員工教育訓練管理

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基本資料建立

課程列表

在「課程列表」表單中，請為每一次的課程內容建立一筆資料，並於「執行方式」欄位中選擇適當的課程頻率。若該課程為循環課程，請於「循環天數」欄位中輸入指定的循環週期，例如每年上課一次則輸入 「365」，「下一次預計日期」欄位會自動計算。

員工教育訓練進度

此表單為「人事資料表」、「員工通訊錄」的多版本表單，若先前有安裝其他模組且輸入過資料，資料會自動同步。若先前沒有安裝過其他模組的話，請針對所有需要參與課程的員工建立一筆資料。

下方「教育訓練紀錄」子表格則會列出該員工進行中或是已完成的課程。該子表格設有條件式格式：

1. 已通過之課程不顯示底色

2. 未通過但未逾期之課程顯示綠色

3. 未通過但已逾期之課程顯示紅色

若希望子表格預設只顯示尚未完成的課程，可以設定子表格預設篩選。

建立教育訓練紀錄

如需針對指定員工增加單筆教育訓練紀錄，可以至對應的「員工教育訓練進度」資料中，點選「課程編號」子表格欄位，系統會跳出可選擇的課程。該彈出視窗設有動態篩選，僅會列出屬於該員工部門的課程，判斷依據為「課程列表」的「適用部門」欄位是否包含該員工所在部門：

備註：如果在「員工教育訓練進度」表單中的「部門」欄位增加了新的選項，也請記得回到「課程列表」表單中的「適用部門」加上該選項喔！

單一員工多筆教育訓練

舉例來說，如果希望針對新進員工「邱弘」建立所有基礎教育訓練課程的資料，那麼操作步驟如下：

步驟ㄧ：在「課程列表」表單中，透過左側搜尋列篩選出所有基礎課程，並儲存為共通篩選：

步驟二：在「教育訓練紀錄」表單中，使用大量產生來建立多筆資料，例如：

多員工單筆教育訓練

舉例來說，如希望針對所有在職員工新增一筆「消防安全演習」的教育訓練紀錄資料，可以參考步驟如下：

步驟一：在「教育訓練紀錄」表單中，使用大量產生來建立多筆資料，例如：

上課記錄

在「教育訓練紀錄」表單的下方，有獨立出「上課記錄」的區塊，用於讓使用者或是主管紀錄上課狀況、回饋或是上傳紙本測驗等相關文件：

在員工不是資料庫使用者的情況下，若希望由上課員工自行填寫「其他紀錄」欄位或是上傳檔案，可以透過發送大量 E-mail來寄發包含可編輯的暫時存取連結邀請信，員工即可在時限內進入表單填寫資訊：

如何簽到

每一筆「教育訓練紀錄」資料中都會有專屬的「簽到 QR Code」。工作人員可以在課程開始前使用發送大量 E-mail的方式寄出簽到 QR Code：

課程開始時，工作人員掃描該 QR Code 後網頁會顯示課程名稱以及「現場簽到」的選項：

工作人員點擊紅框處後，系統會自動在「現場簽到單」中建立一筆資料並填入「簽到時間」的欄位值，同時回填至對應的「教育訓練紀錄」資料中。

除了上述掃描 QR Code 的方式以外，也可以直接點選每筆資料 QR Code 右側的「現場簽到」動作按鈕來執行簽到。如需針對多筆資料執行「現場簽到」，可以在列表頁篩選資料，批次執行「現場簽到」動作按鈕。

如何完成教育訓練課程

當員工完成課程後，可以在該筆「教育訓練紀錄」資料中直接勾選「是否通過」欄位，或是執行表單右下角的「通過課程」動作按鈕。如需針對多筆資料一次更新「是否通過」欄位，可以在列表頁篩選資料，批次執行「通過課程」動作按鈕：

不論使用上述哪一種方式，「是否通過」欄位被勾選後系統即會自動填入「完成日期」欄位。

進階使用技巧

這個章節會提到一些常見流程的處理方式，由於流程不一定適合每一間公司，因此獨立列出。需特別留意的是，進行表單設計修改後，模組表單會被計算為客製化表單，若非專業版用戶因有客製化表單數量上的限制，還請參酌使用。

將紀錄分享給員工

若員工皆為內部使用者，那麼可以在「員工教育訓練」表單中，為每一筆資料填入正確的「系統使用者帳號」欄位值，並表單權限中給予員工所在群組在該張表單上「問卷式使用者」的權限，員工登入後即可瀏覽自己的資料。

若實務上沒有將所有員工添加為使用者但仍有此需求，可以分別在「員工教育訓練進度」和「教育訓練紀錄」表單中針對「Email」欄位設定訪客使用者的功能，對方即可取得該筆資料的權限。須特別留意的是，該功能只適用於員工不為內部使用者的情形。

循環課程的提醒

如希望儘早安排下一次的課程，可以在「課程列表」表單中，針對「下一次預計日期」欄位設定提醒：

即在指定時間收到信件通知。

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