應對高標稽核、「按分鐘計價」賠償壓力，汽車扣件商經捷如何高效統整資訊省時間
「Ragic 三劍客」合影：左起為 Carola、Jack、Shu
| 組織名稱 | 經捷科技股份有限公司 |
| 組織類型 | 汽車扣件、零組件供應商 |
| 面臨挑戰 | 1️⃣ 公司流程常修改，僵化系統難配合 2️⃣ 產業稽核要求多、大量細節需統整管理 3️⃣ 舊系統對外連線不方便 4️⃣ Excel 資訊散落難串連 |
| 導入效益 | 1️⃣ 一線人員輕鬆調整架構 2️⃣ 大量節省作業時間 3️⃣ 資料線上化，不再藏身某部電腦的小角落 |
| 選用方案 | 專業版 |
| 應用類型 | 產品設計與製程管理、報價與詢價、工廠狀態回報、第三方稽核文件管理 |
| 愛用功能 | 提醒、合併列印（客製列印報表）、連結與載入、公式、線上簽核 |
| 最滿意 Ragic | 客製化彈性高、一鍵完成資料修改、輕鬆實現線上協作 |
「我們的流程有很多的客製化，但舊的系統畢竟是比較標準、固化的，就變成實際上會變成我們才要去配合系統」經捷股份有限公司的老闆—— Jack 說：「一間公司在成長的過程中一定會有改變，如果系統架構不能調，就會產生很大的問題。我覺得你們的東西（Ragic）就是好在我們可以從中建立我們自己的規則。」
汽車扣件產業：稽核細節多、文件需高效管理
你知道嗎？不管是小到你日常生活中的各種機器、家具，大到汽車、房屋、航太機械等等……台灣製造的「扣件」其實遍布世界各地——扣件是什麼呢？其實，我們日常會看到的各種螺絲、螺栓、螺帽……這種具有將不同部位、零件「扣起來」、鎖固的關鍵零件，都能叫做扣件。而今天的故事主角：經捷科技股份有限公司，就是專門製造汽車扣件的一間公司。
汽車產業是一個眉角非常多的領域，為了確保成車的安全性、可靠性，每一個步驟都需要嚴謹、長期的追蹤：一個產品的製程都要詳實記錄，不管是任何溝通、修改，哪怕其實只是改了產品名稱的一個字，都要有一筆紀錄，詳細記載修改的時間、說明為什麼要改、改的是什麼地方。
為了確保每個廠商都有正確實行這麼嚴格的標準，整條汽車產業鏈從很底層開始就需受到來自標準機構的 IATF 16549、以及來自車廠本身的 APQP（先期產品品質規劃）等監督程序。為此，經捷更需要有效率地儲存涵蓋供應商、自家工廠的所有營運狀況、風險與績效管理等等細微末節的資訊，必要時更容易找出來、統整給第三方的檢驗機構與車廠。
絕對準時，否則準備高額賠償
除了大量細節需要管理，汽車產業另一個高壓的地方，就是對時間管控非常嚴謹——舉例來說，負責導入 Ragic 的業務：Shu 向我們透露，車廠能夠將生產鏈的每分鐘直接量化成損失，每一分鐘都大約是幾百元美金。只要生產鏈一停擺，車廠就會開始向上問責，只要其中一間沒有辦法證明問題不是出在自己身上，就需要支付生產鏈中斷時長換算來的損失。
而在汽車零件產業中，幾乎所有的產品都是客製特規品，同一個零件有很大的機會只用在一個車型上，甚至同一車型在改款時都有可能修改設計。而且，供應鏈的上下游之間必須藉由從車廠開始的「出貨計畫」，一步步往前推算自己的生產與出貨時程——經捷必須參考下游的客戶每週提出的出貨計畫，讓經捷回推生產日期，排出適當的生產規劃，不能多也不能少，少了就可能遲到、多了就會造成庫存積壓。
既要精確掌握每一次的圖面、與上下游的溝通紀錄，又要隨時了解工廠端每一步的生產狀況，因應各方稽核的結果隨時彈性調整，而且，這些零零碎碎的事情還得要「又快又準」……經捷過去的舊系統在滿足這些需求上，給他們帶來了不少挑戰。
