台灣保養品牌新肌霓用 Ragic 整合會計請款、品管與客服流程，提升營運效率

「大家花在請款的時間其實縮短了很多。以往可能要印出來、疊起來，放到某個地方簽核。但現在全部電子化之後，速度就快很多。」

鼎澔智能生醫的創辦人 Hank （林政翰）談起一開始在四沐森服務時紙本請款的繁瑣流程，至今仍印象深刻。後來他透過 Ragic 將請款流程電子化，讓請款作業的時間大幅縮短。

四沐森的管理痛點

新肌霓（INGENI）為四沐森有限公司旗下的台灣美妝保養品牌，成立於 2017 年 5 月。品牌以「開發看得見改變的保養品」為開發理念，擁有自己的研發團隊，專注於身體保養產品的開發。

請款資料散落各處 匯款與簽核狀態難掌握

對於四沐森來說，在請款與簽核流程上，過去以紙本或 PDF 管理的方式，曾面臨一定的挑戰。

Hank 分享，早期四沐森是以紙本方式簽核。紙本文件需要印出來、放置在某個地方手寫簽核，不僅佔用空間也很耗時。他加入公司後把這個流程數位化，改成在 PDF 上加上簽核欄位進行半電子化簽核，但隨著單據量增加，這種方式也不易管理。

他提到：「如果要確認這筆 PDF 到底匯款了沒、簽核了沒，以前是用很多不同的資料夾來歸檔，久了要找就不好找。所以那時候我們就感覺要做一件事，來解決這個問題。」

除了請款之外，也有些資料管理需求，套裝軟體難以支援。也因此，在思考如何建立一套會計系統，來優化請款流程時，「工具是否具備足夠彈性」便成為他們最重要的考量。

現有工具彈性有限 難以符合實際流程需求

Hank 提到，在尋找解決方案的過程中，他們曾評估過市面上的套裝 ERP 系統，例如鼎新、正航等。這類系統雖然功能完整，但彈性相對有限，對於實際只需要部分表單與流程的中小型企業來說，導入成本較高，使用上也未必完全符合實際需求。

此外，他也接觸過其他工具，例如 ECOUNT 與 Kintone。ECOUNT 雖然在部分欄位上具備一定彈性，但整體仍以既定流程的表單架構為主。而 Kintone 的操作介面表單則比較不像表格，對習慣編輯類似 Excel 介面表格的使用者來說，操作體驗相對不夠直覺。

用 Ragic 打造高彈性會計系統 縮短請款報支時間

因此，在 2023 年初接觸 Ragic 後，他很快發現 Ragic 是一個具備高度彈性的資料庫設計工具，也更符合他們當時的需求。

Hank 說，Ragic 的操作介面類似 Excel，不僅符合他原來的使用習慣，也能讓使用者能快速上手。同時由於 Ragic 具備了表單設計的高度彈性，而且客製化表單沒有數量限制，讓他可以依實際需求自由建置各類應用。

在資料呈現上，Ragic 將同一筆資料以列表頁與表單頁兩種方式呈現，使用者可以在列表頁中快速瀏覽與比對資料，再進一步進入表單頁，展開單筆資料的詳細資料進行編輯或查詢。這種呈現資料的方式，大幅提升了系統的可用性。

此外，Ragic 也支援權限管理，還能實現表單間的連動與通知，大幅提升跨部門的溝通效率。同時也支援客製列印報表，使資料匯出的格式能依實際需求調整。由於 Hank 熟悉公司內部 SOP 與管理需求，因此最後選擇以 Ragic 來建置符合公司流程的會計系統與 EIP 平台。

導入後，四沐森首先將 Ragic 應用於請款報支與客服品管流程，隨著使用上逐漸成熟，後續也延伸至公司佈告欄、員工職涯發展與評估制度、供應商評鑑等內部管理情境。導入後，請款報支流程的處理時間明顯縮短、內部帳務管理更具彈性、層次清楚；客服與品管資訊能更有效整合不同批次產品客服回饋如何、是否較多客訴都能快速掌握。

