Ragic 部落格
企業電子化的專家 Ragic 教你如何利用各種軟體、
雲端服務讓公司快速升級!
加入 Ragic 企業電子化的行列!
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic
Facebook Twitter YouTube
雲端資料庫
部落格
關於Ragic
雲端工作術
各類應用示範
案例故事
逃離惡夢
關於 Ragic

條碼運作解密:掌握關鍵原理,你也能打造自己的條碼管理系統

作者:Lillian Huang

「條碼」(Barcode)是資訊管理上常用的功能, Ragic 雲端資料庫也支援整合條碼。最近,許多客戶提到想用 Ragic 達成的美好願景:快速盤點、結帳、刷條碼報到等,這些想像裡,都少不了條碼的身影。雖然 Ragic 並不是一個專門用來做條碼管理的軟體,但由於 Ragic 是一個不用寫程式,讓人在類似 Excel 的操作介面上,快速自助建立資料庫系統的平台,因此,你的確可以利用 Ragic 建構包含條碼機制的資訊系統。如果你想要這麼做,除了一些基本的 Ragic 設計概念,你也需要一些條碼運作機制的基本概念。

這篇文章就簡單介紹條碼的運作機制、在 Ragic 可做到的範圍,並附上用戶常見疑問的說明,希望幫助大家更快確認能不能在 Ragic 做出自己想要的東西!

(說明:如果你已經很熟悉條碼,只是想知道如何搭配 Ragic 表單設計,可以直接點右上角的目錄,跳轉到「各種條碼應用實例」、「Ragic 支援的功能」。)

條碼是什麼?

以一般消費者常有的接觸經驗來說,多數商店的結帳櫃檯會有個條碼機,店員拿它刷你商品上、水電信用卡帳單上的一維條碼,「嗶」一聲就能結帳;平常你也可能拿到附有條碼的會員卡,或掃別人手機上的條碼加 LINE 好友。

以上這些「嗶!刷條碼」的情境,要能夠運作,需要兩大主要元素:① 要有一個條碼圖形、 ② 要有「讀取條碼的機制」(用讀取條碼的機器把圖像轉譯回數位訊號的機制。接著,你使用的軟體會根據這個訊號,觸發後續流程,例如打開某個網頁、查到或輸入某些資訊)。把它們拆開來詳細解說:

一、條碼圖形:代表一組字串(編碼)的視覺圖像

不管是黑白條紋的一維碼,或是大小方塊組成的二維碼,每個條碼圖案,其實都代表一組特定的資訊,更精確說是「一組字串:可能是數字/符號/文字的組合」,這組字串經常是編號,像是商品編號(如CK0101234);繳費編號(如E94122084);也可能是網址(二維條碼如 QR Code 中常見,如 http://www.ragic.com)。字串可以包含英文字,但是否容許有中文字,就會依據編碼規則(也就是下面會講到的 QR Code 或 Code 128)而定。

條碼圖是怎麼產生的?

每一組字串,都可以依照某種約定好的、通用的轉換規則,把它轉換生成對應的條碼圖形。常見的轉換規則,有 Code 128、 Code 39、QR Code 等,這些規則會決定字串中的每一個符號怎麼被轉換成對應的圖樣,進而組成一串代表此字串的黑白圖。

以 Code 128 為例,它的詳細產生規則是這樣。不過一般人不用煩惱這個複雜的編碼流程,因為我們通常會把這個過程交給電腦軟體代勞,也就是市面上常見的「條碼產生器」軟體。你只要找一款這樣的軟體,用它輸入要轉換成條碼的字串、選擇你要的規則(如 Code 128)後,它就幫你依規則產生出對應的條碼圖,像下圖這樣。

由於 Code 128 這些規則是約定俗成、國際通用的,只要依照這些規則,利用條碼產生器,任何人都可以將一段字串,製作成對應的條碼,而這樣的條碼圖,只要利用讀取條碼的機器嗶一下,機器就能辨識出原本的資訊(原本那組字串)。

如果你想製作公司網站網址的 QR Code,只要在條碼產生器中,輸入公司網站的網址、選擇規則(例如條碼種類「QR Code」)就可以做出來了。

如果你想幫公司製作商品編號條碼,要先確認這個商品編號是你公司自行幫商品編碼、給公司內部查看比對用的,還是需要由公司向GS1 這樣的國際組織付費申請配發 EAN-13 國際商品條碼編碼,這可以依據公司的需求而定,但條碼圖的原理 -- 僅是代表一串公司已決定好的商品編碼 -- 這點是不變的。