挑戰：舊系統僵化、手動流程多
經捷的運營經理 Carola 告訴我們：他們過去有與工程師簽約，專案開發一套系統，對他們來說，要能夠「讓系統配合公司」無比重要，但這個舊系統用起來、改起來都還是很僵化，很多時候都是「公司配合系統」。
Jack 說，不管是公司成長，還是要符合稽核標準，流程一定要頻繁調整，但要跟工程師溝通，做出一套自己需要的表格，通常都得花個兩、三天。工程師將測試版傳回經捷之後，又得要再花個半天左右測試有沒有問題，受限於系統架構與時間壓力，他們很常是「不一定滿意、勉強」地接受新的版本。
而且如果經捷希望調整一些相對小的功能：例如在報價單可以預先填入貿易條件、出貨地，都還是得跟工程師溝通、修改程式才能做到，對雙方來說其實都很麻煩。
他們也提到，舊的系統必須架在自己的廠內，所有連線、效能問題也要自己想辦法處理。Carola 說，只要使用的人一多，打開一個檔案都可能要跑一、兩分鐘。Jack 更說，以前只要人在國外出差幾乎就是四根清淨，因為想在國外跑簽核流程的步驟太麻煩：必須打開電腦，透過 VPN 連回經捷總部才能進入資料庫，再一筆一筆打開資料簽核。
搭配 Excel？資料散亂，還得打電話給離職員工
經捷過去還使用 Excel 與 Word 處理大量文書作業，客戶資料、產品認證文件通通包含在內，但 Excel 畢竟不是適合協作的工具，資料容易散落在各處。
資料散落的問題，讓經捷光是連「業務交接」都可以手忙腳亂。Shu 說，經捷的每個產品起碼都會連續生產 5 年以上，延壽到 10 年的產品也不在少數。業務們在 10 年間來來去去，每個人存放文件的方式都不一樣，過去就有發生過新業務找不到舊資料的狀況。Jack 說，員工都已經離職了，還要打電話回去問資料放在哪裡，那種情況實在「真歹勢」。
找新系統碰壁：開價高又還是太過「公版」
為了讓公司有好用的資訊系統，經捷曾經找過幾間廠商，，但問到的系統都偏向公版、僵化，有很多經捷根本就用不到的功能。Jack 更是說這些系統「就像給我們一套十年的衣服穿兩天」，無法應付經捷需要的彈性。
這些新系統的價格也讓經捷無法接受。Carola 說，有一間廠商直接向他們開出破千萬（不含維護）的價格，Jack 也笑說「做到退休都付不出來」。
Ragic 夠「彈性」：隨時調整設計，還能與其他系統並存
Shu 在加入經捷之後，短時間內就體會到了舊系統帶來的各種困擾。好在，曾經為家裡導入 Ragic 的他馬上就憑著過去的經驗，向公司提出用 Ragic 來管理資訊的想法。
Ragic 的特性與經捷的需求剛好相符——像 Excel 一樣自由彈性的操作方式，不需要寫程式就可以自行調整系統，因此不需要額外花時間跟工程師溝通；同時資料又集中於雲端，大家都能在表單中儲存、查看資料，不再需要把電腦翻遍才能找到資料。
最重要的是，導入 Ragic 可以從小地方一步一步做起，不一定要一口氣淘汰整個舊系統。Carola 說，經捷目前使用了 3 套系統來互相搭配——在工廠內部，經捷還在使用舊系統，處理進銷存、生管排程與製造執行的細節；在打卡、差勤、薪資計算……上，他們購置了一套專門的人資管理系統；而上述兩套系統做不到的所有文書作業，則全部在 Ragic 上實現。
用最少的時間、心力，精準掌握細節
