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如何建立自動彙整當月銷貨明細的月結對帳單?

作者:Lillian Huang

很多公司生意往來帳款是採「月結」制:出貨給客戶時,不用每出一次貨、就結一次帳,而是先累計在帳上,每月再結清當月累積帳款。這樣的機制,可以在客戶叫貨頻繁時,不用耗費過多心力逐次結清帳款,節省雙方的時間。

「月結對帳」的機制下,通常在既有的訂單、出貨單、銷貨單等表單之外,你會需要一張「月結對帳單」(或是「當月應收帳款明細」),最好不用逐筆手動整理每個客戶的月結對帳資訊,而是要可以自動將每一筆出貨單上的客戶、應收帳款、結帳月份等資訊,彙整到對應的月結對帳單資料中並加總,你只需要查看就可以了。

以下我們就以一個常見的銷貨單格式為例,提供在 Ragic 設計「根據銷貨(出貨)明細,自動彙整成月結對帳單」機制的幾種方法。

註:同樣是「客戶頻繁叫貨」的情境,可以每次叫貨都開立一筆對應的訂單(報價單),對帳結帳時統整這個月的訂單與出貨單資訊(或發票資訊),彙整成月結對帳單;也可以統一每月開一次訂單,將同一筆訂單拋轉成多筆出貨單,即分批出貨。當然也可以有更多其他不同的處理方式。在 Ragic,你可以分析自己的需求後,針對特定情境採取不同的流程或不同的設計來彈性完成需求,不需要套用單一的流程或做法。

假設你的銷貨單格式是這樣的:

基本的出貨/銷貨資訊放在 Ragic 一般欄位的位置,銷貨項目因為通常有多筆,會放在子表格的位置。

你想要自動彙整出來的「月結對帳單」類似這樣:

或是這樣:

也就是,每個月針對每個客戶各建立一筆對帳單資料,欄位包括月份、客戶基本資訊。每月結束(或結帳日)時,該客戶所屬的月結對帳單資料上,就會自動列出該月的銷貨明細、各項金額,並且自動加總該月銷貨總金額(也就是應該結帳的款項)。

那麼你可以用以下方法來達到:

方法一:將銷貨明細做成一張「對帳單分群報表」(較簡單)

第一種方法是,你可以利用 Ragic 分群報表的功能,將銷售細項依照「每個客戶每個月為一組資料」的邏輯來分群顯示。由於分群報表可以自動加總每個分群資料的數值,你就可以把這個產生出來的報表存成「對帳單」來用,每次查看對帳單報表即可。

運用此方法,實際操作步驟為:

(一)在銷貨單表單上,新建立一個「結帳月份」欄位,以「202103」這種「年+月」的格式來紀錄這筆銷貨資料所屬的結帳月份。(也可以是「2021 年 3 月」這樣的國字組合,只是就是需要加上「年」,這樣才可以區分 2020 年 3 月,與 2021 年 3 月之間的差別)

你可以在建立銷貨單資料時,手動填寫結帳月份,有需要的話也可以把該欄位建立成選項欄位(並定期預先建立對應的選項)。

如果公司的結帳月份跟實際月份完全一樣,例如 3/1 - 3/31 的結帳月份就是 3 月的話,可以在結帳月份欄位套用有擷取字串、字串相加功能的公式來自動化填入結帳月。舉例來說,如果「結帳日」欄位座標是 E1,結帳月份欄位可套公式為 LEFT(E1,3)+MID(E1,5,2)

不過如果公司的結帳日是 25 日,2/26 - 3/25 結帳月屬於 3 月,3/26 - 4/25 結帳月屬於 4 月的話,寫公式可能就比較複雜一些,可考慮手動填寫即可。

(二)對帳單上要列出的是銷貨細項,也就是銷貨單的子表格資料。由於 Ragic 目前不支援直接根據子表格資料產生報表,我們必須先將銷貨單的銷貨項目子表格以子表格產生新表單的方式,變成一張獨立的表單 - 銷貨明細,例如下圖這樣:

這邊要注意的是,有些銷貨單上非子表格的欄位,例如「客戶」、「結帳月份」等,也會需要出現在新的獨立表單「銷貨明細」上,此時利用新增原始表單欄位把它們拉進來即可。

(三)接著利用產生報表的功能,將「銷貨明細」產生成分群報表,「分群欄位」選擇「結帳月份」欄位並儲存、命名為對帳單就可以了。儲存報表時,要設定篩選的欄位為「客戶」,這樣看到的才會是特定客戶特定結帳月份的資訊。