二、嗶!刷條碼:將圖像轉換回數位資訊,代替手動輸入的過程

接著來講「刷條碼」這個動作的意思。如果說,條碼是一組資訊「圖像化」的結果,那麼「刷條碼」,最主要其實是把這個圖像「打回原形」:用條碼讀取裝置「嗶」讀出條碼圖代表的字串,再將這組字串輸入到軟體的過程。

條碼讀取裝置可以是盤點機、RFID 讀取器、無線的藍芽條碼槍、有接線的條碼槍、也可以是有相機鏡頭的手機;與它搭配、輸入條碼資訊的軟體,可以是盤點機內建的軟體、電腦打開瀏覽器的網址列、記事本軟體、 Excel 軟體、ERP 系統、或是手機的某個支援掃條碼的 app(當然也包括 Ragic 這個用瀏覽器開的雲端軟體、以及 Ragic app)。

以「條碼槍」搭配 Excel 或 Ragic 表單為例來說明:把條碼槍用連接線接上電腦,對準商品編號條碼圖「TW-20208888」,刷條碼時,條碼黑白兩色反映特定光學訊號,讓條碼槍收到訊號後將它轉換成對應的數位訊號「TW-20208888」,並將「TW-20208888」這個字串輸入到正在連接的電腦中(通常是正在使用的軟體畫面游標處)。如果當時滑鼠游標停在 Excel 的 A2 儲存格上的話,「TW-20208888」就會被輸入到 Excel A2 儲存格。

在這個過程中,「掃條碼」做到的事,單純就是「代替打字輸入」—— 也就是條碼最原始、最基本的功能。這類編號如果要一個字一個字打字輸入,比較麻煩耗時,而用條碼嗶一下,一秒就完成了,光是這樣就可以省很多力氣、簡化流程。

「代替輸入」以外的厲害功能,是資料輸入後觸發搭配的軟體來執行的

不過,看到這裡你可能會想:「相機掃 QR Code 不是都會直接打開網頁嗎?」「LINE 掃條碼可以直接加好友」「超商店員掃了商品條碼就可以直接結帳」「公司的生產排程系統可以刷條碼領料」不是明明「嗶」一聲之後可以自動完成一堆事情,遠比單純的「代替打字輸入」多很多嗎?

其實這些行為的背後,條碼扮演的仍然是「代替輸入資訊」的功能而已,只是在以上例子中,輸入這些資訊的介面(軟體)已經預先設計好要怎麼把特定一串輸入的資訊當作「指令」,在輸入後觸發後續一連串的行為,達成自動做很多事的效果。

舉例來說:相機 app 打開掃 QR Code 時,QR Code 裡含有的資訊只是一個網址,是相機 app 背後的程式規定它在讀取到一串網址後,不是直接秀出網址,而是會自動打開手機瀏覽器,在網址列輸入那串網址;簡訊實聯制 QR Code 的字串則包含一些很多裝置/軟體都支援的指令,讓手機相機或疾管家 app 掃條碼時知道可以觸發「打開簡訊應用並填入特定內容」的一連串動作。

有些「掃條碼盤點」的 app,則是設計當商品編號被輸入系統時,自動根據編號,帶出系統資料庫中對應的商品資訊,並寫進盤點單中。

這些掃條碼後發生的一連串動作,主要是透過「輸入資訊」觸發「搭配的軟體/資訊系統」,因此如果有手動 key in 資訊的介面,即使不透過「掃條碼」輸入,手動輸入這一串資訊,都可以帶出一樣的效果。

以超商結帳來說,在結帳系統刷條碼可以快速帶出商品資訊,但如果不刷條碼,店員手動輸入商品編號,也會有一模一樣的效果,就是這個道理。

如何利用條碼節省工時、提高效率?

一般不會寫程式的人、沒有資訊開發人員的團隊,比較沒辦法自己寫一段程式來設計出與條碼無縫搭配的資訊系統。

不過,一般人在使用各種現成的軟體時,利用條碼最簡單的「代替輸入」功能,把對照資料打字上去的時間,代換成刷條碼的「嗶」一秒,其餘部分仍舊手動操作,其實就已經可以改善很多工作上繁瑣費力的流程了。

以 Ragic 來說,Ragic 並不是一個專門用來做條碼管理的軟體,但它是一個讓你可以不用寫程式,就能建立資訊系統的工具,利用 Ragic 設計出來的資訊系統,當然也可以利用條碼「代替手動輸入」的功能,來提升你的效率。

我們接下來會列出實際上常見的 Ragic 條碼應用情境給你參考,如果你的需求和這些應用情境相似,就可以大概知道你的需求是有機會在 Ragic 滿足的、可以參考我們的設計建議來實作。