對身為老闆的 Jack 來說，改用 Ragic 最直接的差別，其實就是「出國的工作量變大了」，畢竟以前只要出差到國外，基本上就不可能有餘裕再打開電腦、連上 VPN 再完成報價的簽核，但現在只要有網路就能把手機拿出來一鍵簽核，3 人更笑說這是「追老闆到天涯海角」。雖然對老闆來說稍微辛苦了點，但經捷的報價簽核變得更流暢，不再會因為老闆出國而卡關延誤了。
對 Shu、Carola 以及經捷的所有員工來說，導入 Ragic 後，許多很小的問題都可以在短時間內輕鬆解決，不需要再聯絡工程師。
除此之外，Ragic 也幫他們在公司的方方面面都省下了許多時間，一起來看看 Ragic 如何在不同的流程中，讓經捷的日常工作變得更加輕鬆吧！
手工作業改成自動統整，報價詢價 15 分鐘 → 10 秒
談到 Ragic 帶來的改變，Shu 馬上熱情地分享他處理來自墨西哥的詢價的今昔對比，更直稱這是他「最大的痛點」，讓他不再需要每逢週五都只能在晚上九點下班。
在以前，墨西哥辦公室的業務 Andy 會將當地的客戶詢價透過 Email 發給 Shu，讓台灣的業務接手向工廠詢價。Shu 則會在每週五將完成詢價的報價單發回給 Andy。這時，Shu 必須幫手頭上的報價單一張一張「找主人」——Andy 發來的每封信都沒有標準格式，而且舊一批的詢價作業進行時，新的詢價需求還會源源不絕地傳過來——Shu 只能翻遍整個信箱，確認對應的單據後再上傳附件，回覆給 Andy。
Shu 算過這樣到底要花多久：每份報價單從下載下來到寄給 Andy，都需要花 15 分鐘。
導入 Ragic 後，Shu 就能按照需求，製作一套更直覺的流程來取代翻 Email 的過程：墨西哥的業務只要在屬於他們的的詢價需求登錄表建立資料，台灣業務就可以透過拋轉排入詢價表單。詢價完成後也只要再拋轉一次，就能傳回墨西哥的正式報價單表單。
Shu 說，現在只要按個按鈕、就能在 10 秒鐘內將報價傳回墨西哥。
匯率統一更容易，杜絕「眾說紛紜」
經捷的採購、製造都在台灣進行，成本都是透過台幣計算，但面對客戶、打報價單時，就需要換成美金計價。Carola 提到，能夠統一維護經捷的報價匯率，對公司來說也方便很多。他們過去使用舊系統報價的方式比較原始：報價單上並不會有能夠即時更新的「匯率欄位」，所以經捷只能在內部定期公告新的匯率，讓大家記得在打報價單時自己敲計算機，計算美金金額。
不過難免會有人「忘記更新」，無形之中產生報價錯誤、甚至虧損的風險。
使用 Ragic 時，要讓大家都跟上版本就容易得多——他們有一張匯率表單，只要定期修改這張表單的資料，業務們在報價表單中使用連結與載入，就能自動帶入打報價單時的匯率，既不用自己敲計算機，也不會再發生版本落後的問題了。
自動計算出貨與生產日期：10 分鐘取代 2 小時工作量
經捷說，他們的上下游的關係比較特別：他們在與下游報價、簽約時，只是先把「生產方式」——產品長什麼樣子？需要用到什麼製程？……都先談妥，確定開始生產之後，要生產多少的量則是動態調整、每週更新的。
下游的客戶會每週將一段時間後的具體需求日期、需要的零件數量更新、整理成一張表給經捷。經捷則按照客戶發來的需求表作業。如果運送時間、生產量都是固定、不太變動的，那麼一般系統的生產排程還可以應付，但如果每週都要重新檢視一遍生產量，甚至以此動態安排，調整優先順序，這樣客製化的需求對經捷過去的舊系統來說，還是有點太過複雜了。
