五年後回訪也不怕忘！繽妮紋繡不寫程式自建 CRM，完整留存服務紀錄

「市面上常見的是一年內要補色，但我們家的客人留色都很好，所以有時候客人出國兩三年回來才補色。」繽妮紋繡的老闆 Claire 這樣聊起客人回訪補色的狀況。「也因為我們有建好客戶資料檔案，所以她只要報姓名電話，基本上我一定查得到，這點就是 Ragic 好用的地方。」

客戶回訪週期長 完整留存資料是紋繡服務關鍵

繽妮紋繡的創辦人 Claire，原本是醫美診所的護理師，因為對美容產業產生濃厚興趣，於 2016 年決定轉換跑道，創立了繽妮紋繡。品牌名稱「繽妮」結合了 pink 與 neat，除了粉色是她當時最喜歡的顏色外，neat 則有「很酷、很厲害」的含義，象徵她希望打造一個「讓女生也能做出很酷事業」的品牌。繽妮紋繡人數最多時，曾有四位紋繡師同時服務，在以個體戶為主的紋繡產業中，已經算是相對有規模的團隊。

Claire 說，和美髮或美甲不同，眉毛能呈現的變化沒這麼多，客人的喜好通常也不容易變化。客人是否願意嘗試服務，關鍵多半來自紋繡師的審美、經驗累積與個人風格。此外，店家的社群平台上是否能看到一年以上的留色照、留色效果是否穩定，也常成為客人評估專業度與信賴感的重要依據。

而也因為紋繡的價值體現在長期的留色效果上，因此和單日客量高的美髮或美甲不同，紋繡屬於單價高、消費頻率低的服務。多數客戶在初次服務後，回訪補色的間隔時間往往以「年」計算。

這樣的產業特性，也讓紋繡師特別需要留存完整的客戶資料，清楚記錄每一次服務細節，例如使用的工具與針具、檔速、色料配方、上色率、疼痛感與操作備註等，以及大量的術前、術後照片，才能在客戶回訪時，快速還原過往的服務狀況與客戶偏好。

此外，完整記錄服務細節的另一個重要目的，在於降低後續爭議風險，保障紋繡師與客戶雙方的權益。Claire 也分享，她曾聽過不少同業的經驗：服務當下看似一切順利，客人離開時也沒有異狀，但事後卻因記憶落差或認知不同產生爭議。

她認為，若能完整留存施作紀錄與照片，不僅能協助雙方回溯實際狀況，也有助於在當下把問題溝通清楚，讓服務流程更有保障。

規模擴大後 權限控管與照片保存開始成為難題

Claire 說，剛開始創業時，她是用 Typeform 來記錄客戶資訊，在個人使用上沒有問題。但隨著工作室規模擴大、紋繡師人數增加，系統開始需要多人同時使用，權限控管就成了第一個遇到的難題。

例如，身為老闆，她需要能查看所有紋繡師的客戶資料；但她有一些自行研究的檔案則不開放紋繡師存取。但 Typeform 無法做到這樣細緻的權限區分，也讓她開始尋找能夠細分權限，更適合團隊使用的工具。

另一個困擾她們的問題，則是大量術前、術後照片的保存。過去為了方便，這些照片多半會直接存放在與客人的 LINE 對話中。但 LINE 的對話紀錄會隨時間自動清除照片，加上紋繡服務的回訪週期往往以「年」計算，等到客戶再次回來時，關鍵的照片資料早已消失，常常讓她們難以完整回溯過往的施作紀錄與細節。

導入 Ragic 後：清楚區分存取權限 施作照片得以長久保存

在尋找合適工具的過程中，Claire 的先生找到了 Ragic，發現它在權限控管上做得相當細緻，因此決定導入使用。導入後，由於先生有商科背景、對資料結構與邏輯較為熟悉，便由他負責表單設計；Claire 則憑藉自己對現場作業流程的理解，提出實際需要管理的資料項目，兩人分工合作，逐步建立起符合工作室需求的客戶關係管理系統。

