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遠端工作應急用:五張 Ragic 範本表單減少工作慌亂

很多人這兩週可能又累積了一次無預警「實戰演練」遠端工作、分組分流異地工作的經驗。跟去年相比,相信我們都更熟悉一些線上會議、雲端共享工具了,但,如果之前大量倚賴口頭回報討論工作、主管口頭佈達事項、信件串公告事項...這些一旦轉為遠距溝通,一對一訊息或通訊群組資訊量一大,就可能資訊混成一團,工作起來特別辛苦。

如果你遇到這種訊息量混亂的困擾,你的團隊沒有現成工具可以協助你梳理這些混亂,目前也還沒心力詳細比較與選擇工具的話,Ragic 最近推出了新的免費範本模組:「遠端工作」表單組合,包括「員工通訊錄、線上打卡單、遠端工作回報、線上會議紀錄」,可以拿來應應急,透過表單式的介面,先把原本一來一往的訊息洪流,改換成有層次、便於查看(非同步)的資訊溝通。

用這種線上工具管理工作資訊的好處是,你可以將資訊分享給所有需要知道的人,但不需要一直被訊息、電話打亂工作步調。不管是主管想掌握下屬目前的工作狀況、或是員工想知道公司目前更新了什麼政策、其他團隊成員的大概進度,爬文即可,不用反覆詢問、重複一對一敘述或轉達,也不需要打亂任何人的工作節奏。

另外,如果你們原本就用 Ragic 管理訂單、庫存、客戶資料或行政庶務資料的話,直接在同一個資料管理平台上彈性新增表單,也比較方便且符合原本習慣。

由於 Ragic 是一個讓你彈性設計雲端資料庫/表單的工具,有需要的話,你也可以根據自己團隊的文化、公司的特殊需求,直接修改設計,把這組範本調整成更符合你們需要的遠距工作表單。

如何安裝「遠距工作」範本

如果你還不是 Ragic 註冊用戶,你可以透過以下這個連結來註冊並免費安裝這個工具(目前建議在電腦瀏覽器上操作,後面的流程會更順暢):

點此安裝「遠距工作術」組合包

而如果你已經是 Ragic 註冊用戶了,可以到應用商店 > 防疫專區這個分類底下,找到「遠距工作」按「取得」來安裝。

安裝之後,你會看到五張表單:員工通訊錄、打卡單、遠端工作回報、線上會議紀錄、公佈欄。以下一一說明:

一、員工通訊錄

一般來說,公司內部都會有一個員工通訊錄,方便員工之間彼此聯繫,有緊急事件時,也可以快速找到不同的聯絡方式。這樣的通訊錄在員工四散、遠端工作時,顯得更重要。

這份通訊錄除了紀錄每位員工的姓名、工號、部門、手機、Email 等資訊,還有一個「負責工作項目」的欄位,紀錄每個人的工作內容,避免有員工找不到窗口的問題。以下圖為例,填上員工負責的工作項目,大家不確定工作窗口時,就不用私訊、群組東問西問,可以一開始就掌握到大致的方向。

二、打卡單

剛開始遠距辦公,最難克服的可能是「掌握不到對方狀況」的不安全感。不管原本是有嚴明規定上下班時間的公司,還是作風自由、彈性上下班的團隊,以前在辦公室看得到人,多少知道誰來公司了、誰還沒到或是外出拜訪了。但遠距辦公時,大家都變成通訊軟體上的一個符號,連對方上班了沒都無法確知。

這時,有些團隊會要求「遠端打卡」讓主管或同事知道你的上班情況。你可以直接使用這份 Ragic 現成的「打卡單」範本,員工只需要選擇自己的工號(自動帶入姓名、部門等資訊),在選擇完上下班後,點擊「打卡」,系統會帶出當下時間,就可完成上下班時間註記。

這個「打卡」欄位只允許員工將打卡當下的時間帶入,且員工點擊儲存之後就不能再更改欄位內容,因此可以防止員工事後改時間。(關於 Ragic 打卡欄位的功能與設置方式,有需要可以參考這篇文章

未來員工只要在這張表單上,就能知道同事間的出缺勤狀況,還可以透過篩選快速找出今天的資料。

三、遠端工作回報

因為看不到彼此,遠端工作時掌握下屬、團隊成員的工作狀況,變成更重要的需求。過去在同一個辦公室時,有什麼需要確認的,走過去講一聲就好,現在每次溝通都必須打字思考措辭、或是詢問是否有時間打個電話過去,溝通成本較高的情況下,你其實也可以考慮讓團隊成員直接填寫簡單的「遠端工作回報」表單,以「日」為單位,團隊成員不需要反覆被詢問打擾,主管或同事也更能掌握你手邊在做些什麼。

和 Ragic 另一份專案管理用的「工作進度報告」範本相比,這個「遠端工作回報」表單主要是以「人」為單位,讓每個人回報自己當天主要的工作項目,類似簡單版的「工作日報表」。

你可以視團隊的需求來使用這張表單,看是只要簡單紀錄「本日工作摘要」,還是要請成員比較詳細說明當日的工作規劃。以上圖的例子來說,團隊成員可以只是簡單紀錄本日工作概要,並註記開會時間等其他團隊成員不適合打擾的時間即可。

四、會議紀錄

其實不管是實體開會、還是遠端會議,會議紀錄最適合的方式都不是存成 Word 檔,放在 Email 裡夾檔發送,因為這種寄來寄去的紀錄,很容易隱沒在信件大海中,需要時想破頭都找不到。而遠端工作開線上會議時,有時大家常犯的錯是:把會議結論寫在聊天室裡,會議結束聊天室一關就通通都沒有了!

趁著遠端工作,你可以考慮把會議紀錄也直接用線上表單的形式紀錄,紀錄完成即歸檔,之後要依照主題、開會日期等去篩選都很方便,也可以用全文檢索搜尋功能找到特定關鍵字紀錄。

Ragic 有一個現成的「會議紀錄」範本,我們也把這張表單放在「遠端工作」區塊讓你方便一起安裝使用。

可以輕鬆紀錄會議的時間、參與者、會議目的等資訊,也能用檔案上傳欄位存放附件資料。有需要的話,系統管理員也可以點擊右上角的「修改設計」進入設計模式新增欄位,例如新增能更詳細紀錄的「會議內容」等欄位。

五、公告系統

所有最新消息都可以透過「公告系統」公告周知,避免訊息淹沒在群組洪流裡。遠端工作時你可能也比平常更覺得需要一個團隊共享的「線上知識庫」,這個公告系統範本也可以做到,相關說明可以另外參考這篇文章

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