這系統幾乎支撐了整間公司：Apex 自建 No Code 系統 每月省下超過 100 小時
| 公司名稱 | Apex Unlimited Services |
| 產業 | 植被管理（負責大面積工業場域的草木清除服務） |
| 業務規模 | 管理橫跨美國 3 個州、數千個作業地點 |
| 導入效益 | |
| 客戶回饋 | 「只要你願意花時間思考自己的工作流程，就能打造出原本只有昂貴企業級軟體才能做到的系統。」 |
| 應用類型 | 資產管理、庫存管理、人力資源管理、銷售訂單管理等 |
| 選用方案 | 專業版 |
| 使用平台 | 網頁版、行動 App |
| 使用頻率 | 每天使用，並利用淡季持續優化工作流程，不影響日常營運 |
從最初作為庫存追蹤工具，到逐步發展成支撐全公司運作的系統，來看看共同創辦人 Jonathan 與 Robert（Rob）如何決定將公司 95% 的業務流程改由 Ragic 管理 ，並了解他們是做什麼的、面臨的挑戰，以及如何透過自行打造的解決方案推動數位轉型。
Apex Unlimited Services 是家什麼樣的公司？
當你造訪天然氣或石油生產設施時，可能會發現周圍的植物已經被清除，並鋪上碎石，以降低火災風險。雖然這聽起來簡單，但實際上的維護工作遠比想像中困難。
許多作業必須在陡坡、偏遠的產區等難以到達的環境中進行，無法像日常園藝維護那樣處理。正如 Rob 所說：「我們有些案場一次就要處理 80 英畝的土地，幾乎和一座小鎮差不多大。我們做的不是一般的草皮養護，不是修剪一小塊草皮收個 50 美元那種工作。」
這類工作通常需要大規模作業，例如大型灌木清理、商業割草、定點除草劑噴灑等，保持廣大的場域的安全且使其能持續運作。
Apex Unlimited Services 是一家植被管理公司，服務範圍涵蓋美國賓夕法尼亞州、俄亥俄州與西維吉尼亞州。他們的客戶包括大型天然氣與石油公司，以及地方政府機關，主要在地形崎嶇、難以到達的區域，透過除草劑噴灑、商業割草、路權範圍（Right-of-Way）除草作業、滯洪池維護等服務，協助客戶維持環境安全。
相較於其他同業，Apex 最大的特色在於積極運用科技，提供更有效率、更準確、更符合規範且更具成本效益的服務，進一步提高客戶滿意度。
透過即時追蹤與驗證工作進度，不僅提升了客戶的信任感，也讓分散在不同地點的團隊能更有效率地協作，同時減少後續的人工追蹤與確認工作。
他們面臨什麼挑戰
和許多企業一樣，Apex 一開始也是使用 Microsoft Excel、Google Sheets 等試算表工具管理資料，但他們發現，試算表缺乏資料關聯、子表格（明細資料）以及歷史資料查詢等功能。除此之外，他們也曾導入一套現成的外勤服務管理系統 —— Jobber。身為服務業的一員，Apex 原本期待 Jobber 能夠滿足他們的需求，但實際使用後，卻發現它的功能與客製化建置能力都相當有限。
由於這些限制，Apex 團隊每天都得花費大量時間處理人工作業，以及在不同系統之間反覆整理與傳遞資料。舉例來說，他們會先在 QuickBooks 處理報價，再把這些資料輸入到 Jobber 來記錄案件及安排工作排程，最後還得回到 QuickBooks 開立發票。資料分散在不同系統，資料在系統間的傳遞不僅增加了錯誤的風險，也讓整體作業流程變得相當沒有效率。因此，Apex 團隊知道，他們必須找到新的解決方案。
解決方案
因為 Jonathan 決心找到更好的方式來管理資料與工作流程，他開始透過 Google 搜尋資料管理解決方案，並因此認識了 Ragic。在眾多選擇中，他最初之所以選擇試用 Ragic，因為 Ragic 採用 No Code 設計、介面直覺，且具備資料關聯功能。Jonathan 本身有程式開發經驗，而 Rob 則擅長從工作流程邏輯與營運效率的角度思考，規劃出最適合的系統。透過選擇像 Ragic 這樣的 No Code 平台，兩位創辦人都能共同參與系統的建置與優化，從表單、問卷，到 workflow 與自動化流程，都能依照他們的需求持續調整。
一開始，Jonathan 只有使用 Ragic 內建的庫存管理模組；但當 Rob 接觸到 Ragic，發現他可以直覺地用邏輯來客製化和建立系統後，便開始將部分原本在 QuickBooks 中管理的流程搬到 Ragic 上。如今，除了會計作業仍保留在 QuickBooks 外，Apex 幾乎所有業務流程都已經整合到 Ragic 中。
他們打造了什麼？
1. 資訊分散到串聯：連結與載入如何串起所有資料