Claire 分享，因為表單一開始就是依照實際工作流程設計，導入後不只她自己，連現場的紋繡師也很快就能上手，整體導入過程相當順暢，幾乎沒有遇到需要額外花時間適應或溝通的情況。

實際使用後，他們發現 Ragic 的客製化彈性非常高，除了可以在每張表單上清楚區分權限，還能做非常多的客製欄位，例如圖片上傳欄位可以上傳術前術後的照片到表單上集中管理，也能長久保存，讓過去的問題迎刃而解。

她也分享，因為過去偶爾會有紋繡師忙完就忘記填寫服務項目、金額和上傳照片，Ragic 可以將需要的欄位設成必填，避免他們忘記填寫，這是她覺得很棒的一個功能。

除了服務管理外，他們目前也在開發紋繡相關的周邊產品線，例如色料、眉筆、凝膠等，並已部分使用 Ragic 進行管理，未來也不排除持續深化這部分的應用。

那麼繽妮紋繡目前用 Ragic 管理了那些工作流程，具體有哪些效益呢？接下來我們就舉幾個重點來介紹：

1. 客戶資料管理：「總表＋子表」層級分明好查看

Claire 說，他們的客戶資料管理，主要由一張「客戶資料總表」搭配兩個子表單組成，分別是「服務紀錄」與「聊天紀錄」。客戶資料總表用來記錄客戶的基本資料；服務紀錄則記錄每一次實際施作的細節；聊天紀錄則補充與客人互動過程中提到的重要資訊，例如客人的在意點、生活狀況或特殊需求等。

她提到，Ragic 很客製化，可以用子表格分出資料的層級，不只結構清楚，也能讓每一次服務的脈絡被完整保留下來。紋繡產業需要記錄的各種服務細節，例如使用的工具與針具、檔速、色料配方、上色率、疼痛感與操作備註，以及大量的術前、術後照片，都能完整建置在表單中，讓每一次服務都有清楚可回溯的紀錄。

此外，透過預先設定欄位種類和附加欄位設定，表單可以被格式化、標準化，進一步降低紋繡師的輸入門檻，提升資料留存效率。Claire 也提到，紋繡師通常都懶得打字，因此她會將常用資訊設計成選項或者打勾欄位，讓記錄流程更直覺，也能提升資料填寫的完整度。

在實際服務流程中，客戶到店後會先填寫紙本的客戶資料單與同意書，並拍攝術前照。為了避免客戶填錯紙本，紋繡師會將紙本資料做一些篩選檢查後，在 Ragic 的客戶資料總表中建立客戶檔案，接著將紙本文件拍照上傳，連同術前照一併存入系統，完成建檔後便會將紙本碎掉。

Claire 說，因為每位客戶的膚況、是否有底色、毛路條件都不一樣，實際施作時的變數其實很多。尤其是本身有底色、疤痕，或膚況與毛路條件較不理想的客人，在除色或補色時，可能遇到的狀況會更多。因此留下完整的服務紀錄，對紋繡師來說格外重要。

「色料一旦進入皮層就會留色，留色或不留色對客人來說，都可能是問題。它不像美甲，不喜歡頂多卸掉或補做。」也正因如此，在正式施作前，他們一定會先和客人詳細討論在意的重點，並清楚說明哪些效果可能做不出來，例如留色偏淡、左右不對稱等情況，確認雙方理解並接受後，才會進行操作。

施作完成後，現場會進行術後檢查並拍攝術後照，趁客人還在退紅的狀態下，把當天討論的內容與操作過程中遇到的狀況，完整記錄在服務紀錄中，並連同術後衛教資訊一併傳給客人。她也特別規定，像是服務項目、服務金額與照片等欄位都必須填寫。除了能更完整地留存服務資料外，也能降低後續爭議的風險。Claire 補充，由於紋繡師的服務價格每兩年會調整，每位紋繡師的收費也不同，再加上客戶往往是三到五年後才再次回訪，他們常遇到客人記錯過去的服務金額。因此他們將這些欄位設為必填，未來如果碰到類似爭議，就能有資料可以調。