Carola 分享了一張來自第三方倉庫的出貨計畫範例給我們，他指出，客戶的表可能看起來會像這樣，記錄今年目前已收到與在途的數量，並且還會列出接下來每個月大致上會有多少需求，例如下圖就顯示了客戶在 8 月時會需要 48000 個產品 G：
在過去，經捷每週面對所有客戶、倉庫發來像是這樣的出貨計畫時，都得開一張 Excel 來整理。採購人員需要對應每個日期，再去對照行事曆、推算出適合的出貨日期，再進一步檢查庫存量、填到 Excel 表中，確認是否符合安全水位、會不會缺件，需要再生產。
不過，由於不同客戶發來的出貨計畫都長得不同，加上經捷過去也沒有制定統一的流程，以往經捷面對不同客戶時，整理出貨計畫的方式都不一樣，十分缺乏效率，加上 Excel 檔案散亂，也不方便長期存放與尋找。
開始使用 Ragic 以後，經捷得以將出貨計畫統一移到 Ragic 的同一張表單上整理——將客戶發來的需求表直接匯入到表單，透過預先設計好的公式，根據「需求數量」、「需求日期」與「預計船期（週）」快速算出要出貨的日期，資料也能妥善留存不分散。
在這之後，經捷也能用更有效率的方式，直接檢視、確認庫存能不能夠負荷每一週的出貨計畫，如果不行，那麼在什麼時候需要再次生產才能配合出貨，避免遲到。
全部資料都建立完成之後，經捷也會利用合併列印，將出貨的產品資訊、目前缺少的量，以及預計完整交貨的時程整理起來告訴客戶。
過程中，經捷只需要操作表單記錄資訊、觸發公式計算，最後再一鍵產生客戶通知信，原先他們每週都要花 2 小時在處理出貨計畫，現在只需要 10 分鐘就能完成一整週的計畫。
掌握溝通紀錄與作業時程，生產斷鏈不背鍋
作為汽車產業鏈的一員，經捷反覆強調時間控管對他們來說十分重要：整條產業鏈從最基本的零件到成車，需要經過好幾個供應商的相互接力，上游沒有把關鍵零件交到自己手上，自己當然也就沒有辦法如期製造、出貨。因此，其中一段供應商的出貨延遲了，有可能是自己的生產狀況出問題，也有可能是從上游開始就遲到，Carola 與 Shu 說，問題也有可能是出在下游身上——他們也可能把生產量算錯，又或者根本沒有及時把出貨計畫交給經捷。
Carola 與 Shu 說，他們曾經遇過客戶特別派人來台取貨，提著 200 多公斤的產品「人肉空運」回國，Shu 推算，即使客戶已經出此下策嘗試補救，客戶本身還是要付出 40 萬左右的賠償金。
談到實務經驗，Shu 與 Carola 都說其實生產鏈之間缺貨是難免的，特別是疫情期間，缺貨的情況更加頻繁。經捷本身是在時間管理上特別嚴格、準時交貨率較高的供應商， Jack 說：「我們不會原諒不能準時交貨的協力廠商，所以合作的協力廠商已經換了好幾輪了。」但要釐清責任歸屬總不能口說無憑，所以，合作廠商什麼時候給零件、自己什麼時候開始生產、各步驟的處理、以及下游什麼時候給出貨計畫、需求量是多少，通通都要記錄下來。
不過，以前經捷每份出貨計畫都是半年前就每週都開一張 Excel 來統整、安排，那麼等到車廠真的開始準備組裝成車了，發現零件不夠、車廠產線停下來時，經捷根本就不知道要翻多少資料夾才能找到那張關鍵的 Excel 表。
Jack 說，通常等到這個時候，就已經要往回翻二、三十頁，甚至好幾本資料夾了。而且出貨計畫還只是一部分，如果要進一步證明問題是出在上、下游，那就要通通把溝通紀錄、單據翻出來。Carola 說到這裡，語氣也逐漸變得無奈。
