澳洲群島「管委會」不寫程式做出漁民上島通報 app ：30 秒完成通報，還省下一個人力

我們有幸訪問了阿布洛霍斯群島（Abrolhos Islands）管理委員會的 Mathew 和 Barry，了解負責人（executive officer） Mathew Khun 如何一個人管理 22 座島嶼和超過 135 位漁民會員，還能同時兼顧會員申請、漁民活動，以及與政府間的租約等日常工作。

阿布洛霍斯群島（Barry Mitchell 拍攝）

阿布洛霍斯群島是什麼？

阿布洛霍斯群島位於西澳州傑拉爾頓市（Geraldton）以西約 60 至 100 公里處，由多座島嶼組成。2007 年，政府與捕撈岩龍蝦的漁民簽訂租約，允許他們進駐群島、搭建營地並從事漁業活動。群島中約 97% 是國家公園，其餘的 22 座島嶼則納入租約範圍，由阿布洛霍斯群島管理委員會負責管理。這個委員會由 Mathew 及 8 位志工組成，管理超過 135 位漁民到訪島嶼和居住的情況。

根據政府規定與安全考量，漁民若要前往阿布洛霍斯群島從事休閒釣魚、商業捕撈、維修或觀光活動，必須事先通知群島管理委員會。此外，委員會還負責與政府協商租約、審核訪客申請、處理營地轉讓、碼頭使用、直升機降落申請，以及各類緊急應變事項。可以想像，Mathew 得隨時掌握大量攸關時效又關鍵的工作。

他們所面臨的挑戰

阿布洛霍斯群島管理委員會之前用過 Zoho 將近十年，曾聘請一位外部人員來協助建置、設計及調整資料庫。這樣的做法雖然一開始很方便，但很快就變成團隊的一大挑戰。此外，因應新的政府租約協議，他們的資料需求和管理方式也有所改變，於是 Barry 和 Mathew 決定找一套既能符合他們的需求，又能解決 Zoho 使用瓶頸的解決方案。

為什麼 Zoho 不合用？

1. Zoho 太複雜，就連團隊想對資料庫設計做點小調整，都需要外部專業人員協助

2. 因為 Zoho 變得越來越複雜，團隊希望簡化作業流程，尤其是系統會有許多外部使用者（漁民）

團隊需要的是

1. 他們想讓操作流程簡單易懂，即使是從未接觸科技的漁民，也能輕鬆上手

2. 他們需要一套不麻煩、隨時隨地都能操作的解決方案，即使在漁船上也能用

3. 他們需要一個能快速因應任何爭議、安全問題或緊急狀況的解決方案

會員申請表範例（模擬資料）

解決方案

價格實惠、簡單、容易使用

在尋找新的資料庫系統時，Ragic 很早就出現他們的名單上，於是 Barry 便決定試用看看，結果一切就自然到位了。

Barry 解釋，作為非營利組織，價格當然是重要考量；而 Ragic 不僅價格實惠、CP 值高，還支援不限數量的免費外部使用者，完全符合他們的需求。但真正讓 Barry 和 Mathew 決定選擇 Ragic 的關鍵，其實是系統本身夠簡單且容易上手。簡單到他們不需仰賴外部專家，就能在短短幾天內自行設計並建置漁民通知系統。也從這裡開始，兩人陸續發現 Ragic 還有更多內建功能，可以幫助他們減少手動流程、提升效率：

漁船（Barry Mitchell 拍攝）

流程簡化，減少手動輸入步驟

過去，漁民前往離島時不需每次通知管理委員會，只要簡單記錄在紙上，每週結束時把這些紀錄交給漁業廳就行了。但隨著新租約對資料提交方式與標準的調整，阿布洛霍斯群島管理委員會預期在說服漁民配合新制度時，勢必會遇到不少挑戰。

因此，Mat 和 Barry 確保整個操作流程盡可能簡單。舉例來說，他們用打勾欄位和動作按鈕，減少手動輸入。他們也用 Ragic 的連結與載入功能，漁民只要選擇自己的公司資訊，系統就能自動帶出 BC 會員表單上的其他資料。透過這些功能，他們把整個流程壓縮在 30 秒內就能完成，快速又輕鬆。

通知表單範例（模擬資料）

在與漁民的年度會議中，Barry 示範了這張表單的操作有多簡單，Mathew 則向大家說明這項改變能帶來的好處。相較於過去的流程，新的通知表單可以：

1. 提供漁民像下方這樣的到訪紀錄（模擬資料）：

2. 讓管理委員會能快速從 Ragic 下載報表，無論是要提交給主管機關，或在漁民遇到問題時提供紀錄。以下是 Ragic 的客製列印報表範例（模擬資料）：

3. 預防漁民因與主管機關資料不一致或有爭議時，遭到罰款或處分

4. 發生意外或遭遇惡劣天氣時，協助安全管理和緊急應變

對阿布洛霍斯群島管理委員會和漁民來說，另一項突破就是 Ragic 的手機 app，讓漁民即使在船上也能填寫表單！

由於操作簡單、容易上手，又能隨時隨地使用，阿布洛霍斯群島管理委員會也順利說服漁民接受這套全新的作業流程。

可靠、隨時找得到的客服團隊

在使用 Ragic 的短短 10 個月內，阿布洛霍斯群島管理委員會寄過 7 封客服信。 Mathew 表示：「Ragic 不只是個好用又直覺的系統，他們的客服會用心了解客戶需求並提出解決方式，這正是 Ragic 脫穎而出的關鍵，真的做得很好！」

客服團隊總是能理解客戶需求，並在 24 小時內提出解決方式，這樣的回應速度和可靠性，就是他們對 Ragic 這個平台最滿意的關鍵原因。

釣魚營地和碼頭（Barry Mitchell 拍攝）

成果

從過去處理紙本通知單得花上至少一小時，到現在只要短短 3 到 4 分鐘，這個簡單的系統設計讓漁民的效率提升了 15 倍，幫他們省下 93% 的時間，可以投入在更有意義的事情上。

更棒的是，這套從頭到尾無縫的自動化流程，不只讓管理委員會省下原本聘請 Zoho 顧問的支出，管理團隊本身也不用再多聘人。Barry 提到，如果沒有 Ragic，Mathew 可能得再多找幾個同事才能應付日常工作：

對此，Mathew 回應：

接下來的計畫

Mathew 對 Ragic 上的兩張表單功能相當滿意，目前正準備將現行的紙本簽核流程，像是訪客申請、營地轉換、碼頭使用、直升機降落等，透過 Ragic 的整合簽核流程與動作按鈕全面數位化。

這些流程如果手動處理，有時要花上三到四個月，而這次團隊也打算延續過去設計 BC 會員表單與出海通知單的方式，透過建立資料間的關聯，打造更快的流程。目前這些新表單還在設計和測試階段，但我們很期待它們正式上線後，能更加提升委員會的生產力和效率！