如果列出的應用情境或細部做法和你想要的不完全相同,你可以再參閱更細部的 Ragic 條碼功能列表,根據這些細部的功能規格,搭配「評估你理想的條碼流程是否能用 Ragic 設計」說明,研究是不是可以自行組裝出另一套對你而言更實用的條碼流程。

Ragic 條碼應用案例

Ragic 搭配條碼最常見的模式,包括「用條碼快速輸入一組編號」、「快速輸入網址(找特定表單或某筆資料)」、以及「快速執行動作按鈕」三種(詳細說明可參考這裡,先有個概念對後續延伸應用會很有幫助)

這三種主要方式搭配不同情境,可以變化出各種應用,以下我們就以「資產設備管理」、「工廠管理」、「庫存倉儲(盤點)」、「活動會展」、「銷售與客戶關係管理」這幾個常見情境來說明。

(一)資產設備管理

公司的固定資產往往需要固定盤點、確認沒有損壞或遺失,辦公設備則常有借還管理的需求,這些需要在資產/設備現場根據某個設備連線查看系統內資訊甚至稍作修改的需求,很適合使用條碼來加快找資料、改資料的效率。

一般來說如果資產/設備資料存在 Ragic,用條碼主要是希望「查看」該資產詳細資訊的話,最適合的方式可能是將資料網址做成 QR Code,這樣可以比較無縫地掃條碼就馬上看到相關資訊;不過如果在別的表單有「掃條碼輸入資產編號」的需求,那可能把編號做成條碼會是兼顧查資料、登錄資料兩者的選擇。

如果經常要執行設備的借還或維修的話,另一種資產管理搭配條碼的做法是「直接製作設備借還 / 維修專用的條碼」,利用帶參數的網址或「動作條碼」的功能來減少手動點按的步驟。

以下為相關的應用教學:

  • 行政應用如何製作資產設備標籤
  • 行政應用製作「出借設備專用 QR Code」(搭配設備出借模組)
  • 行政應用書籍管理搭配條碼
  • (二)工廠管理、追蹤工單進度

    工廠作業和辦公室環境不同,不容易各處設置電腦,小工廠或特殊產業又不一定適合投資專屬的硬體設備,此時,就很適合靈活運用能直接搭配 app 掃條碼使用的 Ragic ,從較靜態的「將設備資訊網址做成 QR Code 提供掃描查詢」到「追蹤工單進度」都可行,以下為相關的應用教學/案例:

  • 工廠管理掃描 QR Code 直接取得設備保養、開機資訊,工廠管理大升級
  • 工廠管理Ragic 企業案例:製鞋工廠 Dr.aiR 掃 QR Code 優化更新工單流程
  • (三)倉儲、庫存、盤點管理

    倉儲、庫存、進出貨(入庫/出庫)、盤點、物流:

    基本應用如:在資料庫中將物資(貨品)建檔、編號,將編號做成條碼標籤貼在物資上,盤點或出貨時只要掃一下物資上的條碼標籤就可以知道是什麼貨品,加快處理進度。(有必要時,也可以將儲存位置建立儲位編號條碼,可以快速輸入物資存放位置)

  • 庫存管理應用條碼搭配庫存管理模組
  • 盤點應用:盤點單搭配掃條碼輸入編號的方式可參考此段影片
  • 案例說明比可蘭園用 Ragic 盤點蘭苗,盤點時間少一半
  • (四)活動展會

  • 報名簽到會議簽到 QR Code
  • 報名簽到講座報名管理教學影片(掃 QR Code 建立報名單簽到)
  • 展品查詢:掃 QR Code 查展品資訊
  • (五)銷售與客戶/會員關係管理

  • 產品:製作商品編號條碼
  • 產品:產品履歷 QR Code
  • 客戶/會員關係:製作會員條碼
  • 客戶/會員關係:繳費紀錄動作條碼
  • 門市店面管理實聯制表單 QR Code
  • Ragic 支援的條碼功能列表

    前面講解條碼流程時提到的兩個面向: ① 製作條碼圖(條碼產生器)、以及 ② 讀取條碼(掃條碼代替手動輸入),都是 Ragic 有支援的功能(手機 app 也能掃條碼),我們在這裡列出了更詳細的說明與功能規格。

    這邊另外列出一些針對「功能支援」部分常見問題的快速解答:

    問:Ragic 是否支援 EAN / Code 128 / QR Code?

    答:均有支援。 Ragic 的條碼欄位設定選項中,列出了所有支援的格式,可以參考:

    問:如何一次大量建立對應商品資訊的條碼檔案?