Jack 也提到，Ragic 其實是幫他們加了很多層保險，除了所有資料都線上化，避免每個人把資料都藏在自己電腦、需要時挖不出來的狀況之外，能夠為資料建立關聯性，快速找到相關的資料，讓經捷不再需要像無頭蒼蠅一樣翻找各種文件，對他們來說都方便許多。
自動帶入產品細節資訊，填寫工程變更單從 1 小時 → 15 分鍾
一個產品在客戶接受經捷的報價、正式進入生產週期之後，其實在尺寸、材質、電鍍與處理方式等各種細部設計、製程上，都還是有可能隨時修改。不管是經捷在開發早期就發現客戶的圖面有問題、有製程優化的可能性，或者是車廠決定在某一年改款、調整設備，這之中都可能會有很多變數。
而產品在設計上有任何更動都是要留下紀錄的，透過「工程變更單」，可以同時記錄一個產品過去的設計以及變更後的內容，讓經捷可以追溯過往的設計、變更，讓資訊更透明。
Carola 說，在舊系統中開一張工程變更單其實超級麻煩：一個產品的資訊非常龐雜，所有細節都要寫上去，但舊系統又沒有預設帶入資料的設計，所以一張工程變更單從頭到尾都得靠人工複製貼上。更雪上加霜的是，舊系統也無法同時編輯兩份資料，所以他們得透過電腦的記事本，把舊的產品資訊一一複製起來，再從記事本貼到工程變更單上，複製貼上完之後，才能填寫要調整設計的地方。
Shu 說，在舊系統裡，每一張工程變更單都要花 1 小時處理，他甚至曾經花了一整個下午，只為了填 3 張幾乎一模一樣的工程變更單。
透過連結與載入，在 Ragic 開工程變更單變得方便很多，只要選擇需要調整設計的產品，表單內就能自動帶入所有的舊資料，將工程變更單填完之後，按下指定的按鈕就能將變更的內容更新到產品資訊，不再需要頻繁複製貼上，處理一張工程變更單的時間縮減到 15 分鐘，更能專注在變更設計的內容上。
提醒功能讓追蹤事項 3 年、5 年後都不遺漏
經捷也有不少需要長期追蹤的事情。Carola 說，經捷一年生產 500 多種產品，但每個產品都有可能連續生產 5 到 10 年。為了安排時間確認庫存，經捷必須要記得每個產品大概什麼時候會迎來生命週期的結束。
另一方面，產品的開發也需要時間，經捷與客戶簽約後，產品開發、確認製程大約會花上 1 到 2 年的時間，在這個過程中，當然也會有許多問題要跟客戶確認。
但就如同他們一直強調的——時間到了就要完成，不能遲到。拖了一個步驟，後果就很嚴重。在以前，經捷沒有地方有效率地記錄每個重要日期，全部都只能由業務自己用一份記事本、自己記下什麼時候應該跟客戶溝通確認，這樣的風險其實很高。
在 Ragic ，只要管理資料時簡單在產品資訊頁記下預期的開發期限、生命週期，設定好提醒功能，就能在時間到時，自動讓電腦提醒你每天該做什麼事，省下自己記憶重要時程的工夫。
這樣的日期紀錄、提醒功能在好多地方都能幫上經捷，像是移工的約聘都是以 3 年為一個單位，可以直接用一張表單來管理每位移工的資訊，時間到時自動寄信給人資跟移工確認合約；在經捷內部人員的證照需要維護、更新時，也可以在到期之前收到系統的提醒，讓他們開始準備必要的資訊與課程。
產品資訊不散落，一鍵產出稽核認證文件
Shu 說，汽車零件並不是每間公司一開業就都能做的，你必須經過公正機構給予的 IATF 16949 的認證後，才算是半隻腳踏進汽車產業。
在準備正式量產產品以前，除了寫明產品的資訊以外，整間工廠的運作、流程與工序，試生產後的品控狀況，全部都要集結成冊，通過先期產品品質規劃（APQP）才能進一步取得車廠本身的信任、保障成車品質。
