公文建檔助理：AI Agent 辨識公文自動建檔、填入欄位，省下手動輸入時間

公司行號或公家單位收到公文後，如果只有保留原始檔案，之後要查找某份公文的內容、確認由誰處理，可能得重新翻找檔案和當時的信件，很花時間。因此，有些團隊會將收到的公文建檔，方便後續查找與追蹤，並視需要交由同仁傳閱或處理。

不過，建檔時通常還是得一份份查看公文檔案，再把發文字號、日期、主旨等資訊輸入表單。當收到的公文一多，反覆查看檔案、輸入資料就會占用不少時間。這時可以使用 Ragic 的「AI 公文建檔助理」範本：只要將檔案上傳到「公文檔案」欄位，AI Agent 就會辨識內容，協助將資訊填入對應欄位，幫你省下大量手動輸入的時間。

如何使用 AI Agent 範本？

如果你還沒有 Ragic 帳號，請先完成註冊。註冊後即可先使用免費版；若想更完整體驗與測試功能，也可以申請 30 天專業版免費試用，且不需要輸入信用卡資訊。在取得你的同意前，Ragic 不會要求支付任何使用費用，請放心體驗。更多方案與費用說明，請參考價目表。

登入後，點擊右上角的 圖示開啟 AI 視窗，再點擊 AI Agent。

在開始使用 AI Agent 前，請先了解以下幾點：

1. AI Agent 執行時會消耗 AI 額度，消耗量會依任務複雜程度與選擇的模型而有所不同。
2. 每個資料庫每月都會提供免費 AI 額度供測試使用，不同版本的額度機制有所不同：付費版會依版本與使用人數提供免費額度；試用版提供固定 AI 額度供體驗使用，不會依版本或使用人數而有所不同；免費版也提供基本額度供測試使用。你可以先使用免費額度體驗與測試功能，再依需求決定是否升級方案或購買額度。
3. 當免費額度用盡後，系統不會自動額外收費，而是暫停 AI 功能。若需要繼續使用，付費版可依需求另外購買 AI 額度（AI 額度以美金計算）；試用版無法另外購買額度；免費版則可等待下個月額度補充後再繼續使用。請放心，只有在你主動升級方案或購買額度後才會產生費用，不會發生意外扣款的情況。
4. 你可以查看過去 30 天各 Agent 的使用量報表，包含呼叫次數、使用費用等資訊，方便了解 AI 額度的使用情況，並依需求隨時調整 Agent 設定。

詳細說明請參考這篇文章。

套用 AI 公文建檔助理範本

在新增 AI Agent 的頁面中，找到AI 公文建檔助理並套用。

你可以依目前的資料庫狀況，選擇以下兩種套用方式：

方法一：直接使用範本表單

如果你的資料庫是全新的，或尚未建立公文管理相關表單，建議直接使用範本提供的表單。

儲存範本後，系統會自動安裝相關表單與設定。你可以直接使用範本中的欄位與流程進行測試，不需要自行重新設計表單，也能更快速理解 AI Agent 的運作方式。

如果你先前已安裝公文收發管理模組，現在安裝的「AI 公文建檔助理」表單與模組中的收文管理表單屬於多版本表單。因此，透過 AI 公文建檔助理建立的公文資料，也可以在「收文管理」表單中查看與進行後續處理。

方法二：套用到自己的表單

如果你已經有公文管理表單，或已有既有管理流程，則可選擇將 AI Agent 套用到自己建立的表單中。

這種方式較適合已經有公文管理流程的團隊，可以直接整合進既有系統，不需要重新建立資料表。不過，套用到自己的表單後，需要依實際需求調整 Agent 範本規則與設定，詳細說明請參考此章節。

使用範本表單自動辨識公文檔案內容

使用範本表單時，只要在「公文檔案」欄位上傳要建檔的公文 PDF，並儲存資料。約等待 10 至 20 秒後，AI Agent 就會辨識檔案內容，將發文字號、來文單位、對方發文日期、公文主旨及內文說明等資訊填入對應欄位。

表單下方的「內部紀錄資訊」可依實際處理情況填寫，例如我方收文日期、處理狀態等。如果這份公文需要交由同仁進一步處理，可以在「負責人」欄位指定人員。如果還有其他同仁需要了解公文內容，也可以填入「傳閱人員」欄位進行通知。其他處理細節則可記在「內部備註」欄位，方便後續查找與追蹤。

如何依需求調整 Agent 範本？

我們提供的範本只是起點。你可以依自己的公文管理流程調整 AI 指令、辨識規則與觸發條件，讓 AI Agent 將公文資訊填入實際使用的表單欄位。

依公文表單修改辨識與填寫規則

如果你選擇套用自己的表單，請先對照 AI 指令與表單設計，確認上傳公文的欄位，以及發文字號、發文日期、發文單位、受文單位、主旨和說明等資訊，分別要填入哪些欄位。若欄位名稱與範本不同，也需要同步調整 AI 指令。

你也可以依建檔習慣調整辨識規則。例如，希望發文日期統一填入特定格式，或公文中找不到某項資訊時保留欄位空白，都可以寫進 AI 指令。調整後，建議先上傳幾份不同格式的公文測試，並對照原始檔案確認填寫結果。