    答:通常是建立商品編碼的條碼檔案,可以在商品資料表中建立(如果沒有的話需要先建立一個),如果先前沒有做過條碼、也沒有特別限定格式的話,可以在表單中新增一個條碼種類的欄位,使用預設的 Code 128,套公式參照商品編號欄位。

    如果公司已經在使用某種商品條碼,想要大量產生這種條碼的話,需要先知道兩個資訊:(1)條碼背後代表的值是什麼 (2) 該條碼是以什麼格式產生的。有這兩個資訊且 Ragic 支援該格式的話,就可以做出一樣的條碼。如果手上只有圖形、不知道這兩項資訊的話,用條碼機掃一下可以知道條碼背後代表的值,許多條碼機也會顯示它的格式。

    如果一定需要用條碼機的檔案格式印條碼的話,可以參考多筆檔案上傳的功能,可以較方便的上傳這些檔案。

    問:如何搭配標籤機使用?

    大多標籤機應該可以吃 CSV 檔案來產生標籤,只要透過匯出資料把你要的欄位匯出成 CSV ,就可以印出標籤了。

    評估你理想的條碼流程是否能用 Ragic 設計

    如同前面所說,由於掃條碼最主要就是做到「代替輸入」的效果,如果希望掃條碼之後,進一步觸發其他流程的話,光有條碼是不行的,需要搭配的資訊系統能支援在輸入資訊後,觸發這些流程。

    以 Ragic 來說,如果你想設計一個掃條碼盤點商品的系統,首先要能設計出一個手動打字輸入商品資訊時可以運作的盤點系統,然後將「打字輸入」的部分代換為「掃條碼輸入」才行。

    因此,如果你想知道能不能把某組現成的掃條碼步驟「複製」到 Ragic 的話,最簡單的方式就是拆解流程後,依序問自己以下問題:

    (一)這些流程有辦法在 Ragic 透過手動查詢資料/輸入資料觸發的方式設計嗎?

    舉例來說:如果你希望的是「點開客製化的掃條碼頁面,可以不關閉相機鏡頭連續掃瞄多個商品編號條碼,掃完後按下畫面下方的『確定』鍵,畫面就自動跳到客製化的結帳頁面讓你輸入信用卡號結帳」,那麼首先,這個流程沒辦法代換成「在 Ragic 手動輸入資料」的模式(Ragic 輸入資料的位置是固定的,無法在不另外寫客製化程式的前提下,製作跟現有表單樣式不同的頁面),所以不可行。

    但,舉例來說,如果是「點開訂單頁面、新增訂單資料(帶出部分表單欄位的預設值)、點擊新增子表格資料,輸入商品編號、在連結與載入設計下帶出商品名稱、價格等欄位資訊,手動輸入購買數量、資料存檔訂單成立」,這個流程拆解下來在 Ragic 就是可行的。

    (二)如果前面的答案為「是」,再檢視:把「手動輸入資料」的動作改成掃條碼輸入,流程是否是您可以接受的?

    原則上,Ragic 很多情境是沒有辦法讓你在以條碼輸入資料後,無條件「自動跳轉」到下一步動作(只能在特定的公式或連結與載入設計下,透過輸入資料自動帶出其他資訊)。因此,在刷條碼前後,都可能會有一些需要手動點按的動作,不會是完全無縫的自動化。這部分會需要你實際操作之後,思考是否是自己可以接受的流程。

    延伸閱讀

    條碼的介紹可以參考:Andy的條碼世界這個條碼標籤業者的相關介紹

    國際商品條碼資訊可參考中國民國商品條碼策進會(GS1 Taiwan)。生產履歷條碼可以參考產銷履歷農產品資訊網

    關於條碼列印的注意事項可以參考這一篇文章。這邊建議:要提升你列印出的條碼品質,讓條碼機更容易讀取的話,建議使用雷射印表機而非噴墨印表機,同樣條件下條碼不要印得太小。

    標籤: 條碼, 資產設備管理

    分類: 雲端工作術, 雲端工作提案

    部落格背後使用 Ragic! : 真正好用的電子化管理工具
    把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率,他也很容易出錯並且無法進行任何內控。
    當您的團隊成長時,使用Excel管理資料就會越來越痛苦。
    建立你們的第一個雲端資料庫!
    瞭解更多:
    我們為什麼要開發Ragic?
    免費課程
    使用說明
    Ragic定價
    Ragic應用
    最新訊息:
    部落格
    Facebook
    YouTube
    立即科技 Ragic, Inc.
    02-7728-8692
    台北市中正區南昌路二段81號9樓
    info@ragic.com