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多單價管理:同一項商品不同情況有不同價格,該怎麼設計相關商品表單與訂單?

作者:Lillian Huang

賣產品或服務給人,如果你的每一項商品都是「公定價」,同一項產品只賣固定價格,那麼在商品管理、銷售訂單管理上很單純,常見做法是在商品表單上紀錄這項產品的公定價、在銷售訂單上設計針對商品表單的連結與載入關係,就可以在打訂單時直接帶出對應的商品價格、讓公式計算自動帶出小計與總額,如同這支影片的示範

不過實際上,很多買賣業與服務業是「同一項產品在不同情況下價格不同」,情境包括「不同時期不同促銷價」;「旺季變貴淡季便宜」;「價格隨採購量而不同」;「不同客戶給予不同價格」,或是雖然產品 / 服務名稱相同,實際上做的卻是客製化服務,每次都要重新估算價格。

這些狀況下,要怎麼在商品表單上紀錄不同的價格,才能在 KEY 訂單時,不用重複手 KEY 價格,而是一樣能用「連結與載入」,選商品、帶入對應的價格呢?以下我們就提供這類「多單價」情形的設計建議以及情境示範。

基本原則說明

假設你有一項產品叫做「開心遊樂園門票」,它的票價會隨著售票日是平日、或假日而不同,週一到週五一張 400 元,週六一張 800 元,週日一張 600 元,那這一項產品在不同情況下就會有 3 種單價。

如果你的產品品項很少(例如少於 10 項),且不需要另外區分顏色/尺碼等次分類,那你可以考慮把不同單價的同樣產品,直接視為不同的產品,給予不同的命名與編號,在商品表單建檔,例如下圖。

這樣做的好處是「簡單」,你的訂單仍然可以設計跟商品表單之間的連結關係,之後敲訂單時只要選我要那個單價的商品就沒問題了。只不過,假如你的商品品項很多,商品建檔就變得麻煩,會顯得亂糟糟、看不清楚資料的層次、不好掌握同項商品有多少種單價,KEY 銷售訂單時要找特定單價的商品也不是那麼方便。

用子表格管理商品單價

在這種情況下,我們推薦你用「子表格」來管理一項商品底下不同的產品單價,如下圖的「商品單價管理」區塊。這樣商品和商品單價的資訊就可以用比較有層次的方式管理,臨時要調整單價或增加新的單價類別都沒問題。

但,由於我們的目標是希望登打銷售訂單時,點選商品、就要很便利地依照需求帶出相關價格資訊,而 Ragic 的子表格不能被設定為連結與載入來源(可點這邊看相關說明),我們這邊必須多做一個子表格產生新表單的步驟,把「商品單價」子表格變成另外一張獨立(但與商品表單有關聯)的表單:

然後才能在銷售訂單上做連結與載入設定時,將新產生的「商品單價管理」表單當作連結與載入的來源表單,設定點選商品單價代號時,可以帶出對應的價格(商品單價)

這邊有一個很重要的觀念,就是在「一產品多單價」的情況下,你登打銷售訂單時,雖然你記錄的訂購項目是一項一項的商品,但此時為了要可以很方便地帶出對應價格(而不用手 KEY),你做的設定其實是要去點選商品單價代號,也就是你實際上在這裡點選的不是某項商品表單上的商品,而是商品單價管理表單的某項商品的某一種價格

其實,在多單價的情況下,邏輯上本來就無法「點選商品表單的某項商品、就自動帶出我想要的單價」,因為當我點「開心遊樂園門票」時,在沒有其他提示的情況下,電腦系統不會知道我希望帶入的是「平日 400 元票」、「週六 800 元票」還是「週日 600 元票」,因此我一開始就必須選擇我要的是「哪種單價組合」,然後才能帶出。(這就是連結與載入不能以子表格為來源的原因)

這裡有另一個範例:我們的免費範本模組 -- 訂單管理模組其實就是以這種設計邏輯,設計出「商品單價管理」的。如果你安裝我們的訂單管理模組,點選銷售訂單時你實際選的「商品販售代號」就是單價的代號,實際是在選單價。

只顯示符合單價效期或目前條件的選項

不過,以上面「開心遊樂園門票」的例子來說,3 種票價是有不同適用條件的,如果明明打訂單當天是禮拜一,我還是要看到「週六的 800 元票」和「週日的 600 元票」的單價選項,其實也滿麻煩的,不符合原本的「方便」原則。