接下來我們就從這幾個實際應用情境，說明四沐森如何運用 Ragic 建構內部管理系統：

1. 請款簽核流程電子化 縮減請款時間、即時掌握進度

Hank 說，過去四沐森用紙本管理請款簽核流程時，請款單需要印出、集中放置在某個地方，再等待主管逐一簽核，不僅流程冗長，也相當耗時。後來雖然改用 PDF 進行半電子化簽核，減少了紙本作業，但隨著檔案數量增加，用資料夾歸檔的整理方式也逐漸出現問題，不僅查找不易，也難以即時確認請款單的簽核與匯款狀態。

導入 Ragic 後，所有請款報支單據都能集中管理，並可以直接整合簽核流程。無論是要找特定請款單，或確認簽核與匯款進度，都能即時掌握，大幅提升請款作業效率。

2. 不同帳目能分開管理、快速登錄， 同時維持總帳一致性

在建置會計系統時，Hank 首先面臨的挑戰，是如何在分開管理不同類型帳目資料的同時，仍然能維持整體帳務的一致性。

他舉例，公司在日常營運中，除了主要現金流之外，還會有零用金、各類費用支出等不同帳目資料，而這些分別的帳目最後都必須回歸到公司的總帳上。如果一開始每一種帳目都各自建立獨立表單，後續就會發現這些帳目資料很難統整到總帳。

因此，他先設計一張「總帳」表單作為核心架構，再透過 Ragic 的多版本表單功能搭配固定篩選，複製出現金流、零用金、請款、勞報單、出差單等不同版本的表單，逐步建立符合公司 SOP 的會計模組。

如此一來，當員工在零用金頁面新增一筆資料時，總帳也會同步建立對應紀錄，既能依不同情境分開檢視，又能確保資料在架構上是統一且正確的。這樣的設計，不僅大幅縮短同事們報支的時間花費，也幫助會計部在後續查帳及彙整財務報表時變得更有效率。

3. 客服表單連動品管資料 快速掌握各批次異常狀態

Hank 說，過去在商品進來後，若確認沒有問題，相關資料就會被存放起來。但當某一批產品出現問題時，要回頭查找過去的產品檢驗紀錄，往往變得不太方便。

導入 Ragic 後，四沐森將品管與客服流程整合在同一套系統中，客服表單可以透過子表格連動品管表單，讓每一筆客服紀錄都能直接對應到對應的商品批號。

當客服人員輸入產品的相關資訊時，系統就可以連動到該產品的批號，使團隊能快速掌握某個批號的生產紀錄與檢驗數據，並能進一步統計哪些批號的客訴狀況較多。同時，相關原始文件也可以一併保存在表單的檔案上傳欄位中，讓後續追溯與查核更有效率。

Hank 表示，這樣的設計讓團隊能更快掌握各批次的異常狀態，也讓不同部門在資訊理解上保持一致，進一步提升整體溝通效率。

轉型成為 Ragic 合作夥伴 協助化妝品業者活化數據資源

Hank 取得化粧品安全資料簽署人員（Safety Assessor，SA）證照後，開始思考如何優化 PIF 文件的管理流程。他認為過去以多個資料夾分散管理 PIF 資料的方式效率有限，因此嘗試以 Ragic 建立一套數位化的 PIF 管理系統。

在將這套系統與其他業者分享的過程中，有朋友建議他可以進一步嘗試對外推廣這套做法。不過在實際與廠商接觸後，他發現許多業者對 Ragic 本身的彈性與應用潛力更感興趣，甚至認為如果能延伸應用到企業內部管理流程，整體效益會更大。

也因此，有廠商進一步鼓勵他自己出來開業，投入相關服務的發展。在這樣的背景下，Hank 後來創立鼎澔智能生醫股份有限公司，並成為 Ragic 合作夥伴，協助化妝品產業將既有的專業知識與數據資源進行整合與應用。