派、狀態、優先度等欄位,讓每一份客服需求都能快速轉為指派工單,提高管理效率,相關狀態也能一目瞭然:

這樣的表單很適合依據「是否需要處理?」的狀態欄位,設定共通篩選來快速查看還有多少需要處理的客服詢問。更方便的方式是設定「是否需要處理?」答案為「Y」(或「是」)的預設篩選,這樣每次查看表單時,畫面都只會顯示待處理的客服需求,處理完的就在畫面上清空,讓進度管理更加可視化。

客服需求表上如果有請客戶留下 Email 聯繫方式,其實可以利用 Ragic 用 Email 寄出這筆資料 的功能,收件人選擇該 Email 欄位,直接在 Ragic 回信給客戶。

如果你們同時會處理寄到客服信箱的各式詢問,更可以用 Ragic 的客服郵件管理模組來整合各方資訊。

客服郵件管理模組的設計可以讓寄給特定信箱的信,自動轉成 Ragic 客服表單的一筆資料,且客服可以直接在表單右下角的郵件紀錄中回信。

你可以將客服郵件管理模組的表單跟 SurveyCake 這邊另一個管道的客服問卷串接,如此一來既能滿足不同客戶不同客服管道(問卷/信件往返)的需求,也能在後台自動化彙整結果、統一指派。

標籤: 客服, 整合外部應用, 人資, 行政

分類: 關於 Ragic, 公告

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