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專案預算管理:協助你精準規劃支出及收益

作者:Rex Ho

如果有以上困難,導入電子化的系統來協助管理專案預算或是能夠協助你大幅提升企業經營的效率,Ragic 免費提供的專案預算及支出模組就是個好選擇。

Ragic 其實是個讓一般人不用找人寫程式,就可以自己開發資料庫的雲端工具,用 Ragic 你可以依照自家流程與需求為自己量身打造進銷存、專案管理、收支管理等工具,這個「專案預算及支出模組」其實是我們依據常見流程,用 Ragic 設計出來的公版模組,開放給所有人直接套用、免費使用,有進一步客製化需求時再考慮升級付費方案調整設計即可!

這個模組能夠幫助你管理哪些資料呢?

(1) 紀錄專案所有的金流相關資料,從總額、預算、成本、收益、利潤通通有!

(2) 分類收入及支出項目,隸屬哪個專案一目了然。

(3) 彙整請款資料,不論是紙本還是電子收據都能妥善留存,還外加權限設定讓財會人員才能沖銷款項。

這篇文章將針對Ragic的專案預算及支出模組,介紹模組表單架構並講解使用的流程。

表單簡介

專案預算及支出模組總共有 5 張表單,專案項目、收入表、支出表、請款單、請款單(會計專用)。

表單資料的新增順序應為:

先新增專案項目,在收入表能夠看到全部專案的收入、在預算表彙整各專案的預算資料,請款單則是對應到預算表下支出項目,請款單(會計專用)由財會人員來核銷其他使用者的支出項目。

專案項目

當企業或組織內有任何專案企劃時,就可以將資料紀錄在這張表單中。這張表單中資料的主體是專案項目,因此專案的名稱及編號是必填欄位。

表單上方的專案概要區塊用於紀錄專案資料,包含:總額、負責人、期間,接著會自動根據下方的收入表及預算支出表用公式計算總預算、收入、利潤等。

下方有收入表及預算表兩個子表格,用於登錄專案相關的所有收入及預算項目,其中金額欄位有套用公式會自動加總到上方的一般欄位,如:總預算、實際收入、實際利潤等欄位。在這邊就可以清楚看到專案中的收入及預算明細。

最下方有統計目前預算及支出的區塊,能夠協助你掌握目前專案的支出狀況。

收入表

此張表單是專案項目中收入表子表格產生的新表單,專案編號連結到專案項目,收入表中的資料會根據專案編號自動歸屬在該項目中的子表格。

上方收入概要區塊的欄位來自母表單收入表子表格,在這張表單設為唯讀,需要修改的話可以回到母表單專案項目去修改。收入明細子表格的金額透過公式加總為實收金額欄位,當應收金額與實收金額數值不符時,則會以實收減掉應收算出溢/短收。

下方的收入明細可以記錄該筆收入的細項,例如:分期的款項。

附件則可以上傳收入證明,像是客戶的匯款明細。

預算表

此張表單是專案項目中預算表子表格產生的新表單,專案編號連結到專案項目,預算表中的資料會根據專案編號自動歸屬在該項目中的子表格。

上方欄位是母表單的預算表子表格欄位區塊,同樣設定為唯讀。支出總計為下方子表格金額的總和;支出比則是支出總計除以金額,可以由此得知目前預算已經消耗了多少。

下方的支出明細可以該紀錄專案下目前有哪些支出同時做為請款用途,可以填寫請款日期、申請人、請款類別、金額等等。

請款單

此張表單是預算表中支出明細子表格產生的新表單。專案成員在專案中有任何花費需要請款就可以在這張表單中新增資料,填寫請款、付款日期、付款方式、用途及收款人的帳戶資訊。

右邊唯讀的區塊則是由財務或會計人員使用,請參考請款單(會計專用)

請款單(會計專用)

此表單為請款單的多版本表單,只能填寫會計專用區塊,不能修改請款資訊。

財會人員可以在這邊針對每筆請款單回填付款及沖銷狀態,包含:發票資訊、出帳及傳票日期、沖銷金額,下方則可以上傳證明文件照片,像是匯款明細。

看完了這麼多的介紹及使用說明,如果發現公司的流程與 Ragic 專案預算管理模組有些不同的話該怎麼辦?沒關係! Ragic 所有模組都有客製化調整的空間,你可以直接將模組改成真正完全符合需求的新工具,如此一來也能大幅縮減從頭開始摸索設計所花費的時間喔!點這裡看設計教學文件。

看完就馬上試試看吧!點這裡免費安裝專案預算管理模組!

標籤: 專案管理, 免費

分類: 各類應用示範, 免費範本

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