如何把已填好基本資料的問卷傳給指定經銷商/客戶填寫

需要發問卷或表單給客戶或合作廠商填寫時，如果是比較基本的發問卷模式，一般的問卷工具、Ragic 內嵌填寫表單功能就可以達到。

但有時候我們有更進階的需求，例如要發問卷的對象是已指定好的固定名單，像是這禮拜用餐的一百位會員、這個月要回報資訊的十位經銷商，我希望事先指定每個人要填哪筆資料，並且也先幫這些指定對象把基本資料填好、傳送給他們，讓他們減少填答的麻煩，也避免重複填答、避免後續得手動檢查誰有填寫誰沒填寫。這樣的流程在 Ragic 其實可以透過相對簡單的設定來達到。

在 Ragic 裡，你可以透過 Email 或 LINE 發送這種「預填好欄位的專屬表單連結」給不同對象填寫。本篇文章會分別示範如何用 Email 寄出預填的調查表給餐廳會員，以及如何透過 LINE 一鍵傳送預填表單給經銷商。

最後，我們也會補充一個實用技巧：如何在表單中加入「防止重複填寫」的機制，避免同一位人員多次填寫資料。

1. 用 Email 大量發送已填好基本資料的問卷給餐廳會員

如果你想針對會員發送用餐滿意度調查表，並預先填入會員的基本資料，讓會員無須手動填寫，節省他們的回覆時間並減少輸入錯誤，可以透過 magic link 來做到。你只需要將預填好的調查表的 magic link 加入信件範本，再透過欄位層級存取權限來限制可編輯內容即可。操作步驟如下：

備註：這個教學因為是要把預填好資料的問卷傳給指定對象，我們預設認為大家應該會希望這個指定對象只能填寫指定的這筆資料，並且也看不到其他人的資料，因此會需要搭配一些權限的功能，所以需要用 magic link。若是一般的問卷需求，就只需要像這篇文章的設計即可。

(1) 設計一張會員的用餐滿意度調查表單，包含會員基本資料和調查問題的欄位，並預先填好所有會員的基本資料。如果會員會以手機填寫表單，建議在設計時將字體放大，在手機上比較容易閱讀。

(2) 為避免預填好的會員資料被誤改，將上方的會員資料欄位的欄位存取權限，其中 Everyone 的權限調整為「僅閱覽」。

(3) 在列表頁中，用發送 E-mail 的功能將調查表來寄送給會員。將收件人設為「Email」，主題和內文可依需求使用自訂 E-mail 範本變數來設定，在信件中加入可修改資料的 magic link：

{{MAGIC_RECORD_LINK_WRITABLE}}

完成後將信件儲存為範本，未來就可依照此信件範本發送表單給會員。

實際寄出的效果會像這樣：

(4) 會員開啟連結時，會看到表單上的基本資料已預填，他們只需依序回答下方的滿意度問題即可。

2. 用 LINE 傳送專屬回報連結給經銷商

如果公司習慣透過 LINE 請經銷商回報銷售量或庫存，其實也能用 Ragic 的傳送即時訊息功能，一鍵把「專屬預填欄位的回報表單」直接送到對方的 LINE。以下示範整體的設定流程。

因為發送即時訊息功能必須要透過 LINE 官方帳號（LINE OA）才能執行，請先確認你要發訊息的 LINE 帳號是官方帳號，而非私人帳號。

(1) 首先，建立一張「經銷商銷售庫存回報表」。因為要讓系統知道該把訊息傳給哪個 LINE 帳號，因此要在表單中加入一個 LINE user ID 欄位。（你可以參考這篇文章的教學，了解如何取得客戶的 LINE user ID）

另外，由於收到 LINE 訊息的人大多會用手機開啟連結，因此建議設計表單時可先把字體調大，確保閱讀更舒適。表單設計完成後，可以先預填好經銷商的基本資料。

(2) 為了避免經銷商誤改預填資料，可以將「經銷商編號、名稱、經銷商品、聯絡人」的 Everyone 的欄位層級存取權限改為「僅閱覽」。

備註：LINE user ID 欄位中 Everyone 的存取權限不能設為「無權限」或「僅閱覽」，否則系統會無法讀取欄位資料，而導致訊息無法寄出。

(3) 接下來在「設計模式 >> 表單工具 >> 傳送即時訊息」中，將訊息種類選為「LINE 訊息」。

為了讓 Ragic 能夠用 LINE 送出訊息，你需要提供 LINE 官方帳號的 Channel access token，以及傳送對象的 LINE user ID。（你可以參考這篇文章，了解如何取得你的 Channel access token。）由於我們已經在這張表單上記錄了經銷商的 user ID，因此「收訊人」只要選擇「LINE user ID」這個欄位即可：

接著，將下方可修改的資料的 magic link 加入訊息內文，讓經銷商能直接填寫回報內容。完成後將其儲存為「用 LINE 傳送回報表單」按鈕。