Carola 說，光是其中的生產件批准程序（PPAP）就有十幾個文件要整理，這其中也包含先前提到的開發與設計紀錄、工程變更單。以往，一個產品的各種資訊會散落在不同的檔案中，需要交出文件時再由業務統整到一張 Excel 表裡。那時就很常出現明明是同一個產品的資料，但兩份文件的品號卻不同的情況，多一個 0、少一個 0、版本號碼不一樣……對不起來的人工錯誤很容易發生。
他說，這種資訊對不起來的狀況，在導入 Ragic 之後改善了很多，準備認證、稽核文件時，也不用再慢慢把資訊貼到 Excel 上，直接在平時使用的表單上使用合併列印就能一鍵把日常運作的資料轉為自己需要的文件格式。
瑣碎需求全靠 Ragic 處理！經捷還做了什麼？
輕鬆管理內部教育訓練，不再多個檔案各自為政
Carola 說，以前在經捷管理內部教育訓練課程其實也很麻煩——每開一門課，就要在好幾份 Word 上重複記錄這門課的資訊。
舉例來說，如果講師想要開課，就會填寫一份「開課申請單」：
在課程經過審核、確定開課後，就會將相關資訊公布在「日程表」：
上完課後要填一張「成效評估表」，把這次所有參與員工的考核結果寫上去：
成效評估完成之後，還要找到表上每位員工的「訓練紀錄表」，加上這門課程的資訊：
在這些文件裡，講師、課程名稱、課程時間、時數、地點……這些資訊往往是相同的，卻要一張一張反覆從零開始填寫，要整理一堂課的資訊，工作量就高達 2 個小時。
改用 Ragic 設計管理教育課程的流程之後，經捷不再需要重複輸入相同的資訊，同樣的課程可以在填完課程開課申請單、完成審核之後，直接透過拋轉建立未來可以開的課程資料：
接下來要開課時，就可以透過連結與載入，快速選取已經建立的課程資料、內容，並安排此次開課的時間、參加人員與考核方式。
課程與考核結束後，經捷可以直接將參加人員的出席與考核紀錄拋轉為教育訓練紀錄，最後就能透過參照子表格，將紀錄自動列在員工的資料上了！
Carola 說，現在這樣的操作，只需要填寫一次課程資訊，以及每一次開課時不同的細節就好，接下來的工作透過拋轉就能一鍵完成，教育訓練紀錄更是會自動羅列到員工資料上，一堂課的資訊整理縮減到只需要 10 分鐘就能完成。
需要什麼資訊都能自由記錄，完成法規與工廠檢核需求
除了各種公司流程的管理之外，經捷在方方面面還做了更多不同的應用，以便達成友善的工廠環境，也能符合 ISO 45001 的標準。舉例來說，他們設計了「精實管理」表單，讓工廠的各種狀況，不管是確實有運作問題，或者是虛驚一場，都能有完整的紀錄；「母性保護與不法侵害」與「環安衛」兩張表單則確保員工們能夠有最友善、安全的就職環境。Carola 說，這些表單其實都有相應的法規與標準，雖然通報的方式都不同，但是他們可以透過合併列印，至少在 Ragic 上就把要傳送的檔案給準備好。
Jack 也跟我們分享，為了因應歐盟碳邊境調整機制（CBAM），經捷需要把碳足跡算得清清楚楚，不僅要把運輸產品時的距離、使用的交通工具都列出來，甚至連每位員工從住家到公司的距離、使用的交通工具、在公司上了幾次廁所，這種細微末節的東西都要一一計算。不過即使是這種麻煩、瑣碎的需求，Ragic 也都能夠完成，要說 Ragic 把經捷上下都「摸透透」好像也不為過。
Carola 與 Shu 都說，其實導入 Ragic 之後，雖然有些員工可能還是要花時間適應，但是公司內部已經漸漸開始出現一個共識，就是有任何資料，都歡迎丟到 Ragic 上。