Claire 笑說，有些客人收到後，還會回她一句「你寫得也太細了吧！」但她認為，這些看似繁瑣的紀錄，其實正是避免日後誤會的關鍵。這些看似繁瑣、卻不能省略的紀錄工作，也讓 Claire 更明確感受到，在客戶資料管理上，Ragic 帶來的實際幫助主要體現在以下幾個面向：

(1) 手機 App 方便記錄 降低紀錄門檻

Claire 強調，「當天記錄、確認」對他們來說非常重要。為了避免後續產生認知落差或爭議，她通常會提醒紋繡師在服務當天就完成紀錄，並同步傳給客人確認，即使現場再累，也不要拖到隔天處理。

她解釋，一旦時間拉長，客人很容易忘記當初的討論細節，容易衍生後續爭議。傳送完成後，相關對話也會一併截圖，統一存放在 Ragic 的服務紀錄中，作為日後查詢的佐證。

在實際操作上，他們通常直接使用手機的 Ragic App 進行記錄，不需要另外準備電腦，紋繡師也不需要在公司把所有紀錄處理完。Claire 笑說，她覺得有手機 app 還是方便很多，因為有時候回去就會忘記，她自己常常在捷運上就把當天的紀錄打完，因為一回到家就不會想打了。

(2) 客戶術前術後照片集中管理 避免遺失也釋放手機空間

此外，Claire 也提到，紋繡服務會累積大量客人照片，但紋繡師的手機容量不一定充足，而這些照片本質上屬於工作資料，長期存放在個人手機中其實並不理想。

透過 Ragic 的圖片上傳欄位，紋繡師可以在上傳完成後，將手機中的照片刪除，不僅釋放手機空間，也讓所有服務相關資料都能集中存放在系統中。

她也分享，因為過去偶爾會有人忙完就忘記上傳，事後再回頭補資料又懶得翻客戶檔案，她們後來乾脆將圖片上傳欄位設為必填。現在只要沒有上傳照片，系統就會跳出警示，必須完成上傳才能儲存紀錄。

Claire 說，過去使用 LINE 傳送與保存資料時，照片常因時間久遠而被系統清除。現在統一存放在 Ragic 裡，即使客戶多年後再次回訪，也能快速還原當時的服務內容，對於服務品質與風險控管都更有保障。

(3) 系統自動提醒客戶補色 省下手動發訊息時間

Claire 說，Ragic 的提醒功能可以依照設定好的日期和 Email 欄位，自動寄出補色提醒信給客戶，真的非常好用，讓他們省了很多事。她提到，紋繡師平時除了服務客人，還得兼顧行銷、拍影片、經營社群等工作，如果還要逐一傳訊息提醒客戶補色，加上補色的回訪週期本來就比較長，光是篩選資料跟發訊息，就會佔用大量時間與心力。

她說，透過系統自動寄送提醒信，可以省下自行發送訊息的時間。有不少客人回饋正是因為收到這封提醒信，才想起補色這件事，進而主動回來預約的。

(4) 用客戶分級與標籤 一眼掌握客戶狀況

Claire 提到，由於紋繡服務的回訪週期較長，為了更有效培養回頭客，她們會透過公式自動計算每位客戶的服務次數，並依照條件將客戶分為新客戶、忠誠客戶、VIP、VVIP，或是許久未回訪的追蹤客戶，讓團隊能快速掌握每位客戶的狀態。

此外，她們也會透過多選欄位設定客戶標籤，讓紋繡師在服務時，能快速標記客戶的個人特性與互動狀況。未來不論是自己再次服務，或是將客戶交接給其他紋繡師，只要看標籤，就能迅速理解客戶背景，避免每次都要重新摸索。

