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掃 QR Code 簽收尾牙抽獎、三節禮金

傳統來說,公司發放三節禮金或抽獎活動的禮物時,公司總務可能會做一份紙本的簽收表格,拿給大家一一簽收,不過紙本表格傳遞、手寫簽名其實都有點耗時麻煩,之後查找紀錄也比較不方便。

如果想要把這個微小的流程「電子化」的話,其實用 Ragic 就可以快速做出簽收獎品/禮金的表單,掃 QR Code 就能簽收,省時也減少後續麻煩,這邊示範兩個簡單案例。

一、禮金發放:全體同仁金額相同

假設每年固定發端午禮金每人 3000,不管資深資淺、職位高低都一樣,那麼紀錄簽收資料時,應該只需要著重誰簽收了、誰還沒有,不需要去區分員工 A 的禮金和員工 B 的禮金。

因此可以很簡單地在 Ragic 上建立類似這樣的表單:

一次的「禮金發放活動」=一筆資料(例如今年春節是一筆,今年端午是另一筆資料),建立子表格來紀錄簽收資訊,其中必須要設計「員工姓名」(選擇使用者欄位)、「簽收時間」兩個欄位。(如果有需要在填入員工姓名時,就自動帶出更多此位員工的工號、部門等資訊,可建立欄位後參考這個方法)。

建立一個「更新這張表單欄位值」動作按鈕,設定如下:

建立好之後,員工只要在表單上按這個按鈕,就可以在子表格填入一筆包含該員工使用者帳號、按按鈕時間的資訊。

接著利用「動作條碼」功能,選擇這個「更新這張表單欄位值」動作按鈕製作「簽收條碼」欄位。

這個條碼可以印出來放在發放活動現場或總務身旁,讓大家自己掃條碼來做簽收。

二、禮物發放:有各式各樣不同的禮物

尾牙抽獎通常有各式各樣不同的獎項,例如十萬元大獎(名額 3 人)、3000 元安慰獎(名額 10 人)、任天堂 Switch(名額 3 人)... 等,簽收時得區分不同的禮物,此時假設原本就要幫尾牙禮物製作清單,例如像這樣的:

此時一樣可以在每筆禮物資料加上:

(1) 和前一個例子類似的簽收子表格

(2) 「簽收」動作按鈕 -- 更新這張表單欄位值

(3) 動作條碼欄位 -- 執行「簽收」動作按鈕

因為你可能希望盡快掌控某個禮物到底簽收了幾份、有沒有發完了, 在這個情境下你也可以多增加幾個欄位:「已簽收人數」(數字欄位,套 COUNT 公式計算簽收子表格的資料筆數)、「名額已滿?」(選項欄位,套 IF 公式讓名額小於簽收人數時,顯示「已滿」並利用條件式格式讓整筆資料或該欄位底色改變)

可以把動作條碼欄位放在列表頁上或利用標籤產生器排版印出後,貼在對應的禮物上(或一樣也直接把整份「條碼本」放在負責發放人的身旁)

簽收時大家一樣是掃條碼就可以了。

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