你也可以反過來以「結帳月份」為篩選欄位、「客戶」為分群欄位。你也可以選擇以特定欄位來排序(例如日期)、記得勾選「顯示分群加總」讓系統顯示每個區塊的對帳總金額。

如果你在選擇分群欄位的選單上找不到你要設定的欄位,可以先點一下「點選這裡選擇要在報表中顯示哪些欄位」,把欄位選到「已選擇欄位」區塊即可。

如果不希望每次進入報表時都要重新篩選客戶,你也可以一開始就在銷貨單表單上,新建立一個「結帳月份 - 客戶」欄位,套用字串公式。假如客戶名稱為「立即科技」,結帳月份是 202103,該欄位應該要等於「202103-立即科技」。

接著,把此欄位以新增原始表單欄位方式加到銷貨明細表單的列表頁中,並以此為分群欄位。

方法二:將對帳單做成與出貨明細連結的表單(延伸功能較多)

如果你希望對帳單裡自動加總的欄位值(例如當月對帳金額、當月應收帳款)不只是可以在報表上顯示出來,也要可以進一步運用(例如作為公式的參照依據,計算已付未付款項),那你會需要將對帳單建立成一張 Ragic 的表單(而不只報表)。

一樣以上面的銷貨單格式為例,步驟如下:

(一)建立一張對帳單表單,以一個客戶的一個月份為一筆資料,要有一個「月結對帳單編號」的獨特值欄位。為了後續的方便,很建議直接以「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合來當編號獨特值。例如:202103 立即科技、202104 立即科技、202105 立即科技、202103 馬路科技、202104 馬路科技、202105 馬路科技...

(二)在原本的銷貨單子表格上建立對應的「月結對帳單編號」欄位,並設定該欄位要連結自月結對帳單的同名欄位。

這樣之後填寫銷貨單時,除了填寫銷貨資料,也要選取它應該是屬於哪個「月結對帳單編號」。如果此時已經建立了該結帳月份的月結對帳單資料,且規則是「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合的話,可以直接在此欄位套字串公式,這樣只要填寫了客戶名稱、月份,就可以自動填入(=選取)對應的編號:

註:如果你不希望用「月份 - 客戶名稱或編號」的字串組合邏輯來組成「月結對帳單編號」,也是可以的,只是就是要在月結對帳單建立、生成月結對帳單編號後,到銷貨單中手動填入這些編號。如果需要一次在多個子表格欄位中填入同一個月結對帳單編號的話,可以到下一個步驟「子表格產生新表單」產生的「銷貨明細」獨立表單中,利用篩選與大量修改的功能快速填入欄位值。

(三)子表格產生新表單,將銷貨單的銷貨項目子表格變成新的獨立表單「銷貨明細」,銷貨明細表單上也要有「月結對帳單編號」欄位。

(四)回到月結對帳單這張表單。由於銷貨明細這張表單上已經有一個「月結對帳單編號」欄位設定連結自「月結對帳單」,此時可以利用「顯示從其他表單的連結」功能,把相關的銷貨明細資料拉進來,就會變成下圖看到的「當月銷貨明細」了(新增一個「應收帳款」欄位套公式加總所有「金額」,就能算出當月應收帳款總額)

根據發票或客戶採購單號產生月結對帳單

如果你要以其他單據為依據,來產生月結對帳單,例如你是要依據開出的發票、或是客戶的採購單號、或是出貨單、出貨明細來做的話,只要把「其他單據」代換成這篇教學的「銷貨單」就可以了。

如果你不需要在對帳單中看到每一筆銷貨明細,只要看到對應的銷貨單資訊就好的話,那麼也可以不用子表格產生新表單來建立「銷貨明細」獨立表單,而是直接以銷貨單產生報表、直接利用「顯示從其他表單的連結」將銷貨單拉進對帳單裡當參照子表格即可。

如果你是採購方,你也需要針對供應商建立月結對帳單、每月應付明細這類的單據的話,其實也是一樣的原則,將此篇教學中的「銷貨單」邏輯套用在「進貨單」上,「客戶」邏輯套用在「供應商」上就可以了。

標籤: 訂單

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