對 Apex 而言，真正的轉變，發生在所有資料都集中到同一套系統之後。導入 Ragic 之前，他們的資料分散在不同的試算表、電子郵件，以及各自的設備中，資料存放的位置會因負責處理的人員或現場作業人員不同而有所差異。雖然資料都在，但彼此缺乏關聯，不僅難以追蹤，也容易重複建立，甚至遺失。
他們開始用 Ragic 的連結與載入功能來建置系統後，這項功能便成為整個資料架構的核心，例如將提案轉成工作案件，或是將工作案件串聯到資產資料與維護紀錄，都能透過連結與載入建立關聯。他們說：「沒有任何功能比連結與載入更重要，少了它，就不是 Ragic 了！」
他們的系統因此從原本彼此獨立的表單，整合成一套完整的營運平台。他們甚至還可以依照 QuickBooks 的資料格式建立對應的表單，讓工作流程能與 QuickBooks 無縫整合，讓資料可以直接轉換，不必再人工重新輸入或反覆核對。
2. 一鍵拋轉：提案 → 銷售訂單 → 工作案件 → 發票
透過資料拋轉動作按鈕，Apex 團隊可以直接利用提案表單中已填寫好的資料，自動建立銷售訂單，不必再重複輸入相同資訊。等到工作完成、準備請款時，Rob 只需要點擊幾下，就能產生並寄出發票。
3. 現場排程更有效率，一分鐘內自動通知客戶工作完成
為了解決偏遠工作地點的網路連線問題，Apex 在每輛卡車上都配備了 Starlink 衛星網路設備，現場人員則使用 iPad 拍攝工作照片、記錄現場資料，並直接從現場回報設備異常等狀況。
當工作任務完成後，現場人員只要拍照，透過 Ragic App 上傳至資料庫，並發起簽核流程即可。簽核完成後，系統便會自動通知客戶工作已完成，並附上現場照片作為完成證明。這不僅提升了透明度以及與客戶的溝通，也加快了回報速度，減少後續人工追蹤與確認，同時建立一份清楚的數位工作紀錄。
4. 自動追蹤天氣與里程資訊，每月省下超過 100 小時
由於除草劑噴灑作業需要符合相關法規，Apex 團隊必須為每項工作詳細記錄所使用的除草劑種類與化學藥劑配方。此外，他們也需要記錄當時的天氣狀況，因為這些資訊對於確保作業安全與符合法規要求都非常重要。
例如，在農地附近進行除草劑噴灑時，必須密切留意風速、降雨等天氣條件，避免藥劑飄散到鄰近農作物，或因降雨而流入不該影響的區域。為了簡化這些作業流程，Apex 團隊透過 Make 在 Ragic 上建立自動化流程。根據在系統中輸入的工作地點地址，系統便會自動取得該地點的座標，並將對應的天氣資訊直接填入 Ragic 表單中。
除了自動取得座標與天氣資料之外，系統還會自動計算行駛距離與里程紀錄，方便整理成提交給美國職業安全與健康管理局（OSHA） 的法規申報資料。過去，每位員工每天都必須花費約一小時手動整理這些資訊，一個月累積下來約需 20 至 30 小時。現在透過 Ragic 的自動化流程，這項工作在每個月底只需約 5 分鐘即可完成。
透過將這些流程自動化，Apex 不僅能維持準確的法規遵循紀錄，也讓責任歸屬更加明確，同時降低了服務現場的環境風險。
5. 設備維護回報不再延誤
Apex 團隊會管理各種營運資產紀錄，包括各式設備、水域作業設備、拖車、卡車及其他工作車輛。為了管理設備維護事宜，他們在 Ragic 中建立了一套維護申請流程，讓員工無論是進行預防性保養，或是設備在現場發生故障時的故障維修需求，都能直接提出維護申請。
當設備發生問題時，現場人員只需掃描設備上的條碼，選擇這是故障維修（Reactive），選擇需要通知的相關團隊人員，並回答幾項安全相關問題。系統便會根據這些回應，自動判斷這個維修申請的優先度。如果不符合特定的安全或使用標準，系統還會自動將該設備從可用設備清單中移除，直到完成維修或檢查為止。
Jonathan 表示，這套流程是結合 Ragic 內建功能與 JavaScript 所打造：
透過這套流程，Apex 建立了更一致且更有效率的設備維護流程，不僅提升了安全性，也減少了人工協調的需求，同時降低了管理各個作業現場設備問題所需的人力成本 。
導入成果
過去，Apex 團隊仰賴手動流程、作業流程耗時，資料也散落在不同系統與電腦中。如今，他們已能更有效率地簡化營運流程、提升透明度、強化客戶關係，同時符合政府法規要求。
這樣的改變，不僅反映在內部營運上，也展現在法規稽核的過程中。有一次州政府前來稽核時，稽核人員表示，他們查核大部分公司時，因為資料不完整或沒有妥善整理，通常都需要花上好幾個小時。然而，當他們看到 Apex 對各項資料都有完整且詳實的紀錄後，整個查核流程不到五分鐘便順利完成。
這也再次證明，當企業建立起完善且數位化的營運系統後，所帶來的效益會擴散到整個營運流程中的每一位參與者，進一步提升信任、法規遵循與整體效率。更重要的是，Apex 的案例也說明了，這樣的轉變，關鍵在於建立一套合適的系統設計，將日常營運作業轉變為結構化、可追溯且可持續擴充的流程。