Claire 也笑說，不同紋繡師對客戶的標記風格其實差很多，有些人覺得每位客人都是天使，幾乎不會勾選任何標籤；也有人每服務一位客戶就留下滿滿備註。但也正因如此，這些標籤反而成為團隊內部溝通的重要依據，幫助每位紋繡師在接手時，能更有心理準備。

(5) 精細的權限控管 明確區分老闆和員工能編輯查看的資料

Claire 表示，當工作室規模逐漸擴大、經營走向企業化時，權限設定就變成很重要的事情。她們希望紋繡師之間可以彼此查看客戶資料，但不能隨意修改；老闆則能掌握所有資料；而部分偏研究或內部使用的檔案，則不對紋繡師開放。這些需求，都可以透過 Ragic 多達五種層級的權限角色搭配組合來做到。舉例來說：

此外，她們也透過選擇使用者的指派資料功能，建立了一個「交接紋繡師」欄位。當客戶更換紋繡師，或是紋繡師離職時，只要調整指派對象，就能快速將客戶資料交接給其他的紋繡師，避免資料散落或交接不清的問題。

這樣的設計，也讓她在不在現場時依然能放心管理。Claire 分享，有時她出國在外，如果紋繡師的客人臨時出現狀況，她可以直接用手機登入系統，查看那位客戶的服務紀錄與照片，快速了解客戶的皮膚狀況，，然後告訴紋繡師處理方法。紋繡師也不用再一張張翻找、整理照片傳給她。她說，最有感覺 Ragic 好用的地方，就是在這樣的情境下，在很遠的地方一樣知道其他紋繡師的客戶發生什麼事情。

2. 篩選和資料加總功能 加速每月對帳流程

Claire 分享，由於每個月都需要對帳，她必須確認 Ragic、預約系統 Simplybook，以及記帳系統帳王三邊的資料完全一致。只要其中一邊出錯，後續帳務就會非常麻煩。

Ragic 的篩選和資料加總的功能，對於對帳來說很好用。對帳時，她會先在 Ragic 裡篩選出帳務資料，以及每位紋繡師當月的所有服務紀錄（就是前面提到服務流程中的操作紀錄，不需要額外重新填寫），並逐筆核對，確認每一位客戶一定同時有服務紀錄，也有對應的帳務資料。

她說，這個步驟非常重要，因為透過篩選結果，她可以一眼看出同事當月到底做了多少筆服務、服務紀錄有沒有確實填寫，避免出現「有記帳，卻沒有服務紀錄」的情況。否則等到事後才發現問題，甚至紋繡師已經離職，「可能才發現十筆裡面只記了兩筆，那時候真的就來不及了。」

完成 Ragic 內部的核對後，她還會再把資料和預約系統 Simplybook 的紀錄進行比對，確認兩邊的服務筆數完全一致。最後，再利用 Ragic 的資料加總功能，將當月所有服務金額一次加總，並與帳王中的帳務金額進行核對，確保整體帳務數字沒有落差。

3. 以每次服務紀錄為基礎 快速計算薪資與獎金

Claire 說，在和紋繡師一開始談合約時，她們就會先試算薪資區間，讓對方清楚了解在不同服務量下，大約能拿到多少收入。由於紋繡師一天大多只能服務一到兩位客戶、每月可承接的量其實是可預期的，因此薪資結構本身是「算得出來的」，差別只在於紋繡師是否願意接案。

也因為每一次服務金額都會完整記錄在 Ragic 中，在薪資表單裡，便能透過連結與載入功能，帶出該名紋繡師當月的所有服務金額，再透過公式快速計算對應的薪資與獎金，省去大量人工整理與核算的時間，也降低薪資計算出錯的風險。

Claire 也提到，完整的服務紀錄，其實對建立員工自信很有幫助。她觀察到，有些新進的紋繡師會因為當月預約沒有排滿，和資深同事相比而感到焦慮、不安。但當每一筆服務都有清楚紀錄時，她們就能把實際數據調出來，和紋繡師一起分析，例如預約成長速度其實比前一位更快，或是作品品質明顯提升，幫助員工看見自己的進步，也更有信心繼續投入。