此時,可以用 Ragic 的動態篩選,讓連結與載入的選單「只顯示符合單價效期或特定條件的選項」。以下示範幾種常見的設定。

價格依特定週期波動,例如週六週日不同價格

假設你是像上圖一樣將單價適用於週幾標註在「備註」欄位(週間的話就標週一、週二、週三、週四、週五)的話,可以在「銷售訂單」上新增一個「Weekday」欄位,套用 WEEKDAY() 公式參照「訂單日期」欄位取得訂單日期代表週幾的數值,再新增一個「訂單日期是星期幾」欄位,用條件公式將 WEEKDAY 代表的數值轉換成週一、週二、週三、週四、週五、週六或週日的格式,這樣 KEY 訂單日期時,「訂單日期是星期幾」欄位就會自動顯示對應週幾,接著做以下的動態篩選設定即可:

每種價格都有設定生效日、失效日,只顯示在「有效期間」的價格

假設今天「開心遊樂園」是另一種狀況:同一時期票價都相同,但每個年度會依照當年情況調整售價並記錄在表單中,那麼只要有在商品 / 商品單價管理表單中紀錄「生效日」與「失效日」,就可以設定動態篩選讓選單只顯示「訂單日期」在「生效日」與「失效日」之間的資料:

只顯示「最新單價」

可以在單價管理表單設一個「最新單價」勾選欄位,勾選最新單價,動態篩選條件設定如下:

不同採購量適用不同價格

假設不同單價的邏輯是「採購量越大、價格越低」,例如採購 100 張以上是 600 元,採購 1,000 張以上是 800 元,那麼單價管理表單上應該要有「最低採購量」的數字欄位,此時做這樣的設定即可:

這邊要注意的是,由於動態篩選是讓你在選擇資料時只在選單上顯示符合篩選條件的資料,所以「訂購數量」要先填入、再點選選單才會套用到篩選,因此設計上可以考慮將「訂購數量」欄位移動到商品單價代號前面,確保該欄位有先被填寫;或者你可以採用事後檢查的方式,把「最低採購量」欄位設為載入欄位放在訂購項目中,然後設定輸入檢查令「最低採購量」必須低於「訂購數量」否則阻擋儲存。

若訂單分類為「特惠」,則只顯示特惠單價,反之則不顯示

一樣也可以在訂單上有一個分類欄位,若是特惠訂單則分類欄位值 =「特惠」;同時在特惠單價的資料上,備註或其他您需要的欄位備註「特惠」,接著在動態篩選條件設定:

定價與折扣價(根據特定訂單或客戶套用的折扣)

上面說明的「多單價」,大原則上指的是產品「定價」時,就有定出多種單價、將單價事先列出比較便於管理的狀況。假設你「同一項產品在不同情況下有不同單價」的情況,其實指的是「特定情況下,整張訂單每個商品都可扣抵 100 元」或「鑽石會員每項產品打七折、黃金會員每項產品打八折」這種根據特定客戶/訂單條件去套用一個比例的折扣或抵減的情況,那其實更適合在「銷售訂單」上新增「折扣率」欄位,套條件公式達到這樣的效果:

如此一來,記錄在商品表單的價格就是定價,折扣價會到訂單上才做計算。假設你有前述的「多單價」狀況、又需要額外依據情況套用折扣的話,當然也可以把兩種邏輯一起搭配使用,用商品單價表單記錄同一項商品不同的定價、然後在銷售訂單連結與載入單價後,再加乘折扣率算總價。

如果單價變化太大

如果單價變動的程度已經到了其實「沒有固定單價」的情況,例如某些客製化的服務,每次都是針對客戶需求量身打造、每次都要重新估價的話,那重點其實就不是硬要在商品表單有一個定價、硬要從報價單或訂單自動帶入這個價格,而可能是放在「如何讓報價 / KEY 訂單的人,在決定此次報價時能很方便查看到相關線索,甚至根據原料成本與歷史報價等資訊即時試算出合理報價」。

如果你的需求屬於這個模式,可以參考這篇企業案例的設計方式

標籤: 訂單

分類: 關於 Ragic, Ragic教學

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